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Administración de actualizaciones de tareas en Project Web App

 

Se aplica a: Project Server 2010

Última modificación del tema: 2015-03-09

Resumen:  A continuación se describe el quinto artículo de una serie de ocho acerca de cómo usar Microsoft Project Web App con los datos de Microsoft Project Server 2010 y cómo realizar tareas relacionadas con la administración de proyectos. Este artículo ofrece información acerca de cómo pueden los miembros del equipo actualizar sus tareas y enviarlas para la aprobación mediante Project Web App. También describe cómo pueden los jefes de proyecto revisar actualizaciones de tareas que se hayan enviado para la aprobación.

Se aplica a:  Project Server 2010 | Project Web App

En este artículo:

  • Envío de actualizaciones de tareas

  • Opciones de visualización de tareas

  • Aprobación de actualizaciones de tareas

  • Procesamiento de solicitudes y cambios de tareas

Envío de actualizaciones de tareas

Los miembros del equipo pueden informar del tiempo empleado en las asignaciones publicadas (Tareas del proyecto) a través de la página de tareas de Project Web App. Como jefe de proyecto, también podrá actualizar el trabajo real directamente en Project Professional 2010; sin embargo, esto solo puede hacerse de forma excepcional, no como norma, en caso de que acepte actualizaciones de Project Web App.

El escenario siguiente describe el intercambio que se produce entre un miembro del equipo y el jefe de proyecto durante el proceso de actualización de tarea y de aprobación.

  1. El miembro del equipo inicia sesión en Project Web App. En la página de inicio de Project Web App, el miembro del equipo puede hacer clic en Tareas en Inicio rápido para ver las tareas asignadas.

  2. Las tareas asignadas al usuario se muestran en la página Tareas. En la página Tareas, el miembro del equipo puede especificar en la cuadrícula el número real de horas dedicadas en función de los días trabajados.

    Nota

    Solo se pueden especificar las horas en tareas detalladas. No es posible especificar el tiempo en la tarea de resumen del proyecto.

  3. El miembro del equipo puede usar los botones de la columna Período de la cinta de opciones para navegar a una semana anterior o posterior. Además, puede seleccionar un periodo específico con el botón Seleccionar período.

  4. Tras asociar las horas reales a una asignación de tarea, es necesario llevar a cabo los pasos siguientes en función de si la tarea se ha completado. El miembro del equipo puede guardar las actualizaciones sin enviarlas al jefe de proyecto, mediante la opción Guardar. Las actualizaciones pueden enviarse con posterioridad con una de las opciones Enviar estado.

    • En caso de que la tarea se haya completado, el usuario deberá asegurarse de que el Trabajo restante muestre el valor 0 y de que el sistema indique que la tarea está completa al 100%. Si la tarea muestra que queda trabajo pendiente pero esta se ha completado, será necesario modificar el valor a cero.

    • Si el estado indica que no ha finalizado la tarea, el miembro del equipo deberá actualizar el Trabajo restante con el número de horas necesarias para completar la tarea. La cantidad puede ser superior o inferior a las horas mostradas, ya que se han calculado a partir de la estimación de trabajo original especificada. Al especificar las horas de Trabajo restante, se recalcularán los valores % completado y Trabajo.

    En el escenario, el miembro del equipo solicita horas adicionales para completar la tarea; en este caso, solicita 60 horas en lugar de las 40 horas calculadas de forma automática. Ya se han invertido diez horas. Además, el miembro del equipo adjunta un comentario al envío de la actualización. Este proceso permite al miembro del equipo comunicar al jefe de proyecto el motivo por el que se necesita más tiempo para completar la tarea.

    Tenga en cuenta que el miembro del equipo solo ha seleccionado una tarea para actualizar. (Como alternativa, es posible seleccionar asignaciones adicionales mediante la casilla correspondiente o haciendo clic en el botón Enviar estado, Todas las tareas para actualizarlas.) También debe tener en cuenta que la casilla Enviar comentario debe activarse antes de que el usuario haga clic en Enviar estado, Tareas seleccionadas. La imagen siguiente muestra actualizaciones de tareas que están listas para el envío.

    Cuando un miembro del equipo está listo para enviar una actualización de tarea al jefe de proyecto, deberá activar la casilla de la fila del estado que desea actualizar. El usuario deberá hacer clic en Enviar estado para ver las opciones siguientes:

    • Todas las tareas. Permite enviar rápidamente al jefe de proyecto una actualización de todas las tareas.

    • Tareas seleccionadas. Permite enviar al jefe de proyecto actualizaciones de tareas específicas una por una.

    Al hacer clic en Tareas seleccionadas se enviará una actualización de estado de la tarea seleccionada.

  5. Tras hacer clic en el botón Enviar estado o Tareas seleccionadas, un cuadro de comentarios mostrará el comentario asociado a la actualización de asignación.

    Tras enviar la actualización de asignación, la columna Estado de proceso reflejará el estado actual de la tarea.

Opciones de visualización de tareas

Los miembros del equipo pueden seleccionar diferentes opciones de visualización de tareas para modificar el modo en que se muestra la información en la página de tareas. Es posible seleccionar estas opciones en la cinta de opciones de Project Web App.

En la cinta de opciones de PWA encontrará las siguientes opciones de visualización de tareas:

  • Importar. Importa los datos de estado del parte de horas.

  • Diseño. Muestra las siguientes opciones de visualización:

    • Diagrama de Gantt. Muestra los datos en una vista de gráfico de Gantt.

    • Datos con fases temporales. Muestra los datos por días, semanas o según otro nivel de tiempo incremental. Si no se selecciona esta opción, la cuadrícula de la columna de fecha no estará disponible para la especificación de periodos.

    • Hoja. Muestra la fecha en un formato de tabla.

  • Unidades. Muestra las siguientes opciones de visualización:

    • Duración

      • Minutos

      • Horas

      • Días

      • Semanas

    • Trabajo

      • Minutos

      • Horas

      • Días

      • Semanas

    • Fecha

      • 28/01/2010

      • 12:33 pm

      • 28/01/2010 12:33 pm

      • Jueves, 28 de enero de 2010

      • Jueves, 28 de enero de 2010, 12:33 pm

      • Jue 28/01

      • 28 de enero

      • Enero de 2010

  • Filtro. Modifica la información de la tarea mostrada para usar un filtro estándar o crear un filtro personalizado.

Aprobación de actualizaciones de tareas

Tras el envío de la actualización por parte del miembro del equipo, usted, como jefe de proyecto, podrá revisar el envío y decidir si lo acepta en la programación del proyecto o si lo rechaza.

Al hacer clic en una aprobación pendiente se abrirá el Centro de aprobación.

En la página Centro de aprobación, podrá ver todas las actualizaciones de tareas enviadas que estén pendiente de su aprobación. En esta página también se muestran los detalles acerca de la actualización de la tarea como, por ejemplo, el recurso que envió la actualización o los comentarios. Al hacer clic en una tarea de esta página se mostrarán detalles de tarea adicionales acerca de la actualización.

Podrá aceptar o rechazar la actualización de la tarea. Para ello, active la casilla situada junto a la tarea y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar o Rechazar de la cinta de opciones. Con ambas opciones tendrá la posibilidad de enviar un comentario al recurso con información acerca de la actualización de la tarea.

Procesamiento de solicitudes y cambios de tareas

La página Centro de aprobación de Project Web App permite revisar los cambios efectuados en las tareas del proyecto así como los tiempos de trabajo que los miembros del equipo han enviado a través de las páginas Tareas y Parte de horas. Use el Centro de aprobación de Project Web App para revisar los cambios efectuados en las tareas del proyecto y los tiempos de trabajo de los recursos y para actualizar los proyectos con la información más reciente.

A continuación se muestran los tipos de cambios que aparecen en el Centro de aprobación de Project Web App:

  • Cambios de tareas

  • Solicitudes de tareas nuevas

  • Solicitudes de delegación de tareas

  • Asignaciones rechazadas por recursos

  • Solicitudes de delegación de tareas rechazadas por recursos

Puede actualizar la información del proyecto según los cambios de tareas que se muestran en el Centro de aprobación del modo siguiente:

  • Manualmente. Puede actualizar los proyectos con cada cambio de tarea enviado por los miembros del equipo haciendo clic en Aceptar en la pestaña Aprobaciones del Centro de aprobación. Si no desea aprobar una solicitud de cambio de tarea, haga clic en Rechazar y proporcione un comentario para el recurso que envía la solicitud. De este modo, ofrecerá una explicación para el rechazo. Cuando rechace una solicitud de cambio, esta se eliminará de la lista del Centro de aprobación hasta que el miembro del equipo vuelva a enviarla.

  • Automáticamente (mediante reglas). Puede crear y usar reglas para actualizar automáticamente los proyectos con cambios que no necesiten revisión para la aprobación. Puede crear reglas que se inicien para proyectos específicos, para todos los proyectos, para recursos específicos o para grupos de recursos de una ubicación específica de la estructura detallada de recursos de su organización. Incluso cuando habilite reglas para la aprobación automática, necesitará publicar el proyecto antes de que se vuelva a planificar el proyecto por completo.

La tabla siguiente muestra los permisos de Project Server 2010 necesarios para que los usuarios de Project Professional 2010 y Project Web App puedan trabajar con actualizaciones de tareas.

Tabla 4: Permisos necesarios

Permiso global Descripción

Administrar reglas

Permite al usuario tener acceso a las páginas de actualizaciones de Project Web App y crear reglas que determinen el modo en que se procesan las transacciones de actualización de forma automática.

Administrar cambios de tareas

Permite a los usuarios tener acceso a las páginas de actualizaciones de Project Web App para obtener actualizaciones de tareas y ver, aceptar o rechazar las transacciones de los recursos.

Procesamiento de cambios de tareas desde el Centro de aprobación

Los miembros del equipo del proyecto usan el parte de horas disponible en Project Web App para informar de los cambios realizados en sus asignaciones. Los jefes de proyecto reciben una notificación de forma automática cuando los miembros del equipo asignados a tareas sus proyectos envían cambios. Los jefes de proyecto pueden elegir si aceptan o rechazan cada uno de los cambios de las tareas.

Los cambios que envían los miembros del equipo no afectan a los proyectos hasta que se publican; solo los cambios de tareas aprobados se aplican a los proyectos publicados en la base de datos de Project Server y solo las actualizaciones de las tareas aprobadas aparecen en los proyectos como trabajo real. Si sabe que los miembros de su equipo han cambiado tareas, han agregado tareas nuevas o las han delegado rechazado pero no ve los cambios enviados como disponibles en el Centro de aprobación, es posible que estos no hayan enviado realmente sus cambios.

Antes de aceptar o rechazar cambios de tareas de los miembros del equipo del proyecto, es importante conocer el ciclo de procesamiento del parte de horas de su organización. Por ejemplo, si su organización tiene un ciclo de parte de horas semanal, deberá procesar todos los partes de horas y cambios de tareas al menos una vez a la semana, después de que todos los miembros del equipo hayan enviado su estado, pero antes del final del ciclo de parte de horas semanal. Esto ayuda a garantizar que se envían, aceptan o rechazan los datos correctos. Además, ayuda a evitar la publicación de datos incorrectos como resultado de las actualizaciones.

La página Actualizaciones tiene las siguientes características:

  • Si un miembro de equipo envía varios cambios para un único elemento de tarea, solo se mostrará el último cambio enviado.

  • Si un miembro de equipo delega una tarea, se mostrará una fila en la lista de actualización. Si el miembro del equipo al que se ha delegado la tarea rechaza la delegación, dicho rechazo se mostrará en una fila por separado y el campo Aceptar no podrá modificarse.

  • El modo de seguimiento de las actualizaciones pendientes determina si se debe mostrar o no un parte de horas o una vista de diagrama de Gantt. Si se usan horas específicas para las actualizaciones, se mostrará el parte de horas. la vista de Diagrama de Gantt se muestra para el resto de las actualizaciones.

  • Si se rechaza una actualización, el miembro del equipo que haya enviado la actualización recibirá una notificación por correo electrónico y aparecerá un icono en su parte de horas.

  • Una vez aprobado el cambio de tarea, se agregará un registro de dicho cambio en la página Historial. Los cambios que no se hayan aprobado o rechazado quedarán pendientes y permanecerán en el Centro de aprobación hasta que se acepten, rechacen o procesen.

Para aprobar o rechazar cambios de tareas enviados por miembros del equipo del proyecto

  1. En el Inicio rápido, en Proyectos, haga clic en Centro de aprobación.

  2. Active la casilla de la columna de la izquierda correspondiente a la fila de la actualización de tarea que desea aceptar o rechazar.

  3. En la pestaña Aprobaciones de la cinta de opciones, haga clic en Aceptar o en Rechazar.

Visualización del historial de cambios de tareas

Puede ver un historial de todos los cambios de tareas que se han procesado en los últimos 60 días. Este historial se proporciona solo para fines de revisión y no puede modificarse. Permite revisar el historial de las actualizaciones realizadas en todos los proyectos y recursos. El archivo de actualización muestra las tareas actualizadas con un formato similar al de la página de actualización de cambios de tareas. La pestaña Personalización muestra las mismas opciones que la página Actualizaciones. El botón Mostrar cambios de tareas del menú de acción le redirigirá a la página Actualizar cambios de tareas. El administrador de Project Server define el número de días disponibles en la sección del historial de actualización de tarea.

Nota

Los cambios de tareas aparecerán en la cuadrícula cuando los haya procesado (aceptado o rechazado). Para navegar rápidamente a la página donde podrá procesar las actualizaciones de tareas de los miembros del equipo, haga clic en Mostrar cambios de tareas. Si desea ajustar los valores reales de los recursos, vaya a la página Recursos y haga clic en Ajustar valores reales.

Para ver el historial de cambios de tareas

  1. En el Centro de aprobación de Project Web App, en la pestaña Aprobaciones, haga clic en Historial. Desde el menú, haga clic en Actualizaciones de estado o en Partes de horas para ver el historial de actualizaciones de tareas de ambos.

  2. Las actualizaciones de tareas realizadas en los últimos 60 días se mostrarán en un formato de cuadrícula. En el historial de actualizaciones de tareas, desplácese a la derecha para ver los detalles de cada actualización. Los detalles indican si la tarea se ha aceptado, el estado actual, el usuario de Project Web App al que está asignada la tarea, el usuario que ha aprobado o rechazado la tarea y el trabajo real asociado a la tarea, así como otro tipo de información acerca de la tarea.