Especificación y envío de partes de horas
Actualizado: febrero de 2009
Última modificación del tema: 2009-01-29
Los eventos y el número de horas de un parte de horas son el resultado del tiempo dedicado por una persona durante un período. Para las organizaciones, este tiempo es una representación de donde están asignados los recursos y la cantidad de esfuerzo asignado al proyecto.
Después de planear, comprender y configurar las diversas propiedades de los partes de horas, los integrantes del grupo disponen de categorías de tiempo administrativo, clasificaciones y opciones de configuración para documentar su uso y enviarlo para su aprobación.
En función del tipo de parte de horas que seleccione el usuario, pueden variar las entradas que se muestran y las unidades de los informes y seguimiento. Sin embargo, la mayoría de los partes de horas disponen de horas para los siguientes usos.
Tiempo administrativo
Asignaciones o proyectos
Elementos de línea no comprobados
Además de las horas reales de los elementos enumerados anteriormente, un día de trabajo puede implicar el registro de los siguientes usos.
Horas extra
No facturable
Horas extra no facturables
Tiempo administrativo
Independientemente de que el Tiempo administrativo se genere automáticamente o se agregue manualmente mediante Planear tiempo administrativo, el Tiempo administrativo se registra en la mitad inferior de un parte de horas. El campo Nombre del proyecto distingue el Tiempo administrativo de las asignaciones con el valor Administrativo. Los valores de Nombre/Descripción de la tarea, Comentario y Categoría de facturación ofrecen más información acerca de la entrada Tiempo administrativo específica.
Campo Estado de aprobación
El campo Estado de aprobación se compone de indicadores de estado para las categorías de Tiempo administrativo establecidas por el administrador del sistema para solicitar la aprobación del administrador del parte de horas (por ejemplo, vacaciones), cuando se planea con antelación. Cuando el usuario especifica las horas y hace clic en Actualizar, Guardar o Guardar y enviar, el Estado de aprobación cambia a uno de los colores siguientes.
Verde. Indica que la categoría Tiempo administrativo se ha aprobado. De manera predeterminada, el estado de aprobación se ve inicialmente en verde.
Amarillo. Indica que la categoría Tiempo administrativo está pendiente de aprobación.
Rojo. Indica que la categoría Tiempo administrativo se ha rechazado.
El campo Estado de aprobación del parte de horas se actualiza cuando el administrador del parte de horas aprueba o rechaza el Tiempo administrativo. Si se aprueba la solicitud de tiempo administrativo, el Estado de aprobación cambia a verde. Si se rechaza, el Estado de aprobación cambia a rojo y se pueden quitar las líneas para que pueda enviarse el uso.
Asignaciones del parte de horas
Si se crea un parte de horas con la opción Crear con tareas, se insertan automáticamente las asignaciones actuales con las horas reales notificadas y con el trabajo planeado en el parte de horas. Si se crea un parte de horas con la opción Sin rellenado previo, las asignaciones deben agregarse mediante la característica Agregar líneas.
Se puede ver la lista de las tareas que están asignadas a un recurso mediante Agregar líneas. Esta lista no usa el filtro Tareas actuales. Las asignaciones se ven por Nombre del proyecto y se insertan en el parte de horas.
En las asignaciones, la Categoría de facturación corresponde a las Clasificaciones de los partes de horas predefinidas. Los partes de horas creados con Asignaciones de tareas actuales tienen automáticamente una Categoría de facturaciónEstándar; en caso contrario, la categoría se agrega manualmente mediante Agregar líneas y el usuario debe seleccionar otra Categoría de facturación.
En los datos de fase temporal, el integrante del grupo puede elegir especificar manualmente las horas que ha trabajado en una tarea. Otras opciones para rellenar automáticamente el tiempo real empleado en una asignación son Reemplazar trabajo real con el planeado si las horas son las mismas que en el plan, o Importar progreso de tarea en la página Mis tareas. Si se usa la página Mis tareas para especificar el progreso de las asignaciones, el parte de horas rellena automáticamente el tiempo real cuando se crea.
Elemento de línea no confirmado
Los elementos de línea marcados como No confirmado son los que se usarán con menos probabilidad y, por lo tanto, los últimos elementos para los que se realizará el seguimiento. Es posible que sean necesarias nuevas entradas para notificar el trabajo realizado en una asignación reciente o un trabajo no planeado. En estos casos, los elementos de línea no confirmados se agregan mediante Agregar líneas. Las entradas no se confirman porque no forman parte del plan del proyecto existente o de una Categoría de tiempo administrativo predefinida. El Nombre del proyecto se muestra como No confirmado en el parte de horas.
Los elementos de línea marcados como No confirmado en un parte de horas no se actualizan en un plan de proyecto porque no hay ninguno asociado a ellos. Sin embargo, el elemento de línea se registra como parte del uso de un integrante del grupo y el administrador del parte de horas lo verá en el proceso de aprobación del parte de horas. El administrador del parte de horas puede supervisar los elementos de línea no confirmados y podría tenerlos en cuenta para futuros planes de proyectos. Esta información también está disponible en la base de datos de informes.
Uso total
La opción Actualizar se usa para obtener un Total del tiempo especificado durante el período del parte de horas. El total se especifica por día o semana y es la suma del siguiente tiempo: Tiempo administrativo, No confirmado, Asignaciones de tareas o Asignaciones de proyectos, Horas extra, No facturable y Horas extra no facturables.
Los integrantes del grupo pueden ver el Total de horas del período en la Lista del parte de horas.
Guardar y enviar
Los integrantes del grupo pueden realizar el seguimiento de las horas diariamente y guardar los cambios cada día sin enviar las horas al administrador del parte de horas. Para enviar el parte de horas para su aprobación, se hace clic en Guardar y enviar al final del período del parte de horas, al comienzo del siguiente período del parte de horas o en un plazo establecido.
Al hacer clic en Guardar y enviar, se muestra el cuadro de diálogo Enviar parte de horas. El cuadro de diálogo Enviar parte de horas rellena automáticamente la persona que recibe el parte de horas para su aprobación. Se muestra el administrador del parte de horas designado para el usuario.
El aprobador es el integrante del grupo de manera predeterminada, a menos que se asigne otro aprobador. El integrante del grupo puede seleccionar un aprobador nuevo a menos que la organización seleccione la opción Enrutamiento de aprobación fijo. Este cuadro de diálogo también se puede mostrar sólo con el campo Comentario si se aplica el Enrutamiento de aprobación fijo. El administrador puede establecer esta opción en Configuración del servidor, Configuración y valores predeterminados del parte de horas.
Antes de llegar a un aprobador final, varios administradores del parte de horas pueden revisar el parte de horas. El campo Siguiente aprobador de la Lista del parte de horas o los Datos del encabezado del parte de horas muestran a quién se ha enviado el parte de horas. El integrante del grupo puede hacer clic en Examinar para seleccionar el administrador del parte de horas. Si un administrador del parte de horas está fuera de la oficina, otro administrador puede aprobarlo provisionalmente.
El campo Estado de los Datos del encabezado del parte de horas muestra Enviado si el parte de horas está pendiente de aprobación. El estado es Aceptable cuando el parte de horas ha sido aceptado por un usuario sin autoridad para aprobar y Aprobado cuando el parte de horas ha sido aprobado.
Tablas de los partes de horas
El parte de horas se guarda en la tabla MSP_Timesheet_Actuals en la base de datos de ProjectServer_Published a medida que los integrantes del grupo especifican el uso. El parte de horas también se convierte en la tabla MSP_Timesheet -Actuals de la base de datos ProjectServer_Reporting para su uso en características de informes como Análisis de datos, Informes de empresa u otras características de terceros.
Los datos especificados tienen un estado de propuesta hasta que se apruebe el parte de horas. Aún se puede modificar el tiempo especificado. Por ejemplo, un usuario con permisos para Ajustar parte de horas o el integrante del grupo que realice las correcciones después de que el parte de horas haya sido rechazado, pueden continuar realizando cambios en el mismo.
Importar parte de horas a la página Mis tareas
El progreso especificado para las asignaciones se debe actualizar en la página Mis tareas. Para ello se usa la característica Importar parte de horas en el menú Acciones de la página Mis tareas.
La característica Importar parte de horas asegura que el progreso se indicará en la página Mis tareas. El progreso se refleja en el plan del proyecto cuando el integrante del grupo envía la asignación al jefe de proyecto para una Actualización de tareas.
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