Crear un libro PowerPivot para SharePoint

Si va a publicar un libro de PowerPivot en SharePoint, debe tener en cuenta cómo se podría usar en un entorno de colaboración. El libro se podría convertir en la base para los informes de Reporting Services creados por sus colegas, readaptarse en otros libros de PowerPivot o vincularse desde sitios distintos, posiblemente en granjas de servidores diferentes. El hecho de saber de antemano que su libro de PowerPivot publicado se podría utilizar de nuevas y diferentes maneras puede ayudarle a tomar decisiones sobre la adición, modificación y presentación de los datos que cree en un libro de PowerPivot.

Este tema contiene los requisitos, sugerencias de diseño y problemas de seguridad y del uso compartido de datos que se han de considerar al diseñar libros destinados a publicarse en SharePoint.

Preparación

Crear conexiones de datos que se pueden actualizar

Precauciones de seguridad para publicar datos PowerPivot

Preparación

Si está familiarizado con Excel, ya tiene los conocimientos básicos para crear y utilizar los datos PowerPivot. La manera mejor de basarse en esos conocimientos es obtener información sobre el lenguaje de expresiones y las características de visualización de dato de Excel, que le permiten presentar los datos PowerPivot de la manera más efectiva.

Visualizar datos   : aunque el área de trabajo de PowerPivot es tabular y no tiene ninguna característica de presentación de datos propia, puede crear informes de presentaciones sofisticados utilizando los objetos de visualización de datos de Excel como tablas dinámicas, gráficos dinámicos, filtros y segmentaciones. Si no sabe usar las tablas dinámicas o los gráficos dinámicos, las nuevas capacidades de PowerPivot le darán una razón para aprender. Para obtener más información acerca de cómo trabajar con tablas dinámicas, vea Información general sobre informes, gráficos y tablas dinámicas.

Agregar y actualizar fórmulas: en PowerPivot, las fórmulas son más que una manera de calcular cifras; las fórmulas creadas con el lenguaje DAX (Expresiones de análisis de datos) permiten crear consultas relacionales, buscar valores relacionados y desarrollar cálculos personalizados a través del tiempo. DAX es una extensión del lenguaje de fórmulas de Excel, pero es mucho más eficaz. Para obtener más información acerca de DAX y ejemplos, vea Información general sobre expresiones de análisis de datos (DAX).

Compartir su trabajo: guardar un libro PowerPivot en SharePoint 2010 le da una manera de compartir su trabajo con otros que pertenezcan a su organización. Al publicar un libro en SharePoint, puede beneficiarse de las características de presentación de la Galería de PowerPivot. Para obtener más información acerca de la Galería de PowerPivot, vea Usar libros PowerPivot en SharePoint.

Crear conexiones de datos que se pueden actualizar

Los datos que se cargan en un libro son estáticos de forma predeterminada, pero una vez publicados, pueden organizarse para que la actualización de los datos sea automática. La actualización de datos que se ejecuta en SharePoint usa la información de conexión de su libro. Aunque puede reemplazar el nombre de usuario y las contraseñas en una programación de la actualización de datos, no puede cambiar la información de conexión de un libro que esté publicado en un servidor. Si desea cambiar una conexión a un origen de datos en un libro que guardó en SharePoint, debe descargarlo a su estación de trabajo para hacer ese cambio en PowerPivot para Excel. Por esta razón, antes de guardar un archivo en SharePoint, compruebe la información de la conexión a un origen de datos para comprobar que la conexión funcionará cuando la actualización de datos se inicie desde el servidor. Los datos importados que se mantienen en recursos compartidos de archivos o servidores corporativos que están generalmente disponibles para un grupo de usuarios grande es más probable que tengan la información de conexión que se especifica de una manera que se resolverá igualmente bien en SharePoint. En cambio, los datos que importa desde un archivo local a su equipo no podrían funcionar si el servidor intenta utilizar la misma cadena de conexión para actualizar los datos.

Las credenciales y las cadenas de conexión que se usan en la actualización de los datos se almacenan dentro del libro de PowerPivot, con una conexión para cada origen de datos. Esto incluye la ubicación del archivo o el nombre de archivo que se especifica durante la importación de los datos, que se almacena literalmente en el libro y puede ser vista por otros usuarios del mismo. Lo siguiente es un resumen de cómo puede cambiar diferentes partes de la cadena de conexión:

  • Origen de datos. Las cadenas de conexión se pueden editar después de crear el libro, pero la modificación se debe realizar en PowerPivot para Excel, no en SharePoint. Este cambio requiere que los datos del libro estén actualizados y todas las fórmulas se hayan recalculado. Dependiendo de la complejidad de su libro, esta tarea podría tardar mucho tiempo. Para obtener más información, vea Maneras diferentes de actualizar datos en PowerPivot.

  • Nombre de usuario y contraseña. Las credenciales que están almacenadas dentro del libro se pueden invalidar especificando unas credenciales diferentes al configurar la actualización de los datos en SharePoint, pero para ello su administrador de SharePoint debe dar otros pasos.

Prácticas recomendadas para configurar información de la conexión

Aunque los datos de PowerPivot se convierten de forma predeterminada en estáticos una vez importados en la ventana de PowerPivot, puede habilitar las actualizaciones normales de los orígenes de datos conectados asegurándose de que las conexiones que defina sean reutilizables una vez publicado el libro en SharePoint.

Para obtener unos resultados óptimos, siga estas recomendaciones:

  • Siempre que sea posible, utilice orígenes de datos conectados. No utilice orígenes de datos que estén en equipos privados que puedan estar cerrados o en servidores que tengan restringido el acceso, a menos que todos los usuarios potenciales también tengan acceso.

  • Especifique datos o ubicaciones de archivo en un formato accesible a través de una conexión de red. Una dirección URL HTTP o una carpeta compartida (como \\AWSRV-01\public\MarketData) son ejemplos de ubicaciones a las que se puede tener acceso desde una estación de trabajo cliente o un servidor de SharePoint.

Proteger libros PowerPivot en SharePoint

Antes de publicar un libro de PowerPivot en SharePoint, revise los datos para saber qué está publicando. Siempre que publique un libro, sus columnas y sus tablas estarán disponibles para todos los usuarios, aunque cree una presentación diferente para los informes.

En otras palabras, se puede tener acceso a todos los datos que agregue a la ventana de PowerPivot, aunque no estén visibles. Por ejemplo, los filtros que utilice para excluir información en una tabla de PowerPivot o una tabla dinámica no se aplican cuando esos mismos datos de PowerPivot se utilizan para crear informes de Reporting Services o para importar datos en un segundo libro.

Recuerde que los permisos de SharePoint se establecen en documentos y no en la información de un documento. Si tiene un libro que contiene datos confidenciales, asegúrese de publicarlo en una biblioteca que solo sea accesible para los usuarios autorizados.

Para obtener más información, vea Proteger un libro PowerPivot en SharePoint.

Vea también

Tasks

Guardar en SharePoint

Introducción al tutorial PowerPivot para Excel

Conceptos

Orígenes de datos admitidos en libros PowerPivot

Maneras diferentes de actualizar datos en PowerPivot

Otros recursos

Agregar y mantener datos de PowerPivot

Información general sobre informes, gráficos y tablas dinámicas