Uso compartido de informes y paneles de Power BI con compañeros y otros usuariosShare Power BI dashboards and reports with coworkers and others

Compartir es la forma más sencilla de proporcionar a los usuarios acceso a los paneles e informes en el servicio Power BI.Sharing is the easiest way to give people access to your dashboards and reports in the Power BI service. Puede compartir con usuarios de su organización o con usuarios que no pertenezcan a ella.You can share with people inside or outside your organization.

Cuando comparte un panel o un informe, los usuarios con quienes los comparte pueden verlos e interactuar con ellos, pero no modificarlos.When you share a dashboard or report, the people you share it with can view it and interact with it, but can't edit it. Ven los mismos datos que usted ve en el panel y los informes, y tienen acceso a la totalidad del conjunto de datos subyacente, a menos que se le aplique la seguridad de nivel de fila (RLS).They see the same data that you see in the dashboard and reports and get access to the entire underlying dataset unless row-level security (RLS) is applied to the underlying dataset. Los compañeros con los que los comparte también pueden compartirlos a su vez con sus propios compañeros, si tienen permiso para hacerlo.The coworkers you share with can also share with their coworkers, if you allow them to. Los usuarios que no pertenecen a la organización pueden ver el panel o el informe, e interactuar con ellos, pero no compartirlos.The people outside your organization can view and interact with the dashboard or report, but can't share it.

Icono de uso compartido en una lista de paneles

Puede compartir paneles e informes de muchas ubicaciones en el servicio Power BI: Favoritos, Recientes, Mi área de trabajo.You can share dashboards and reports from many places in the Power BI service: Favorites, Recent, My Workspace. También puede compartir elementos desde otras áreas de trabajo si tiene el rol de administrador, miembro o colaborador en el área de trabajo.You can share from other workspaces, too, if you have the Admin, Member, or Contributor role in the workspace. También puede compartir paneles e informes en Compartidos conmigo, si el propietario lo permite.And you can share dashboards and reports in Shared with me, if the owner allows it.

El servicio Power BI también ofrece otras maneras de colaborar y distribuir los paneles e informes.The Power BI service offers other ways to collaborate and distribute dashboards and reports, too. Lea Formas de colaborar y compartir en Power BI para ver qué es lo que funciona mejor dadas las circunstancias.Read Ways to collaborate and share in Power BI to see which way works best for your circumstances.

Con el uso compartido, si comparte contenido dentro o fuera de su organización, se necesita una licencia de Power BI Pro.With sharing, whether you share content inside or outside your organization, you need a Power BI Pro license. Sus destinatarios también necesitan licencias de Power BI Pro, excepto si el contenido está en una función premium.Your recipients also need Power BI Pro licenses, unless the content is in a Premium capacity.

No se puede compartir contenido directamente desde Power BI Desktop.You can't share directly from Power BI Desktop. Los informes se publican desde Power BI Desktop en el servicio Power BI.You publish reports from Power BI Desktop to the Power BI service. Sin embargo, puede compartir un panel desde las aplicaciones móviles de Power BI.However, you can share a dashboard from the Power BI mobile apps.

Uso compartido de un panel o informeShare a dashboard or report

  1. En una lista de paneles o informes, o en un panel o informe abierto, seleccione Compartir .

  2. En el cuadro superior, escriba las direcciones de correo electrónico completas de las personas, los grupos de distribución o los grupos de seguridad.In the top box, enter the full email addresses for individuals, distribution groups, or security groups. No se puede compartir con listas de distribución dinámicas.You can't share with dynamic distribution lists.

    Puede compartir contenido con gente cuya dirección no pertenezca a su organización, pero recibirá una advertencia al hacerlo.You can share with people whose addresses are outside your organization, but you'll see a warning. Obtenga más información sobre el uso compartido desde fuera de la organización en este artículo.Read more about sharing outside your organization in this article.

    Advertencia sobre el uso compartido externo

    Nota

    El cuadro de entrada admite, como máximo, 100 usuarios o grupos distintos.The input box supports, at most, 100 separate users or groups. Vea Uso compartido con más de 100 usuarios en este artículo para obtener información sobre cómo compartir con más usuarios.See Share with more than 100 users in this article for ways to share with more people.

  3. Agregue un mensaje si lo desea.Add a message if you want. Es opcional.It's optional.

  4. Para permitir que sus compañeros de trabajo compartan el contenido con otros, active la casilla Permitir que los destinatarios compartan su panel (o informe) .To let your coworkers share your content with others, check Allow recipients to share your dashboard (or report).

    La acción de permitir que otras personas compartan se denomina volver a compartir.Allowing others to share is called resharing. Si les deja, pueden volver a compartir desde el servicio Power BI y las aplicaciones móviles, o reenviar la invitación de correo electrónico a otras personas de su organización.If you let them, they can reshare from the Power BI service and the mobile apps, or forward the email invitation to others in your organization. La invitación expira transcurrido un mes.The invitation expires after one month. Los usuarios ajenos a su organización no pueden volver a compartir contenido.People outside your organization can't reshare. Como propietario del contenido, puede desactivar la posibilidad de volver a compartir o revocar usos compartidos de forma individual.As the owner of the content, you can turn off resharing, or revoke resharing on an individual basis. Vea Detención o cambio del uso compartido en este artículo.See Stop or change sharing in this article.

  5. Si selecciona Permitir que los usuarios compilen nuevo contenido a partir de los conjuntos de datos subyacentes, estos podrán crear sus propios informes en otras áreas de trabajo basadas en el conjunto de contenido de este panel.If you select Allow users to build new content using the underlying datasets, they can create their own reports in other workspaces based on the dataset for this dashboard. Obtenga más información sobre la creación de informes basados en conjuntos de datos de diferentes áreas de trabajo.Read more about creating reports based on datasets from different workspaces.

  6. Seleccione Compartir.Select Share.

    Selección del botón Compartir

    Power BI envía una invitación por correo electrónico a cada usuario, pero no a los grupos, con un vínculo al contenido compartido.Power BI sends an email invitation to the individuals, but not to groups, with a link to the shared content. Verá una notificación de correcto.You see a Success notification.

    Cuando los destinatarios de su organización hacen clic en el vínculo, Power BI agrega el panel o informe a su página de lista Compartido conmigo.When recipients in your organization click the link, Power BI adds the dashboard or report to their Shared with me list page. Estos pueden seleccionar su nombre para ver el contenido que ha compartido.They can select your name to see all the content you've shared with them.

    Página de lista Compartido conmigo

    Cuando los destinatarios externos a su organización hacen clic en el vínculo, ven el panel o informe, pero no en el portal habitual de Power BI.When recipients outside your organization click the link, they see the dashboard or report, but not in the usual Power BI portal. Obtenga más información sobre el uso compartido con usuarios externos a la organización en este artículo.Read more about sharing with people outside your organization in this article.

Consulta de quién tiene acceso a un panel o informeSee who has access to a dashboard or report

En ocasiones necesitará ver a las personas con las que ha compartido y ver con quiénes lo han compartido esas personas.Sometimes you need to see the people you've shared with, and see who they've shared it with.

  1. En la lista de paneles e informes, o en el mismo panel o informe, seleccione Compartir .

  2. En el cuadro de diálogo Compartir panel o Compartir informe, seleccione Acceso.In the Share dashboard or Share report dialog box, select Access.

    Cuadro de diálogo Compartir panel, pestaña Acceso

    Los usuarios ajenos a su organización se muestran como Invitado.People outside your organization are listed as Guest.

    En esta vista, puede detener o cambiar los permisos de uso compartido en este artículo.In this view, you can stop or change sharing permissions in this article.

Uso compartido de un panel o informe fuera de la organizaciónShare a dashboard or report outside your organization

Si comparte contenido con usuarios ajenos a la organización, estos recibirán un correo electrónico con un vínculo al panel o informe compartido.When you share with people outside your organization, they receive an email with a link to the shared dashboard or report. Tendrán que iniciar sesión en Power BI para ver lo que se ha compartido.They must sign in to Power BI to see what you shared. Si no tienen una licencia de Power BI Pro, se pueden registrar para obtenerla haciendo clic en el vínculo.If they don't have a Power BI Pro license, they can sign up for a license when they click the link.

Después de iniciar sesión, verán el panel o informe compartido en su propia ventana del explorador, no en el portal de Power BI habitual.After they sign in, they see the shared dashboard or report in its own browser window, not in the usual Power BI portal. Para acceder más tarde a este panel o informe, tendrán que agregar el vínculo a los marcadores.To access this dashboard or report later, they must bookmark the link.

No pueden editar el contenido del panel ni del informe.They can't edit any content in this dashboard or report. Pueden interactuar con los gráficos y cambiar los filtros o las segmentaciones, pero no guardar los cambios.They can interact with the charts and change filters or slicers, but can't save their changes.

Solo los destinatarios directos verán el panel o informe compartido.Only your direct recipients see the shared dashboard or report. Por ejemplo, si ha enviado el mensaje de correo electrónico a Vicki@contoso.com, solo Vicki verá el panel.For example, if you sent the email to Vicki@contoso.com, only Vicki sees the dashboard. Nadie más puede ver el panel, incluso aunque Vicki les reenvíe el vínculo.No one else can see the dashboard, even if Vicki forwards them the link. Vicki tendrá que usar la misma dirección de correo electrónico para acceder; si inicia sesión con otra dirección de correo electrónico, no tendrá acceso al panel.Vicki must use the same email address to access it; if Vicki signs in with any other email address, Vicki won't have access to the dashboard.

Los usuarios externos a la organización no verán ningún dato si se ha implementado la seguridad de nivel de fila o de rol en los modelos tabulares de Analysis Services locales.People outside your organization don't see any data at all if role- or row-level security is implemented on on-premises Analysis Services tabular models.

Use un grupo de seguridad (y no un grupo de distribución) para compartir contenido con un grupo que incluya personas con direcciones de correo electrónico externas.Use a security group, not a distribution group, to share with a group that includes people with external email addresses. Las personas con direcciones de correo electrónico externas de un grupo de distribución no pueden ver el contenido que comparta, a menos que sean usuarios invitados de Azure Active Directory (Azure AD) B2B.People with external emails in a distribution group can't see the content you share, unless they are Azure Active Directory (Azure AD) B2B guest users. Obtenga más información sobre los usuarios invitados de Azure AD B2B.Learn more about Azure AD B2B guest users.

Si envía un vínculo desde una aplicación móvil de Power BI a contactos externos a su organización, al hacer clic en el vínculo, se abrirá el panel en el explorador, no en la aplicación móvil de Power BI.If you send a link from a Power BI mobile app to people outside your organization, clicking the link opens the dashboard in a browser, not in the Power BI mobile app.

Permisos de edición de contenido para los usuarios externosAllow external users to edit content

El administrador de Power BI puede permitir a los usuarios externos editar y administrar el contenido de la organización.Your Power BI admin can allow external guest users to edit and manage content in your organization. En ese caso, los usuarios externos no tendrán esa experiencia de solo consumo.If so, your external users won't have that consumption-only experience. Pueden editar y administrar el contenido de la organización.They can edit and manage content within your organization. Obtenga más información sobre la distribución de contenido de Power BI a usuarios externos invitados con Azure AD B2B.Learn more about distributing Power BI content to external guest users with Azure AD B2B.

Uso compartido con más de 100 usuariosShare with more than 100 separate users

Como máximo, puede compartir con 100 usuarios o grupos en una sola acción de uso compartido.At most, you can share with 100 users or groups in a single share action. Sin embargo, puede conceder acceso a un elemento a más de 500 usuarios.However, you can give more than 500 users access to an item. Estas son algunas sugerencias:Here are some suggestions:

  • Comparta contenido varias veces mediante la especificación individual de los usuarios.Share multiple times by specifying the users individually.
  • Comparta contenido con un grupo de usuarios que incluya todos los usuarios.Share with a user group that contains all the users.
  • Cree el informe o el panel en un área de trabajo y, después, cree una aplicación desde el área de trabajo.Create the report or dashboard in a workspace, then create an app from the workspace. Puede compartir la aplicación con muchos más usuarios.You can share the app with many more people. Obtenga más información sobre la publicación de aplicaciones en Power BI.Read more about publishing apps in Power BI.

Detención o cambio del uso compartidoStop or change sharing

Solo el propietario del panel o informe puede activar y desactivar Volver a compartir.Only the dashboard or report owner can turn resharing on and off.

Si aún no ha enviado la invitación para compartirIf you haven't sent the sharing invitation yet

  • Desactive la casilla Permitir que los destinatarios compartan su panel (o informe) en la parte inferior de la invitación antes de enviarla.Clear the Allow recipients to share your dashboard (or report) check box at the bottom of the invitation before you send it.

Si ya ha compartido el panel o informeIf you've already shared the dashboard or report

  1. En la lista de paneles e informes, o en el mismo panel o informe, seleccione Compartir .

  2. En el cuadro de diálogo Compartir panel o Compartir informe, seleccione Acceso.In the Share dashboard or Share report dialog box, select Access.

    Cuadro de diálogo Compartir panel, pestaña Acceso

  3. Seleccione los puntos suspensivos ( ... ) junto a Leer y volver a compartir y seleccione:Select the ellipsis (...) next to Read and reshare and select:

    Puntos suspensivos de Leer y volver a compartir

    • Lectura para impedir que esa persona comparta con nadie más.Read to keep that person from sharing with anyone else.
    • Quitar acceso para impedir que esa persona vea el contenido compartido.Remove access to keep that person from seeing the shared content at all.
  4. En el cuadro de diálogo Eliminar acceso, decida si quiera quitar también el acceso al contenido relacionado, como informes y conjuntos de datos.In the Remove access dialog box, decide if you also want to remove access to related content, such as reports and datasets. Si quita elementos con un icono de advertencia Icono de advertencia de Power BI, también se recomienda quitar el contenido relacionado.If you remove items with a warning icon Power BI warning icon, it's best to also remove related content. De lo contrario, no se mostrará correctamente.Otherwise, it won't display properly.

    Cuadro de diálogo de advertencia de uso compartido de Power BI

Limitaciones y consideracionesLimitations and considerations

Aspectos que hay que tener en cuenta sobre el uso compartido de paneles e informes:Things to keep in mind about sharing dashboards and reports:

  • Cuando comparte un panel con compañeros, también comparte el conjunto de datos subyacente.When you share a dashboard with colleagues you are sharing the underlying dataset as well. Los compañeros obtienen acceso a todo el conjunto de datos a menos que esté limitado por la seguridad de nivel de fila (RLS).Your colleagues get access to the entire dataset unless row-level security (RLS) limits their access. Los autores de informes pueden usar funciones que personalicen las experiencias del usuario al ver o interactuar con los informes, por ejemplo ocultar columnas, limitar las acciones en objetos visuales y otras.Report authors may use capabilities that customize user experiences when viewing or interacting with reports, for example hiding columns, limiting the actions on visuals, and others. Esta experiencia de usuario personalizada no restringe los datos a los que los usuarios pueden acceder en el conjunto de datos.These customized user experience do not restrict what data users can access in the dataset. Use la seguridad de nivel de fila (RLS) en el conjunto de datos para que las credenciales de cada usuario determinen los datos a los que puede acceder.Use row-level security (RLS) in the dataset so that each person's credentials determine which data they can access.
  • Todos los usuarios con quienes comparta el panel podrán visualizarlo e interactuar con los informes relacionados en la vista de lectura.Everyone you share your dashboard with can see it and interact with the related reports in Reading view. Por lo general, no pueden crear informes ni guardar cambios en los informes existentes.In general, they can't create reports or save changes to existing reports. Pero si selecciona Permitir que los usuarios compilen nuevo contenido a partir de los conjuntos de datos subyacentes, estos podrán crear informes propios en otras áreas de trabajo basados en el conjunto de datos de este panel o informe.However, if you select Allow users to build new content using the underlying datasets, they can create their own reports in other workspaces based on the dataset for this dashboard or report.
  • Aunque ningún usuario puede ver o descargar el conjunto de datos, pueden acceder directamente al conjunto de datos mediante la característica Analizar en Excel.Although no one can see or download the dataset, they can access the dataset directly by using the Analyze in Excel feature. Un administrador puede restringir la capacidad de usar Analizar en Excel para todos los miembros de un grupo.An admin can restrict the ability to use Analyze in Excel for everyone in a group. Sin embargo, la restricción es para todos los usuarios de ese grupo y para todas las áreas de trabajo a las que pertenece el grupo.However, the restriction is for everyone in that group and for every workspace the group belongs to.
  • Todo el mundo puede actualizar los datos manualmente.Everyone can manually refresh the data.
  • Si usa Microsoft 365 para el correo electrónico, puede compartir datos con los miembros de un grupo de distribución. Para ello, escriba la dirección de correo electrónico asociada al grupo de distribución.If you use Microsoft 365 for email, you can share with members of a distribution group by entering the email address associated with the distribution group.
  • Los compañeros de trabajo que tengan el mismo dominio de correo electrónico y aquellos cuyo dominio sea distinto, pero esté registrado en el mismo inquilino, pueden compartir el panel con otros.Coworkers who share your email domain, and coworkers whose domain is different but registered within the same tenant, can share the dashboard with others. Por ejemplo, imagine que los dominios contoso.com y contoso2.com están registrados en el mismo inquilino y que la dirección de correo electrónico es konrads@contoso.com.For example, say the domains contoso.com and contoso2.com are registered in the same tenant and your email address is konrads@contoso.com. Tanto ravali@contoso.com como gustav@contoso2.com pueden compartir el panel, siempre y cuando les otorgue permiso para compartirlo.Both ravali@contoso.com and gustav@contoso2.com can share your dashboard, as long as you give them permission to share.
  • Si sus compañeros de trabajo ya tienen acceso a un panel o informe específico, puede enviar un vínculo directo con solo copiar la dirección URL cuando se encuentre dentro del panel o informe.If your coworkers already have access to a specific dashboard or report, you can send a direct link by copying the URL when you're on the dashboard or report. Por ejemplo: https://powerbi.com/dashboards/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx.For example: https://powerbi.com/dashboards/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx.
  • Del mismo modo, si sus compañeros de trabajo ya tienen acceso a un panel específico, puede enviar un vínculo directo al informe subyacente.Likewise, if your coworkers already have access to a specific dashboard, you can send a direct link to the underlying report.

Pasos siguientesNext steps