Vista Mi parte de horas y características
Actualizado: febrero de 2009
Última modificación del tema: 2009-01-29
Existen características que pueden ayudar a realizar un seguimiento del uso antes de que un usuario introduzca y envíe un parte de horas para su aprobación. El aspecto de un parte de horas puede variar en función del tipo de parte de horas y de los criterios que el usuario seleccione en la característica Configuración y valores predeterminados del parte de horas. Es posible que los integrantes del grupo tengan que agregar nuevos elementos de línea, tiempo administrativo, horas extra o trabajo no facturable relacionados con el uso en cada período del parte de horas. Las características del parte de horas ofrecen versatilidad para una semana de trabajo variada.
Vista Mi parte de horas
Una vez creado un parte de horas, se muestra la vista Mi parte de horas del período. La vista Mi parte de horas se compone de la barra de herramientas donde se tiene acceso a las características y la cuadrícula del parte de horas donde se registra el uso.
Para personalizar una vista nueva o la vista Mi parte de horas, el usuario puede agregar los siguientes campos.
Tipo de costo [recurso]
Estado [tarea]
EDR [recurso]
Nombre del grupo [recurso]
Otro campo personalizado de asignación
Estos campos se colocan a la derecha de los datos de fase temporal de los nuevos partes de horas. Los partes de horas que estén en curso no se verán afectados.
Datos del encabezado del parte de horas
Los usuarios pueden seleccionar Datos del encabezado del parte de horas en el menú desplegable Configuración de la barra de herramientas Mi parte de horas, para ver las propiedades y el estado del parte de horas. Para mostrar el icono Datos del encabezado del parte de horas en la barra de herramientas, hay que hacer clic en Mostrar en el menú y se crea un acceso directo cuando se alterna la visualización de la característica.
Los usuarios pueden ver la siguiente información y campos de estado en el Encabezado del parte de horas.
Título. Una vez creado el parte de horas, se le asigna el título Mi parte de horas de manera predeterminada. Los usuarios pueden mostrar los Datos del encabezado del parte de horas para cambiar el título y para agregar Comentarios en el campo disponible.
Período. Fecha de inicio y finalización del período del parte de horas durante el cual se registrará el uso.
Estado. Estado actual del parte de horas. Los valores del estado del parte de horas son los siguientes: En curso, Suplente, Enviado y Procesando. Los usuarios pueden ver Procesando si se está llevando a cabo una acción en el parte de horas.
Tiempo de vacaciones usado este año a la fecha. Después de registrar inicialmente las vacaciones en un parte de horas, los usuarios pueden ver sus vacaciones acumuladas y realizar un seguimiento anticipado en los Datos del encabezado del partede horas para el año.
Días de enfermedad usados este año a la fecha. Después de registrar inicialmente el tiempo de enfermedad en un parte de horas, los usuarios pueden ver su tiempo de enfermedad acumulado y realizar un seguimiento anticipado en los Datos del encabezado del parte de horas para el año.
Propietario. Usuario de cuyo uso se está realizando el seguimiento.
Autor. Se muestra el usuario que creó el parte de horas. Esta información puede que incluya el autor del parte de horas suplente.
Enviar a. Administrador del parte de horas que lo recibirá para su aprobación.
Revisado por última vez por. Persona que revisó por última vez el parte de horas para su aprobación. Se pueden configurar varios niveles de aprobación.
Iconos de período anterior o siguiente. Los usuarios pueden hacer clic en ellos para ver el Período del parte de horas anterior o siguiente.
Agregar líneas
Los partes de horas se pueden crear con tiempo administrativo o con una lista de asignaciones de tareas actuales o proyectos actuales. También se puede dar el caso de que el usuario de origen del parte de horas necesite agregar más líneas a las que ya se muestran. Por ejemplo, es posible que un recurso esté disponible para trabajar en una asignación que se produce en el período de tiempo siguiente o que sea necesario un elemento nuevo o una tarea no planeada que no sea ni una asignación de tarea ni una categoría de tiempo administrativo, y que se realice su seguimiento como parte del uso.
Agregar líneas está disponible en el menú y en la barra de tareas Acciones. Los parámetros siguientes se usan para agregar asignaciones o nuevos elementos de línea al parte de horas:
Seleccionar entre las asignaciones existentes. En esta sección se enumeran todas las asignaciones a las que está asignado el integrante del grupo por proyecto. Si la asignación existe en el parte de horas y el usuario intenta agregar la misma asignación sin seleccionar una clasificación de exclusividad, se muestra el siguiente mensaje de advertencia: No se agregaron líneas del parte de horas; ya existe al menos una. El motor de programación del servidor reconoce la asignación como duplicada y no permite agregarla al parte de horas.
Escriba el nombre de las nuevas líneas del parte de horas. Este parámetro permite que haya elementos de línea sin comprobar en el parte de horas. Es posible que el parámetro no esté visible porque está controlado por la Directiva de parte de horas. Esta opción proporciona al integrante del grupo autonomía para incorporar elementos nuevos que pertenecen a trabajo ya realizado pero que no está en la lista como asignación disponible para el integrante del grupo. El Nombre del proyecto del nuevo elemento de línea se marca como No confirmado en el parte de horas y no se actualiza como una asignación en el plan. Si hay una tendencia en los elementos de línea nuevos, es posible que los jefes de proyecto decidan agregar los elementos de línea en planes de proyectos futuros o crear una nueva categoría administrativa estándar para los informes de excepciones.
Clasificación de líneas. Este elemento opcional pertenece al elemento de línea no confirmado del parte de horas. La clasificación del nuevo elemento de línea del parte de horas se selecciona en el menú desplegable.
Comentario. El campo de comentario se usa para agregar información adicional. El mismo campo está disponible en la vista del parte de horas para el elemento de línea.
Una vez agregadas las asignaciones existentes o los nuevos elementos, al hacer clic en Aceptar se vuelve al área del parte de horas donde se especifica el uso. El usuario no puede especificar tiempo en el campo Planeado del elemento de línea porque las horas planeadas sólo se pueden especificar en el cuadro de diálogo Planear tiempo administrativo o mediante un plan de proyecto.
Eliminar líneas
El parte de horas dispone de la característica Eliminar líneas. Eliminar líneas está disponible en el menú o en la barra de herramientas Acciones después de que se seleccione el elemento de línea, las asignaciones o el Tiempo administrativo. Si se elimina el elemento de línea, sólo se quita de esa instancia del parte de horas.
Reemplazar trabajo real con el planeado
Para los integrantes del grupo que no notifican el progreso de las tareas con frecuencia, el parte de horas suele ser un punto de entrada único tanto para el progreso de las tareas como para las horas reales trabajadas. Sin embargo, a estos usuarios se les muestra un parte de horas al que no se han notificado las horas de trabajo reales; en su lugar, sólo contiene las horas planeadas. Si el trabajo de una asignación de tarea se ha completado según lo planeado o casi, un integrante del grupo puede usar la característica Reemplazar trabajo real con el planeado para actualizar el trabajo real de la asignación de tarea en el parte de horas. De esta manera, el integrante del grupo tendrá que realizar pocos cambios, o ninguno, antes de enviar el parte de horas para su aprobación.
Para Reemplazar trabajo real con planeado, realice los pasos siguientes:
Haga clic en Agregar líneas para incluir la asignación de tarea en el parte de horas.
Haga clic en la casilla de la izquierda para seleccionar la fila de asignación de tarea.
Haga clic en Reemplazar trabajo real con el planeado en el menú Acciones.
Se presentará al usuario un cuadro de diálogo de advertencia que indica que las horas planeadas reemplazarán automáticamente las horas ya especificadas para el elemento seleccionado.
Ahora, el trabajo real refleja la cantidad de trabajo que la misma asignación de tarea mostraba originalmente en la vista Centro de tareas.
Importar progreso de tarea
Para los usuarios que crean el parte de horas antes de que se notifique todo el trabajo en la página Mis tareas, el trabajo de las asignaciones se puede sincronizar mediante la característica Importar progreso de tarea, en lugar de especificar manualmente el tiempo real de las asignaciones. Este procedimiento se realiza para cada tarea y sólo para aquellas tareas del parte de horas seleccionadas por el integrante del grupo.
Importar progreso de tarea es diferente de Reemplazar trabajo real con el planeado. Reemplazar trabajo real con el planeado actualiza el trabajo definido en el plan del proyecto. Importar progreso de tarea busca el valor del campo Progreso del Centro de tareas, y lo importa.
Para Importar progreso de tarea de la página Mis tareas al parte de horas, realice los pasos siguientes.
Para seleccionar la asignación de tarea, haga clic en la casilla situada a la izquierda.
Haga clic en la opción Importar progreso de tarea en el menú Acciones.
Si se usa la página Mis tareas para especificar el progreso de las asignaciones de tareas, el usuario puede usar Importar progreso de tarea para agregar automáticamente la página Mis tareas al parte de horas. Si no se agrega la página Mis tareas, el usuario registrará dos veces las entradas del progreso de las tareas. La página Mis tareas es el único lugar que se puede usar para enviar el progreso de las tareas al jefe de proyecto para actualizar el plan del proyecto.
La página Mis tareas dispone de una característica similar denominada Importar parte de horas. Cuando se usa la página Mis tareas o la característica Parte de horas, la característica Importar parte de horas de la página Mis tareas evita que el usuario tenga que cambiar de una página web a otra para ver los valores especificados en una página web y escribirlos en la otra.
Con Office Project Server 2007, siempre se presentan al usuario las opciones de sincronización que están diseñadas para ser eventos "pull". Esto significa que el integrante del grupo iniciará la sincronización y verá también los resultados de esa acción en la misma página que se inició.
Mostrar u ocultar trabajo de horas extra
La captura del trabajo de horas extra también cuenta en el uso de un período especificado.
El campo Trabajo de horas extra no aparece en el parte de horas de manera predeterminada. Seleccione Mostrar u ocultar trabajo de horas extra en el menú Acciones para mostrar el campo Trabajo de horas extra en el parte de horas.
Para las asignaciones en las que se ha realizado y especificado trabajo de horas extra, los usuarios pueden actualizar la asignación con el progreso total en la página Mis tareas al importar los partes de horas. Cuando se realizan actualizaciones de las tareas, el campo Trabajo real de horas extra refleja la cantidad de tiempo que se cargará con una tarifa de horas extra para la asignación, y el trabajo total que se ha completado. Por ejemplo, se notifican 8 horas de trabajo real normal y 2 horas de trabajo real de horas extra. Esto equivale a un total de 10 horas de trabajo real, de las que 2 horas se facturan con la tarifa de horas extra.
Mostrar u ocultar trabajo no facturable
El uso que indican los recursos para un período del parte de horas está asociado a costos. Por ejemplo, los integrantes del grupo acumulan horas de vacaciones pagadas y se les paga el tiempo de ausencia. Estas horas se vuelven a cargar o son gastos facturables para la empresa.
Algunos elementos y asignaciones se consideran No facturable. Pueden variar en función de los requisitos de la organización. Algunos ejemplos de trabajo No facturable son las revisiones del rendimiento, el tiempo de entrevistas, tiempo de voluntariado patrocinado por la empresa y trabajo pro bono (jurídico). Un evento No facturable también se puede producir después del horario de trabajo normal. Por ejemplo, un integrante del grupo asiste a una conferencia durante su horario de trabajo normal. Después, se celebra una actividad social patrocinada. Las Horas extra no facturables son actividades no facturables que se realizan fuera del horario de trabajo.
Seleccione Mostrar u ocultar trabajo no facturable en el menú Acciones para incluir o quitar horas No facturable y Horas extra no facturables del parte de horas cuando se notifica el uso durante un período.
Las horas No facturable y Horas extras no facturables no se importan a la página Mis tareas y, por lo tanto, no se actualizan en el plan del proyecto. Las horas cuentan en el uso en el parte de horas y no se consideran trabajo real o facturable.
Eliminación del parte de horas
En la tabla MSP_Timesheet de la base de datos ProjectServer_Published se almacena un registro de cada parte de horas que se crea. El uso especificado se almacena en la tabla MSP_Timesheet_Actuals.
Un usuario podría decidir eliminar un parte de horas. Podría suceder que no haya seleccionado el parte de horas correcto o que haya realizado el seguimiento del tiempo durante un período incorrecto. La opción Eliminar parte de horas se encuentra en el menú Acciones.
Una vez eliminado un parte de horas, se envía una notificación a la cola para comenzar el proceso de eliminación. Los registros del parte de horas se eliminan de la tabla MSP_Timesheet. Las horas que se incorporaron se eliminan de MSP_Timesheet_Actuals. El usuario vuelve a la Lista del parte de horas, donde se muestra el estado Procesando para el período del parte de horas eliminado. Al hacer clic en Actualizar o ir a otra página, se asigna el estado Aún no se ha creado en la Lista del parte de horas y el integrante del grupo puede volver a crear el parte de horas.
Recuperación del parte de horas
Es posible que el integrante del grupo detecte discrepancias y deba realizar correcciones después de especificar el uso y enviarlo al administrador del parte de horas para su aprobación. Al mismo tiempo, el administrador del parte de horas o el siguiente aprobador está revisando el parte de horas para su aprobación. La característica Recuperar parte de horas del menú Acciones permite al usuario recuperar el parte de horas, corregir las discrepancias y volver a enviarlo para su aprobación.
En la lista del parte de horas, un estado muestra dónde se encuentra el parte de horas en el proceso de aprobación. Si el estado es Aceptable, el administrador del parte de horas o el siguiente aprobador está en proceso de aprobar el parte de horas y se puede recuperar. Si el estado es Aprobado, el parte de horas no se puede recuperar ni eliminar.
Si el usuario recupera el parte de horas mientras está en el proceso de aprobación, las horas que se especificaron pueden haber sido ajustadas desde el envío inicial. Esto ocurre cuando el administrador del parte de horas o el siguiente aprobador tiene el permiso global para Ajustar parte de horas. El integrante del grupo debe tenerlo en cuenta si inicia una recuperación.
Sincronizar con Outlook
Sincronizar con Outlook actualiza la información de la asignación de tarea de la que se está realizando el seguimiento en Outlook, con los datos del parte de horas. Para obtener más información, vea los temas acerca de la integración con Outlook.
Imprimir
Los usuarios pueden imprimir su parte de horas mediante la opción Imprimir, disponible en el menú o en la barra de herramientas Acciones. Al seleccionar Imprimir, los usuarios pueden ver las entradas del parte de horas en Internet Explorer. Se puede seleccionar la opción Imprimir en el menú Archivo de Internet Explorer.
Exportar a Excel
Es posible que los usuarios deseen realizar más análisis e informes de su parte de horas fuera de Project Web Access. Con la característica Exportar a Excel, las entradas Nombre del proyecto, Nombre de tarea, Comentarios, Categoría de facturación, Estado de aprobación y otras entradas de fase temporal se exportan a un libro de Excel. Esta acción se realiza para partes de horas individuales.
Se admite la versión de Excel de Office 2003 y posteriores.
Página Lista del parte de horas
Es posible que un integrante del grupo desee incluir una categoría de Tiempo administrativo o revisar el Total de horas de un parte de horas anterior. En lugar de hacer clic en Mi parte de horas cada vez, se puede hacer clic en Página anterior en el menú Ir a. Esta acción devuelve al usuario a la página Mi parte de horas.
Descarga de este libro
Este tema se incluye en el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:
Vea la lista completa de libros disponibles en la sección de libros descargables para Office Project Server 2007.