Agrupar y ordenar datos (Generador de informes 1.0)
Los grupos se utilizan para organizar los datos de modo que el informe se muestre en una jerarquía visual y se puedan obtener subtotales. Una vez agrupados los datos, es posible organizarlos en cada grupo en orden ascendente o descendente a fin de facilitar su búsqueda. Por ejemplo, imagine que crea un informe de ventas que contiene información acerca de los clientes, los territorios de ventas en las que se encuentran dichos clientes, el vendedor de cada territorio de ventas y las cifras de ventas. Puede agrupar los datos por territorio de ventas y a continuación por cliente para ver las ventas totales por territorio y cliente. Al ordenar por los campos de territorio de ventas y vendedor se facilitará la lectura de los datos. El Generador de informes presenta los clientes en orden alfabético en sus respectivos territorios de ventas y le proporciona los totales de ventas. Los datos del grupo de territorio de ventas se pueden ordenar alfabéticamente. A continuación, es posible ordenar los datos de los otros grupos para que también aparezcan en orden alfabético. Además, también se puede ordenar por totales. Por ejemplo, es posible ordenar los territorios por las ventas totales de cada territorio.
Agrupar datos
Cuando se arrastran campos y entidades al área de diseño, también se están organizando los datos en grupos. En el Generador de informes, los grupos se indican mediante las fichas de grupos que suelen aparecen en el borde superior del diseño del informe. Normalmente, el grupo más amplio se coloca en el borde exterior del informe y los datos más específicos se obtienen a medida que se lee el informe. En el ejemplo anterior, el grupo más amplio común a los datos que aparecen en el informe es el territorio de ventas; los datos más específicos son los clientes y la cifra de ventas.
Se crean dos tipos de grupos: grupos de valores y grupos de entidades. Un grupo de valor es un grupo en un campo. El nombre de campo aparece en una ficha de grupo de valor. Cuando se ejecuta el informe, el grupo de valor devuelve una única instancia del grupo para cada valor distinto. Por ejemplo, imagine que agrega el campo Nombre de país al informe. El nombre de país sólo aparece una vez en el informe. Un grupo de entidad es un grupo en una entidad. El nombre de entidad aparece en una ficha de grupo de entidad. Cuando se ejecuta el informe, el grupo de entidad devuelve una única instancia de la entidad. Por ejemplo, si tiene un grupo denominado Territorio, cada territorio aparece una sola vez en el informe.
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Al agrupar los datos, tenga en cuenta que:
Es posible crear tantos grupos como se desee en la plantilla de diseño del informe.
Para agregar un elemento a un grupo o cambiar la agrupación actual, coloque el campo en la ficha del grupo.
Es posible volver a organizar los grupos si se arrastra una ficha de grupo y se coloca en otra ficha de grupo del diseño del informe.
Cuando el grupo es el grupo de entidad de un campo, dicho campo se agrega a ese grupo cuando se coloca en el lado derecho de la plantilla de diseño del informe. Si no existe ningún grupo de entidad, se crea un nuevo grupo para el campo.
Se crea un nuevo grupo para un campo cuando dicho campo se agrega al lado izquierdo de la plantilla de diseño del informe. Si el campo es un campo de identificación de la entidad, se crea un grupo de entidad al agregar el campo al lado izquierdo de la plantilla de diseño del informe.
Cuando se agrega una entidad al área de diseño, el Generador de informes crea un grupo que utiliza el nombre de la entidad. Al agregar varios campos de una entidad al área de diseño, los campos también se agrupan mediante el nombre de la entidad.
Cuando se agrega un campo de valor único de una entidad relacionada al lado derecho de la plantilla de diseño del informe, el campo se agrega al grupo existente como un detalle adicional.
Cuando se agrega un campo de agregado (un campo que contiene el total de un conjunto de valores) a la plantilla de diseño del informe, el campo se convierte en un detalle adicional del grupo al que se agregue.
Si existe una relación de uno a varios entre dos entidades, la entidad primaria del panel Explorador cambia cuando se agrega la entidad al área de diseño y, a continuación, se agrega la segunda entidad. Por ejemplo, si se agrega la entidad Customer (cliente) al área de diseño, ésta se convierte en la entidad primaria del panel Explorador. Si se agrega la entidad Sales Order (pedido de venta) al área de diseño, la entidad primaria cambia a Sales Order en el panel Explorador.
Si desea crear un grupo de valor en un campo determinado, seleccione el campo y arrástrelo a la izquierda del grupo original. Se crea un nuevo grupo con el nombre del campo.
Si agrega uno o más campos de agregado a la plantilla de diseño del informe y no hay grupos disponibles para asociarlos al agregado, se crea un grupo Total.
Cuando se agrega un grupo de valor o entidad a una consulta con un solo grupo de total, éste se quita y los campos de agregado se agregan al grupo de valor o entidad. Si se quitan todos los grupos de valor o entidad del diseño del informe, los campos de agregado se convierten en un grupo de total.
Ordenar datos
Los datos de cada grupo se pueden ordenar por cualquier campo del grupo o por cualquier campo que muestre subtotales. Cada grupo se puede ordenar por varios campos. Por ejemplo, imagine que el informe contiene un campo denominado Nombre y un campo denominado Apellido en el grupo Nombre de cliente. Si se ordena el campo Apellido de la A a la Z, aquellos individuos con el mismo apellido aparecerán agrupados en el informe, aunque se enumerarán en el orden en que el Generador de informes recupere los datos. Si también se ordena el campo Nombre de la A a la Z, aquellos individuos con el mismo apellido aparecerán agrupados en el informe, aunque también se ordenarán alfabéticamente por sus nombres.
Para ordenar los datos del informe, utilice el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar. Seleccione el grupo que contiene los datos que se tienen que ordenar y, a continuación, utilice las listas desplegables Ordenar por y Luego por para especificar un criterio de ordenación para cada campo del grupo.
Permitir a los lectores ordenar los datos de un informe
De forma predeterminada, los usuarios que leen el informe pueden cambiar el orden de los datos después de ejecutarlo. Una vez ejecutado el informe, los usuarios que lo leen pueden ordenar por un campo específico mediante las flechas arriba y abajo que aparecen al lado de cada nombre de columna. Si se hace clic una vez en las flechas de orden, el grupo se organiza por ese campo en orden ascendente. Si se vuelve a hacer clic en el icono, se organiza en orden descendente. Los visores de informes pueden ordenar varios campos del informe presentado si se mantiene presionada la tecla Mayús mientras se hace clic en el icono de orden. Para deshabilitar esta funcionalidad, puede desactivar la casilla de verificación Permite que los usuarios ordenen los datos del informe cuando los vean del cuadro de diálogo Propiedades del informe.
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