Desencadenar aprobaciones desde una biblioteca de documentos de SharePoint

Este artículo le muestra cómo crear un flujo de aprobación para nuevos documentos (facturas) cuando se agregan a una biblioteca de documentos de SharePoint y cómo adjuntar el documento a la solicitud de aprobación.

En el proceso de aprobación, cada vez que se agrega una nueva factura a una biblioteca de SharePoint, se envía una solicitud para que alguien revise su contenido. Si se aprueba la solicitud, los archivos de la factura se mueven a una carpeta.

Para completar este tutorial, siga estos pasos:

1. Cree dos carpetas, por ejemplo: Facturas entrantes y Facturas revisadas.

   

2. Vaya a la plantilla Iniciar una aprobación para mover un archivo nuevo a una carpeta diferente. Esta plantilla nos proporciona un flujo que está configurado para configurar un proceso de aprobación para una biblioteca de documentos de SharePoint. Confirme que todas las conexiones enumeradas tengan una marca de verificación verde y luego seleccione continuar.

   

3. Una vez creado el flujo, configure estos elementos.

   • Dirección del sitio - En la tarjeta de desencadenamiento, seleccione el sitio de SharePoint que contiene su lista. Si el sitio de SharePoint no aparece en la lista, simplemente escriba su dirección URL del sitio de SharePoint.

   • Id. de carpeta: - Seleccione la carpeta donde pondrá los archivos entrantes para su revisión con una aprobación.

   • En la tarjeta Crear archivo, escriba la misma Dirección del sitio que antes, y luego seleccione la carpeta a la que le gustaría mover los archivos una vez que hayan sido aprobados.

   • En la tarjeta Eliminar archivo, introduzca la misma Dirección del sitio que antes. Esta acción eliminará el archivo de la primera carpeta una vez que haya sido aprobado y copiado en la nueva carpeta.

     

4. Reemplace la acción Iniciar una aprobación con otra acción de aprobación que le permitirá adjuntar archivos.

   • Elimine la acción Iniciar una aprobación del flujo.

     

   • Donde solía estar la acción de aprobación, seleccione la línea vertical para agregar una nueva acción.

     

   • Busque y luego seleccione Iniciar y esperar una aprobación.

     

   • Seleccione Aprobar o rechazar: primero en responder como tipo de aprobación.

     

   • Asigne un título a la solicitud de aprobación y, a continuación, asígnelo al aprobador. ¡El aprobador incluso puede ser usted!

     

   • Seleccione Mostrar opciones avanzadas y luego seleccione Nombre de datos adjuntos - 1.

     Se abre un panel flotante a la derecha, donde verá todos los datos que puede obtener del desencadenador de SharePoint.

   • Seleccione Nombre de archivo.

     

   • Seleccione Contenido de datos adjuntos - 1 y luego seleccione Contenido del archivo.

     

5. Amplíe la tarjeta Condición y en el cuadro de texto de la izquierda, seleccione Resultado.

   De esta forma, si el aprobador aprueba la solicitud, se ejecuta la acción de copiar el archivo a la segunda carpeta.

   

Hemos terminado de configurar el flujo. Ahora vamos a probarlo.

1. Seleccione el botón Guardar para en la parte superior derecha.

   Es posible que reciba un mensaje de advertencia del comprobador de flujo. Es seguro descartarlo.

   

2. Una vez que se guarda el flujo, seleccione el botón Probar.

   

3. Seleccione Yo realizaré la acción de desencadenamiento y, después, seleccione Guardar y probar.

   

4. Power Automate le indica cuando el flujo está en modo de prueba. Cuando lo esté, agregue un nuevo archivo a la carpeta de archivos entrantes en la biblioteca de documentos de SharePoint que especificó anteriormente.

   

5. Ahora, puede ver que el flujo se está ejecutando.

   

La persona a la que le ha asignado la aprobación ahora recibe la solicitud de aprobación en varios lugares donde pueden aprobarla o rechazarla. El archivo a revisar se adjunta a la solicitud de aprobación para facilitar su consulta.

Por correo electrónico

Si el correo electrónico no se muestra correctamente, asegúrese de tener las últimas actualizaciones en su aplicación de Outlook o use la versión web de Outlook.

En Power Automate, en la sección Aprobaciones de Elementos de acción

Una vez que la solicitud se aprueba o rechaza, la ejecución del flujo continúa. Si se aprobó la solicitud, el archivo que colocó en la carpeta entrante se moverá a la otra carpeta.

Enhorabuena. Ha ejecutado con éxito su flujo con capacidades de aprobación. Ahora que conoce los aspectos básicos, puede aprovechar este flujo para adaptarlo a sus necesidades comerciales específicas.

Pasos siguientes

• Crear flujos de aprobación