Identificar el problema empresarial por resolver (caso de uso)

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El primer paso al usar Microsoft Power Platform para resolver un problema de negocios es decidir qué problema se quiere abordar.

En términos de TI, el problema empresarial a resolver se conoce comúnmente como el caso de uso.

Pregúntese, "¿Cuál es el problema empresarial que estoy tratando de resolver?" (Sea conciso cuando nombre el problema; en muchos casos, se convertirá en el nombre de la aplicación que crea.) Cuando defina el problema, divídalo en una declaración del problema y el resultado que desea lograr.

Para la aplicación que usaremos como ejemplo en estos artículos, se nos ocurrió la siguiente declaración: "Informe de gastos: crear un proceso que sea eficiente para los empleados y el departamento de contabilidad, permita un seguimiento del presupuesto más rápido y reduzca nuestra exposición en las auditorías".

Si ya sabe exactamente qué problema se ha propuesto resolver, puede pasar a la sección Consideración del coste de resolver el problema manualmente. Si necesita algunas ideas o quiere practicar con un problema menor antes de abordar su idea original, siga leyendo.

¿Qué puedo hacer con Power Apps?

Si está haciendo su primera aplicación con Power Apps, piense en su negocio y el trabajo que usted y su equipo hacen día a día, e identifique un problema empresarial que actualmente se resuelve utilizando un proceso manual.

Los posibles casos de uso para la automatización son brechas, quejas o ineficiencias que existen en su entorno de trabajo actual. Los procesos que aún requieren papel o correo electrónico, y los procesos que requieren mover manualmente datos de un lugar a otro (desde el correo electrónico a una base de datos o de una hoja de cálculo a otra), son posibles candidatos a solución mediante una aplicación.

Sugerencia

No elija un problema que sea tan grande que se quede atascado. Sin embargo, incluso los procesos grandes se pueden automatizar en porciones pequeñas a medida que divide el proceso completo en elementos manejables.

Para inspiraste, vea estas historias del mundo real de clientes.

Es bueno saber cómo la aplicación que tiene en mente podría beneficiar a sus colegas y a sus jefes, especialmente cuando necesite solicitar cooperación al hacer o usar las aplicaciones. La lista que viene a continuación muestra los tipos de problemas que la plataforma puede resolver:

  • Disponibilidad: acceso a aplicaciones en cualquier momento y en cualquier lugar

  • Movilidad: permitir que las personas trabajen con una aplicación mientras están en movimiento

  • Consolidación: recopilación de datos de una manera más automatizada para minimizar la consolidación manual

  • Aprendizaje: poner a la gente al día y rastrear sus resultados de aprendizaje y certificaciones

  • Democratización: mejora de la capacidad de resolver problemas por uno mismo dentro del departamento o sección

  • Inclusión: reducción de la fricción para los empleados que tienen diferentes entornos de trabajo que otros empleados (como trabajadores remotos o personas con discapacidades)

  • Eficiencia: reducción del tiempo requerido para obtener el resultado deseado, reduciendo pasos innecesarios

  • Productividad: aumento del rendimiento de un proceso

  • Oportunidad: aumentar la velocidad de la colaboración de extremo a extremo entre diferentes partes interesadas

  • Escalabilidad: permite más rendimiento

  • Análisis: recopilación de información adicional requerida, almacenamiento de ella de tal manera que permita un análisis más fácil

  • Informes: permitir informes más rápidos o más completos a la gerencia

  • Seguridad: almacenamiento y trabajo con datos seguros

  • Conformidad: resolución de problemas relacionados con el manejo de información personal, cumplir con los requisitos legales o contables

  • Sostenibilidad: reducción de residuos (como papel y electricidad) y contaminación

Consideración del coste de resolver el problema manualmente

Antes de embarcarse en el proyecto, tómese otro momento para reflexionar sobre si el proyecto vale la pena.

Podría ser posible "estimar aproximadamente" el coste de alto nivel de resolver el problema manualmente. Esto se puede expresar en el tiempo que lleva completar el proceso de principio a fin, o — si conoce el coste "todo incluido" de un trabajador (salario o tarifa por hora, beneficios, etc.) — puede multiplicar el tiempo dedicado a resolver el problema por ese índice para llegar a un coste de cada vez que se ejecuta el proceso. A partir de ahí, si conoce la cantidad de veces que se ejecuta el proceso, puede calcular el coste anual.

Tenga en cuenta que no todos los proyectos generan ahorros de tiempo o costes. A veces, automatizar un proceso puede proporcionar datos más claros o más oportunos, o evitar costos (por ejemplo, la captura de datos permite una traza de auditoría que podría ayudar a evitar una multa si se produce una auditoría).

Esta será una estimación "aproximada" para garantizar que valga la pena emprender su proyecto de aplicación. En otro artículo, entraremos en detalles sobre cómo analizar el coste frente al valor empresarial.

Suponiendo que haya decidido que vale la pena seguir con este proyecto, el siguiente paso es comprender completamente el proceso actual y buscar las optimizaciones que pueda realizar.

Paso siguiente: ejemplo de informe de gastos

Nota

¿Puede indicarnos sus preferencias de idioma de documentación? Realice una breve encuesta. (tenga en cuenta que esta encuesta está en inglés)

La encuesta durará unos siete minutos. No se recopilan datos personales (declaración de privacidad).