Filtrado y correlación de mensajes de correo electrónico

 

Publicado: febrero de 2017

Se aplica a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online

Nota

La información que se proporciona aquí es para versiones de Dynamics 365 anteriores a Dynamics 365 (en línea), versión 9.0. Para ver la documentación más reciente, consulte Usar el filtrado y la correlación de mensajes de correo electrónico para especificar los correos electrónicos a los que se hace seguimiento.

Sincronización del lado del servidor, Microsoft Dynamics 365 para Outlook o E-mail Router puede crear automáticamente actividades de correo electrónico en Microsoft Dynamics 365, basadas en los mensajes de correo electrónico recibidos. Este tipo de automatización se denomina seguimiento de mensajes de correo electrónico. Los usuarios pueden seleccionar una opción de filtrado que determina los mensajes de correo electrónico sobre los que se aplicará el seguimiento en Microsoft Dynamics 365. El filtrado se configura en la ficha Correo electrónico del cuadro de diálogo Definir opciones personales en las aplicaciones cliente de Microsoft Dynamics 365. Los usuarios pueden definir las siguientes opciones:

• Todos los mensajes de correo electrónico. Se realizará un seguimiento (se crearán actividades) de todos los mensajes de correo electrónico recibidos por el usuario.

• Mensajes de correo electrónico en respuesta a correo electrónico de Dynamics 365. Solo se guardarán como actividades de correo electrónico las respuestas a mensajes de correo electrónico que ya tengan seguimiento. Esta opción usa ¿Cuál es la coincidencia inteligente?, un método de correlación que usa propiedades existentes contenidas en el correo electrónico para relacionar los mensajes de correo electrónico con las actividades.

• Mensajes de correo electrónico de clientes potenciales, contactos y cuentas de Dynamics 365. Solo se guardan como actividades los mensajes de correo electrónico enviados por los clientes potenciales, los contactos y las cuentas de la base de datos de Microsoft Dynamics 365.

• Mensajes de correo electrónico de registros de Microsoft Dynamics 365 habilitados para enviar por correo electrónico Se realiza un seguimiento de los mensajes de correo electrónico de cualquier tipo de registro que contenga una dirección de correo electrónico, incluidos los tipos de registro personalizados (entidades).

De forma predeterminada, la opción Mensajes de correo electrónico en respuesta a correo electrónico de Dynamics 365 está habilitada. La correlación se produce después de filtrar un mensaje de correo electrónico. Los administradores del sistema pueden desactivar todo el seguimiento de mensajes de un determinado usuario al establecer el valor Tipo de acceso de correo electrónico – Entrante en Ninguno, en la pestaña General del formulario Usuario.

La correlación de correo electrónico se establece en la pestaña Correo electrónico de la página Configuración del sistema y se puede habilitar o deshabilitar para toda la organización Microsoft Dynamics 365.Microsoft Dynamics 365 usa dos tipos de correlación, tokens de seguimiento y coincidencia inteligente. De forma predeterminada, están habilitados los dos tipos de correlación.

Importante

Los tokens de seguimiento son el único método de correlación compatible que se pueden usar cuando se usa Dynamics 365 para Outlook conectado a un servidor SMTP y se envía correo electrónico a un destinatario que no sea de Exchange. En esta situación, si no están habilitados los tokens de seguimiento, es posible que no funcionen los eventos de correlación, como la creación automática de registros basada en el objeto referente a.

Cómo usa Microsoft Dynamics 365 conversaciones para realizar seguimiento de correos electrónicos

Utilice las conversaciones de Exchange para aumentar la probabilidad de identificación y coincidencia del correo electrónico.Exchange agrupa correo electrónico relacionado y le asigna un Id. (identificador de conversación), para identificar los correos electrónicos que son parte de una conversación.

1. Vaya a Configuración > Administración > Configuración del sistema.

2. Haga clic en la pestaña Correo electrónico.

3. En el área Configurar seguimiento de nivel de carpeta y correlación de correo electrónico, haga clic en Usar la correlación para realizar un seguimiento de las conversaciones por correo electrónico.

Si se activa, esta opción usa el identificador de conversación para identificar todos los correos electrónicos que respondieron al correo electrónico con seguimiento.

Cómo Microsoft Dynamics 365 utiliza tokens de seguimiento

Los tokens de seguimiento aumentan la probabilidad de identificación y coincidencia del correo electrónico. Puede usar la característica de token de seguimiento para mejorar el seguimiento de los mensajes de correo electrónico. Un token de seguimiento es una cadena alfanumérica generada por Microsoft Dynamics 365 que se anexa al final de una línea de asunto del correo electrónico. Sirve para establecer la coincidencia entre las actividades y los mensajes de correo electrónico.

Los tokens de seguimiento agregan un componente adicional de correlación para la coincidencia inteligente. Cuando Microsoft Dynamics 365 genera una actividad de correo electrónico saliente, una respuesta de correo electrónico resultante que llega al sistema de Microsoft Dynamics 365 se correlaciona con la actividad que la origina.

De manera predeterminada, la característica de tokens de seguimiento está activada.

Estructura del token de seguimiento

De forma predeterminada, Microsoft Dynamics 365 usa la siguiente estructura de token, que se compone de un prefijo de 4 caracteres y un identificador de 7 dígitos.

La siguiente tabla muestra una lista de las partes de un token de seguimiento y sus descripciones.

Parte	Descripción
Prefijo	Configurable desde 1-20 caracteres. El valor predeterminado es Dynamics 365:. El prefijo puede ser único para cada organización o la instancia de Microsoft Dynamics 365 (online). Por ejemplo, en una implementación multiempresa de Microsoft Dynamics 365, se recomienda que cada organización configure y use un prefijo único.
Número de seguimiento de base de implementaciones	Configurable desde 0-2,147,483,647. El valor predeterminado es 0. Puede usarse como identificador de una instancia, una organización, o una implementación específica de Microsoft Dynamics 365.
Intervalo de dígitos del número de usuario	Configurable desde 1-9. El intervalo predeterminado es tres (3) dígitos. Este valor determina el número de dígitos que se usará cuando Microsoft Dynamics 365 genere el identificador numérico del usuario de Microsoft Dynamics 365 que generó la actividad de correo electrónico.
Intervalo de dígitos de contador incremental de mensajes	Configurable desde 1-9. El intervalo predeterminado es tres (3) dígitos. Este valor determina el número de dígitos que se usará cuando Microsoft Dynamics 365 genere el identificador numérico de la actividad de correo electrónico (no los mensajes individuales que contiene la actividad). Si usa el valor predeterminado para generar un token con un número de tres dígitos, aumentará el número hasta 999 y después lo reiniciará a 000. Puede usar más dígitos para reducir la posibilidad de asignar tokens duplicados a subprocesos de correo electrónico activos.

Aunque no es recomendable porque puede reducir significativamente la probabilidad de una correlación precisa de actividad de correo electrónico con mensajes de correo electrónico, puede desactivar los tokens de seguimiento. Para habilitar, deshabilitar, o configurar tokens de seguimiento, haga lo siguiente:

1. Vaya a Configuración > Administración > Configuración del sistema.

2. Haga clic en la pestaña Correo electrónico.

3. En el área Configurar correlación de correo electrónico puede deshabilitar, habilitar, o cambiar la estructura de tokens de seguimiento predeterminada.

¿Cuál es la coincidencia inteligente?

Cuando E-mail Router procesa un mensaje entrante, el sistema extrae la información asociada con el asunto del mensaje de correo electrónico, la dirección del remitente y las direcciones de los destinatarios que vinculan la actividad de correo electrónico con otros registros de Microsoft Dynamics 365. Este proceso de correlación, denominado también coincidencia inteligente, usa los siguientes criterios para establecer las coincidencias entre la información del mensaje recibido y las actividades de correo electrónico:

• Coincidencia de asunto. Se omiten los prefijos, como RE: o Re:, y las mayúsculas o minúsculas. Por ejemplo, los asuntos de mensajes de correo electrónico con Re: hola y Hola se considerarían coincidencias.

• Coincidencia de remitentes y destinatarios. El sistema calcula el número de direcciones exactas de remitentes y destinatarios en común.

Cuando se completa el proceso de coincidencia, el sistema selecciona el propietario y el asunto del mensaje de correo electrónico entrante.

De manera predeterminada, la coincidencia inteligente está activada.

Nota

Puede deshabilitar, habilitar y ajustar la configuración de la coincidencia inteligente en el cuadro de diálogo Ayuda y entrenamiento: Configuración del sistema - pestaña Correo electrónico.

Ver también

Integrar (sincronizar) su sistema de correo electrónico con Microsoft Dynamics 365
Buzón de enrutamiento y buzones individuales

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