Optimización de su proceso de negocio

Ahora que ha inspeccionado todo el proceso comercial, desafíese a sí mismo para optimizarlo. La simplificación del proceso evita tener tantos pasos que los empleados pueden sentirse abrumados o confundidos.

Algunas formas útiles de abordar la optimización del proceso:

  • Empiece con el objetivo. Identifique los objetivos que le gustaría alcanzar con su proceso de negocio. Estos objetivos deberían proporcionar una visión general de sus esperanzas en el proceso futuro.

  • Considere si algo se puede completar de manera más eficiente, más barata o con mayor calidad.

  • Busque indicadores clave de rendimiento para identificar qué funciona bien y qué necesita mejorarse.

  • Dé un paso atrás y obtenga comentarios compartiendo el documento del proceso con su equipo.

  • Comparta el documento del proceso con la administración para obtener una perspectiva de nivel superior y proporcionar una información transparente para cada paso del proceso.

  • Observe su proceso desde el punto de vista del usuario o el cliente que podría beneficiarse del proceso, y considere las formas en que puede mejorar su experiencia y satisfacción general.

Algunas preguntas clave que hacer:

  • ¿Se pueden eliminar las actividades restantes del proceso para aumentar la eficiencia o la calidad, o reducir los costes?

  • Si la actividad de corte es importante para el negocio en general, ¿se puede manejar en un proceso de negocio separado?

  • ¿Se puede mejorar un paso para lograr su objetivo de una mejor manera?

  • ¿Se puede reorganizar el orden de los pasos?

  • ¿Se pueden combinar los pasos?

  • ¿Se pueden ejecutar los pasos de este proceso al mismo tiempo?

  • ¿Puede reducirse la cantidad de personas que se necesitan para ejecutar el proceso?

  • ¿Puede cambiarse la forma en que se notifica a la siguiente persona del proceso para que responda más rápidamente?

  • ¿Hay aspectos del proceso que se puedan automatizar más? Por ejemplo:

    • Captura de datos automáticamente frente a entrada manual

    • Automatización de decisiones basadas en datos

    • Automatización de acción tomada

    • Uso de IA para reemplazar la atención humana

Nota

Si su tarea se realiza completamente en el escritorio, puede usar el asesor de procesos para optimizar automáticamente el proceso. El asesor de procesos tiene capacidades para analizar su proceso y visualizarlo en un mapa de proceso. El mapa de procesos revela cuellos de botella y métricas para su proceso a través de un informe analítico.

Ejemplo: optimización del proceso de informe de gastos

Revisamos el proceso de gastos actual y encontramos algunas mejoras obvias que hacer:

  • No usar papel en todo el proceso. (Nos hemos dado cuanta de que los ahorros y el impacto ambiental son también un beneficio del proyecto).

  • Realice todas las verificaciones de cumplimiento posibles antes de permitir que el informe se envíe para su aprobación. (Reduce en gran medida la repetición de trabajo y el tiempo de proceso de comienzo a final).

  • Busque y agregue códigos de contabilidad automáticamente cuando se envíe el informe de gastos.

  • Habilite la contabilidad para mover los gastos aprobados al sistema financiero sin volver a introducir ningún dato.

  • Cree informes de gastos semanales automáticamente a partir de los datos digitales.

Charlotte está considerando otras formas de optimizar el proceso de revisión de presupuestos. Y Rebecca está investigando cómo se puede optimizar la auditoría semestral mediante el uso de IA.

Nuestro proceso optimizado propuesto se parece a la siguiente ilustración.

Diagrama de flujo del proceso de negocio optimizado que elimina pasos adicionales en el proceso de contabilidad, como se describe en el artículo.