Uso de Power BI con Analizar en Excel

Con Analizar en Excel, puede traer conjuntos de datos de Power BI a Excel y luego verlos e interactuar con ellos a través de tablas dinámicas, gráficos, segmentaciones y otras características de Excel. ¿Necesita algo de información antes de empezar? Consulte la sección Requisitos previos de Conexión de Excel a conjuntos de datos de Power BI antes de empezar.

Conexión a datos de Power BI con Analizar en Excel

En el servicio Power BI, vaya al área de trabajo que contiene el conjunto de datos o el informe que quiere analizar en Excel y use cualquiera de estas opciones:

  • Seleccione Más opciones (…) junto al nombre del conjunto de datos o del informe y seleccione Analizar en Excel.

    Seleccione Más opciones junto al nombre del conjunto de datos o del informe.

  • Abra el informe y seleccione Exportar>Analizar en Excel.

    En un informe, seleccione Exportar y luego Analizar en Excel.

  • Seleccione un conjunto de datos. En el panel Detalles del conjunto de datos, seleccione Analizar en Excel en la barra de menús.

    En un conjunto de datos, seleccione Analizar en Excel.

    Nota

    Recuerde que, si selecciona Analizar en Excel desde un informe, lo que se abre en Excel es el conjunto de datos subyacente del informe.

El servicio Power BI genera un libro de Excel que contiene una conexión OLAP al conjunto de datos de Power BI y guarda este libro de Excel en su instancia de OneDrive para la Empresa de forma automática. Ahora puede abrir el libro de Excel; para ello, haga clic en Abrir en Excel para la Web y el libro se abre en una pestaña del explorador nueva.

Captura de pantalla del cuadro de diálogo Analizar en Excel.

Nota

Si no tiene OneDrive para la Empresa en el entorno, al hacer clic en Analizar en Excel se descargará el libro de Excel en la carpeta de descargas locales del equipo.

El nombre del libro coincide con el del conjunto de datos (o bien con el del informe o el de otro origen de datos) del que se deriva. Por lo tanto, si el informe se llama Sales Analysis, el nombre del archivo será Sales Analysis.xlsx.

Al abrir el libro en Excel para la Web, puede que tenga que habilitar la consulta de Power BI; para ello, haga clic en para empezar a crear informes de tabla dinámica.

Captura de pantalla del cuadro de diálogo de advertencia de Excel para la Web.

También puede abrir el archivo del libro en la versión de Excel para escritorio; para ello, haga clic en Abrir en la aplicación de escritorio en la cinta de opciones de Excel para la Web.

Captura de pantalla del botón para abrir una aplicación de escritorio de Excel en Excel para la Web.

La primera vez que abra el archivo en la versión de Excel para escritorio, puede que tenga que seleccionar Habilitar edición, en función de la configuración de Vista protegida. Captura de pantalla del banner Habilitar edición de la vista protegida

Es posible que también tenga que seleccionar Habilitar el contenido, en función de la configuración de Documento de confianza.

Captura de pantalla del banner Habilitar contenido de Documento de confianza

Al usar Analizar en Excel, cualquier etiqueta de confidencialidad aplicada a un conjunto de datos de Power BI se aplica automáticamente al archivo de Excel. Si la etiqueta de confidencialidad del conjunto de datos cambia más adelante a una más restrictiva, al actualizar los datos en Excel, la etiqueta aplicada al archivo de Excel se actualiza automáticamente. Si el conjunto de datos cambia a uno menos restrictivo, no se produce ninguna herencia de etiquetas ni actualización.

Si establece manualmente etiquetas de confidencialidad en Excel, la etiqueta de confidencialidad del conjunto de datos no las sobrescribe automáticamente. En su lugar, aparece una sugerencia de directiva con una recomendación para actualizar la etiqueta.

Para obtener más información, vea cómo aplicar etiquetas de confidencialidad en Power BI.

Guardado y uso compartido del nuevo libro

Puede guardar el libro de Excel que crea con el conjunto de Power BI como lo haría con cualquier otro libro. Pero no puede publicar el libro ni importarlo de nuevo en Power BI. Solo se pueden publicar o importar en Power BI libros que tengan datos en tablas o un modelo de datos. Dado que el nuevo libro simplemente tiene una conexión con el conjunto de datos en Power BI, publicarlo o importarlo en Power BI sería repetir una y otra vez lo mismo.

Una vez guardado el libro, puede compartirlo con otros usuarios de Power BI en su organización.

Cuando un usuario con el que ha compartido un libro lo abre, ve las tablas dinámicas y los datos tal como estaban cuando se guardó el libro por última vez. Es posible que estos datos no sean la versión más reciente. Para obtener los datos más recientes, los usuarios deben utilizar el botón Actualizar situado en la cinta de opciones Datos. Y dado que el libro se conecta a un conjunto de datos de Power BI, la primera vez que los usuarios intentan actualizar el libro, deben iniciar sesión en Power BI e instalar las actualizaciones de Excel.

La actualización de conexiones externas no se admite en Excel Online. Dado que los usuarios necesitan actualizar el conjunto de datos, se recomienda que abran el libro en la versión de escritorio de Excel.

Nota

Los administradores de los inquilinos de Power BI pueden usar el portal de administración de Power BI para deshabilitar el uso de Analizar en Excel con conjuntos de datos locales ubicados en bases de datos de Analysis Services (AS). Cuando esta opción está deshabilitada, Analizar en Excel está deshabilitado para las bases de datos de AS, pero disponible para otros conjuntos de datos.

Consideraciones y limitaciones

  • Algunas organizaciones podrían tener reglas de directiva de grupo que impiden la instalación de las actualizaciones necesarias para Excel. Si no puede instalar las actualizaciones, consulte con su administrador.
  • Se admite la seguridad de nivel de fila (RLS) para Analizar en Excel. RLS se aplica en el nivel de modelo de datos y siempre se aplica a todos los usuarios que acceden a los datos del informe. Obtenga más información sobre la seguridad de nivel de fila.
  • Puede haber ocasiones en las que al usar Analizar en Excel obtenga un resultado inesperado o que la característica no funcione según lo esperado. Vea Solución de problemas de Analizar en Excel para consultar soluciones a problemas comunes.
  • Solo los conjuntos de datos de Power BI que usan el modo de importación conservarán las jerarquías en libros de Analizar en Excel. Los conjuntos de datos de Power BI basados en DirectQuery o en modelos compuestos no conservarán sus jerarquías al usar Analizar en Excel.
  • Analizar en Excel no admite la especificación de una configuración regional mediante la modificación de la cadena de conexión después de generar un libro.
  • Es posible que vea un mensaje de error si los datos tienen más de 2 GB. En ese caso, reduzca la cantidad de datos, por ejemplo mediante la aplicación de filtros, o bien use el punto de conexión XMLA. Obtenga más información sobre el punto de conexión XMLA.
  • Los usuarios invitados no pueden analizar los datos de Power BI en Excel para los conjuntos de datos enviados desde un inquilino distinto del que hospeda dichos conjuntos.
  • El análisis de datos de Power BI en Excel es una característica del servicio Power BI. No se pueden analizar datos de Power BI en Excel desde Power BI Report Server ni Power BI Embedded.
  • Puede que Analizar en Excel no funcione según lo esperado si se usan parámetros de campo en el conjunto de datos subyacente de Power BI.

Consulte la sección Requisitos previos de Conexión de Excel a conjuntos de datos de Power BI para ver otros requisitos al conectarse a datos de Power BI en Excel.

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