¿Crean o editan datos ?

Comprender las tareas de este paso lo ayudará a responder a la pregunta: ¿Necesita la solución capturar algún dato? Si es así, ¿qué datos deben capturarse? Estas son algunas cosas a considerar para cada elemento de datos que captura la solución.

¿Hay un formulario existente?

¿Existe actualmente un formulario en papel o un formulario electrónico que se usa para capturar estos datos? Tal formulario puede servir como un excelente punto de partida al pensar en el diseño de las pantallas y en cómo se capturan los datos.

Además, piense en el formularia críticamente:

• ¿Deberían presentarse los elementos de datos en un orden diferente que esté más en línea con la forma en que los captura?

• ¿Se puede dividir el formulario en formularios separados y más pequeños que permitan que partes del proceso sucedan en paralelo, en lugar de una cada vez?

¿Qué datos se capturan?

¿Cuáles son los datos que se capturan? ¿Cómo se le llama? ¿Es este el nombre real del origen de datos o un nombre común utilizado en esta parte del negocio? Es posible que deba asignar el nombre de los datos en el origen de datos al nombre "fácil de recordar" que conocen sus usuarios.

¿Hay una jerarquía para los datos? Por ejemplo, cada informe de gastos puede tener múltiples gastos, y algunos tipos de gastos requieren información adicional.

¿Qué datos se crean a partir de una fórmula o un cálculo?

¿Hay cálculos que se realizan para crear los datos? En caso afirmativo, ¿se debe almacenar el resultado calculado o solo se muestra mientras se usa la aplicación? Es posible que no sea necesario almacenar los datos que se pueden volver a calcular en cualquier momento (como los totales o recuentos de suma de artículos).

Por ejemplo, el Id. único de nuestro informe de gastos se creará utilizando la fecha de hoy y el nombre del empleado; necesita almacenarse para que nunca cambie. También calcularemos los subtotales y totales de gastos, pero debido a que se pueden recalcular en cualquier momento a partir de otros datos en el informe, no necesitamos guardarlos por separado.

¿Son necesarios los datos?

Para este paso del proceso, ¿son estos datos necesarios para completar el proceso? Si son necesarios, ¿por qué lo son? ¿Solo se requieren los datos en ciertas situaciones?

¿Qué tipo de datos son?

¿Qué tipo de datos se están capturando?

• Texto de forma libre: ¿Hay una longitud establecida que esté permitida? ¿La entrada de este campo depende de otro campo (por ejemplo, un valor de campo asociado, como una opción del menú desplegable de Otro)? ¿Hay una entrada predeterminada que se debe rellenar? ¿El texto se deriva de otros datos?

• Números: ¿Es un porcentaje? ¿Es un número entero? ¿Se requiere un cierto número de posiciones decimales? ¿Hay un mínimo o máximo establecido permitido para este número? ¿Este número depende de otro número (por ejemplo, no puede ser mayor o menor que otra entrada)? ¿Hay un número predeterminado que se debe proporcionar o un número que se calcula en función de otras entradas?

• Fechas: ¿Qué formato debe usar para la fecha? ¿Debería incluir tanto la fecha como la hora? ¿Existen reglas para la fecha (un mínimo, máximo o no puede ser anterior a hoy)? ¿Se calcula (por ejemplo, "siete días a partir de hoy")? ¿Hay una fecha predeterminada que se debe rellenar?

• Opciones: ¿Debería limitarse la respuesta a un conjunto específico de respuestas? ¿Cuáles son las respuestas válidas? ¿Las respuestas dependen de otro elemento de datos? ¿Existe una opción predeterminada o una predeterminada basada en otro elemento de datos? ¿Permite seleccionar solo una opción, o pueden seleccionarse múltiples opciones al mismo tiempo?

• Imágenes o video: ¿Se debe capturar una imagen o un video? ¿Se está capturando la imagen o el video desde una cámara del dispositivo del usuario? ¿Es esta una imagen o video que llega por correo electrónico? ¿Hay alguna IA que deba ejecutarse en esta imagen (detectando elementos de la imagen, por ejemplo)?

¿Dónde pone los datos hoy?

Al resolver el problema comercial hoy, ¿dónde se capturan los datos? ¿Vuelven a un sistema existente? ¿Van a una hoja de cálculo? ¿Se capturan en su totalidad?

Si los datos aún no se almacenan digitalmente, creará un repositorio de datos para ellos, que se trata en ¿Dónde están los datos?

Otra cosa a considerar es si estos datos pueden ser valiosos para otros procesos en la organización. ¿Podrían automatizarse otros procesos si estos datos estuvieran disponibles para ellos?

¿Alguien usa estos datos más adelante en el proceso?

¿Hay un paso más adelante en el proceso que usa estos datos? ¿Cómo usan estos datos? Si estos datos estuvieran disponibles antes en el proceso, ¿podría un proceso más adelante comenzar más temprano o ejecutarse en paralelo?

A veces, automatizar un proceso ayuda a reducir el tiempo total para resolver el problema comercial porque los datos están disponibles antes, y otros participantes que trabajan para resolver el problema pueden actuar antes. Esto puede contribuir al valor comercial que proporciona la automatización del proceso de negocio.

¿Alguien más puede beneficiarse de estos datos fuera de este proceso?

¿Hay otro equipo o proceso que pueda usar los datos capturados en este proceso? (No un paso posterior dentro del proceso, sino ¿tal vez un proceso en otra parte del negocio que podría capturar esta misma información o ser capaz de usar esta información?)

Los usuarios empresariales a veces solo piensan dentro de los límites de lo que hacen día a día. Si da un paso atrás, ¿puede ver oportunidades para extender estos datos a otros procesos que pueden automatizarse? Muchas veces, los procesos son manuales porque un proceso de otra área no tiene los medios para obtener datos. Ahora que este proceso se está automatizando, ¿hay una oportunidad para que otros procesos se basen en este?

Ejemplo: creación de datos de informes de gastos

Estos son algunos de los elementos de datos de la hoja de trabajo para el proceso de captura del informe de gastos.

Nivel de datos	Elemento de datos	Tipo de elemento	¿Se puede editar?	Formato permitido	Validación	Predeterminado/Cálculo
Informe de gastos	Número de informe de gastos	Texto	No		No puede estar en blanco	"EXP" + Fecha (AAAAMMDD) + Id. de usuario
Elemento de gasto	Fecha de gasto	Date	Sí	MM-DD-YYYY	No puede tener lugar en el futuro
Elemento de gasto	Tipo de gasto	Opción	Sí	Seleccione de la lista: viaje, comida, hotel, transporte, estacionamiento, suministros	No puede estar en blanco
Elemento de gasto	Importe	Número	Sí	###,###.##	No puede estar en blanco ni ser negativo
Elemento de gasto	Recepción	Imagen	Sí	JPG, PNG	Obligatorio si la cantidad es mayor que $74,99
Elemento de gasto	Reembolsable	Sí/no	Sí	Sí/no		La configuración predeterminada es No
Detalle de gasto	Nombre de invitado	Texto	Sí	Cualquier cosa	Necesario para un gasto de tipo Comida en el que el importe sea mayor de $75

En este ejemplo, se capturan tres niveles de datos. (Esto será muy importante en la fase de diseño tanto para el diseño de pantalla como para el diseño de almacenamiento de datos).

• Informe de gastos: estos elementos se capturan una vez para el informe general de gastos.

• Elemento de gastos: estos elementos se capturan para cada gasto del que se informa en este informe de gastos. Se pueden asociar varios elementos de gastos con el mismo informe de gastos.

• Detalle de gasto: estos elementos están asociados con los elementos de gastos específicos Comida y Hotel, y ayudan a desglosar esos dos tipos de gastos. Si la partida de gastos es Comida, son necesarios Nombre del invitado y Empresa invitada. Si el elemento de gastos es Hotel, son necesarios Tipo de gasto e Importe— y el importe de cada una de estas entradas debe ser igual al importe del elemento de gasto.

Los datos que se mostrarán en la aplicación pero no se almacenarán en ningún sitio son los de cálculos intermedios:

• Suma de las partidas de gastos en un total de informe de gastos

• Suma de los detalles de gastos en un total de elemento de gastos

• Cuenta del número de entradas en el informe de gastos

• Determinar si el total del informe de gastos supera el límite de aprobación del administrador del remitente

Los datos que se capturan durante el proceso de informe de gastos deben publicarse en el sistema financiero. Sin embargo, los informes de gastos en sí no se almacenan actualmente en línea, solo en papel. Por lo tanto, no hay un sistema existente para poner estos datos; será necesario crear uno.

Tener todos estos datos de gastos se prestaría a un análisis futuro si los estuviéramos capturando digitalmente. Por ejemplo, si todos los empleados se alojan en el mismo hotel cuando viajan, Adquisiciones puede obtener datos de gastos y potencialmente negociar mejores tarifas. Lo anotaremos en nuestro plan de proyecto.

Paso siguiente: ¿Cuáles son las reglas de negocio?

Nota

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La encuesta durará unos siete minutos. No se recopilan datos personales (declaración de privacidad).