Retención y eliminación de OneDriveOneDrive retention and deletion

En este artículo se describe cómo administrar el OneDrive de un usuario al eliminar la cuenta de Microsoft 365 del usuario para la organización y qué pasos se producen automáticamente.This article describes how you can manage a user's OneDrive when you delete the user's Microsoft 365 account for your organization, and what steps happen automatically.

Eliminación de un usuario del centro de administración de 365 de MicrosoftDeleting a user from the Microsoft 365 admin center

Al eliminar un usuario de la página usuarios activos en el centro de administración de Microsoft 365, puede elegir lo que desea hacer con las licencias de producto del usuario, el correo electrónico y OneDrive.When you delete a user from the Active users page in the Microsoft 365 admin center, you can choose what you want to do with the user's product licenses, email, and OneDrive. Para obtener más información, consulte eliminar un usuario de su organización.For more info, see Delete a user from your organization.

Panel para eliminar un usuario del centro de administración de Microsoft 365

Si concede a otro usuario acceso a OneDrive, ese usuario tendrá 30 días de manera predeterminada para obtener acceso a los archivos que desea conservar y descargarlos.If you give another user access to the OneDrive, that user will have 30 days by default to access and download the files they want to keep. (Para cambiar el tiempo de retención, consulte Set the OneDrive Retention for Deleted users). Recibirán un correo electrónico con un vínculo a estas instrucciones para acceder al OneDrive del usuario eliminado: copie los archivos del onedrive de otro usuario.(To change the retention time, see Set the OneDrive retention for deleted users.) They'll receive an email with a link to these instructions for accessing the deleted user's OneDrive: Copy files from another user's OneDrive.

Configurar la delegación de acceso automáticoConfigure automatic access delegation

De forma predeterminada, cuando se elimina un usuario, el administrador del usuario obtiene acceso automáticamente al OneDrive del usuario.By default, when a user is deleted, the user's manager is automatically given access to the user's OneDrive. Siga estos pasos para confirmar que esta delegación de acceso automático está habilitada para su organización y para establecer un propietario secundario en caso de que un usuario no tenga un administrador especificado.Follow these steps to confirm that this automatic access delegation is enabled for your organization, and to set a secondary owner in case a user doesn't have a specified manager. Si la delegación de acceso está deshabilitada o no se ha establecido un administrador o un propietario secundario para un usuario, nadie tendrá acceso automático cuando se elimine el usuario o se le advierta que se eliminará OneDrive.If access delegation is disabled or a manager or secondary owner isn't set for a user, no one will have automatic access when the user is deleted or be warned that the OneDrive will be deleted.

  1. Vaya a la página Más características del nuevo Centro de administración de SharePoint e inicie sesión con una cuenta que tenga permisos de administrador para su organización.Go to the More features page of the new SharePoint admin center, and sign in with an account that has admin permissions for your organization.

    Nota

    Si tiene Office 365 Alemania, inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365, vaya al centro de administración de SharePoint y abra la página Más características. If you have Office 365 Germany, sign in to the Microsoft 365 admin center, then browse to the SharePoint admin center and open the More features page.
    Si tiene Office 365 operado por 21Vianet (China), inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365, vaya al centro de administración de SharePoint y abra la página Más características.If you have Office 365 operated by 21Vianet (China), sign in to the Microsoft 365 admin center, then browse to the SharePoint admin center and open the More features page.

  2. En perfiles de usuario, seleccione abrir.Under User profiles, select Open.

  3. En configuración de mi sitio, seleccione configurar mis sitios.Under My Site Settings, select Setup My Sites.

  4. Asegúrese de que la casilla Habilitar la delegación de acceso está seleccionada junto a limpieza de mi sitio.Next to My Site Cleanup, make sure Enable access delegation is selected.

  5. Le recomendamos que también especifique una cuenta de propietario secundaria en la sección limpieza de mi sitio .We recommend that you also specify a secondary owner account in the My Site Cleanup section. Esta cuenta será el propietario designado de OneDrive si el administrador del usuario no está configurado en Azure AD.This account will be the appointed owner of the OneDrive if the user's manager isn't set in Azure AD. Las notificaciones por correo electrónico también se enviarán a la cuenta del propietario secundario cuando se rellene el valor.Email notifications will also be sent to the secondary owner account when the value is populated.

  6. Elija Aceptar.Select OK.

Proceso de eliminación de OneDriveThe OneDrive deletion process

  1. Un usuario se elimina del centro de administración de Microsoft 365 o se elimina mediante la sincronización de Active Directory.A user is deleted from the Microsoft 365 admin center or is removed through Active Directory synchronization.

  2. La eliminación de la cuenta se sincroniza en SharePoint.The account deletion is synchronized to SharePoint.

  3. El trabajo de limpieza de OneDrive se ejecuta y el OneDrive se marca para su eliminación.The OneDrive Clean Up Job runs, and the OneDrive is marked for deletion. El usuario eliminado aparecerá en el centro de administración de Microsoft 365 durante 30 días.The deleted user will appear in the Microsoft 365 admin center for 30 days. El período de retención predeterminado para OneDrive es también de 30 días, pero puede cambiarlo en el centro de administración de OneDrive (vea establecer la retención de onedrive para los usuarios eliminados) SetSPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod <int32>o con el cmdlet de PowerShell.The default retention period for OneDrive is also 30 days, but you can change this in the OneDrive admin center (see Set the OneDrive retention for deleted users) or by using the PowerShell cmdlet SetSPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod <int32>. Para obtener más información sobre el uso de este cmdlet, consulte set-SPOTenant.For more information about using this cmdlet, see Set-SPOTenant.

  4. Si se especifica un administrador para el usuario eliminado, el administrador recibirá un correo electrónico que le indicará que tiene acceso a OneDrive y que el OneDrive se eliminará al final del período de retención.If a manager is specified for the deleted user, the manager will receive an email telling them they have access to the OneDrive, and that the OneDrive will be deleted at the end of the retention period. Para obtener información sobre cómo especificar el administrador de un usuario en el centro de administración de Azure Active Directory, vea Agregar o actualizar la información de Perfil de un usuario.For info about specifying a user's manager in the Azure Active Directory admin center, see Add or update a user's profile information.

    Si no se ha especificado un administrador para la cuenta de usuario, pero se ha escrito un propietario secundario en el centro de administración de SharePoint, el propietario secundario recibirá un correo electrónico indicándole a los usuarios que tienen acceso a OneDrive y que el OneDrive se eliminará al final del período de retención.If a manager isn't specified for the user account, but a secondary owner was entered in the SharePoint admin center, the secondary owner will receive an email telling them they have access to the OneDrive, and that the OneDrive will be deleted at the end of the retention period.

  5. Siete días antes de que expire el período de retención, se enviará un segundo correo electrónico al administrador o al propietario secundario como recordatorio de que el OneDrive se eliminará en siete días.Seven days before the retention period expires, a second email will be sent to the manager or secondary owner as a reminder that the OneDrive will be deleted in seven days.

  6. Después de siete días, el OneDrive para el usuario eliminado se mueve a la papelera de reciclaje de la colección de sitios, donde se conserva durante 93 días.After seven days, the OneDrive for the deleted user is moved to the site collection recycle bin, where it is kept for 93 days. Durante este tiempo, los usuarios ya no podrán acceder a ningún contenido compartido en OneDrive.During this time, users will no longer be able to access any shared content in the OneDrive. Para restaurar el OneDrive, debe usar PowerShell.To restore the OneDrive, you need to use PowerShell. Para obtener información, vea restore a Deleted OneDrive.For info, see Restore a deleted OneDrive.

    Nota

    La papelera de reciclaje no está indizada y, por lo tanto, las búsquedas no encuentran contenido.The Recycle Bin is not indexed and therefore searches do not find content there. Esto significa que una retención de exhibición de documentos electrónicos no puede ubicar ningún contenido en la papelera de reciclaje para retenerla.This means that an eDiscovery hold can't locate any content in the Recycle Bin in order to hold it.

    Escala de tiempo de OneDrive para la eliminación de OneDrive

Nota

Las directivas de retención siempre tienen prioridad en el proceso de eliminación estándar de OneDrive, por lo que el contenido incluido en una directiva se puede eliminar antes de 30 días o conservarse durante más tiempo que la retención de OneDrive.Retention policies always take precedence to the standard OneDrive deletion process, so content included in a policy could be deleted before 30 days or retained for longer than the OneDrive retention. Para obtener más información, vea información general sobre las directivas de retención.For more info, see Overview of retention policies. Del mismo modo, si un OneDrive se pone en retención como parte de un caso de exhibición de documentos electrónicos, los administradores y los propietarios secundarios recibirán correo electrónico sobre la eliminación pendiente, pero el OneDrive no se eliminará hasta que se quite la retención.Likewise, if a OneDrive is put on hold as part of an eDiscovery case, managers and secondary owners will be sent email about the pending deletion, but the OneDrive won't be deleted until the hold is removed.
El período de retención para la limpieza de OneDrive comienza cuando se elimina una cuenta de usuario de Azure Active Directory.The retention period for cleanup of OneDrive begins when a user account is deleted from Azure Active Directory. Ninguna otra acción hará que se produzca el proceso de limpieza, incluido el bloqueo del usuario para iniciar sesión o quitar la licencia del usuario.No other action will cause the cleanup process to occur, including blocking the user from signing in or removing the user's license. Para obtener información sobre cómo quitar la licencia de un usuario, consulte Remove licenses from Users in Microsoft 365 for Business.For info about removing a user's license, see Remove licenses from users in Microsoft 365 for business.