Descripción de las declinaciones de responsabilidades

 

Se aplica a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Última modificación del tema: 2016-11-28

MicrosoftExchange Server 2010 ofrece la posibilidad de agregar declinaciones de responsabilidades HTML o de texto a los mensajes de correo electrónico que se procesan en los servidores de transporte de concentradores. Los avisos de declinación de responsabilidades normalmente se usan para proporcionar información legal, advertencias acerca de remitentes de correo electrónico desconocidos o sin comprobar, o para otros usos que pueda determinar la organización.

Para obtener información sobre las declinaciones de responsabilidades en Exchange 2013 y Exchange Online, consulte Adición de una declinación de responsabilidades de correo electrónico, legal, una firma común o un encabezado o pie de página de correo electrónico.

Este es un ejemplo de un aviso de declinación de responsabilidades para correo electrónico:

AVISO IMPORTANTE:La información incluida en el presente correo electrónico es confidencial, siendo para el uso exclusivo del destinatario arriba mencionado. Los mensajes de correo electrónico dirigidos a clientes de Contoso pueden contener información confidencial y protegida por la ley. Le rogamos que no lea, copie, reenvíe o guarde este mensaje si no es el destinatario señalado. Si ha recibido este mensaje por error, le rogamos que lo devuelva a la dirección de remitente arriba mencionada y borre el mensaje.

Otro ejemplo de aviso de declinación de responsabilidades es el uso de firmas de correo electrónico. Muchas organizaciones requieren que se apliquen firmas uniformes al correo electrónico. Las firmas pueden tener que incluir detalles como el nombre del remitente, su cargo, departamento, empresa, ubicación y datos de contacto. Además, puede que las organizaciones necesiten insertar logotipos y otros elementos de reconocimiento de marca.

Para obtener información acerca de cómo crear avisos de declinación de responsabilidades, consulte Configurar una renuncia.

Destino de las renuncias

Exchange 2010 permite dirigir las declinaciones de responsabilidades (es decir, asignar declinaciones específicas a mensajes de correo electrónico concretos) basándose en condiciones y excepciones definidas en las reglas de transporte creadas en los servidores de transporte de concentradores. Las reglas de transporte proporcionan la flexibilidad necesaria para asignar declinaciones de responsabilidades específicas a los mensajes de correo electrónico en función de las necesidades empresariales. Por ejemplo, se podría especificar unos avisos de declinación de responsabilidades para mensajes internos y otros para mensajes externos, o para los mensajes que envían los usuarios de un departamento o una oficina determinados. No obstante, a la hora de configurar varias reglas de transporte para aplicar a los avisos de declinación de responsabilidades, piense detenidamente en las condiciones de la regla de transporte que utiliza, y evite aplicar varios avisos a un mismo mensaje. Para obtener más información acerca de los predicados de las reglas de transporte que puede utilizar para identificar los avisos de declinación de responsabilidades, consulte Predicados de reglas de transporte.

Las siguientes condiciones son ejemplos de condiciones empresariales que pueden exigir el uso de avisos de declinación de responsabilidades exclusivos:

  • Diferentes requisitos legales en diferentes países o regiones.

  • Diferentes requisitos empresariales o reglamentarios en diferentes países o regiones.

  • Diferentes idiomas.

  • Mensajes de correo electrónico potencialmente no seguros enviados a usuarios internos.

Personalización de las renuncias

Al crear un aviso de declinación de responsabilidades, puede modificar su apariencia, posición y comportamiento dentro del mensaje de correo electrónico. Puede personalizar los avisos de declinación de responsabilidades mediante el uso de los siguientes elementos:

  • Texto de renuncia

  • Etiquetas HTML y estilos CSS insertados

  • Uso de imágenes en avisos de declinación de responsabilidades

  • Uso de atributos de Active Directory en avisos de declinación de responsabilidades y firmas personalizadas

  • Uso de una línea de separación

  • Ubicación de la renuncia

  • Comportamiento de la renuncia con mensajes que no se pueden modificar

Texto de renuncia

El texto del aviso de declinación de responsabilidades es el texto que se inserta en un mensaje. Exchange 2010 inserta las declinaciones de responsabilidades en los mensajes de correo electrónico con el mismo formato de mensaje que el original. Por ejemplo, si el mensaje se ha creado en HTML, la renuncia se agrega en HTML. Si el mensaje se creó como texto sin formato, antes de incorporar la declinación de responsabilidades al mensaje sin formato, se le quitan las etiquetas HTML del texto.

Importante

En Exchange 2010, la longitud máxima del texto del aviso de declinación de responsabilidades es de 5.000 caracteres. Esto incluye cualquier etiqueta HTML y los estilos de las hojas de estilos en cascada (CSS) insertadas.

Etiquetas HTML y estilos CSS insertados

El texto de la declinación de responsabilidades de Exchange 2010 puede incluir etiquetas HTML. Esto permite crear mensajes con la funcionalidad de estilo enriquecido disponible en HTML. Además, las etiquetas HTML pueden incluir hojas de estilos en cascada (CSS) insertadas. Los mensajes enviados en formato HTML pueden mostrar los mensajes de aviso de declinación de responsabilidades enriquecidos.

Nota

También es posible configurar una regla de transporte con avisos de declinación de responsabilidades de sólo texto, es decir, sin utilizar etiquetas HTML.

Uso de imágenes en avisos de declinación de responsabilidades

En Exchange 2010, es posible incorporar imágenes a un aviso de declinación de responsabilidades en formato HTML, mediante la etiqueta IMG. Por ejemplo:

<IMG src="http://myserver.mydomain.com/images/companylogo.gif">

Nota

Las imágenes agregadas mediante el uso de las etiquetas IMG no están incrustadas en el mensaje. Las imágenes tienen que estar ubicadas en un servidor web al que el cliente de correo electrónico pueda tener acceso.

Cuando decida si usar o no etiquetas IMG en una declinación de responsabilidades, tenga en cuenta que Outlook Web Access, Outlook Web App y Outlook 2007 y posteriores bloquean el contenido web externo (incluidas las imágenes) de forma predeterminada. Es posible que los usuarios tengan que realizar una determinada acción, si desean ver el contenido externo bloqueado. Por lo tanto, las imágenes agregadas a los avisos de declinación de responsabilidades HTML mediante la etiqueta IMG pueden no ser visibles de forma predeterminada. Recomendamos que pruebe los avisos de declinación de responsabilidades que contengan etiquetas IMG en los clientes de correo electrónico que sus destinatarios probablemente utilizarán; así se asegurará de que cumplen con sus expectativas.

Uso de atributos de Active Directory en avisos de declinación de responsabilidades y firmas personalizadas

En Exchange 2010, es posible agregar atributos de Active Directory (como DisplayName, FirstName, LastName, Department y Company) a la declinaciones de responsabilidades y las firmas personalizadas. Cuando se desencadena una regla de declinación de responsabilidades, los nombres de atributo se sustituyen por los valores correspondientes de la cuenta de usuario de Active Directory del remitente. Para utilizar atributos en un aviso de declinación de responsabilidades o en una firma personalizada, es necesario encerrarlos entre dos signos de porcentaje (%%). Por ejemplo, para utilizar el atributo DisplayName, debe usar %%DisplayName%%

Para ver una lista completa de los atributos que se pueden utilizar en un aviso de declinación de responsabilidades o en una firma personalizada, consulte la descripción de la propiedad ADAttribute en Predicados de reglas de transporte.

Uso de una línea de separación

Tal vez desee identificar claramente en un mensaje de correo electrónico dónde comienza o termina un aviso de declinación de responsabilidades, y dónde comienza o termina el contenido del mensaje original. En Exchange 2010, puede utilizar la etiqueta HTML <HR> para crear una línea de separación. También puede utilizar los estilos CSS insertados en las etiquetas HTML para agregar líneas o bordes alrededor del mensaje de aviso de declinación de responsabilidades en formato HTML.

Ubicación de la renuncia

Al configurar una regla de transporte para agregar una declinación de responsabilidades, Exchange permite decidir si anteponerla al mensaje o anexarla al final. Cuando antepone la renuncia al mensaje, ésta se inserta antes del texto del mensaje más reciente. Al anexar la declinación de responsabilidades al mensaje, se inserta al final del hilo. Exchange no comprueba si se han agregado otras declinaciones anteriores.

El siguiente es un texto de ejemplo que se ha usado para crear un aviso de declinación de responsabilidades con una etiqueta IMG y un CSS incrustado.

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%</br>
%%title%%</br>
%%company%%</br>
%%street%%</br>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
&nbsp;</br>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam"  src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt;  font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span></br>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.  </p>
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc. </a></span></br></br>
</div>

Nota

Se utiliza como ejemplo el aviso de declinación de responsabilidades anterior en formato HTML. No está pensado para utilizarse tal cual.

Comportamiento de la renuncia con mensajes que no se pueden modificar

Algunos mensajes, como los cifrados, evitan que Exchange modifique su contenido original. Exchange permite controlar la forma en la que la organización maneja estos mensajes. Al crear un aviso de declinación de responsabilidades nuevo, puede optar entre introducir un mensaje que no se pueda modificar dentro de un sobre de mensaje que contenga el aviso, rechazar el mensaje si no se le puede agregar el aviso o entregar el mensaje sin el aviso.

La siguiente lista describe cada una de las alternativas:

  • Ajustar   Si no se puede insertar la renuncia en el mensaje original, Exchange encierra, o "ajusta", el mensaje original en un sobre de mensaje nuevo. A continuación, la renuncia se inserta en el nuevo mensaje.

    Importante

    Si un mensaje original se ajusta en un nuevo sobre de mensaje, las posteriores reglas de transporte se aplican al nuevo sobre de mensaje, no al mensaje original. Por tanto, debe configurar las reglas de transporte con acciones de renuncia que ajusten los mensajes originales en un nuevo cuerpo del mensaje después de configurar otras reglas de transporte.

    Nota

    El mensaje original no se entrega si no se puede ajustar en un nuevo sobre de mensaje. El remitente del mensaje recibe un informe de no entrega (NDR) que explica por qué el mensaje no se ha entregado.

  • Rechazar   Si la renuncia no se puede insertar en el mensaje original, Exchange no entrega el mensaje. El remitente del mensaje recibe un NDR que explica por qué el mensaje no se entregó.

  • Ignorar Si no se puede insertar la declinación de responsabilidades en el mensaje original, Exchange entrega el mensaje original sin modificar. No se agrega ninguna renuncia.

Uso de los Servicios alojados de Exchange

Las directivas de mensajería de transporte mejoran con los Servicios alojados de Microsoft Exchange o también pueden estar disponibles como un servicio de los mismos.

Exchange Hosted Services es un conjunto de cuatro servicios hospedados distintos:

  • Hosted Filtering, que ayuda a las organizaciones a protegerse a sí mismas contra el software malintencionado que circula por el correo electrónico

  • Hosted Archive, que ayuda a las organizaciones a satisfacer los requisitos legales de conservación de datos

  • Hosted Encryption, que ayuda a las organizaciones a cifrar datos por cuestiones de confidencialidad

  • Hosted Continuity, que ayuda a las organizaciones a conservar el acceso al correo electrónico durante una emergencia y después de ésta

Estos servicios se integran con cualquier servidor de Exchange en las instalaciones que se administren de manera interna o con los servicios de correo electrónico hospedados en Exchange que se ofrecen a través de los proveedores de servicios. Para obtener más información acerca de Exchange Hosted Services, consulte Microsoft Exchange Hosted Services.

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