La nueva experiencia de área de trabajo en Power BI
Las áreas de trabajo son lugares donde se colabora con compañeros para crear colecciones de paneles, informes, conjuntos de datos e informes paginados. La nueva experiencia de áreas de trabajo le ayuda a administrar mejor el acceso al contenido. En este artículo se describen las nuevas áreas de trabajo y cómo se diferencian de las áreas de trabajo clásicas. Al igual que con las áreas de trabajo clásicas, se siguen utilizando para crear y distribuir aplicaciones.
¿Listo para crear un área de trabajo? Lea Creación de una nueva experiencia de áreas de trabajo.
Las áreas de trabajo nuevas y actualizadas pueden coexistir en paralelo con las áreas de trabajo clásicas existentes. La nueva experiencia de áreas de trabajo es el tipo de área de trabajo predeterminado. Sin embargo, puede crear y utilizar áreas de trabajo clásicas basadas en grupos de Microsoft 365, si lo necesita. ¿Está listo para migrar el área de trabajo clásica? Para más información, consulte Actualización de las áreas de trabajo clásicas a las nuevas áreas de trabajo de Power BI.
Diferencias entre áreas de trabajo nuevas y clásicas
Con las nuevas áreas de trabajo, se han rediseñado algunas características. Estas son las diferencias principales.
- Al crear las nuevas áreas de trabajo no se crean grupos de Microsoft 365, como sí ocurría con las áreas de trabajo clásicas. Toda la administración de la nueva área de trabajo se realiza en Power BI, no en Office 365. Puede seguir administrando el acceso del usuario al contenido a través de los grupos de Microsoft 365, si así lo desea. Solo tiene que agregar un grupo de Microsoft 365 en la lista de acceso al área de trabajo.
- Uso de roles de área de trabajo más pormenorizados para flexibilizar la administración de permisos en las nuevas áreas de trabajo. En las áreas de trabajo clásicas solo puede agregar usuarios individuales a las listas de miembros y administradores.
- Asignación de roles de área de trabajo a grupos de usuarios: en las nuevas áreas de trabajo, puede agregar estos roles a varios grupos de seguridad de Active Directory, listas de distribución o grupos de Microsoft 365 para facilitar la administración de usuarios.
- Lista de contactos: en las nuevas áreas de trabajo, puede especificar quién recibe notificaciones sobre la actividad del área de trabajo.
- Creación de aplicaciones de plantilla: solo puede crear aplicaciones de plantilla en las nuevas áreas de trabajo. Las aplicaciones de plantilla son aplicaciones que se pueden distribuir a los clientes de fuera de la organización. Después, esos clientes pueden conectarse a sus propios datos con la aplicación de plantilla. Más información sobre las aplicaciones de plantilla.
- Uso compartido de conjuntos de datos: para compartir un conjunto de datos fuera de un área de trabajo específica, debe guardar el informe que contiene el conjunto de datos en una de las nuevas áreas de trabajo. No se pueden compartir conjuntos de datos de áreas de trabajo clásicas. Más información sobre los conjuntos de datos compartidos.
- Paquetes de contenido organizativos: las aplicaciones y las aplicaciones de plantilla reemplazan los paquetes de contenido organizativos en las nuevas áreas de trabajo. Los paquetes de contenido organizativos se están poniendo en desuso. Ahora es un buen momento para actualizar los paquetes de contenido a aplicaciones. Para más información, consulte Actualización de las áreas de trabajo clásicas a las nuevas áreas de trabajo de Power BI.
En este artículo se explican estas características con más detalle.
Nota
Power BI continúa mostrando todos los grupos de Microsoft 365 de los que se es miembro. De esta forma, se evita tener que cambiar los flujos de trabajo existentes.
Características que funcionan de forma diferente
En las nuevas áreas de trabajo, algunas características funcionan de manera diferente. Estas diferencias son intencionales, en función de los comentarios que hemos recibido de los clientes, y permiten un enfoque más flexible hacia la colaboración en las áreas de trabajo.
- Cumplimiento de licencias: al publicar informes en una nueva experiencia de área de trabajo se aplican las reglas de licencia existentes. Los usuarios que colaboran en las nuevas áreas de trabajo o que comparten contenido con otras personas en el servicio Power BI necesitan una licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU). Los usuarios sin una licencia Pro o PPU ven el error "Solo los usuarios con licencias de Power BI Pro pueden publicar en esta área de trabajo".
- Opción "Members can reshare" (Los miembros pueden volver a compartir) : el rol de colaborador de las nuevas áreas de trabajo reemplaza a la opción "Members can reshare" (Los miembros pueden volver a compartir) de las áreas de trabajo clásicas.
- Áreas de trabajo de solo lectura: el rol de espectador de las nuevas áreas de trabajo reemplaza a la concesión de acceso de solo lectura a los usuarios a un área de trabajo clásica. El rol de espectador permite acceso de solo lectura similar al contenido de las nuevas áreas de trabajo.
- Los usuarios sin una licencia Pro o Premium por usuario (PPU) pueden acceder a la nueva área de trabajo cuando esta se encuentra en una capacidad Power BI Premium, pero solo si tienen el rol de Visor.
- Permitir que los usuarios exporten datos: incluso los usuarios con un rol de espectador en la nueva área de trabajo pueden exportar datos si tienen permiso de compilación sobre los conjuntos de datos de esa área de trabajo. Obtenga más información sobre Permiso de compilación para conjuntos de datos.
- No hay botón Abandonar área de trabajo en las nuevas áreas de trabajo.
Lista de contactos del área de trabajo
La nueva característica Lista de contactos le permite especificar qué usuarios reciben una notificación sobre los problemas que se producen en las nuevas áreas de trabajo. De forma predeterminada, reciben notificaciones los usuarios o grupos especificados como administradores de áreas de trabajo en la nueva área de trabajo. Puede agregar otros a esa lista. Los usuarios o grupos de la lista de contactos también se enumeran en la interfaz de usuario (UI) de las nuevas áreas de trabajo, por lo que los usuarios finales del área de trabajo saben con quién ponerse en contacto.
Lea acerca de cómo crear la lista de contactos del área de trabajo.
Área de trabajo: OneDrive
Como se ha indicado, Power BI no crea un grupo de Microsoft 365 en segundo plano al crear una de las nuevas áreas de trabajo. Aun así, puede que le resulte útil tener una instancia de OneDrive asociada a la nueva área de trabajo. La característica de área de trabajo OneDrive de las nuevas áreas de trabajo permite configurar un grupo de Microsoft 365 cuyo almacenamiento de archivos de la biblioteca de documentos de SharePoint está disponible para los usuarios del área de trabajo. Primero se crea el grupo fuera de Power BI.
Power BI no realiza la sincronización entre la pertenencia a grupos de Microsoft 365 y los permisos de usuarios o grupos con acceso a la nueva área de trabajo. Puede sincronizarlos de la siguiente manera: Administre el acceso al área de trabajo a través del mismo grupo de Microsoft 365 cuyo almacenamiento de archivos se define en esta opción.
Lea sobre cómo establecer el área de trabajo OneDrive.
Roles en las nuevas áreas de trabajo
Los roles le permiten administrar quién puede hacer qué en las nuevas áreas de trabajo, para que los equipos puedan colaborar. Para conceder acceso a una nueva área de trabajo, asigne a esos usuarios o grupos de usuarios uno de los roles del área de trabajo: administrador, miembro, colaborador o espectador. Vea Roles en las nuevas áreas de trabajo para obtener información sobre los distintos roles.
Administración y auditoría de nuevas áreas de trabajo
La administración de las áreas de trabajo de la nueva experiencia está en el portal de administración de Power BI. Los administradores de Power BI deciden qué usuarios de una organización pueden crear áreas de trabajo y distribuir aplicaciones. Lea sobre la administración de la capacidad de los usuarios para crear áreas de trabajo en el artículo "Portal de administración".
Los administradores pueden ver también el estado de todas las áreas de trabajo de su organización. Pueden administrar, recuperar e incluso eliminar áreas de trabajo. Lea sobre la administración de las áreas de trabajo por sí mismos en el artículo "Portal de administración".
Auditoría
Power BI audita las siguientes actividades en las áreas de trabajo de la nueva experiencia.
| Nombre descriptivo | Nombre de operación |
|---|---|
| Carpeta de Power BI creada | CreateFolder |
| Carpeta de Power BI eliminada | DeleteFolder |
| Carpeta de Power BI actualizada | UpdateFolder |
| Acceso a la carpeta de Power BI actualizado | UpdateFolderAccess |
Lea más sobre la auditoría de Power BI.
Consideraciones y limitaciones
Limitaciones que se deben tener en cuenta:
- Las áreas de trabajo pueden contener un máximo de 1000 conjuntos de datos o 1000 informes por cada conjunto de datos.
- Power BI Publisher para Excel no se admite.
- No se admiten determinados caracteres especiales en los nombres de área de trabajo cuando se usa un punto de conexión XMLA. Como solución alternativa, use la codificación de caracteres especiales de las direcciones URL (por ejemplo, para una barra inclinada / , use %2F).
Preguntas más frecuentes
¿Afecta la nueva experiencia de área de trabajo a los vínculos a contenido existentes?
No. Los vínculos a los elementos existentes de las áreas de trabajo clásicas no se ven afectados por la nueva experiencia de áreas de trabajo. La disponibilidad general (GA) de la nueva experiencia de áreas de trabajo cambia el área de trabajo predeterminada que se crea, pero no cambia las áreas de trabajo existentes.
¿Se actualizan las áreas de trabajo existentes a la nueva experiencia de área de trabajo con disponibilidad general?
No. La disponibilidad general de la nueva experiencia de áreas de trabajo solo cambia el tipo de área de trabajo predeterminado a la nueva experiencia de áreas de trabajo. Las áreas de trabajo clásicas existentes que se basan en grupos de Microsoft 365 permanecen sin cambios.
¿Las áreas de trabajo siguen creándose automáticamente para los grupos de Microsoft 365?
Sí. Dado que se admiten ambos tipos de áreas de trabajo en paralelo, seguimos mostrando todos los grupos de Microsoft 365 a los que el usuario tiene acceso en la lista de áreas de trabajo.