Descripción de la búsqueda en varios buzones

Se aplica a: Exchange Server 2010

Última modificación del tema: 2010-01-20

Si su organización cumple con requisitos de descubrimiento legal (relacionados con la directiva de la organización, cumplimiento o procesos judiciales), la búsqueda en varios buzones de Exchange Server 2010 puede ayudarlo a realizar búsquedas de detección de contenido relevante dentro de buzones de Exchange.

La búsqueda en varios buzones aprovecha los índices de contenido creados por Exchange Search. El Panel de control de Exchange (ECP) ofrece una interfaz de búsqueda fácil de usar para personal no técnico, como personal legal y de cumplimiento, responsables de registros y profesionales de recursos humanos (HH. RR.). El control de acceso basado en roles (RBAC) ofrece el grupo de roles de administración de Administración de detección para delegar tareas de detección a personal no técnico, sin necesidad de suministrar privilegios elevados que permiten a un usuario realizar cambios operativos en la configuración de Exchange.

Contenido

Usos de la búsqueda en varios buzones

Búsqueda basada en Exchange Search

Grupo de roles de administración de detección y roles de administración

Buzones de detección

Realización de una búsqueda de detección

Visualización de los resultados de la búsqueda

Registro de búsquedas de detección

Detección y retención legal

Usos de la búsqueda en varios buzones

A continuación se enumeran algunos usos comunes de la búsqueda en varios buzones:

  • **Descubrimiento legal   **E cumplimiento de solicitudes de descubrimiento legal para registros de mensajería se está tornando una de las tareas más importantes para las organizaciones involucradas en procesos judiciales. Sin una herramienta dedicada, la búsqueda en registros de mensajería dentro de varios buzones que pueden residir en distintas bases de datos de buzones de correo puede ser una tarea lenta que consume muchos recursos. La búsqueda en varios buzones permite buscar en un gran volumen de mensajes de correo electrónico almacenado en buzones de uno o más servidores de Exchange 2010 y, posiblemente, en distintas ubicaciones.
  • Investigaciones internas   La búsqueda en varios buzones le puede ayudar a facilitar solicitudes de administradores o departamentos legales como parte de investigaciones internas.
  • Supervisión de recursos humanos   La búsqueda en varios buzones le puede ayudar a facilitar solicitudes de HH. RR., ya sea que se trate de requisitos de supervisión de correo electrónico estándar o de una búsqueda específica.

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La búsqueda en varios buzones usa los índices de contenido creados por Exchange Search. Para proporcionar la amplia funcionalidad de búsqueda que requiere la búsqueda en varios buzones, se han agregado nuevas funciones a Exchange Search. Con un solo motor de indización de contenido, no es necesario usar recursos adicionales para rastrear e indizar bases de datos de buzones de correo para la búsqueda en varios buzones cuando los departamentos de TI reciben solicitudes de detección.

Para obtener más información acerca de Exchange Search, consulte Descripción de Búsqueda de Exchange.

La búsqueda en varios buzones también usa la sintaxis de consulta avanzada (AQS), la sintaxis de consulta familiar que usa Windows Search y la Búsqueda instantánea en Microsoft Outlook 2007 y versiones posteriores. Los usuarios muy competentes de AQS pueden construir fácilmente consultas de búsqueda eficaces para buscar índices de contenido.

Para obtener más información acerca de AQS, consulte Sintaxis de consulta avanzada

Grupo de roles de administración de detección y roles de administración

Para que los usuarios realicen búsquedas de detección, debe agregarlos al grupo de roles de RBAC de Administración de detección. Este grupo de roles consta de dos roles de administración: el rol de búsqueda en el buzón, que permite a un usuario realizar una búsqueda de detección, y el rol Retención legal, que permite a un usuario colocar un buzón de correo en retención legal. Para obtener más información acerca del grupo de roles de RBAC de Administración de detección, consulte Administración de la detección. Para obtener más información acerca de RBAC, consulte Descripción del control de acceso basado en funciones.

De forma predeterminada, el grupo de roles de Administración de detección no tiene ningún miembro. Los permisos para realizar tareas relacionadas con la detección no se asignan a ningún usuario. Además, de forma predeterminada, los administradores de Exchange no tienen el permiso para realizar una búsqueda de detección. La auditoría de los cambios de roles de RBAC garantiza que se conserven los registros adecuados para realizar un seguimiento de la asignación del grupo de roles de Administración de detección. Para obtener información detallada, consulte Información general sobre el registro de auditoría del administrador.

Importante

Si un usuario no se ha agregado al grupo de roles de Administración de detección o no está asignado al rol de búsqueda en el buzón, la interfaz de usuario de la búsqueda en varios buzones no se muestra al usuario en el Panel de control de Exchange, y los cmdlets de búsqueda en varios buzones no se encuentran disponibles en el Shell de administración de Exchange.

Para obtener más información acerca de cómo agregar usuarios al grupo de roles de Administración de detección, consulte Agregar un usuario al grupo de funciones de administración de detección.

Advertencia

La búsqueda en varios buzones es una característica eficaz que permite a un usuario con permisos apropiados tener acceso potencial a todos los registros de mensajería almacenados en la organización de Exchange 2010. Es importante controlar y supervisar las actividades de detección, incluida la incorporación de miembros al grupo de roles de Administración de detección o a cualquier otro grupo de roles con el rol de administración de búsqueda en buzones de correo, la asignación del rol de administración de búsqueda en buzones de correo y el permiso de acceso a buzones para los buzones de correo de detección.

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Buzones de detección

Al realizar una búsqueda de detección, debe especificar un buzón de correo de destino donde almacenar los resultados de la búsqueda. Un buzón de detección es un tipo especial de buzón de Exchange 2010 que ofrece la siguiente funcionalidad:

  • Selección de buzón de correo de destino más simple y segura   Cuando usa el ECP para crear una búsqueda de detección, solo los buzones de correo de detección estarán disponibles como un repositorio en donde almacenar los resultados de la búsqueda. No necesita revisar una posible lista extensa de buzones disponibles en la organización. Esto también elimina la posibilidad de que un administrador de detección seleccione accidentalmente otro buzón de correo del usuario o un buzón de correo no protegido en donde almacenar contenido de mensajería potencialmente confidencial.
  • Gran cuota de almacenamiento en buzones   El buzón de correo de destino debe poder almacenar la gran cantidad mensajes que puede generar una búsqueda de detección. De forma predeterminada, los buzones de correo de detección tienen una cuota de almacenamiento de buzones de 50 gigabytes (GB). Puede modificar la cuota según sus requisitos.
  • Seguro de forma predeterminada   Como todos los tipos de buzones, un buzón de detección posee una cuenta de usuario de Active Directory asociada. Sin embargo, esta cuenta está deshabilitada de forma predeterminada. Solamente los usuarios explícitamente autorizados para tener acceso al buzón de correo de detección tienen acceso al mismo. A los miembros del grupo de roles de Administración de detección se les asignan permisos de acceso total al buzón de detección predeterminado. Los buzones de detección adicionales que crea no tienen permiso de acceso al buzón de correo asignado a ningún usuario.
  • Entrega de correo electrónico deshabilitada   Si bien se puede ver en las listas de direcciones de Exchange Server, los usuarios no pueden enviar correo electrónico a un buzón de detección. La entrega de correo electrónico a los buzones de detección está prohibida por restricciones de entrega. Esto conserva la integridad de los resultados de búsqueda.

La instalación de Exchange 2010 crea un buzón de detección con el nombre para mostrar Buzón de búsqueda de detección. Puede usar el Shell para crear buzones de correo de detección adicionales. De forma predeterminada, los buzones de correo de detección adicionales que crea no tienen ningún permiso de acceso al buzón de correo asignado. Para obtener información detallada acerca de cómo crear un buzón de detección, consulte Crear un buzón de detección.

La búsqueda en varios buzones de correo también usa un buzón del sistema con el nombre para mostrar SystemMailbox{e0dc1c29-89c3-4034-b678-e6c29d823ed9} para contener los metadatos de la búsqueda en varios buzones. Los buzones del sistema no se pueden ver en la Consola de administración de Exchange (EMC) ni en las listas de direcciones de Exchange. Antes de quitar una base de datos de buzones de correo donde está ubicado el buzón del sistema de la búsqueda en varios buzones, debe mover el buzón a otra base de datos de buzones de correo.

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Realización de una búsqueda de detección

Los usuarios que han sido agregados al grupo de roles de Administración de detección pueden realizar búsquedas de detección. Para obtener más información acerca del grupo de roles de Administración de detección, consulte Grupo de roles de administración de detección y roles de administración anteriormente en este tema.

Puede realizar una búsqueda de detección con la interfaz basada en Web en el ECP, como se muestra en la siguiente figura. Esto facilita el uso de la búsqueda en varios buzones para los usuarios no técnicos, como los responsables de registros, el personal de cumplimiento, o los profesionales legales y de RR. HH. También puede usar el Shell para realizar búsquedas de detección.

Interfaz de búsqueda de detección
Realización de una búsqueda en el buzón de correo

Al realizar una búsqueda, se crea un objeto de búsqueda en Exchange 2010. El objeto se puede manipular para iniciar, detener, modificar o quitar la búsqueda. Los elementos que muestra una búsqueda de detección se copian en el buzón de correo de detección seleccionado como buzón de destino para la búsqueda. Se pueden ejecutar varias búsquedas simultáneamente.

Nota

La búsqueda en varios buzones es una característica de Exchange 2010. Solamente se puede buscar en los buzones ubicados en servidores de Exchange 2010 mediante la búsqueda en varios buzones.
La búsqueda en varios buzones no busca mensajes en archivos .pst. Para reducir los costos de descubrimiento legal y administración, recomendamos suministrar buzones de archivos para los usuarios. Para obtener más información acerca de buzones de archivo, consulte Descripción de archivos de datos antiguos personales.

La siguiente información se aplica a la realización de una búsqueda de detección:

  • Palabras clave   Puede especificar palabras clave y frases para buscar contenido de mensaje. También puede usar los operadores lógicos AND, OR y NOT. Para buscar una coincidencia exacta de una frase de varias palabras, debe colocar la frase entre comillas. Por ejemplo, al buscar la frase "plan y competencia" verá mensajes que contienen una coincidencia exacta de la frase, mientras que si especifica plan y competencia verá mensajes que contienen las palabras plan y competencia en cualquier parte del mensaje. También puede usar AQS. Para obtener información detallada, consulte Sintaxis de consulta avanzada Para obtener más información acerca de búsquedas avanzadas de palabras clave, consulte Búsquedas avanzadas de palabras clave.

    Nota

    La búsqueda en varios buzones no es compatible con expresiones regulares.

  • Remitentes y destinatarios   Para limitar una búsqueda, puede especificar los remitentes y los destinatarios de los mensajes. Puede usar direcciones de correo electrónico, nombres para mostrar o el nombre de un dominio para buscar los elementos que ha enviado alguien o que se han enviado a alguien en el dominio. Por ejemplo, para buscar el correo electrónico que alguien envió a Contoso, Ltd., escriba **@contoso.com** en el campo De en ECP. También puede especificar **@contoso.com** en el parámetro Senders en el Shell.

  • Intervalo de fechas   De forma predeterminada, la búsqueda en varios buzones no limita las búsquedas por un intervalo de fechas. Para buscar mensajes enviados durante un intervalo de fechas específico, puede limitar la búsqueda especificando la fecha de inicio y finalización. Si no especifica una fecha de finalización, la búsqueda mostrará los últimos resultados cada vez que la reinicie.

  • Buzones de correo   La búsqueda en varios buzones puede realizar la búsqueda en todos los buzones ubicados en servidores de buzones de correo de Exchange 2010 de la organización de Exchange, o bien, puede especificar los buzones en los que desea realizar la búsqueda. También puede especificar un grupo de distribución para incluir usuarios de buzones de correo que sean miembros del grupo.

  • Archivo personal   De forma predeterminada, si el archivo personal está habilitado para un usuario de buzón, la búsqueda en varios buzones también realiza las búsquedas en el buzón de archivo. No hay ninguna opción en ECP para invalidar esta característica. Para excluir buzones de archivos, debe usar el Shell para crear o modificar la búsqueda.

  • Tipos de mensajes   De forma predeterminada, solo se realizan búsquedas en los mensajes de correo electrónico. Sin embargo, también puede incluir los siguientes tipos de mensajes: contactos, documentos, conversaciones de mensajería instantánea, diario, reuniones y notas.

  • Datos adjuntos   La búsqueda en varios buzones realiza búsquedas en los datos adjuntos admitidos por Exchange Search. Se puede agregar compatibilidad con tipos de archivos adicionales al instalar filtros de búsqueda (también conocidos como iFilter) para el tipo de archivo que hay en los servidores de buzones.

  • Elementos que no se pueden buscar   Los elementos que no se pueden buscar son los elementos de los buzones que Exchange Search no puede indizar. Las razones incluyen la falta de un filtro de búsqueda instalado para un archivo adjunto, un error de filtro o mensajes cifrados. Cuando crea una búsqueda de detección, puede incluir elementos que no se pueden buscar en los resultados de la búsqueda.

  • Lista segura   Ciertos tipos de archivo no contienen contenido que se puede indizar y, por lo tanto, Exchange Search no los puede indizar. Estos tipos de archivo se agregan a una lista segura mediante la creación de un valor de filtro nulo en el registro. La instalación de Exchange crea un valor de registro de filtro nulo para varios tipos de archivo. Los elementos de los buzones que contienen estos tipos de archivos no se muestran en la lista de elementos en los que se ha producido un error. Para obtener una lista de los filtros de búsqueda predeterminados y de las entradas de filtro nulo predeterminadas, consulte Filtros predeterminados para la búsqueda de Exchange.

  • Elementos cifrados   Como Exchange Search no puede indizar los mensajes cifrados con S/MIME, la búsqueda en varios buzones no realiza búsquedas en estos mensajes. Si selecciona la opción para incluir los elementos en los que se ha producido un error en los resultados de la búsqueda, estos mensajes cifrados con S/MIME se muestran como elementos en los que se ha producido un error.

  • Elementos protegidos por IRM   Exchange Search indiza los mensajes protegidos con Information Rights Management (IRM) y, por lo tanto, se incluyen en los resultados de la búsqueda de detección. Los mensajes deben estar protegidos con un servidor de Active Directory Rights Management Services (AD RMS) en el mismo bosque de Active Directory que el servidor de buzones de correo de Exchange 2010. Para obtener más información acerca de IRM, consulte Protección de derechos.

    Importante

    Cuando Exchange Search no indiza un mensaje protegido por IRM, ya sea por un error de descifrado o porque IRM está deshabilitado, el mensaje protegido no se agrega a la lista de elementos en los que se ha producido un error. Si selecciona la opción para incluir los elementos en los que se ha producido un error en los resultados de la búsqueda, es posible que los resultados no incluyan los mensajes protegidos que no se pudieron descifrar.
    Para incluir los mensajes protegidos por IRM en la búsqueda, puede crear otra búsqueda de detección para que se muestren los mensajes con datos adjuntos .rpmsg. Puede usar la cadena de consulta attachment:rpmsg para buscar en todos los mensajes protegidos. De esta forma, se mostrarán todos los mensajes protegidos por IRM de los buzones en los que se realiza la búsqueda, estén indizados o no. Esto puede generar cierta duplicación de los resultados de búsqueda en escenarios en los que una búsqueda muestra mensajes que coinciden con los criterios de búsqueda, incluidos los mensajes protegidos que se han indizado correctamente. La búsqueda no muestra los mensajes protegidos que no se pudieron indizar. La realización de una segunda búsqueda de todos los mensajes protegidos también incluye los mensajes protegidos que se pudieron indizar correctamente y que mostró la primera búsqueda. Además, es posible que los mensajes protegidos que muestra la segunda búsqueda no coincidan con los criterios de búsqueda tales como las palabras clave usadas para la primera búsqueda.

Para obtener información detallada acerca de cómo realizar una búsqueda de detección, consulte Crear una búsqueda de detección.

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Visualización de los resultados de la búsqueda

Los resultados de la búsqueda se copian en el buzón de correo de detección seleccionado como buzón de destino para la búsqueda. Si usa un buzón de correo de destino distinto del buzón de búsqueda de detección predeterminado, debe asignar permisos de acceso a buzones a los usuarios autorizados para que puedan tener acceso a ese buzón de detección. Los usuarios autorizados puedan tener acceso al buzón de correo mediante aplicación web de Outlook o Outlook.

Para obtener información acerca de cómo asignar a un usuario permisos de acceso total al buzón de correo, consulte Administrar el permiso Acceso completo.

En el buzón de correo de destino, se crea una carpeta nueva con el mismo nombre que la búsqueda. Para almacenar los mensajes devueltos por ese buzón de correo, se crea una subcarpeta para cada buzón de correo en el que se realiza una búsqueda. El nombre de la carpeta es el nombre para mostrar del usuario del buzón de correo junto con la fecha y hora de creación de la búsqueda. Los mensajes se copian en una carpeta que tiene el mismo nombre que su ubicación en el buzón de correo donde se ha realizado la búsqueda. Por ejemplo, si el nombre de búsqueda es Discovery-ProjectContoso, y se muestra un mensaje de la carpeta Bandeja de entrada en el buzón principal de Francisco Pérez Olaeta, la jerarquía de carpetas que se crea en el buzón de detección es Discovery-ProjectContoso -> Francisco Pérez Olaeta-9/4/2009 3:57:10 PM -> Buzón principal > Bandeja de entrada. Se mantienen las marcas de mensaje, incluido el estado leído o no leído y las marcas de seguimiento.

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Registro de búsquedas de detección

Existen dos tipos de registro disponibles para las búsquedas de detección:

  • Registro básico   El registro básico está habilitado de forma predeterminada para todas las búsquedas de buzón de correo. Incluye información acerca de la búsqueda y quién la realizó. La información que captura el registro básico se muestra en el mensaje de correo electrónico que se envía al buzón de correo en el que se almacenan los resultados de la búsqueda. Este mensaje se encuentra en la carpeta que se crea para almacenar los resultados de la búsqueda.
  • Registro completo   El registro completo incluye información acerca de todos los mensajes que muestra la búsqueda. Esta información se proporciona en un archivo con formato de valores separados por comas (.csv) que se adjunta al mensaje de correo electrónico que contiene la información del registro básico. El nombre de la búsqueda se usa para el nombre del archivo .csv. Esta información puede ser necesaria para el cumplimiento de normas o la conservación de un registro. Para habilitar el registro completo, debe seleccionar Habilitar registro completo en la EMC o especificar el nivel de registro con el parámetro LoggingLevel en el Shell.

Nota

Cuando usa el Shell para crear o modificar una búsqueda, también puede deshabilitar el registro.

Para obtener información detallada, consulte Registro de búsqueda en varios buzones de correo.

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Como parte de solicitudes de detección, es posible que tenga que conservar contenido del buzón de correo hasta que finalice un proceso judicial. Para conservar el contenido del buzón de correo, también se deben conservar los mensajes eliminados o alterados por el usuario del buzón de correo. En Exchange 2010, esto se consigue con la carpeta Elementos recuperables.

Cuando un buzón se coloca en retención legal, los mensajes y otros elementos del buzón de correo que el usuario elimina, y todos los cambios que se realizan a los elementos del buzón, se conservan en la carpeta Elementos recuperables. Los elementos eliminados que son anteriores al período de recuperación de elementos eliminados configurado para la base de datos de buzones de correo o para el usuario del buzón de correo se ocultan al usuario, pero igual se conservan en la carpeta Elementos recuperables. Esto permite que estos elementos, y todos los cambios que se realizan a los elementos del buzón de correo, se muestren en una búsqueda de detección.

Para obtener más información acerca de la retención legal, consulte Descripción de la retención legal. Para obtener más detalles acerca de cómo colocar un buzón de correo en retención legal, consulte Poner un buzón en retención legal.

Para obtener más información acerca de los elementos recuperables, consulte Understanding Recoverable Items.

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