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Planeación de una implementación del modo caché de Exchange en Outlook 2010

 

Se aplica a: Office 2010

Última modificación del tema: 2016-11-29

Microsoft Outlook 2010 ofrece dos modos de conectividad básicos cuando se conecta a un equipo de Microsoft Exchange Server: modo caché de Exchange o modo en línea.

En este artículo se describe el modo de conectividad que puede ser adecuado para su entorno y también se proporcionan consideraciones de planeación y configuración para las implementaciones en modo caché de Exchange de Outlook 2010.

En este artículo:

  • Introducción

  • Elección entre el modo caché de Exchange y el modo en línea

  • Forma en que el modo caché de Exchange puede ayudar a mejorar la experiencia del usuario de Outlook

  • Características de Outlook que pueden reducir la eficacia del modo caché de Exchange

  • Consideraciones acerca de la sincronización, el espacio en disco y el rendimiento

  • Administración del comportamiento de Outlook en conexiones lentas detectadas

  • Opciones para la implementación por fases del modo caché de Exchange

  • Actualización de los usuarios actuales del modo caché de Exchange a Outlook 2010

  • Implementación del modo caché de Exchange para usuarios que ya tengan archivos OST

  • Configuración del modo caché de Exchange

  • Otros recursos

Introducción

Si una cuenta de Outlook 2010 está configurada para usar el modo caché de Exchange, Outlook 2010 funciona desde una copia local del buzón de Microsoft Exchange del usuario almacenada en un archivo de datos sin conexión (archivo .ost) en el equipo del usuario, junto con la libreta de direcciones sin conexión (OAB). El buzón almacenado en la memoria caché y la OAB se actualizan periódicamente desde el equipo de Exchange Server.

El modo caché de Exchange se introdujo en Outlook 2003 para proporcionar a los usuarios una mejor experiencia con y sin conexión. El modo caché de Exchange permite a los usuarios desplazarse entre los entornos conectados y desconectados sin interrumpir su experiencia en Outlook. Además, aísla a los usuarios de la latencia de red y los problemas de conectividad mientras están usando Outlook.

Por el contrario, el modo en línea funciona directamente mediante el uso de información del servidor. Cuando se necesita información nueva en Outlook, se realiza una solicitud al servidor y se muestra la información. Los datos del buzón solo se almacenan en la memoria caché y nunca se escriben en el disco.

El usuario puede seleccionar el modo en línea o el modo caché de Exchange durante la configuración de la cuenta o al cambiar la configuración de la misma. El modo también se puede implementar mediante la Herramienta de personalización de Office (OCT) o la directiva de grupo.

Importante

Existe un problema conocido en el que se agrega una cuenta de Exchange adicional al perfil de Outlook cuando un usuario que ya tiene una cuenta de Exchange en el perfil se actualiza desde Outlook 2003 o Outlook 2007. Este problema puede producirse durante la actualización de Outlook y la aplicación de personalizaciones mediante un archivo personalizado de OCT (.msp) o un archivo .prf que está configurado para "modificar perfil" y para que "defina los cambios que desea realizar en el perfil predeterminado existente".
Para impedir que se creen varias cuentas de Exchange en un perfil al actualizar los usuarios a Outlook 2010, debe descargar y usar la versión de Service Pack (SP1) de la OCT, que se encuentra disponible en el Centro de descarga de Microsoft (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189316&clcid=0xC0A) (en inglés). Para actualizar la OCT, reemplace la carpeta /Admin en los archivos o la imagen de instalación de Office 2010 con la nueva carpeta /Admin que se incluye en el paquete de descarga. Si no usa la versión SP1 de la OCT, debe crear un archivo .prf y establecer las propiedades BackupProfile=False y UniqueService=Yes. Para conocer los pasos que debe realizar, vea el tema acerca de varias cuentas de Exchange creadas en Outlook 2010 con perfiles de Outlook existentes después de actualizar desde una versión anterior de Office mediante un archivo MSP personalizado (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=199704&clcid=0xC0A) (en inglés).

Elección entre el modo caché de Exchange y el modo en línea

Cuándo se debe usar el modo caché de Exchange

El modo caché de Exchange es la configuración principal de Outlook 2010. Se recomienda usarlo en todos los casos, excepto en los que se indican específicamente en Cuándo se debe usar el modo en línea, más adelante en este artículo.

Aunque se recomienda el modo caché de Exchange en la mayoría de las configuraciones de usuario, es especialmente valioso en las situaciones siguientes:

  • Usuarios de equipos portátiles que se conectan y desconectan con frecuencia.

  • Usuarios que suelen trabajan sin conexión o sin conectividad.

  • Usuarios que tienen una conexión de latencia alta (más de 500 ms) con el equipo de Exchange Server.

Cuándo se debe usar el modo en línea

El modo en línea es el método heredado para conectarse a Microsoft Exchange. Es una configuración completamente admitida en Office Outlook 2003, Outlook 2007 y Outlook 2010. El modo en línea es útil en determinados escenarios en los que el comportamiento del modo caché de Exchange no es el deseado. A continuación se detallan algunos ejemplos de escenarios:

  • Escenarios de "quiosco multimedia" en los que un equipo determinado tiene muchos usuarios que tienen acceso a varias cuentas de Outlook y el retraso en la descarga de mensajes de correo electrónico a la memoria caché local no es aceptable.

  • Entornos de cumplimiento o seguridad fuertemente regulados en los que los datos no se deben almacenar localmente por ningún motivo. En estos entornos, se recomienda tener en cuenta el Sistema de cifrado de archivos (EFS) o BitLocker, además del modo caché de Exchange, como una posible solución.

  • Buzones muy grandes en equipos que no tienen suficiente espacio en disco duro para una copia local del buzón.

  • Buzones muy grandes (más de 25 GB) en los que las consideraciones de rendimiento se convierten en un problema en el modo caché de Exchange.

  • Entornos virtualizados o de Servicios de Escritorio remoto (Terminal Services) que ejecutan Outlook 2007 u Outlook 2003. No se admite el modo caché de Exchange cuando ejecuta Outlook 2007 u Outlook 2003 en un equipo que ejecuta Servicios de Escritorio remoto (Terminal Services).

  • Entornos virtualizados o de Servicios de Escritorio remoto (Terminal Services) que ejecutan Outlook 2010, en los que existen limitaciones de tamaño de disco o entrada/salida (E/S) de disco que impiden la ejecución del modo caché de Exchange en la escala deseada.

Si trabaja con un buzón muy grande, puede reducir el tamaño del archivo de datos local mediante filtros de sincronización. Para obtener más información, vea los temas sobre cómo crear un filtro de sincronización (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=193917\&clcid=0xC0A) y cómo optimizar el rendimiento del modo caché de Exchange de Outlook 2007 para un buzón muy grande (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=193918\&clcid=0xC0A) (en inglés).

Si trabaja con un buzón muy grande en el que las consideraciones de rendimiento se convierten en un problema en el modo caché de Exchange, vea el tema sobre cómo solucionar problemas de rendimiento en Outlook (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=193920\&clcid=0xC0A).

Consideraciones especiales

Outlook 2010 es compatible con la ejecución en modo caché de Exchange en un entorno de Servicios de Escritorio remoto (Terminal Services) con varios usuarios. Al configurar un equipo que ejecuta Servicios de Escritorio remoto (Terminal Services) para que use el modo caché de Exchange, debe tener en cuenta el espacio de almacenamiento adicional necesario y los requisitos de E/S de disco de acceso de varios clientes.

De manera predeterminada, las nuevas cuentas de Exchange que se configuran en un equipo que ejecuta Servicios de Escritorio remoto (Terminal Services) usarán el modo en línea. Durante la instalación, el usuario puede decidir habilitar el modo caché de Exchange o se puede controlar esta configuración mediante la opción Usar el modo de intercambio en caché para todos los perfiles nuevos y ya existentes de Outlook de la Herramienta de personalización de Office o la directiva de grupo.

En entornos de ancho de banda muy limitado, se puede configurar el modo caché de Exchange para descargar solo encabezados de correo electrónico y una vista previa de 256 caracteres del cuerpo del mensaje. Para obtener más información, vea Configuración del modo caché de Exchange en Outlook 2010.

Incluso cuando se configura en modo caché de Exchange, Outlook 2010 debe ponerse en contacto con el servidor directamente para realizar ciertas operaciones. Estas operaciones no funcionarán cuando Outlook no esté conectado y pueden tardar más en completarse en las conexiones de latencia alta. Estas operaciones incluyen las siguientes:

Forma en que el modo caché de Exchange puede ayudar a mejorar la experiencia del usuario de Outlook

Los principales beneficios de usar el modo caché de Exchange son los siguientes:

  • Se protege al usuario de problemas de red y de conexión al servidor

  • Se facilita el cambio de estado en línea a estado sin conexión para los usuarios móviles

Al almacenar en caché el buzón y la OAB del usuario a nivel local, Outlook ya no depende de la conectividad de red continua para obtener acceso a la información del usuario. Mientras está conectado, Outlook actualiza continuamente los buzones del usuario para que se mantengan actualizados. Si un usuario se desconecta de la red (por ejemplo, al quitar un equipo portátil de una base de acoplamiento), la información más reciente estará disponible automáticamente sin conexión.

Además del uso de copias locales de los buzones para mejorar la experiencia del usuario, el modo caché de Exchange optimiza el tipo y la cantidad de datos enviados a través de una conexión con el servidor. Por ejemplo, si se establece el valor de configuración En conexiones lentas, descargar sólo encabezados en la Herramienta de personalización de Office (OCT), Outlook cambia el tipo y la cantidad de datos enviados a través de la conexión.

Nota

Outlook comprueba la velocidad del adaptador de red en el equipo del usuario a fin de determinar la velocidad de conexión de un usuario, dato que proporciona el sistema operativo. Se definen como conexiones lentas las velocidades del adaptador de red de 128 kilobytes (KB) o inferiores. En algunas circunstancias, es posible que la velocidad del adaptador de red no refleje con precisión el rendimiento de los datos para los usuarios. Para obtener más información acerca de cómo ajustar el comportamiento de Outlook en estos escenarios, vea Administración del comportamiento de Outlook en conexiones lentas detectadas más adelante en este artículo.

Outlook puede adaptarse a entornos de conexión cambiantes, ya que ofrece distintos niveles de optimización, como desconectarse de una red de área local (LAN) corporativa, trabajar sin conexión y restablecer la conexión al servidor posteriormente a través de una conexión de acceso telefónico más lenta. A medida que cambia el tipo de conexión a Exchange Server (por ejemplo, LAN, inalámbrica, de telefonía móvil o sin conexión), la transición de una a otra se produce de un modo óptimo y nunca requiere cambios de configuración ni el reinicio de Outlook.

Por ejemplo, es posible que un usuario tenga un equipo portátil en el trabajo con una conexión de red por cable a una LAN corporativa. En este escenario, el usuario tiene acceso a encabezados y elementos completos, incluidos los datos adjuntos. El usuario también dispone de acceso rápido y actualizaciones para el equipo que ejecuta Exchange Server. Si el usuario desconecta los equipos portátiles de la LAN, Outlook cambia al modo Intentando conectar. El usuario puede seguir trabajando sin interrupciones con los datos en Outlook. Si un usuario tiene acceso inalámbrico, Outlook puede volver a establecer una conexión al servidor y, a continuación, cambiar de nuevo al modo Conectado.

Si el usuario se conecta más adelante al equipo de Exchange Server a través de una conexión de acceso telefónico, Outlook reconoce que la conexión es lenta y se optimiza automáticamente para esa conexión; para ello, descarga únicamente los encabezados y no actualiza la OAB. Además, Outlook 2010 y Office Outlook 2007 incluyen optimizaciones para reducir la cantidad de datos que se envían a través de la conexión. No es necesario que el usuario cambie la configuración o reinicie Outlook en este escenario.

Outlook 2010 también incluye el modo Se necesita la contraseña. Se muestra el mensaje Se necesita la contraseña cuando Outlook está en un estado desconectado y requiere las credenciales de usuario para conectarse, por ejemplo, cuando un usuario hace clic en Cancelar en un cuadro de diálogo de autenticación de credenciales. Cuando Outlook está desconectado pero no está sin conexión, una acción iniciada por el usuario (como hacer clic en Enviar y recibir o en el botón Escriba la contraseña de la Cinta) hace que Outlook solicite de nuevo la contraseña y muestre el mensaje Intentando conectar hasta que el usuario pueda autenticarse correctamente y conectarse.

Características de Outlook que pueden reducir la eficacia del modo caché de Exchange

Algunas características de Outlook reducen la eficacia del modo caché de Exchange porque requieren acceso a la red u omiten la funcionalidad del modo caché de Exchange. La principal ventaja de usar el modo caché de Exchange es que el usuario está protegido frente a problemas de red y de conexión al servidor. Las características que se basan en el acceso a la red pueden causar retrasos en la capacidad de respuesta de Outlook que los usuarios no experimentarían al usar el modo caché de Exchange.

Es posible que las siguientes características dependan del acceso a la red y provoquen retrasos en Outlook a menos que los usuarios tengan conexiones rápidas a los datos de Exchange Server:

  • Delegación de acceso, cuando las carpetas no se almacenan en la memoria caché local (la memoria caché local es el valor predeterminado).

  • Apertura de un calendario o carpeta de otro usuario que no se almacenan en la memoria caché local (la memoria caché local es el valor predeterminado).

  • Uso de una carpeta pública que no está almacenada en la memoria caché.

Para obtener más información, vea Administración del uso compartido de carpetas de Outlook en Consideraciones acerca de la sincronización, el espacio en disco y el rendimiento más adelante en este artículo.

Se recomienda deshabilitar o no implementar las siguientes características (o combinaciones de características) si se implementa el modo caché de Exchange:

  • Característica de aviso emergente con firmas digitales en mensajes de correo electrónico Outlook debe realizar la comprobación de una firma digital en un servidor. De forma predeterminada, cuando se reciben mensajes nuevos en la Bandeja de entrada del usuario, Outlook muestra un mensaje de aviso emergente que contiene una parte del mensaje de correo electrónico. Si el usuario hace clic en el mensaje de aviso emergente para abrir un mensaje de correo electrónico firmado, Outlook usa el acceso a la red para buscar una firma válida en el mensaje.

  • Contenedores de Libretas de direcciones múltiples Normalmente, la Libreta de direcciones contiene la Lista global de direcciones (GAL) y las carpetas de contactos de los usuarios. Algunas organizaciones configuran subconjuntos de la GAL, que se muestran en la Libreta de direcciones. Estos subconjuntos de libretas de direcciones también se pueden incluir en la lista que define el orden de búsqueda de las libretas de direcciones. Si se incluyen subconjuntos de libretas de direcciones en la lista de orden de búsqueda, es posible que sea necesario que Outlook tenga acceso a la red para comprobarlas cada vez que se resuelva un nombre en un mensaje de correo electrónico que esté redactando un usuario.

  • Propiedades personalizadas para usuarios en la pestaña General del cuadro de diálogo Propiedades El cuadro de diálogo Propiedades aparece al hacer doble clic en un nombre de usuario (por ejemplo, en la línea Para de un mensaje de correo electrónico). Este cuadro de diálogo puede configurarse para que incluya propiedades personalizadas exclusivas de una organización, como el centro de costos de un usuario. No obstante, si agrega propiedades a este cuadro de diálogo, se recomienda no agregarlas en la pestaña General. Outlook debe realizar una llamada a procedimiento remoto (RPC) al servidor para recuperar las propiedades personalizadas. De forma predeterminada, la pestaña General se muestra al tener acceso al cuadro de diálogo Propiedades, por lo que se realizaría una RPC cada vez que el usuario obtuviera acceso al cuadro de diálogo Propiedades. Como consecuencia, es posible que un usuario que ejecute Outlook en el modo caché de Exchange sufra retrasos importantes al obtener acceso a este cuadro de diálogo. Para evitar estos retrasos, debe crear una pestaña nueva en el cuadro de diálogo Propiedades para las propiedades personalizadas, o bien, incluirlas en la pestaña Teléfono y notas.

Determinados complementos de Outlook pueden afectar al modo caché de Exchange. Algunos complementos pueden tener acceso a los datos de Outlook mediante el modelo de objetos a fin de omitir la funcionalidad esperada de los valores de configuración Descargar sólo encabezados y En conexiones lentas, descargar sólo encabezados en el modo caché de Exchange. Por ejemplo, se descargan elementos completos de Outlook (no solo los encabezados) si se usa la tecnología Microsoft ActiveSync para sincronizar un equipo de mano, incluso a través de una conexión lenta. Además, el proceso de actualización es más lento que si se descargan los elementos en Outlook, puesto que las aplicaciones de un solo uso usan un tipo de sincronización menos eficaz.

Consideraciones acerca de la sincronización, el espacio en disco y el rendimiento

El modo caché de Exchange usa una copia local del buzón de Exchange del usuario y, en algunos casos, se puede mejorar el rendimiento del modo de almacenamiento en caché para toda la organización o para un grupo de usuarios, por ejemplo, los usuarios que trabajan de forma remota.

Ya no es necesaria la sincronización manual de cuentas de Exchange

El modo caché de Exchange funciona de forma independiente de las acciones Enviar y recibir de Outlook existentes para sincronizar los archivos .ost y OAB de los usuarios con los datos de Exchange Server. La configuración de Enviar y recibir actualiza los datos de Outlook de los usuarios de la misma manera que en las versiones anteriores de Outlook.

Es posible que los usuarios que disponen de cuentas de Exchange habilitadas para Enviar y recibir, y que para sincronizar los datos de Outlook presionan F9 o hacen clic en Enviar y recibir, no se den cuenta de que ya no es necesaria la sincronización manual. De hecho, el tráfico de red y el uso del servidor pueden verse afectados negativamente si los usuarios ejecutan solicitudes Enviar y recibir a Exchange Server reiteradamente. Para minimizar las consecuencias de estas acciones, informe a los usuarios de que las acciones Enviar y recibir manuales no son necesarias en el modo caché de Exchange. Esto puede resultar especialmente útil para los usuarios remotos que normalmente usaban Outlook en modo sin conexión con versiones anteriores de Outlook y que usaban Enviar y recibir para sincronizar los datos o justo antes de desconectarse de la red. Ahora, este tipo de sincronización de datos se realiza automáticamente en el modo caché de Exchange.

Otra forma de tratar el problema consiste en deshabilitar la opción Enviar y recibir para los usuarios. No obstante, esto no se recomienda debido a que puede crear problemas para algunos usuarios; por ejemplo, cuando se actualizan los usuarios actuales de Outlook con cuentas POP y grupos de Enviar y recibir personalizados existentes a Outlook 2010. En esta situación, si deshabilita la opción Enviar y recibir, los usuarios no podrán descargar mensajes de correo electrónico POP o HTTP mediante Outlook Connector.

Ventajas del acceso a la Libreta de direcciones sin conexión

El modo caché de Exchange permite a Outlook tener acceso a la Libreta de direcciones sin conexión (OAB) local para obtener información acerca de los usuarios, en lugar de solicitar los datos a Exchange Server. El acceso local a los datos de usuario reduce en gran medida la necesidad de que Outlook realice varias RPC al equipo de Exchange Server y reduce gran parte del acceso de red que necesitan los usuarios en el modo en línea de Exchange o en las versiones anteriores de Outlook.

Cuando los usuarios tienen una OAB actualizada instalada en los equipos, solo se necesitan actualizaciones incrementales de la OAB para evitar llamadas innecesarias al servidor. En el modo caché de Exchange, Outlook sincroniza la OAB del usuario con las actualizaciones de la copia de la OAB de Exchange Server cada 24 horas. Si se limita la frecuencia de actualización de la copia de la OAB de Exchange Server, se puede controlar la frecuencia con que los usuarios descargan actualizaciones de la OAB. Si no hay datos nuevos para sincronizar cuando Outlook realiza la comprobación, la OAB del usuario no se actualiza.

Nota

Se recomienda que los usuarios usen la OAB con formato Unicode predeterminada. Los archivos OAB con formato ANSI no contienen algunas propiedades incluidas en los archivos OAB con formato Unicode. Outlook debe realizar llamadas al servidor para recuperar las propiedades de usuario necesarias que no están disponibles en la OAB local, lo cual puede tener consecuencias negativas sobre el tiempo de acceso a la red si los usuarios no tienen una OAB con detalles completos con formato Unicode.

Recomendaciones acerca de la carpeta sin conexión (archivo .ost)

Al implementar el modo caché de Exchange para Outlook, tenga en cuenta que el tamaño de los archivos .ost locales de los usuarios puede aumentar entre un 50 y un 80 por ciento con respecto al tamaño del buzón de Exchange Server. El formato que usa Outlook para almacenar los datos de forma local para el modo caché de Exchange es menos eficiente con respecto al espacio que el formato de archivo de datos del servidor. Esto hace que se use más espacio en disco al descargar los buzones para proporcionar una copia local para el modo caché de Exchange.

Cuando el modo caché de Exchange crea por primera vez una copia local del buzón de un usuario, se actualiza el archivo .ost actual del usuario, si lo hay. Si los usuarios tienen actualmente archivos .ost con formato ANSI no Unicode, se recomienda actualizar los archivos .ost a formato Unicode. Los archivos de Outlook no Unicode (ANSI) tienen un límite de almacenamiento de datos de 2 gigabytes (GB). El tamaño máximo de los archivos .ost con formato Unicode es configurable y el valor predeterminado es de 50 GB de almacenamiento de datos.

Asimismo, asegúrese de que los archivos .ost de los usuarios se encuentren en una carpeta con suficiente espacio en disco para dar cabida a los buzones de los usuarios. Por ejemplo, si se crean particiones en los discos duros de los usuarios para usar una unidad más pequeña para los programas del sistema (la unidad del sistema es la ubicación predeterminada de la carpeta que contiene el archivo .ost), especifique una carpeta en otra unidad con más espacio en disco como ubicación de los archivos .ost de los usuarios.

Administración de problemas de rendimiento

Sin embargo, hay muchos factores que influyen en la percepción que tienen los usuarios acerca del rendimiento del modo caché de Exchange, incluidos el tamaño y la velocidad del disco duro, la velocidad de la CPU, el tamaño del archivo .ost y el nivel de rendimiento esperado.

Para obtener sugerencias para la solución de problemas de diagnóstico y la solución de problemas de rendimiento de Outlook, vea el artículo 940226 de Microsoft Knowledge Base sobre cómo solucionar problemas de rendimiento en Outlook 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=100887\&clcid=0xC0A) y el tema de sugerencias de rendimiento para la implementación de Outlook 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=160227\&clcid=0xC0A).

Administración del uso compartido de carpetas de Outlook

De forma predeterminada, si un perfil de usuario de Microsoft Outlook 2010 está configurado en Modo de intercambio en caché, todos los elementos de las carpetas a los que se pueda tener acceso con el perfil de Outlook en el buzón compartido se descargarán en la memoria caché local del usuario. Esto incluye cualquier otro buzón o carpeta compartida que el usuario haya agregado al perfil. Esta característica supone un cambio con respecto a Microsoft Office Outlook 2007, donde solo se almacenaban en la memoria caché de forma predeterminada elementos que no son de correo.

Para más información, vea Configuración del modo caché de Exchange en Outlook 2010.

Consideraciones acerca de los favoritos de las carpetas públicas

El modo caché de Exchange se puede configurar para descargar y sincronizar las carpetas públicas incluidas en las carpetas Favoritos de los usuarios para carpetas públicas de Outlook. De forma predeterminada, los favoritos de las carpetas públicas no se sincronizan. No obstante, es posible que desee habilitar esta opción si la organización usa carpetas públicas frecuentemente. Puede configurar una opción para descargar los favoritos de las carpetas públicas en el archivo .ost al personalizar la implementación del modo caché de Exchange.

Si las carpetas Favoritos de las carpetas públicas de los usuarios incluyen carpetas públicas de gran tamaño, los archivos .ost también pueden alcanzar un gran tamaño. Esto puede afectar negativamente al rendimiento de Outlook en el modo caché de Exchange. Antes de configurar el modo caché de Exchange para habilitar esta opción, asegúrese de que los usuarios son selectivos acerca de las carpetas públicas que incluyen en sus carpetas Favoritos de las carpetas públicas. Asegúrese también de que los archivos .ost de los usuarios tengan un tamaño suficientemente grande y de que se encuentren en carpetas que tengan suficiente espacio en disco para dar cabida a los requisitos de almacenamiento adicionales de las descargas de carpetas públicas.

Administración del comportamiento de Outlook en conexiones lentas detectadas

Outlook está configurado para determinar la velocidad de conexión de los usuarios mediante la comprobación de la velocidad del adaptador de red en el equipo del usuario, dato que proporciona el sistema operativo. Si se detecta una velocidad de adaptador de red de 128 KB o inferior, la conexión se define como una conexión lenta.

Cuando se detecta una conexión lenta a un equipo de Exchange Server, Outlook brinda una mejor experiencia a los usuarios al reducir la cantidad de información poco crítica que se sincroniza con el equipo de Exchange Server. Outlook realiza los siguientes cambios al comportamiento de la sincronización para las conexiones lentas:

  • Cambia al modo de descargar solo encabezados

  • No descarga la libreta de direcciones sin conexión ni sus actualizaciones

  • Descarga el cuerpo de un elemento y los datos adjuntos asociados solo cuando lo solicita el usuario

Outlook sigue sincronizando los datos de Outlook con dispositivos móviles y es posible que se ejecuten algunas reglas de cliente.

Nota

Se recomienda deshabilitar el valor Descargar sólo encabezados del modo caché de Exchange para sincronizar dispositivos móviles. Cuando se sincroniza un dispositivo móvil (por ejemplo, mediante ActiveSync), se descargan elementos completos en Outlook y el proceso de sincronización es menos eficiente que en el caso de la sincronización normal de Outlook con los equipos de los usuarios.

El valor de configuración de la sincronización Descargar sólo encabezados está diseñado para usuarios de Outlook que tienen conexiones de acceso telefónico o conexiones inalámbricas de telefonía móvil a fin de minimizar el tráfico de red cuando la conexión es lenta o cara.

En algunas circunstancias, es posible que la velocidad del adaptador de red no refleje con precisión el rendimiento de los datos para los usuarios. Por ejemplo, si el equipo de un usuario está conectado a una red de área local (LAN) para agilizar el acceso a los servidores de archivos locales, la velocidad del adaptador de red se considera rápida porque el usuario está conectado a una LAN. Sin embargo, el acceso del usuario a otras ubicaciones en la red de la organización, incluido el equipo de Exchange Server, podría usar un vínculo lento, como una conexión ISDN (RDSI). En un escenario como éste, donde el rendimiento real de los datos de los usuarios es lento aunque los adaptadores de red informen de una conexión rápida, puede resultar ventajoso configurar una opción para cambiar o bloquear el comportamiento de Outlook, como deshabilitar el cambio automático a la descarga de sólo encabezados mediante la opción del Editor de objetos de directiva de grupo No permitir en conexiones lentas Descargar sólo encabezados. De forma similar, es posible que haya conexiones que Outlook ha determinado como lentas pero que proporcionan un alto rendimiento de los datos para los usuarios. En este caso, también podría deshabilitar el cambio automático a la descarga de sólo encabezados.

Puede configurar la opción En conexiones lentas, descargar sólo encabezados en OCT o bloquearla mediante el Editor de objetos de directiva de grupo para establecer No permitir en conexiones lentas Descargar sólo encabezados. Para obtener más información acerca de cómo personalizar este valor de configuración, vea el tema Configuración del modo caché de Exchange en Outlook 2010.

Opciones para la implementación por fases del modo caché de Exchange

Realice la implementación por fases si planea actualizar una gran cantidad de usuarios de una implementación de Outlook sin el modo caché de Exchange a Outlook 2010 con el modo caché de Exchange habilitado. Outlook sin el modo caché de Exchange es el caso de Outlook 2002 o versiones anteriores, Office Outlook 2003 o Office Outlook 2007 sin el modo caché de Exchange instalado. Una implementación por fases permite que los equipos de Exchange Server de la organización administren los requisitos para crear o actualizar archivos .ost de los usuarios.

Advertencia

Si la mayoría de las cuentas de usuario se actualizan para usar el modo caché de Exchange a la vez y después inician Outlook simultáneamente (por ejemplo, un lunes por la mañana después de una actualización realizada durante el fin de semana), los equipos de Exchange Server sufrirán importantes problemas de rendimiento. En ocasiones, es posible reducir estos problemas de rendimiento; por ejemplo, si la mayoría de los usuarios de la organización tienen archivos .ost actualizados. No obstante, se recomienda en general realizar la implementación por fases del modo caché de Exchange distribuidas en un período de tiempo.

Los escenarios siguientes incluyen ejemplos de cómo se puede implementar el modo caché de Exchange para evitar consecuencias importantes en el rendimiento inicial de los equipos de Exchange Server y, en algunos casos, reducir el tiempo que dedicarán los usuarios a esperar a que finalice la sincronización inicial:

  • Conservar los archivos .ost de Outlook al implementar el modo caché de Exchange. Los archivos .ost existentes simplemente se actualizan con la información de buzón más reciente al iniciar Outlook con el modo caché de Exchange por primera vez. Por ello, si se conservan estos archivos al implementar el modo caché de Exchange, se puede reducir la carga en los equipos de Exchange Server de la organización. Los usuarios que ya tengan archivos .ost tendrán que sincronizar menos información de Outlook con el servidor. Este escenario es óptimo si la mayoría de usuarios ya tienen archivos .ost sincronizados recientemente con Exchange Server. Para conservar los archivos .ost mientras se implementa Outlook con el modo caché de Exchange, no especifique un nuevo equipo de Exchange Server al personalizar la información de perfiles de Outlook en OCT. Como alternativa, al personalizar los perfiles de Outlook, desactive la casilla Sobrescribir configuración existente de Exchange si existe una conexión de Exchange (sólo se aplica al modificar el perfil). (Si especifica un equipo de Exchange Server al configurar e implementar Outlook con esta opción habilitada, Outlook reemplaza el proveedor de servicios de Exchange en el perfil de MAPI, lo cual quita la entrada del perfil de los archivos .ost existentes). Si usa archivos .ost no Unicode (ANSI), se recomienda actualizar los archivos .ost de los usuarios al formato Unicode para aumentar el rendimiento y la funcionalidad. En este caso, no se pueden conservar los archivos .ost no Unicode (ANSI) anteriores, sino que se deben volver a crear con formato Unicode.

    Para obtener información acerca de cómo forzar una actualización de un archivo .ost con formato no Unicode (ANSI) existente a formato Unicode, vea la sección acerca de forzar la actualización de archivos .ost con formato ANSI no Unicode a formato Unicode en Configuración del modo caché de Exchange en Outlook 2010.

  • Proporcionar archivos .ost de inicialización a los usuarios remotos y, a continuación, implementar el modo caché de Exchange después de que los usuarios hayan instalado los archivos .ost proporcionados. Si la mayoría de los usuarios de la organización no disponen actualmente de archivos .ost o no usan el modo caché de Exchange, puede implementar Outlook 2010 con el modo caché de Exchange deshabilitado. Posteriormente, antes de la fecha en que planee implementar el modo caché de Exchange, debe proporcionar archivos .ost iniciales, o de inicialización, a cada usuario con una instantánea del buzón del usuario; por ejemplo, puede proporcionar o enviar por correo al usuario un CD que contenga el archivo, junto con instrucciones para su instalación. También puede resultar útil proporcionar una versión reciente de la Libreta de direcciones de Office (OAB) de la organización con detalles completos. En este caso, el modo caché de Exchange se configuraría e implementaría cuando los usuarios hayan confirmado que han instalado los archivos.

    Cuando se actualiza la implementación de Outlook para que use el modo caché de Exchange posteriormente, Exchange Server actualiza los archivos .ost existentes de los usuarios y hay muchos menos datos para sincronizar que los que habría si se creara un nuevo archivo .ost y una nueva OAB para cada usuario. La creación de CDs individuales para los archivos .ost de cada usuario puede llevar mucho tiempo. Por lo tanto, es posible que esta opción de implementación de archivos de inicialización sea más conveniente para determinados grupos de usuarios remotos que, de lo contrario, pasarían mucho tiempo esperando a que finalizara la sincronización inicial del buzón y de la OAB, quizás con un elevado costo, según su escenario de conexión remota.

    Para obtener más información acerca de cómo crear archivos .ost iniciales, vea el artículo sobre cómo proporcionar un archivo OST inicial para una implementación de Outlook en el modo caché de Exchange (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74518\&clcid=0xC0A) (en inglés). En el artículo se describe la creación de archivos .ost iniciales para Office Outlook 2003. El proceso funciona de manera similar para Office Outlook 2007 y Outlook 2010.

  • Implementación de Outlook con el modo caché de Exchange para grupos de usuarios de forma gradual. Se puede equilibrar la carga de trabajo en los equipos de Exchange Server y en la red de área local mediante la actualización de grupos de usuarios al modo caché de Exchange de forma gradual. Se puede reducir el tráfico de red y el intensivo trabajo del servidor de rellenar los archivos .ost con los elementos de los buzones de los usuarios y de descargar la OAB mediante la implementación de la nueva característica por fases. El modo de crear e implementar el modo caché de Exchange para grupos de usuarios depende de los métodos de implementación habituales de la organización. Por ejemplo, se pueden crear grupos de usuarios en Microsoft Systems Management Server (SMS) para los que se implementa un paquete de SMS que actualiza Outlook para que use el modo caché de Exchange. Se puede implementar SMS para cada grupo durante un espacio de tiempo. Para equilibrar la carga en la medida de lo posible, elija grupos de usuarios cuyas cuentas estén propagadas entre los grupos de equipos de Exchange Server.

Actualización de los usuarios actuales del modo caché de Exchange a Outlook 2010

El proceso de actualización de los usuarios a Outlook 2010 con el Modo de intercambio en caché ya habilitado en Office Outlook 2003 u Outlook 2007 es sencillo. Si no se cambia la configuración del Modo de intercambio en caché, ésta se conserva para Outlook 2010. No habrá ningún cambio en los formatos de archivo .ost u OAB y no tendrá que volver a crear estos archivos durante una actualización.

Sin embargo, tenga en cuenta que en Outlook 2010, de forma predeterminada, cuando el Modo de intercambio en caché está habilitado, las carpetas de correo compartidas y las que no son de correo a las que tienen acceso los usuarios en otros buzones se descargan y se almacenan en la caché en el archivo .ost local del usuario. Esta característica es distinta de Outlook 2007, donde, de forma predeterminada, solo las carpetas compartidas que no son de correo se almacenan en la memoria caché. De este modo, cuando un perfil de usuario de Office Outlook 2003 tenga el Modo de intercambio en caché habilitado y se actualice dicho perfil a Outlook 2010, las carpetas compartidas de correo y las que no sean de correo se descargarán cuando el usuario obtenga acceso a estas carpetas. Esto puede suponer un problema si su organización usa carpetas compartidas de forma frecuente y si el tamaño de sus archivos .ost está cerca del límite de archivo (2 GB para archivos .ost ANSI y 20 GB de forma predeterminada para archivos .ost Unicode). Cuando se cumplan estos factores, es posible que encuentre problemas de rendimiento y de otro tipo al descargar carpetas compartidas. Para más información acerca de los límites de tamaño de archivo, vea el artículo Los límites de tamaño de los archivos .pst y .ost son superiores en Outlook 2010 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=223378\&clcid=0xC0A).

Para obtener nuevos perfiles de Outlook 2010 o para actualizar perfiles de Office Outlook 2003 o de Outlook 2007 existentes, use la OCT o la directiva de grupo para deshabilitar la opción de descarga de carpeta compartida y, de esta forma, evitar problemas al descargar carpetas compartidas. Tenga en cuenta que la configuración de la opción de descarga de carpetas compartidas que no sean de correo se aplica tanto a las carpetas de correo como a las que no sean de correo de Outlook 2010.

Si desea deshabilitar el almacenamiento en caché de las carpetas de correo compartidas (como, por ejemplo, la bandeja de entrada delegada) pero no desea almacenar en caché las carpetas no compartidas que no sean de correo (como, por ejemplo, el Calendario), vea el artículo De forma predeterminada, las carpetas de correo compartido se descargan en el modo en caché en Outlook 2010 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=223376\&clcid=0xC0A).

Además, tenga en cuenta que el almacenamiento en caché para carpetas compartidas funciona de forma diferente con respecto a otras actividades de almacenamiento en caché para el Modo de intercambio en caché. Para las carpetas compartidas, la replicación en el archivo .ost local se inicia solo cuando el usuario hace clic en la carpeta compartida. Después de que el usuario inicia el almacenamiento en caché de la carpeta al hacer clic, Outlook actualiza la carpeta del mismo modo que para el resto de carpetas de Outlook sincronizadas en el Modo de intercambio en caché. Sin embargo, si el usuario no selecciona la carpeta al menos una vez cada 45 días (valor predeterminado), los datos almacenados en la caché local se quitarán del archivo .ost y no se descargarán hasta que el usuario vuelva a hacer clic en la carpeta.

Configure la opción Sincronizando datos en carpetas compartidas de la OCT o de la Directiva de grupo para ajustar el número de días que deben transcurrir para que los datos compartidos almacenados en caché se quiten del archivo .ost. Para más información acerca de la configuración del Modo de intercambio en caché, vea Configuración del modo caché de Exchange en Outlook 2010.

Implementación del modo caché de Exchange para usuarios que ya tienen archivos .ost

Es posible que algunos usuarios de Outlook que se conectan a Exchange Server en el modo en línea tengan archivos .ost. Si estos usuarios disponen de un archivo .ost con formato ANSI no Unicode y de buzones de Exchange grandes, es posible que se produzcan errores cuando Outlook intente sincronizar sus buzones con los archivos .ost. Se recomienda actualizar los archivos .ost de los usuarios al formato Unicode, ya que los archivos con formato Unicode de Outlook no tienen el límite de tamaño de 2 GB que tienen los archivos con formato ANSI de Outlook. Unicode es el formato predeterminado para Outlook 2010. Para obtener información acerca de cómo forzar una actualización de un archivo .ost con formato no Unicode (ANSI) existente a formato Unicode, vea Para forzar la actualización de archivos .ost con formato ANSI no Unicode a formato Unicode en Configuración del modo caché de Exchange en Outlook 2010.

Configuración del modo caché de Exchange

Puede bloquear la configuración para personalizar el modo caché de Exchange mediante la plantilla administrativa de directiva de grupo de Outlook (Outlk14.adm). También puede establecer la configuración predeterminada mediante la Herramienta de personalización de Office (OCT), en cuyo caso los usuarios pueden cambiar la configuración.

Con la directiva de grupo, puede impedir que los usuarios habiliten el modo caché de Exchange en Outlook 2010 y aplicar opciones de descarga para el modo caché de Exchange o configurar otras opciones de este modo. Por ejemplo, puede especificar el tiempo predeterminado entre las sincronizaciones de Exchange Server cuando los datos cambian en un equipo de Exchange Server o un equipo cliente.

En Configuración del modo caché de Exchange en Outlook 2010 se proporcionan pasos para bloquear la configuración mediante la directiva de grupo.

La siguiente tabla muestra algunas de las opciones que se pueden configurar en el modo caché de Exchange. En la directiva de grupo, las opciones de configuración se encuentran en Configuración de usuario\Plantillas administrativas\Microsoft Outlook 2010\Account Settings\Exchange\Cached Exchange Mode. Las opciones de la OCT se encuentran en las ubicaciones correspondientes de la página Modificar configuración del usuario de la OCT.

Opción Descripción

No permitir Descargar elementos completos

Habilite esta opción para desactivar Descargar elementos completos en Outlook. Para encontrar la opción, haga clic en la pestaña Enviar y recibir y, a continuación, haga clic en Preferencias de descarga.

No permitir Descargar encabezados

Habilite esta opción para desactivar Descargar encabezados en Outlook. Para encontrar la opción, haga clic en la pestaña Enviar y recibir.

No permitir Descargar encabezados y después elementos completos

Habilite esta opción para desactivar Descargar encabezados y después elementos completos en Outlook. Para encontrar la opción, haga clic en la pestaña Enviar y recibir y, a continuación, haga clic en Preferencias de descarga.

No permitir En conexiones lentas descargar sólo encabezados

Habilite esta opción para desactivar En conexiones lentas descargar sólo encabezados en Outlook. Para encontrar la opción, haga clic en la pestaña Enviar y recibir y, a continuación, haga clic en Preferencias de descarga.

Descargar carpeta pública Favoritos

Habilite esta opción para sincronizar la carpeta pública Favoritos en modo caché de Exchange.

Descargar carpetas compartidas que no sean de correo

Habilite esta opción para sincronizar las carpetas compartidas que no sean de correo en modo caché de Exchange.

Usar el modo de intercambio en caché para todos los perfiles nuevos y ya existentes de Outlook

Habilite esta opción para configurar perfiles de Outlook nuevos y existentes para que usen el modo caché de Exchange. Deshabilítela para configurar perfiles de Outlook nuevos y existentes para que usen el modo en línea.

La siguiente tabla muestra algunas opciones adicionales que se pueden configurar para la conectividad de Exchange. En la directiva de grupo, las opciones de configuración se encuentran en Configuración de usuario\Plantillas administrativas\Microsoft Outlook 2010\Account Settings\Exchange. Las opciones de la OCT se encuentran en las ubicaciones correspondientes de la página Modificar configuración del usuario de la OCT.

Opción Descripción

Configurar automáticamente el perfil basado en la dirección SMTP principal de Active Directory

Habilite esta opción para impedir que los usuarios cambien la dirección de correo electrónico SMTP que se usa para configurar una cuenta nueva desde la que se recuperó de Active Directory.

Configurar opciones de la interfaz de usuario de Outlook en cualquier lugar

Habilite esta opción para permitir que los usuarios vean y cambien las opciones de la interfaz de usuario (IU) de Outlook en cualquier lugar.

No permitir crear un archivo OST

Habilite esta opción para evitar el uso de carpetas sin conexión.

Restringir cuenta heredada de Exchange

Habilite esta opción para restringir cuál es la cuenta que se agrega primero al perfil.

Establecer número máximo de cuentas de Exchange por perfil

Habilite esta opción para establecer el número máximo de cuentas de Exchange que se permite para cada perfil de Outlook.

Sincronizando datos en carpetas compartidas

Habilite esta opción para controlar el número de días que debe transcurrir sin que el usuario obtenga acceso a una carpeta de Outlook antes de que Outlook deje de sincronizar la carpeta con Exchange.

Otros recursos

Para obtener más información acerca de cómo planear una implementación del modo caché de Exchange, vea los siguientes recursos.