Configuración de la página Configuración y valores predeterminados del parte de horas
Actualizado: febrero de 2009
Última modificación del tema: 2009-01-29
Cada organización tiene criterios y estándares diferentes para realizar un seguimiento del uso. Por ejemplo, algunos se rigen por leyes laborales que requieren que se trabaje un número específico de horas al día. Esto significa que la organización debe revisar las opciones de Configuración y valores predeterminados del parte de horas y elegir las opciones adecuadas.
La opción Configuración y presentación de tarea administra las opciones de usuario en la página Mis tareas. La opción Configuración y valores predeterminados del parte de horas administra las opciones de usuario en la página Mis partes de horas. Una organización puede personalizar Configuración y valores predeterminados del parte de horas antes de que los integrantes del grupo creen partes de horas.
Realice los pasos siguientes para tener acceso a la página Configuración y valores predeterminados del parte de horas:
Inicie sesión en Project Web Access como Administrador.
Haga clic en Configuración de servidor.
En la sección Administración de horas y tareas, haga clic en Configuración y valores predeterminados del parte de horas.
La página Configuración y valores predeterminados del parte de horas contiene las siguientes secciones:
Visualización de Outlook. Opciones para mostrar diferentes tipos de trabajos en la interfaz de partes de horas de Outlook. El complemento de Outlook se descarga para cada usuario y se debe instalar para que proporcione acceso al usuario final. El tema sobre Mis tareas contiene más información acerca de estas opciones.
Visualización de Project Web Access. Opciones para mostrar diferentes tipos de trabajos en el parte de horas de Project Web Access (PWA).
Modo predeterminado de parte de horas. Opciones para mostrar proyectos, asignaciones de tareas de proyectos o ninguno de éstos cuando se crea un parte de horas. El usuario final puede agregar elementos de línea adicionales de cualquiera de los tipos.
Unidades de la columna de la cuadrícula del parte de horas. Opción que controla si las celdas de la cuadrícula representan un día o una semana.
Unidades de informes predeterminados. Opción para notificar el trabajo real en horas o en días. Además, define cuántas horas componen un día o una semana.
Límites de elaboración de informes cada hora. Parámetro que limita el número máximo y mínimo de horas que se pueden notificar por cada parte de horas o día. El número máximo 999 representa "ilimitado" en el sistema de partes de horas.
Directivas del parte de horas. Contiene dos opciones, una para notificar el tiempo futuro y otra para permitir que los usuarios agreguen elementos de línea que no están asociados a un elemento de servidor de proyecto ya definido. Si es necesario cumplir con la normativa de Defense Contract Audit Agency (DCAA), estas opciones deben deshabilitarse.
Auditoría. Crea un archivo de registro donde se registra cada transacción del parte de horas para su auditoría.
Enrutamiento de aprobación. Cuando está habilitada, esta opción impide que el usuario final seleccione un aprobador de partes de horas diferente una vez enviados los partes de horas.
Visualización de Outlook
Las versiones anteriores de Project Server contienen una característica de integración de Outlook que permite a los integrantes del grupo revisar sus asignaciones de tareas de proyecto y crear informes sobre ellas desde Outlook. En Microsoft Office Project Server 2007, el progreso aún se puede especificar en las asignaciones.
La inclusión de partes de horas en la característica de integración de Outlook es una novedad de Office Project Server 2007. Los usuarios pueden registrar y actualizar su parte de horas de PWA.
Las siguientes opciones definen la información que se muestra en los partes de horas en Outlook, en función de las necesidades de la empresa:
Horas reales y horas programadas
Horas reales, extras y programadas
Horas facturables, no facturables, extras y programadas. Esta opción está habilitada de manera predeterminada.
La tercera opción permite a los usuarios capturar las horas reales que son facturables y no facturables para el elemento de línea. Facturables es la cantidad de horas que se cobran por el trabajo realizado. No facturables es la cantidad de horas que no se cobrarán.
Visualización de Project Web Access
Hay una opción que permite mostrar y especificar las horas extra y las horas no facturables cuando se realiza el seguimiento del uso en un parte de horas. Los integrantes del grupo pueden seleccionar Mostrar u ocultar trabajo de horas extra o Mostrar u ocultar trabajo no facturable en el menú Acciones del parte de horas.
Cuando la opción Visualización de Project Web Access está habilitada, el parte de horas usa el seguimiento estándar del tiempo de horas extra y tiempo no facturable, y el comando de alternancia del menú Acciones está disponible. El comando de alternancia está habilitado de manera predeterminada en Configuración del servidor.
Cuando la opción Visualización de Project Web Access no está habilitada, las acciones de alternancia para mostrar y especificar las horas extra y las horas no facturables no están disponibles. Si la organización realiza un seguimiento del estado de horas extra o de facturación con mayor detalle del que se proporciona, se recomienda sustituir las clasificaciones administrativas por las clasificaciones predeterminadas Horas extra y No facturable.
Modo predeterminado de parte de horas
La opción Modo predeterminado de parte de horas define la información que contiene el parte de horas de manera predeterminada cuando éste se crea. En la Lista del parte de horas, los integrantes del grupo pueden elegir entre cuatro tipos de parte de horas para realizar el seguimiento del uso.
Crear con configuración predeterminada. Este parte de horas muestra las categorías de Tiempo administrativo marcadas como Mostrar siempre y la opción que está seleccionada como Modo predeterminado de parte de horas.
Crear con tareas. Este parte de horas muestra las asignaciones para las que se ha especificado el progreso o para las que se ha programado trabajo que aún no se ha realizado.
Crear con proyectos. Este parte de horas muestra el nombre de los proyectos activos en los que el usuario es integrante del grupo del proyecto. En este caso, el progreso se especifica en el nivel superior del proyecto.
No rellenar automáticamente. Este parte de horas está en blanco.
El parte de horas se rellena automáticamente con las categorías de Tiempo administrativo que están marcadas como Mostrar siempre y con la opción Modo predeterminado de parte de horas, a menos que el usuario seleccione otra de las opciones anteriores.
La página Configuración y valores predeterminados del parte de horas define cómo se rellenan previamente los partes de horas en la organización. Los usuarios pueden reemplazar los valores predeterminados.
Los usuarios pueden elegir las opciones siguientes en la página Configuración y valores predeterminados del parte de horas:
Asignaciones de tareas actuales. Esta opción está habilitada de manera predeterminada. El parte de horas contiene tareas administrativas y las asignaciones de tareas actuales del recurso de todos los proyectos a los que está asignado.
Proyectos actuales. El parte de horas contiene tiempo administrativo y una lista de los proyectos a los que está asignado el recurso. No se muestran tareas individuales.
Sin rellenado previo. Este parte de horas sólo contiene tiempo administrativo.
Unidades de la columna de la cuadrícula del parte de horas
Esta opción determina las unidades con las que se realiza el seguimiento del uso, ya sea días o semanas, para todos los tipos de partes de horas. Las unidades de seguimiento predeterminadas del parte de horas se muestran en días.
Si se especifica Semanas al crear el parte de horas, cada columna del parte de horas representará siete días. Si el período del parte de horas es mayor que siete días, el parte de horas mostrará los siete días siguientes. Por ejemplo, si el período es 15 días, se muestran tres columnas.
La manera en que se calculan y se muestran las fechas de los encabezados del período de tiempo depende del parte de horas con el que esté trabajando el usuario, de cómo se han definido originalmente los períodos de tiempo y de la configuración de la duración del período estándar. Para establecer estos dos últimos factores, se usa Período del parte de horas.
Unidades de informes predeterminados
El seguimiento del uso se realiza en horas o días. De manera predeterminada, las unidades del parte de horas se establecen en horas.
Si, al crear el parte de horas, se cambian las unidades de horas a días, el trabajo planeado se mostrará en días. Cuando el recurso especifica un valor numérico, éste se interpreta como días. Por ejemplo, 0,5 equivale a medio día de trabajo.
Otra opción de Unidades de informes predeterminados es el número de horas de un día estándar del parte de horas y el número de horas de una semana laborable estándar del parte de horas. En todo el mundo, cada empresa tiene diferentes estándares. Algunas se rigen por las leyes laborales y estas opciones deben establecerse adecuadamente. Para reemplazarlas, se agrega el designador de la unidad al valor de tiempo numérico, por ejemplo, 8h = 8 horas y 8d = 8 días, independientemente de la configuración del sistema.
Límites de elaboración de informes cada hora
La característica Límites de elaboración de informes cada hora permite a los administradores de Project Web Access aplicar restricciones a los valores válidos que se pueden especificar para el seguimiento del tiempo. El mínimo es cero y el máximo es 998. El sistema trata el número “999” como máximo ilimitado. El administrador puede restringir aún más los valores de la siguiente manera:
Nº máximo de horas por parte de horas. Este valor está establecido en 999 de manera predeterminada.
Nº mínimo de horas por parte de horas. Este valor está establecido en 0 de manera predeterminada.
Nº máximo de horas por día. Este valor está establecido en 999 de manera predeterminada.
Si se especifica un valor no válido, se muestra un mensaje de error. El parte de horas no se puede guardar ni enviar hasta que se especifique un valor válido.
Directivas del parte de horas
Se aplican dos directivas del parte de horas a los usuarios para cumplir con los requisitos de contabilidad y normativa de una organización. Ambas están habilitadas de manera predeterminada en Configuración y valores predeterminados del parte de horas, y se deben deshabilitar para aquellas organizaciones que tengan que cumplir con los procedimientos de seguimiento del tiempo establecidos por DCAA.
Permitir presentación de informes futuros. Cuando esta opción está habilitada, los integrantes del grupo pueden crear partes de horas que se extienden más allá del período actual del parte de horas.
Permitir elementos de línea de parte de horas sin comprobar. Cuando esta opción está habilitada, los integrantes del grupo pueden agregar nuevos elementos de línea. En el parte de horas, el elemento de línea muestra No confirmado para el nombre del proyecto. Esto significa que el elemento de línea no está asociado a un plan de proyecto o a una asignación. Si esta opción está deshabilitada, se quita la opción Escriba el nombre de las nuevas líneas del parte de horas del cuadro de diálogo Agregar líneas. Los integrantes del grupo sólo podrán seleccionar las asignaciones existentes.
Auditoría
En Office Project Server 2007, los partes de horas se usan para realizar el seguimiento del uso y son necesarios para cumplir con la normativa de DCAA, que depende del Departamento de Defensa de Estados Unidos. La DCAA es una organización que supervisa asuntos presupuestarios y financieros para el gobierno de Estados Unidos. Las directivas de esta organización determinan los procedimientos de facturación y contratación, incluida la posibilidad de auditar las entradas de personal en proyectos del gobierno.
Las organizaciones pueden habilitar la auditoría de parte de horas para registrar los cambios guardados en los partes de horas durante su creación, aprobación y ajustes. Para ello, se activa la opción Habilitar auditoría de parte de horas.
Una vez habilitada la auditoría, las transacciones del parte de horas se almacenan en la tabla MSP_Timesheet_Actual_Audit de la base de datos ProjectServer_Published, de donde los datos se recuperan para la auditoría. Si esta opción está habilitada durante el ciclo de vida del proyecto, los registros se acumulan en la tabla. El botón Depurar registro permite a los administradores de PWA limpiar los registros de la tabla MSP_Timesheet_Actual_Audit. Esta acción no quita los datos reales del proyecto del parte de horas. Los datos reales del proyecto se almacenan en la tabla MSP_Timesheet_Actuals.
Enrutamiento de aprobación
Una vez que los integrantes del grupo especifican el progreso o los cambios de las asignaciones mediante la página Tareas en Microsoft Office Project Server 2003, dichos cambios se envían para su aprobación a la última persona que publicó las asignaciones. En Office Project Server 2007, el proceso de actualización de las asignaciones es similar si sólo se usa el Centro de tareas para actualizar el progreso de las asignaciones. Sin embargo, si se usa el parte de horas para indicar el progreso de las asignaciones (ya que los partes de horas se usan principalmente para actualizar trabajo no relativo al proyecto), ese progreso deberá importarse a la página Mis tareas para poder enviarlo al jefe de proyecto para que lo actualice en el proyecto.
La aprobación de partes de horas en Office Project Server 2007 sigue un proceso diferente del proceso que se sigue para actualizar las tareas o las asignaciones. Cuando un integrante del grupo envía un parte de horas, el aprobador puede ser él mismo o la persona que elija en el menú desplegable. También se puede usar la opción Administrar usuarios para asignar un aprobador al integrante del grupo. El aprobador puede designar un administrador del parte de horas de segundo nivel para que apruebe el parte de horas. En función de los requisitos de aprobación de partes de horas de la organización, los partes de horas se pueden aceptar varias veces antes de que lleguen al aprobador final.
Existe la opción de tener un Enrutamiento de aprobación fijo. Esta opción se selecciona en la página Configuración y valores predeterminados del parte de horas, en la sección Enrutamiento de aprobación.
Cuando la opción Enrutamiento de aprobación fijo está habilitada, los usuarios pueden enviar el parte de horas directamente al administrador del parte de horas designado (no hay una opción de menú desplegable para elegir un aprobador) para su aprobación final o un enrutamiento alternativo.
Esta opción está deshabilitada de manera predeterminada. Los integrantes del grupo pueden enviar el parte de horas directamente al administrador del parte de horas o elegir un aprobador alternativo de la lista. Esta lista contiene los aprobadores que tienen habilitado el permiso global de usuario Aceptar partes de horas.
Descarga de este libro
Este tema se incluye en el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:
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