Analizar en Excel

Con Analizar en Excel, puede traer conjuntos de datos de Power BI a Excel y luego verlos e interactuar con ellos a través de tablas dinámicas, gráficos, segmentaciones y otras características de Excel. Para usar Analizar en Excel, primero debe descargar la característica desde Power BI, instalarla y, luego, seleccionar uno o varios conjuntos de datos para usarlos en Excel.

Analizar en Excel

En este artículo se muestra cómo instalar y usar Analizar en Excel, se describen sus limitaciones y se proporcionan algunos pasos siguientes. Aprenderá lo siguiente:

Empecemos con el proceso de instalación.

Instalar Analizar en Excel

Debe instalar Analizar en Excel desde los vínculos proporcionados en el servicio Power BI. Power BI detecta la versión de Excel que tiene en el equipo y descarga automáticamente la versión adecuada (de 32 bits o 64 bits). Puede iniciar sesión en el servicio Power BI con el vínculo siguiente:

Una vez que inicie sesión y el servicio Power BI se ejecute en el explorador, seleccione Más opciones (los puntos suspensivos) que aparecen en la esquina superior derecha y seleccione Descargar > Analizar en actualizaciones de Excel. Este elemento de menú se aplica a las instalaciones nuevas de actualizaciones de Analizar en Excel.

Descarga de Analizar en Excel en el Inicio de Power BI

También puede navegar en el servicio Power BI a un conjunto de datos que quiera analizar y seleccionar el elemento Más opciones para un conjunto de datos, un informe u otro elemento de Power BI. En el menú que aparece, seleccione la opción Analizar en Excel, tal como se muestra en la imagen siguiente.

Analizar en Excel desde un conjunto de datos

En cualquier caso, Power BI detecta si tiene instalado Analizar en Excel y, si no es así, se le pedirá que lo descargue.

Actualizaciones necesarias

Cuando selecciona Descargar, Power BI detecta la versión de Excel que tiene instalada y descarga la versión correspondiente del instalador de Analizar en Excel. Verá un estado de descarga en la parte inferior del explorador o en cualquier lugar en el que el explorador muestre el progreso de la descarga.

Descarga de actualizaciones

Una vez finalizada la descarga, ejecute el instalador (.msi) para instalar Analizar en Excel. El nombre del proceso de instalación no es Analizar en Excel, sino que será Proveedor OLE DB de Microsoft Analysis Services, tal como se muestra en la imagen siguiente, o un nombre similar.

Actualizaciones que instalan el proveedor OLE DB de Analysis Services

Una vez que se complete el proceso, estará listo para seleccionar un informe en el servicio Power BI (u otro elemento de datos de Power BI, como un conjunto de datos) y, luego, analizarlo en Excel.

Conectarse a datos de Power BI

En el servicio Power BI, navegue hasta el conjunto de datos o el informe que quiera analizar en Excel y, después:

  1. Seleccione el menú Más opciones.

  2. Seleccione Analizar en Excel en los elementos de menú que aparecen.

    En la imagen siguiente se muestra la selección de un informe.

    Instalación de actualizaciones

    Nota

    Recuerde que, si selecciona Analizar en Excel desde el menú de un informe, lo que se abre en Excel es el conjunto de datos subyacente del informe.

    Después, el servicio Power BI crea un archivo de Excel del conjunto de datos que está diseñado (y estructurado) para su uso con Analizar en Excel e inicia un proceso de descarga en el explorador.

    Descarga del archivo de Excel

    El nombre de archivo coincide con el conjunto de datos (o informe u otro origen de datos) del que se deriva. Por tanto, si el nombre del informe es Informe trimestral, el archivo descargado será Informe trimestral.xlsx.

    Nota

    Analizar en Excel ahora descarga un archivo de Excel en lugar de un archivo ODC. De esta forma, se protegen los datos exportados desde Power BI. El archivo de Excel descargado hereda la etiqueta de confidencialidad del conjunto de archivos elegido para Analizar en Excel.

  3. Abra el archivo de Excel.

    Nota

    La primera vez que abra el archivo, es posible que tenga que Habilitar la edición y, después, Habilitar el contenido, en función de la configuración de Vista protegida y Documento de confianza.

    Captura de pantalla del banner Habilitar edición de la vista protegida

    Captura de pantalla del banner Habilitar contenido de Documento de confianza

Cuando se usa Excel para analizar Power BI mediante una tabla dinámica, Power BI amplía la herencia de etiquetas de confidencialidad hasta Excel. Una etiqueta de confidencialidad aplicada a un conjunto de datos de Power BI se aplica automáticamente al archivo de Excel cuando se crea una tabla dinámica en Excel.

Si la etiqueta del conjunto de datos cambia posteriormente a una más restrictiva, la etiqueta aplicada al archivo de Excel vinculado se actualiza automáticamente tras la actualización de los datos en Excel. Si el conjunto de datos cambia a uno menos restrictivo, no se produce ninguna herencia de etiquetas ni actualización.

La etiqueta del conjunto de datos no sobrescribe automáticamente las etiquetas de confidencialidad de Excel que se establecieron manualmente. Si un archivo de Excel tiene una etiqueta de confidencialidad establecida manualmente, aparecerá una sugerencia de directiva con una recomendación para actualizar la etiqueta.

Para obtener más información, vea cómo aplicar etiquetas de confidencialidad en Power BI.

Usar Excel para analizar los datos

Una vez que haya habilitado la edición y el contenido, Excel le presentará una tabla dinámica vacía y una lista de campos del conjunto de datos de Power BI listos para su análisis.

Excel con datos conectados

El archivo de Excel tiene una cadena de conexión de MSOLAP que se conecta al conjunto de datos en Power BI. Al analizar o trabajar con los datos, Excel consulta ese conjunto de datos en Power BI y devuelve los resultados a Excel. Si ese conjunto de datos se conecta a un origen de datos activo mediante DirectQuery, Power BI consulta el origen de datos y devuelve el resultado a Excel.

Una vez establecida la conexión con los datos de Power BI, puede crear tablas dinámicas, gráficos y analizar ese conjunto de datos tal como lo haría con un conjunto de datos local en Excel.

Analizar en Excel es especialmente útil para los conjuntos de datos y los informes de Power BI que se conectan a los orígenes de datos siguientes:

  • Modelos de datos tabulares de Azure Analysis Services y modelos de datos tabulares o multidimensionales de SQL Server Analysis Services (SSAS)

    Actualmente no se admite la conexión a conjuntos de datos mediante conexión dinámica a Analysis Services (Azure y SQL Server).

  • Archivos de Power BI Desktop o libros de Excel con modelos de datos que tienen medidas de modelo creadas con expresiones de análisis de datos (DAX).

Con Excel para la web, ya puede explorar y actualizar libros de Excel conectados a los conjuntos de datos de Power BI. Si ha descargado un libro Analizar en Excel desde Power BI o se ha conectado directamente a un conjunto de datos de Power BI desde la versión de escritorio de Excel, puede compartir y actualizar estos libros con OneDrive y SharePoint. Puede copiar el vínculo a la ubicación de OneDrive o SharePoint haciendo clic en el botón Compartir en la versión de escritorio de Excel y pegando el vínculo directamente en un explorador. Ahora puede empezar a trabajar con tablas dinámicas conectadas a los conjuntos de datos de Power BI en Excel para la web tal y como lo haría en la versión de escritorio Excel.

Importante

El uso de Analizar en Excel expone todos los datos de nivel de detalle a cualquier usuario con permiso para el conjunto de datos.

Hay algunos aspectos que se deben tener en cuenta al empezar a usar Analizar en Excel, lo que podría requerir conciliar uno o dos pasos adicionales. Estas posibilidades se describen en las secciones siguientes.

Iniciar sesión en Power BI

Aunque haya iniciado sesión en Power BI en el explorador, la primera vez que abra un nuevo archivo de Excel en Excel, es posible que se le pida que inicie sesión en Power BI con la cuenta de Power BI. Esto autentica la conexión de Excel a Power BI.

Usuarios con varias cuentas de Power BI

Algunos usuarios tienen varias cuentas de Power BI. Si es así, es posible que haya iniciado sesión en Power BI con una cuenta, pero que sea otra cuenta la que tenga acceso al conjunto de datos que se está usando en Analizar en Excel. En ese caso, es posible que obtenga un error Prohibido o de inicio de sesión al intentar acceder a un conjunto de datos usado en un libro de Analizar en Excel.

Si eso sucede, tendrá la oportunidad de iniciar sesión de nuevo, momento en el cual puede hacerlo con la cuenta de Power BI que tiene acceso a dicho conjunto de datos. También puede seleccionar su nombre en la cinta de opciones superior de Excel, que identifica con qué cuenta inició sesión actualmente. Cierre la sesión y vuelva a iniciarla con la otra cuenta.

Guardar y compartir un libro

Puede guardar el libro de Excel que crea con el conjunto de Power BI como lo haría con cualquier otro libro. Sin embargo, no puede volver a publicar o importar el libro en Power BI porque solo puede publicar o importar libros en Power BI que tengan datos en tablas, o que tengan un modelo de datos. Dado que el nuevo libro simplemente tiene una conexión con el conjunto de datos en Power BI, publicarlo o importarlo en Power BI sería repetir una y otra vez lo mismo.

Una vez guardado el libro, puede compartirlo con otros usuarios de Power BI en su organización.

Cuando un usuario con el que ha compartido el libro lo abre, verá las tablas dinámicas y los datos tal como estaban cuando se guardó el libro por última vez, lo que no significa que sea la versión más reciente de los datos. Para obtener los datos más recientes, los usuarios deben utilizar el botón Actualizar situado en la cinta de opciones Datos. Y dado que el libro se conecta a un conjunto de datos en Power BI, los usuarios que intenten actualizarlo deberán iniciar sesión en Power BI e instalar las actualizaciones de Excel la primera vez que lo hagan con este método.

Dado que los usuarios tienen que actualizar el conjunto de datos y no se permite la actualización de conexiones externas en Excel Online, se recomienda que los usuarios abran el libro en la versión de escritorio de Excel de su equipo.

Nota

Los administradores de los inquilinos de Power BI pueden usar el Portal de administración de Power BI para deshabilitar el uso de Analizar en Excel con conjuntos de datos locales ubicados en bases de datos de Analysis Services (AS). Cuando esta opción está deshabilitada, Analizar en Excel está deshabilitado para las bases de datos de AS, pero disponible para su uso con otros conjuntos de datos.

Otras formas de acceder a los conjuntos de datos de Power BI desde Excel

Los usuarios con SKU de Office específicas también pueden conectarse a los conjuntos de datos de Power BI desde Excel a través de la característica Obtener datos de Excel. Si la SKU no es compatible con esta característica, la opción de menú Obtener datos no aparece.

En el menú de la cinta de opciones Datos, seleccione Obtener datos > Desde conjunto de datos de Power BI, tal como se muestra en la imagen siguiente.

Uso del menú Obtener datos

Aparece un panel en el que puede examinar los conjuntos de datos a los que tiene acceso, ver si los conjuntos de datos están certificados o promocionados y determinar si se han aplicado etiquetas de protección de datos a esos conjuntos de datos.

Para más información sobre cómo obtener datos en Excel de esta manera, consulte Crear una tabla dinámica a partir de conjuntos de valores de Power BI en la documentación de Excel.

También puede acceder a las tablas destacadas de Excel en la galería Tipos de datos. Para más información sobre las tablas destacadas y cómo obtener acceso a ellas, consulte Acceso a tablas destacadas de Power BI en Excel (versión preliminar).

Requisitos

Estos son algunos requisitos para usar Analizar en Excel:

  • Analizar en Excel es compatible con Microsoft Excel 2010 SP1 y versiones posteriores.
  • Las tablas dinámicas de Excel no admiten la agregación de campos numéricos mediante arrastrar y colocar. El conjunto de datos en Power BI debe tener medidas definidas previamente. Obtenga información sobre cómo crear medidas.
  • Algunas organizaciones podrían tener reglas de directiva de grupo que impiden la instalación de las actualizaciones necesarias de Analizar en Excel en Excel. Si no puede instalar las actualizaciones, consulte con su administrador.
  • Analizar en Excel requiere que el conjunto de datos se encuentre en Power BI Premium o que el usuario tenga una licencia de Power BI Pro. Para más información sobre las diferencias de funcionalidad entre los distintos tipos de licencias, eche un vistazo a la sección Comparación de características de Power BI de Precios de Power BI.
  • Los usuarios pueden conectarse a conjuntos de datos a través de Analizar en Excel si disponen de permiso en el conjunto de datos subyacente. Un usuario puede disponer de ese permiso de varias maneras; por ejemplo, si tiene el rol Miembro en el área de trabajo que contiene el conjunto de datos, o bien si tiene el permiso de compilación para un conjunto de datos en un área de trabajo o en una aplicación que contiene ese conjunto de datos. Obtenga más información sobre el permiso de compilación en conjuntos de datos.
  • Los usuarios invitados no pueden usar Analizar en Excel para los conjuntos de datos enviados desde (que se originen en) otro inquilino.
  • Analizar en Excel es una característica del servicio Power BI que no está disponible en Power BI Report Server ni en Power BI Embedded.
  • Analizar en Excel solo se admite en equipos donde se ejecuta Microsoft Windows.
  • Al compartir un libro de Excel a través de una aplicación de Power BI, debe proporcionar permisos de compilación al conjunto de datos en la aplicación y permisos en la ubicación de OneDrive o SharePoint para el libro de Excel. Si usa la configuración "Toda la organización" cuando proporcione permisos a los usuarios en la aplicación de Power BI, tendrá que establecer la configuración de permisos equivalente en OneDrive o SharePoint para el libro de Excel.

Si necesita desinstalar la característica Analizar en Excel, use la opción de configuración del sistema Agregar o quitar programas del equipo.

Limitaciones y consideraciones

  • Se admite la seguridad de nivel de fila (RLS) para Analizar en Excel. RLS se aplica en el nivel de modelo de datos y siempre se aplica a todos los usuarios que acceden a los datos del informe. Obtenga más información sobre la seguridad de nivel de fila.
  • Puede haber ocasiones en las que al usar Analizar en Excel obtenga un resultado inesperado o que la característica no funcione según lo esperado. Vea Solución de problemas de Analizar en Excel para consultar soluciones a problemas comunes.
  • Solo los conjuntos de datos de Power BI que usan el modo de importación conservarán las jerarquías en libros de Analizar en Excel. Los conjuntos de datos de Power BI basados en DirectQuery o en modelos compuestos no conservarán sus jerarquías al usar Analizar en Excel.
  • Analizar en Excel no admite la especificación de una configuración regional mediante la modificación de la cadena de conexión después de generar un libro.

Pasos siguientes

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