Creación de un flujo para administrar aprobaciones de proyectosCreate a flow to manage project approvals

Nota

Este artículo forma parte de una serie de tutoriales acerca del uso de PowerApps, Microsoft Flow y Power BI con SharePoint Online.This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Asegúrese de leer la introducción a la serie para hacerse una idea general, así como para obtener descargas relacionadas.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

En esta tarea, vamos a crear un flujo que acciona el proceso de aprobación de proyectos.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Microsoft Flow está integrado con SharePoint, por lo que resulta fácil crear un flujo de directamente desde una lista.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. El flujo que vamos a crear se desencadena cuando se agrega un elemento a la lista Project Requests.The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. El flujo envía un correo electrónico al aprobador del proyecto, quien aprueba o rechaza la solicitud directamente en el correo electrónico.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. Después, el flujo envía un correo electrónico de aprobación o rechazo al solicitante del proyecto y actualiza nuestras listas de SharePoint en consecuencia.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

Paso 1: Configuración de la plantilla de flujoStep 1: Configure the flow template

  1. En la lista Project Requests, pulse o haga clic en Flujo y, luego, en Crear un flujo.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Creación de un flujo

  2. En el panel derecho, pulse o haga clic en Enviar aprobación cuando se agregue un elemento nuevo.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Crear un flujo de aprobación

  3. Si aún no ha iniciado sesión, inicie sesión en SharePoint y Outlook, y pulse o haga clic en Continuar.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Iniciar sesión para usar la plantilla

    Ahora verá la plantilla para este flujo, lista para que la complete.You now see the template for this flow, ready for you to complete. Los cuadros en el flujo representan pasos.The boxes in the flow represent steps. Toman tanto la entrada de los pasos anteriores como la que el usuario proporcione.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Cada paso puede proporcionar salida a los pasos posteriores.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Plantilla de aprobación

  4. En el cuadro Asignado a, escriba un nombre que sea válido en el inquilino.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    Contacto de correo electrónico de aprobación

    El siguiente cuadro del flujo responde a la decisión del correo electrónico del aprobador del proyecto y enruta el flujo a una de las dos ramas: En caso positivo o En caso negativo.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Condición de aprobación

Paso 2: Crear acciones en caso de Approve = yesStep 2: Create actions for Approve = yes

De forma predeterminada, esta rama envía un correo electrónico de aprobación al solicitante.By default, this branch sends an approval email to the requestor. También se actualizará la lista Project Requests lista y se agregará un elemento a la lista Project Details porque el proyecto se ha aprobado.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. En la rama En caso positivo, pulse o haga clic en Inform item creator of approval (Informar al creador del elemento de la aprobación) y, después, en Edit (Editar) para ver las opciones predeterminadas del mensaje de correo electrónico enviado al solicitante.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Editar configuración de correo electrónico

  2. De forma predeterminada, se envía un correo electrónico a la persona que creó el elemento de la lista, con la línea de asunto y cuerpo del mensaje que se ven.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Puede actualizar estos elementos si lo desea.You can update these if you like.

    Configuración predeterminada de correo electrónico

  3. Pulse o haga clic en Agregar una acción.Click or tap Add an Action.

    Agregar una acción

  4. En Elegir una acción, busque "SharePoint", a continuación, haga clic o pulse en SharePoint: actualizar elemento.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Actualizar acción del elemento

  5. Escriba el nombre de lista y la dirección URL del sitio de SharePoint.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Actualizar los parámetros del elemento

  6. Seleccione el cuadro Identificador y pulse o haga clic en Identificador en el cuadro de diálogo Contenido dinámico.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Enumerar contenido dinámico de ID

    El contenido dinámico está disponible en todo el flujo, basándose en los pasos anteriores.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. En este caso, la información de la lista de SharePoint está disponible y se puede usar en las acciones que se creen.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Seleccione el cuadro Title, busque "Title" en el cuadro de diálogo de contenido dinámico y pulse o haga clic en Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Enumerar contenido dinámico de Title

  8. En el cuadro Aprobado, escriba "Sí".In the Approved box, enter "Yes". Ahora esta parte del flujo debería parecerse a la siguiente imagen.This part of the flow should now look like the following image.

    Actualización de lista

  9. Vuelva a pulse o a hacer clic en Agregar una acción.Click or tap Add an Action again. Esta vez vamos a agregar un elemento a la lista Project Details del proyecto que se ha aprobado.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Agregar una acción

  10. En Elegir una acción, busque "SharePoint" y seleccione SharePoint: crear elemento.Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Acción Crear elemento

  11. Escriba el nombre de lista y la dirección URL del sitio de SharePoint.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Crear los parámetros del elemento

  12. Seleccione el cuadro Title, busque "Title" en el cuadro de diálogo de contenido dinámico y pulse o haga clic en Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Enumerar contenido dinámico de Title

  13. Seleccione el cuadro RequestId y pulse o haga clic en ID en el cuadro de diálogo de contenido dinámico.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Enumerar contenido dinámico de ID

  14. En el cuadro PMAssigned, escriba "Sin asignar".In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Ahora esta parte del flujo debería parecerse a la siguiente imagen.This part of the flow should now look like the following image.

    Crear elemento completo

Paso 3: Revisar las acciones en caso de Approve = noStep 3: Review action for Approve = no

De forma predeterminada, esta rama envía un correo electrónico de rechazo al solicitante.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. También se actualizará la lista Project Requests.We'll also update the Project Requests list. El proyecto no va a avanzar, así que no se agrega ningún elemento a la lista Project Details.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. En la rama En caso negativo, pulse o haga clic en Inform item creator of rejection (Informar al creador del elemento del rechazo) y, después, en Edit (Editar) para ver las opciones predeterminadas del mensaje de correo electrónico enviado al solicitante.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Editar configuración de correo electrónico

  2. De forma predeterminada, se envía un correo electrónico a la persona que creó el elemento de la lista, con la línea de asunto y cuerpo del mensaje que se ven.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Puede actualizar estos elementos si lo desea.You can update these if you like.

    Configuración predeterminada de correo electrónico

  3. Pulse o haga clic en Agregar una acción.Click or tap Add an Action.

    Agregar una acción

  4. En Elegir una acción, busque "SharePoint", a continuación, haga clic o pulse en SharePoint: actualizar elemento.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Actualizar acción del elemento

  5. Escriba el nombre de lista y la dirección URL del sitio de SharePoint.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Actualizar los parámetros del elemento

  6. Seleccione el cuadro Identificador y pulse o haga clic en Identificador en el cuadro de diálogo Contenido dinámico.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Enumerar contenido dinámico de ID

  7. Seleccione el cuadro Title, busque "Title" en el cuadro de diálogo de contenido dinámico y pulse o haga clic en Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Enumerar contenido dinámico de Title

  8. En el cuadro Aprobado, escriba "No".In the Approved box, enter "No". Ahora esta parte del flujo debería parecerse a la siguiente imagen.This part of the flow should now look like the following image.

    Actualización de lista

  9. En la parte superior derecha de la pantalla, pulse o haga clic en Crear flujo.At the top right of the screen, click or tap Create flow.

    El flujo está completo y debería ser similar a la siguiente imagen si se contraen los cuadros.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Flujo finalizado

  10. En la parte superior derecha de la pantalla, pulse o haga clic en Listo.At the top right of the screen, click or tap Done.

    Botón Listo

Paso 4: Ejecución del flujo de aprobaciónStep 4: Run the approval flow

  1. En la lista Solicitudes de proyecto, haga clic en editar rápido y agregar un elemento como el siguiente:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Title = "New monitor for Megan"Title = "New monitor for Megan"

    • Description = "Megan needs a 24" monitor"Description = "Megan needs a 24" monitor"

    • ProjectType = "New hardware"ProjectType = "New hardware"

    • RequestDate = "02/03/2017"RequestDate = "02/03/2017"

    • Requestor = "Megan Bowen"Requestor = "Megan Bowen"

    • EstimatedDays = "1"EstimatedDays = "1"

    • Approved = "Pending"Approved = "Pending"

      Elemento agregado a la lista

  2. Haga clic en Listo en la parte superior de la página cuando haya terminado.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Marca de verificación de Listo

  3. Compruebe la bandeja de entrada de la cuenta de correo electrónico del aprobador.Check the inbox of the approver's email account. Debe tener un correo electrónico similar al siguiente.You should have an email like the following.

    Correo electrónico para Allan Deyoung

  4. Después de hacer clic en Aprobar o Rechazar el flujo ejecuta otro proceso y obtiene información similar a la siguiente directamente en el correo electrónico.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Acción de aprobación completa

  5. El flujo envía un correo electrónico a Megan con la respuesta de Allan, como se muestra en la siguiente imagen.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Dicho correo electrónico procede de Megan porque es la propietaria del flujo.This email comes from Megan because she owns the flow.

    Correo electrónico a Megan Bowen

Pasos siguientesNext steps

El siguiente paso de esta serie de tutoriales es crear una aplicación para administrar proyectos.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.