Solo un subconjunto de los elementos de su buzón de Exchange se sincronizan en Outlook

Síntomas

Imagine la siguiente situación:

  • Está utilizando Microsoft Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 o Outlook para Office 365.

  • Está conectado a un buzón de Exchange Server.

    Notas

    • Si está ejecutando Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 u Outlook para Office 365, esta cuenta podría ser su buzón principal u otro buzón al que tenga acceso delegado u otro permiso. Puede ser un buzón adicional, compartido o asignado automáticamente, o carpetas públicas.

      Para obtener más información sobre este problema en Outlook 2019, Outlook 2016 u Outlook para Office 365 en relación con buzones compartidos o carpetas públicas, consulte el artículo siguiente en la base de datos de Microsoft:

      3140747 Solo un subconjunto de elementos se sincronizan en buzones compartidos o carpetas públicas en Outlook 2016

    • Si está ejecutando Outlook 2013, la cuenta deberá ser su cuenta principal.

  • Su cuenta de correo electrónico de Exchange está configurada para utilizar el modo de intercambio en caché.

En este escenario, las carpetas de correo electrónico de estos buzones pueden mostrar recuentos de elementos inferiores a los previstos. Además, puede parecer que falten los elementos más antiguos, y es posible que reciba los siguientes mensaje e hipervínculo al final de la lista de elementos:

Hay más elementos en esta carpeta del servidor

Haga clic aquí para ver más en Microsoft Exchange

Este mensaje se muestra en la siguiente captura de pantalla.

mensaje 1

Además, si busca elementos de correo electrónico en su buzón de correo, los resultados de la búsqueda pueden mostrar el siguiente texto al final de los resultados:

Mostrando resultados recientes... Más

Si hace clic en el vínculo Más, en los resultados de la búsqueda se mostrarán elementos adicionales que cumplan con sus criterios de búsqueda. Esto sucede porque Outlook recupera los elementos adicionales de su buzón en el servidor que ejecuta Exchange Server.

Nota

Este comportamiento también puede producirse en la carpeta Fuentes RSS del buzón de Exchange. Además, solo un subconjunto de elementos se puede sincronizar en grupos en Outlook 2016 u Outlook para Office 365.

Causa

Este comportamiento se produce porque la opción de configuración Correo para mantener sin conexión del modo de almacenamiento en caché de Exchange está configurada en un valor distinto de Todos. Por ejemplo, la siguiente captura de pantalla muestra que un perfil se ha configurado para utilizar el modo de almacenamiento en caché de Exchange y que la opción de configuración Correo para mantener sin conexión se ha establecido en un valor predeterminado de 12 meses.

Correo para mantener sin conexión

Nota

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 y Outlook para Office 365 proporcionan las opciones de 1, 3, 6, 12 o 24 meses, o Todos. Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 y Outlook para Office 365 proporcionan las opciones adicionales de 3 días, 1 semana, 2 semanas, 3 años y 5 años. Además, las versiones posteriores de Outlook cambiaron el nombre del ajuste Correo que se conservará sin conexión a Descargar el correo electrónico con una antigüedad de.

En la configuración predeterminada, según el tamaño del disco duro, Outlook sincroniza solo 1, 3 o 12 meses de correo electrónico a su archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) desde el servidor de Exchange.

Si la opción de configuración Mail para mantener sin conexión se establece en 12 meses y tiene elementos de correo electrónico en el buzón de Exchange con más de 12 meses, dichos elementos residen únicamente en el buzón del servidor. Por lo tanto, si no puede conectarse al servidor de Exchange, es posible que no pueda recuperar elementos fuera del rango especificado por la configuración de la sincronización del modo de Exchange en caché hasta que vuelva a conectarse con el servidor.

Nota

Esta configuración no afecta al número de elementos que se sincronizan con carpetas de los siguientes tipos:

  • Calendario
  • Contactos
  • Tareas
  • Diario
  • Notas
  • Bandeja de salida
  • Compartida o delegada (solo para Outlook 2013)

Nota

Las carpetas de grupos solo se sincronizan durante 1 año como máximo. Se respetará la configuración de la opción Correo para mantener sin conexión que sea inferior a 1 año.

Más información

Para reducir el efecto del archivo de datos sin conexión de Outlook (.ost), el número predeterminado de meses configurados para su perfil varía según el tamaño del disco duro. En la tabla siguiente se proporcionan los diferentes valores predeterminados que existen en función de los diferentes tamaños del disco duro.

Tamaño del disco duro Valor predeterminado para "Correo para mantener sin conexión"
Menor o igual que 32 GB 1 mes
Mayor que 32 GB, pero menor que 64 GB 3 meses
Mayor o igual que 64 GB 12 meses

Si tiene que cambiar el número de meses de correo electrónico seleccionados para sincronizar con el archivo .ost en modo de almacenamiento en caché, siga estos pasos:

  1. Inicie Outlook.

  2. En la pestaña Archivo, haga clic en Configuración de la cuenta y luego haga clic en Configuración de la cuenta.

  3. En la pestaña Correo electrónico, haga doble clic en su cuenta de Microsoft Exchange.

  4. En el cuadro de diálogo Cambiar cuenta, arrastre el control deslizante de Correo para mantener sin conexión hasta el número de meses deseado o hasta Todo si quiere sincronizar todos los mensajes de correo electrónico.

    Cambiar cuenta

  5. Haga clic en Siguiente.

  6. Haga clic en Aceptar cuando se le pida que reinicie Outlook para completar el cambio de configuración.

  7. Haga clic en Finalizar.

  8. Reinicie Outlook.

Trabajar sin conexión

Si no tiene conectividad con el servidor de Exchange, el siguiente mensaje se mostrará en una carpeta si hay elementos más antiguos en el servidor que no se sincronizaron con el archivo .ost:

Hay más elementos en esta carpeta del servidor

Conectar con el servidor para verlos

Este mensaje se muestra en la siguiente captura de pantalla.

mensaje 2

En condiciones similares, si busca elementos en su buzón de correo y no tiene conectividad con el servidor de Exchange, se mostrará el siguiente mensaje debajo de los resultados de la búsqueda:

El servidor no está disponible. Se muestran <x> meses de resultados.

En este mensaje, <x> representa el valor configurado para la opción Correo para mantener sin conexión del modo de almacenamiento en caché.

En la siguiente captura de pantalla se muestra un ejemplo de este mensaje.

mensaje 3

Administración de características mediante la directiva de grupo

La opción de configuración Correo para mantener sin conexión del modo de almacenamiento en caché se mantiene en la configuración del perfil de Outlook del Registro de Windows. Si desea administrar este valor mediante la directiva de grupo, puede usar las plantillas de directiva de grupo. Las plantillas están disponibles en los siguientes sitios web de Microsoft, en función de su versión de Office:

Office 2016, Office 2019, Office LTSC 2021 u Outlook para Office 365: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030

Office 2013: https://www.microsoft.com/download/details.aspx?id=35554

Los archivos de plantilla de la directiva de grupo para Outlook 2016, Outlook 2019, Office LTSC 2021 y Outlook para Office 365 son Outlook16.admx y Outllk16.adml. Los archivos para Outlook 2013 son Outlk15.admx y Outlk15.adml. Si usa la directiva de grupo para administrar esta configuración, Outlook usa los siguientes datos del Registro:

Clave: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<x.0>\Outlook\Cached Mode

DWORD: SyncWindowSetting

Valor: valor entero (decimal) que especifica el número de meses (use solo los siguientes valores) 0 = todo (todo el buzón de correo)

1 = los elementos de correo electrónico de todo un mes

3 = los elementos de correo electrónico de tres meses

6 = los elementos de correo electrónico de seis meses

12 = los elementos de correo electrónico de 12 meses

24 = los elementos de correo electrónico de 24 meses

36 = 3 años de elementos de correo electrónico

60 = los elementos de correo electrónico de cinco años

Notas:

  • El marcador de posición <x.0> representa su versión de Office (16.0 = Office 2016, Office 2019, Outlook LTSC 2021 u Outlook para Office 365, 15.0 = Office 2013).

  • La interfaz de usuario (UI) de Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 u Outlook para Office 365 le permite establecer varios valores adicionales (3 días, 1 semana, 2 semanas, 3 años y 5 años) para la configuración de Correo que se conservará sin conexión. La actualización del 3 de mayo de 2016 para Outlook 2016 le permite establecer estos valores adicionales mediante los datos del Registro SyncWindowSettingDays. Para obtener más información sobre cómo configurar Outlook 2016 con estos valores adicionales, consulte el siguiente artículo de Microsoft Knowledge Base:

    3115009 La actualización permite a los administradores establecer ventanas de sincronización de calendario y correo predeterminadas adicionales para las nuevas cuentas de Exchange en Outlook 2016.

  • Los administradores que cambian los valores de GPO existentes deben tener en cuenta la posibilidad de influir en el tráfico de red al aumentar el valor de SyncWindowSetting. Cuando GPO cambie SyncWindowSetting a cualquier valor superior, Outlook hará una resincronización OST completa al aplicarse el nuevo valor. Para un solo cliente, esto no plantea problemas. Aplicar un valor más alto simultáneamente a cientos de clientes o más podría afectar negativamente al ancho de banda de red disponible. Disminuir el valor no tendrá ningún impacto de este tipo porque Outlook realizará una eliminación a nivel solamente local del exceso de datos que se almacenan en caché en los archivos OST de todos los clientes para recibir el valor SyncWindowSetting inferior.

  • Dado que Outlook solo sincroniza un máximo de 1 año para los grupos, no puede buscar mensajes más antiguos. Para superar esta limitación de Outlook, utilice Outlook en la Web para ver y buscar mensajes antiguos en grupos.