Implementar grupos de Office 365

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Publicado: febrero de 2017

Se aplica a: Dynamics 365 (online), Dynamics CRM Online

Office 365 Groups, disponible con Dynamics 365 (online), proporciona un nuevo entorno para la colaboración con usuarios de Microsoft Office 365 que no usan Dynamics 365. Por ejemplo, use Office 365 Groups cuando un equipo de ventas tenga una oportunidad importante que necesita entrada de varias personas que no tienen acceso a Dynamics 365.Office 365 Groups proporciona una sola ubicación para compartir documentos, conversaciones, reuniones y notas. Puede habilitar Office 365 Groups para cualquier entidad.

Usar Office 365 Groups para colaborar con otros usuarios

Colabore con usuarios dentro y fuera de la organización de Dynamics 365.

Usar grupos de Office 365 para colaborar

Comparta información de varias formas.

Sugerencia

Revise lo siguiente para ver una introducción rápida a Office 365 Groups:

En este tema

Requisitos

Aprovisionar grupos de Office 365

Comprobar los privilegios requeridos

Configurar Grupos de Office 365

Use Conectores de Office 365 para grupos

Problemas conocidos

Requisitos

Se requiere lo siguiente para usar Office 365 Groups con Dynamics 365:

  • Dynamics 365 (online)

  • Esta característica requiere que tenga una suscripción a Office 365 o una suscripción a un servicio en línea como SharePoint Online o Exchange Online. Para obtener más información, consulte ¿Qué es Office 365 y cómo se relaciona con Dynamics 365 (online)?.

  • Para una completa integración de las características de Office 365 con Microsoft Dynamics 365 (online) y Dynamics 365 (local), necesitará Office 365 Enterprise E3 o una versión posterior. Las llamadas y conferencias RTC de Skype Empresarial requieren Office 365 Enterprise E5. Otros planes de Office 365 no son compatibles. Para obtener más información sobre las licencias y los precios, consulte: Manual de precios y licencias.

  • Exchange Online

  • Para usar almacenamiento de documentos con Office 365 Groups, necesitará SharePoint Online y acceso al bloc de notas OneNote de grupo.

Aprovisionar grupos de Office 365

Office 365 Groups es una solución de Dynamics 365 que usted aprovisiona desde su Portal de administración de Office 365.

Nota

Los usuarios deben tener un buzón de Exchange Online configurado para usar Office 365 Groups.Exchange Online ya está configurado correctamente para las organizaciones de Microsoft Dynamics 365 (online) como parte de Office 365. También necesita habilitar la integración de SharePoint basada en servidor para ver documentos en un grupo de Office 365; no necesita usar la integración de SharePoint, solo configurar la conexión con SharePoint Online. También se requiere integración de SharePoint basada en servidor para habilitar el bloc de notas OneNote de grupo.

Más información:Configurar la autenticación basada en servidor con Dynamics 365 (en línea) y SharePoint Online

  1. Navegue hasta el Centro de administración de Office 365 e inicie sesión mediante las credenciales de administrador global de Office 365.

  2. Haga clic en Centros de administración > Dynamics 365.

  3. Haga clic en la pestaña Instancias.

  4. Elija la instancia y a continuación, haga clic en Soluciones.

  5. Seleccione Grupos de Office 365 y después haga clic en Instalar.

  6. Revise términos del servicio y después haga clic en Instalar.

Una vez completada la instalación de la solución, puede configurar Office 365 Groups.

Nota

Al instalar una solución, el sitio de Dynamics 365 (online) se desconecta en modo de mantenimiento por un tiempo corto. Le recomendamos que instale la solución cuando perjudique menos a los usuarios.

Comprobar los privilegios requeridos

Se requiere el privilegio de seguridad, Extensiones ISV, para usar Office 365 Groups. Puede agregar o quitar este privilegio desde roles de seguridad personalizados o predeterminados para satisfacer sus necesidades de negocio. Si un usuario no tiene este privilegio, no podrá ver el elemento Office 365 Groups en el menú de navegación de un registro.

  1. Vaya a Configuración > Seguridad.

  2. Haga clic en Roles de seguridad.

  3. Elija el rol de seguridad para comprobar y después haga clic en la pestaña Personalización.

  4. El la sección Privilegios diversos, revise el ajuste de privilegios Extensiones ISV. Si el rol de seguridad no dispone del privilegio Extensiones ISV, selecciónelo para establecerlo en Organización.

  5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Configurar Grupos de Office 365

Una vez que aprovisione Office 365 Groups, puede activarlos para cualquier entidad. La pertenencia al grupo de seguridad está asociada a la entidad. Configure Office 365 Groups en Dynamics 365 (online).

  1. En Dynamics 365 (online), haga clic en Configuración > Grupos de Office 365.

  2. En la página Configuración de Grupos de Office 365, haga clic en Botón Agregar propiedadesAgregar entidad y elija una entidad en la lista desplegable. Repita este paso para cada entidad que desee habilitar, incluidas entidades personalizadas.

  3. Opcionalmente puede hacer clic en Crear automáticamente para una entidad para crear automáticamente un nuevo grupo cuando se cree un nuevo registro para dicha entidad. Sin embargo, se recomienda elegir esta opción sólo para las entidades que requieren normalmente grupos grandes para colaborar.

  4. Una vez agregadas todas las entidades que desea habilitar para Office 365 Groups, haga clic en Publicar todo.

    Todas las personalizaciones del sistema pendientes se publicarán, incluidas las que haya guardado pero no publicado en otra área.

Ahora está listo para usar Office 365 Groups. Vea Ayuda y entrenamiento: Colaborar con sus compañeros utilizando grupos de Office 365.

Use Conectores de Office 365 para grupos

Use los Conectores de Office 365 para grupos para conectar Office 365 Groups nuevos o existentes con Dynamics 365 (online) para que el grupo reciba notificaciones cuando se publiquen nuevas actividades. Para configurarlo, siga estos pasos:

Sugerencia

Revise el siguiente blog de CRM de Dynamics 365: Conector de Dynamics CRM Online para Grupos de Office 365

  1. Inicie sesión en Office 365 Outlook.

  2. Cree o elija un grupo de Office 365.

  3. Haga clic en Conectores.

    Click Office 365 Groups Connectors.

  4. Desplácese hasta Dynamics 365 Online y, a continuación haga clic en Agregar.

  5. Si tiene acceso a más de una instancia de Dynamics 365 (online), elija qué instancia se conectará con este grupo de Office 365. Si solo tiene acceso a una instancia de Dynamics 365 (online), este paso se omitirá y avanzará al siguiente paso.

  6. Seleccione el registro de Dynamics 365 al que desea conectar este grupo de Office 365 y luego haga clic en Guardar.

    Agregar registros de grupos de Office 365 para conectar

Una vez conectado, el conector Dynamics 365 (online) aparece en la parte superior de la lista de conexión con un resumen de registros conectados.

Registros de grupos de Office 365 en conector

Para eliminar un registro conectado, haga clic en Very, a continuación haga clic en Quitar.

Eliminar grupos de Office 365 de la conexión

Nota

Tenga en cuenta lo siguiente sobre los Conectores de Office 365 para grupos:

  • Solo se admiten registros de cuenta, cliente potencial y oportunidad.

  • Puede conectar hasta cinco registros.

  • Solo se envían actividades de tipo tarea al grupo como tarjetas de conector.

  • La actividad aparece como nueva conversación en un formato de tarjeta en el grupo.

  • Los campos de la tarjeta mostrados en la conversación del grupo no se pueden personalizar.

  • No es necesario hacer nada en Dynamics 365 para que el conector funcione.

  • Para obtener información confidencial, debe conectar el registro de Dynamics 365 a un grupo privado donde solo los miembros aprobados puedan ver contenido. Para grupos públicos, todas las personas de la organización tienen acceso a ver contenido. Vea "Grupos públicos y privados de Office 365" en Obtener más información acerca de grupos.

Problemas conocidos

Debe tener Actualización 1 de CRM Online 2015 versión Dynamics 365 (online) o posterior, para instalar Office 365 Groups. Si Office 365 Groups aparece como una solución disponible en el Centro de administración de CRM Online, pero recibe el siguiente mensaje de error al intentar instalar: "Error de instalación de la solución. Inténtelo de nuevo más tarde. Si el problema persiste, póngase en contacto con el soporte al cliente," deberá actualizar la instancia de Dynamics 365 (online) para poder instalar Office 365 Groups.

Aviso de privacidad

Cuando un usuario aprovecha la característica de grupos de Office 365 para Dynamics 365 para conectar un grupo de Office con Microsoft Dynamics 365 (en línea), los datos (incluidas conversaciones y documentos nuevos) se almacenarán en el sistema de Exchange y/o SharePoint y se compartirán con los integrantes del grupo de Office, incluso aunque no tengan licencia o autorización de Dynamics 365. Los usuarios solo podrán compartir los datos a los que tengan acceso, y los administradores podrán limitar los datos que se compartan limitando los privilegios de acceso de sus usuarios.

Ver también

Colaborar con sus compañeros usando grupos de Office 365
Blog de CRM: Conector de Dynamics CRM Online para Grupos de Office 365
Instalación de Dynamics 365 (online) para usar Exchange Online
Blog: Ya ha llegado - Grupos de Office 365 en CRM Online
P+F sobre Grupos de Office 365 en Dynamics 365

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