Configuración de listas para la integración de SharePoint Online con PowerApps, Microsoft Flow y Power BISet up lists for SharePoint Online integration with PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI

Nota: Este artículo forma parte de una serie de tutoriales sobre el uso de PowerApps, Microsoft Flow y Power BI con SharePoint Online.Note: This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Asegúrese de leer la introducción a la serie para hacerse una idea general, así como para obtener descargas relacionadas.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

SharePoint tiene una gran cantidad de características para la colaboración y el uso compartido, pero nos centraremos en una característica de este escenario: las listas de SharePoint.SharePoint has a ton of features for sharing and collaboration, but we will focus on one feature for this scenario: SharePoint lists. Una lista no es más que una colección de datos que se pueden compartir con los miembros del equipo y otros usuarios del sitio.A list is just a collection of data that you can share with team members and other site users. Analizaremos las listas que se usan en este escenario y, después, podrá crearlas en su propio sitio de SharePoint Online.We'll review the lists used for this scenario, then you can create them in your own SharePoint Online site.

Paso 1: Información de las listasStep 1: Understand the lists

La primera lista es Project Requests, en la que un solicitante del proyecto agrega una solicitud.The first list is Project Requests, where a project requestor adds a request. A continuación, el aprobador de proyecto examina la solicitud y la aprueba o rechaza.The project approver then reviews the request and approves or rejects it.

Columna de listaList Column Tipo de datosData Type NotasNotes
TítuloTitle Una línea de textoSingle line of text Columna predeterminada, se utiliza para el nombre del proyectoDefault column, used for project name
DescripciónDescription Una línea de textoSingle line of text
ProjectTypeProjectType Una línea de textoSingle line of text Valores: hardware nuevo, hardware actualizado, software nuevo, software actualizadoValues: new hardware, upgraded hardware, new software, upgraded software
RequestDateRequestDate FechaDate
RequestorRequestor Una línea de textoSingle line of text
EstimatedDaysEstimatedDays NúmeroNumber Permite la comparación de la estimación del solicitante con la estimación del jefe de proyecto con la fecha realEnables comparison of requestor estimate to project manager estimate to actual
ApprovedApproved Una línea de textoSingle line of text Valores: pendiente, sí o noValues: pending, yes, no

Nota: También utilizamos la columna ID, que genera SharePoint y está oculta de forma predeterminada.Note: We also use the ID column, which is generated by SharePoint and hidden by default. Utilizamos tipos de datos básicos para simplificar, pero una aplicación real podría utilizar tipos más complejos, como Persona o grupo en la columna Requestor.We use basic data types for simplicity, but a real app might use more complex types, like Person or Group for the Requestor column. Para obtener información sobre los tipos de datos que admite PowerApps, consulte Conexión de Microsoft PowerApps a SharePoint.For information on data types supported by PowerApps, see Connect from Microsoft PowerApps to SharePoint.

La segunda lista es Project Details, que realiza un seguimiento de los detalles de todos los proyectos aprobados, como el jefe de proyecto asignado.The second list is Project Details, which tracks details for all approved projects, like which project manager is assigned.

Columna de listaList Column Tipo de datosData Type NotasNotes
TítuloTitle Una línea de textoSingle line of text Columna predeterminada, se utiliza para el nombre del proyectoDefault column, used for project name
RequestIDRequestID NúmeroNumber Coincide con el valor de la lista Project Requests de la columna IDMatches the value in the Project Requests list ID column
ApprovedDateApprovedDate FechaDate
EstadoStatus Una línea de textoSingle line of text Valores: no iniciado, en curso, completadoValues: not started, in progress, completed
ProjectedStartDateProjectedStartDate FechaDate El momento en que el jefe de proyecto estima que se va a iniciar el proyectoWhen the project manager estimates that the project will start
ProjectedEndDateProjectedEndDate FechaDate El momento en que el jefe de proyecto estima que se va a finalizar el proyectoWhen the project manager estimates that the project will end
ProjectedDaysProjectedDays NúmeroNumber Días hábiles; normalmente se calcularían, pero no en este escenarioWorking days; would typically be calculated, but isn't in this scenario
ActualDaysActualDays NúmeroNumber Para los proyectos completadosFor completed projects
PMAssignedPMAssigned Una línea de textoSingle line of text Jefe de proyectoProject manager

Paso 2: Creación y revisión de las listasStep 2: Create and review the lists

Para continuar con el escenario, debe crear las dos listas de SharePoint y rellenarlas con datos de ejemplo.To continue with the scenario, you need to create the two SharePoint lists and populate them with sample data. Le mostraremos cómo hacerlo mediante la creación de la lista y el pegado en ella de datos de ejemplo.We'll show you how to do this by creating the list and pasting sample data into it. Asegúrese de que dispone de los archivos de Excel del paquete de descarga.Make sure you have the Excel files from the download package.

Nota: Use Internet Explorer para este paso.Note: Use Internet Explorer for this step.

Creación de las listasCreate the lists

  1. En Internet Explorer, en el sitio de SharePoint, haga clic o pulse en New (Nuevo) y , luego, en List (Lista).In Internet Explorer, in your SharePoint site, click or tap New, then List.

    Crear una lista de SharePoint nueva

  2. Escriba el nombre "Project Requests" y haga clic o pulse Create (Crear).Enter the name "Project Requests", then click or tap Create.

    Especificar un nombre para la lista nueva

    Se crea la lista Project Requests con el campo predeterminado Title.The Project Requests list is created, with the default Title field.

    Lista de Project Requests

Adición de columnas a la listaAdd columns to the list

  1. Haga clic o pulse en el icono de elemento nuevo y , después, en Single line of text (Una línea de texto).Click or tap New item icon, then Single line of text.

    Campo para agregar una línea de texto

  2. Escriba el nombre "Description" y haga clic o pulse en Create (Crear).Enter the name "Description", then click or tap Create.

    Crear columna de descripción

  3. Repita los pasos 1.Repeat steps 1. y 2.and 2. para las demás columnas de la lista:for the other columns in the list:

    1. Single line of text (Una línea de texto) > "ProjectType"Single line of text > "ProjectType"
    2. Date (Fecha) > "RequestDate"Date > "RequestDate"
    3. Single line of text (Una línea de texto) > "Requestor"Single line of text > "Requestor"
    4. Number (Número) > "EstimatedDays"Number > "EstimatedDays"
    5. Single line of text (Una línea de texto) > "Approved"Single line of text > "Approved"

Copia de datos en la listaCopy data into the list

  1. Haga clic o pulse en Quick edit (Edición rápida).Click or tap Quick edit.

    Edición rápida de la lista

  2. Seleccione las celdas de la cuadrícula.Select the cells in the grid.

    Lista con todas las columnas

  3. Abra el libro project-requests.xlsx y seleccione todos los datos (no los encabezados).Open the project-requests.xlsx workbook and select all the data (not the headings).

    Tabla de Excel Project Requests

  4. Copie los datos y péguelos en la cuadrícula de SharePoint y haga clic en o pulse en Done (Listo).Copy the data and paste it into the grid in SharePoint, then click or tap Done.

    Lista completada con datos

  5. Repita el proceso de creación y copia de la lista "Project Details", para lo que usará el libro project-details.xlsx.Repeat the list creation and copy process for the "Project Details" list, using the project-details.xlsx workbook. Consulte la tabla Project Details en Paso 1: Información de las listas, ya que contiene los tipos de datos y los nombres de las columnas.Refer to the Project Details table in Step 1: Understand the lists for the column names and data types.

Paso 3: Actualización de conexiones a ejemplos (opcional)Step 3: Update connections to samples - optional

Como se mencionó en la introducción a esta serie de tutoriales, en el paquete de descarga se han incluido dos aplicaciones de ejemplo y un informe.As noted in the introduction to this tutorial series, we included two sample apps and a report in the download package. Este escenario se puede completar sin usar estos ejemplos, pero si desea usarlos, es preciso que actualice las conexiones a las listas de SharePoint.You can complete this scenario without using these samples, but if you want to use the samples, you need to update the connections to the SharePoint lists. Actualícelas para que usen sus listas como origen de datos, en lugar de las nuestras.You update them so that they use your lists as a data source, rather than ours.

Actualizar las conexiones de las aplicaciones de ejemploUpdate connections for the sample apps

  1. Abra project-management-app.msapp en PowerApps Studio.Open project-management-app.msapp in PowerApps Studio.
  2. Haga clic o pulse Permitir para que PowerApps pueda usar SharePoint.Click or tap Allow, so that PowerApps can use SharePoint.
  3. En la cinta de opciones, en la pestaña Vista, pulse o haga clic en Orígenes de datos.On the ribbon, on the View tab, click or tap Data sources.

    Orígenes de datos de PowerApps

  4. En el panel derecho, haga clic o pulse el botón de puntos suspensivos (... ) que se encuentra al lado de Project Details y haga clic o pulse en Quitar.In the right pane, click or tap the ellipsis (. . .) next to Project Details, then click or tap Remove.

    Quitar origen de datos de Project Details

  5. En el panel derecho, pulse o haga clic en Agregar origen de datos.In the right pane, click or tap Add Data Source.

    Agregar origen de datos

  6. Pulse o haga clic en Nueva conexión.Click or tap New connection.

    Nueva conexión

  7. Pulse o haga clic en SharePoint y, después, en Conectar.Click or tap SharePoint, then Connect.

    Conexión de SharePoint

  8. Escriba la dirección URL del sitio de SharePoint Online que contiene las listas que creó y pulse o haga clic en Ir.Enter the URL for the SharePoint Online site that contains the lists you created, then click or tap Go.

    Dirección URL de SharePoint

  9. Seleccione la lista Project Details y pulse o haga clic en Conectar.Select the Project Details list, then click or tap Connect.

    Lista Project Details

    La pestaña Orígenes de datos en el panel derecho muestra ahora la conexión que ha creado.The Data sources tab in the right pane now shows the connection that you created.

    Orígenes de datos

  10. En el panel derecho, haga clic o pulse el botón de puntos suspensivos (... ) que se encuentra al lado de Project Details y haga clic o pulse en Actualizar.In the right pane, click or tap the ellipsis (. . .) next to Project Details, then click or tap Refresh.

    Actualizar origen de datos de Project Details

  11. Haga clic enClick Icono Ejecutar aplicación en la esquina superior derecha para ejecutar la aplicación y asegúrese de que las conexiones funcionan correctamente.in the upper right corner to run the app, and make sure the connections work properly.
  12. Repita los pasos de esta sección en app.msapp de las solicitudes de proyecto, mediante el uso de la lista Project Requests.Repeat the steps in this section for project-requests-app.msapp, using the Project Requests list.

Actualizar las conexiones del informe de ejemploUpdate connections for the sample report

  1. Abra project-analysis.pbix en Power BI Desktop.Open project-analysis.pbix in Power BI Desktop.
  2. En la cinta de opciones, en la pestaña Inicio, pulse o haga clic en Editar consultas y, luego, en Configuración de origen de datos.On the ribbon, on the Home tab, click or tap Edit queries, then Data source settings.

    Editar consultas

  3. Pulse o haga clic en Cambiar origen.Click or tap Change Source.

    Configuración de origen de datos

  4. Escriba la dirección URL del sitio de SharePoint Online y, después, haga clic en Aceptar o pulse en él.Enter the URL for your SharePoint Online site, then click or tap OK.

    Dirección URL de lista de SharePoint

  5. Power BI Desktop muestra un banner debajo de la cinta de opciones, con el fin de que pueda aplicar los cambios y trasladar los datos del nuevo origen.Power BI Desktop displays a banner under the ribbon, so you can apply changes and bring in data from the new source. Haga clic o pulse en Aplicar cambios.Click or tap Apply Changes.

    Aplicar cambios de consulta

  6. Inicie sesión con una cuenta de organización (la cuenta que utilice para acceder a SharePoint Online) y haga clic o pulse en Conectar.Sign in with an organizational account (the account you use to access SharePoint Online), then click or tap Connect.

    Conectarse a SharePoint Online

Pasos siguientesNext steps

El siguiente paso de esta serie de tutoriales es generar una aplicación para controlar las solicitudes de proyecto.The next step in this tutorial series is to generate an app to handle project requests.