Usar libros PowerPivot en SharePoint

Después de crear un libro de PowerPivot, puede compartirlo con otras personas con los mismos procedimientos que use para compartir los archivos. En muchos casos, sin embargo, es mejor compartir el libro mediante SharePoint. Al publicar el libro en un sitio de SharePoint que tenga habilitado PowerPivot, cualquier usuario con permiso puede ir a la dirección URL para ver o modificar el archivo, o utilizar el libro como origen de datos para los informes de Reporting Services u otros libros de PowerPivot.

Al utilizar los datos de PowerPivot en un libro de Excel o en un informe de Reporting Services, debe disponer del software PowerPivot el cual carga y calcula los datos de PowerPivot en segundo plano. En una estación de trabajo cliente, PowerPivot para Excel proporciona el software de procesamiento de datos que carga y calcula los datos. Sin embargo, un entorno de servidor requiere una solución basada en servidor. El software de servidor PowerPivot, cuando se ejecuta en SharePoint 2010, proporciona el procesamiento en segundo plano que le permite utilizar un explorador web para tener acceso a los libros e informes que utilizan datos de PowerPivot.

Este tema contiene las siguientes secciones:

Usar el software de servidor PowerPivot en SharePoint 2010

Usar una Galería de PowerPivot en SharePoint

Usar los libros PowerPivot en otros escenarios

Usar el software de servidor PowerPivot en SharePoint 2010

La publicación de libros PowerPivot en SharePoint conlleva numerosas ventajas, pero la más importante es que los usuarios pueden segmentar y filtrar datos en un documento de servidor del mismo modo que en un libro local en Excel.

La interacción de los datos es compatible con el libro que ve en un explorador, sin tener que descargar el archivo a la estación de trabajo para ver o utilizar los datos en Excel. Para tener acceso a los datos e interactuar con ellos es necesario disponer de SharePoint 2010 así como del software de servidor PowerPivot. El software de servidor PowerPivot no está disponible fuera de un entorno de SharePoint.

Acerca de PowerPivot para SharePoint

PowerPivot para SharePoint es software de servidor adicional que habilita el acceso a datos de PowerPivot en SharePoint. 

PowerPivot para SharePoint proporciona la funcionalidad siguiente:

  • Acceso a los datos de PowerPivot en un servidor. Al publicar un libro o informe que utiliza los datos de PowerPivot, el servidor de PowerPivot carga los datos en un servidor de SharePoint y los pone a disposición de los libros o informes que consumen los datos. Aunque Excel Services y Reporting Services pueden representar datos de PowerPivot que usted agrega a libros e informes, estos servidores no pueden cargar y calcular los datos de PowerPivot. El software de servidor PowerPivot realiza este rol para los datos de PowerPivot a los que se tiene acceso en un entorno de SharePoint.

  • La Galería de PowerPivot, una biblioteca de documentos de SharePoint con una finalidad especial que permite obtener una eficaz vista previa y administrar los documentos de los libros de PowerPivot publicados, así como otros tipos de documento. Puede utilizar la Galería de informes de PowerPivot para compartir y tener acceso a los libros o a los informes de Reporting Services, obtener una vista previa de un archivo grande sin tener que abrirlo primero, programar la actualización de datos o crear un libro o informe completamente nuevo basado en datos PowerPivot que ya se han publicado en la galería. Para obtener más información, vea Usar una Galería de PowerPivot en este tema.

  • La actualización automática de datos, que permite configurar los libros de PowerPivot para actualizarse de forma automática con los datos más recientes en un intervalo programado regularmente.

  • La administración de fuentes de distribución de datos. Puede crear y usar los documentos de servicio de datos en SharePoint. PowerPivot para SharePoint agrega el tipo de contenido para los documentos de servicio que señalan a las direcciones URL que proporcionan la fuente.

  • Informes de uso del acceso a datos de PowerPivot en Administración Central. Los administradores de SharePoint pueden ayudarle a determinar quién utiliza sus informes y con qué frecuencia.

Usar una Galería de PowerPivot en SharePoint

La Galería de PowerPivot es una biblioteca con una finalidad especial de SharePoint que proporciona una vista previa de libros de Excel que contienen datos de PowerPivot. También agrega opciones para configurar una programación de actualización de datos o para crear un informe ad hoc de Reporting Services en un libro de PowerPivot publicado.

La Galería de PowerPivot no es una característica de SharePoint integrada. La debe agregar una persona que administre su sitio o aplicación, en un equipo de SharePoint que tenga instalados componentes de servidor de PowerPivot para SharePoint. Una vez agregada, puede buscarla y usarla de la misma forma que Documentos compartidos.

La Galería de PowerPivot combina una representación precisa del contenido del archivo con hechos acerca del origen del documento. Puede ver inmediatamente quién creó el documento y cuándo se modificó por última vez. La vista previa varía en función de si utiliza la vista de galería o la vista de teatro con la biblioteca. En la vista de galería, puede pausarse en cada hoja de cálculo de un libro para poner una hoja en el foco del área de vista previa.

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La vista de teatro tiene un diseño diferente. El área de vista previa está centrada y las hojas de cálculo individuales pasan al frente a medida que se pausa sobre ellas.

Vista previa de documentos en la Galería de PowerPivot

La Galería de PowerPivot genera imágenes de vista previa de los libros de Excel y de los archivos de definición de informe (.rdl) de Reporting Services con las que puede ver el documento antes de abrirlo en la biblioteca. 

Vista previa de los libros

La Galería de PowerPivot creará imágenes de vista previa para los libros de Excel que contienen datos de PowerPivot incrustados o disponen de una conexión a los datos de PowerPivot que se publican en un libro diferente en la misma galería.

La mayoría de los libros utilizan datos de PowerPivot incrustados. Sin embargo, si se tiene acceso a los datos de PowerPivot mediante una conexión a datos de PowerPivot en un segundo libro, ambos libros deben estar en la misma Galería de PowerPivot para poder generar una imagen de vista previa. La Galería de PowerPivot no puede conectarse a otros sitios o bibliotecas para recuperar los datos.

Las imágenes de vista previa se basan en el modo en que el libro se representa en Excel Services. La representación de la Galería de PowerPivot debería ser idéntica a lo que se ve en un libro con el visor web de Excel. Sin embargo, la Vista previa tiene un área expuesta limitada y las partes de un libro o informe se podrían recortar para ajustarse al espacio disponible. Siempre puede abrir un libro o informe para ver todo el documento.

Obtener la vista previa de informes

La Galería de PowerPivot puede crear imágenes de vista previa para los informes de Reporting Services que cumplen los siguientes criterios:

  • El informe contiene los datos de PowerPivot.

  • Tanto los datos de PowerPivot como el informe están en la misma galería.

A diferencia de los libros de Excel, los informes nunca contienen datos de PowerPivot incrustados. Lo cual quiere decir que, cuando se abre el informe, siempre se tiene acceso a los datos de PowerPivot como un origen de datos externo. Dado que Galería de PowerPivot no puede recuperar datos de otros servidores o sitios para crear imágenes de vista previa, no creará imágenes de vista previa para un informe a menos que el libro que contiene los datos de PowerPivot incrustados se publique en la misma biblioteca.

Guardar un libro de Excel en la Galería de PowerPivot

La Galería de PowerPivot es una ubicación en SharePoint. Es una biblioteca de documentos, similar a Documentos Compartidos, la cual puede crear un propietario de un sitio como una ubicación para almacenar libros de PowerPivot. Al igual que con todas las bibliotecas que se crean en SharePoint, el propietario del sitio que lo crea puede asignarle cualquier nombre, de modo que es posible que necesite solicitar al propietario del sitio instrucciones sobre cómo encontrar la biblioteca si no la ve en la Galería de PowerPivot en su sitio.

Excel 2010 proporciona varias maneras de guardar un archivo en una biblioteca de SharePoint. Puede utilizar Guardar como para especificar una ruta de acceso de SharePoint completa a una biblioteca. O bien, en Excel 2010, puede escribir parte de una dirección URL del servidor y examinar un sitio de SharePoint utilizando el cuadro de diálogo Guardar como para buscar la biblioteca que desee utilizar. Para obtener más información, vea Guardar en SharePoint.

Crear un libro de Excel nuevo o un informe del Generador de informes basado en un libro PowerPivot en la Galería de PowerPivot

La Galería de PowerPivot agrega una opción Abrir nuevo libro de Excel para que pueda trabajar con datos publicados en un nuevo libro. También agrega una opción Crear informe del Generador de informes para que pueda compilar informes ad hoc basados en los libros que se publican para la biblioteca. La conexión a un origen de datos se crea automáticamente para que lo único que tenga que hacer sea diseñar el informe. Para obtener más información acerca de cómo crear informes basados en los libros publicados, vea Crear un informe de Reporting Services utilizando datos PowerPivot.

[!NOTA]

La Galería de PowerPivot no agrega ni configura SQL Server Reporting Services. Tiene que ser un administrador de SharePoint quien instale y configure la integración de SharePoint.

Usar los libros PowerPivot en otros escenarios

Aunque no se recomienda, puede utilizar los libros de PowerPivot con hospedaje de servidor parcial o sin él.

Ausencia de compatibilidad de servidor

Puede utilizar los libros de PowerPivot sin ningún software de servidor, para ello, comparta los documentos a través de carpetas públicas, correo electrónico, medios portátiles o servidores de archivos. En este escenario, cualquier usuario que desee ver los datos de PowerPivot debe tener Excel 2010 y PowerPivot para Excel instalados en su estación de trabajo. Este escenario no se recomienda porque no incluye software de servidor con el que pueda ver y tener acceso a los datos de PowerPivot en libros o informes que abre en un explorador desde un servidor.

Hospedaje limitado en SharePoint

Puede cargar o publicar libros de PowerPivot en un sitio de SharePoint que no tenga Excel Services o las características de servidor de PowerPivot, pero no podrá ver esos datos en un formato en línea. Por sí mismo, SharePoint no incluye ningún motor de datos para cargar datos de PowerPivot en un servidor. Esto significa que los informes o los libros que utilizan los datos de PowerPivot no mostrarán esos datos cuando el informe o libro se abra en un explorador. En este escenario, al utilizar solamente SharePoint, los usuarios que deseen ver documentos que contengan datos de PowerPivot deben descargar el informe o libro en una estación de trabajo cliente que tenga instalados Excel 2010 y PowerPivot para Excel.

Vea también

Tasks

Guardar en SharePoint

Conceptos

Compartir datos con PowerPivot

Proteger un libro PowerPivot en SharePoint