Guardar en SharePoint

Puede guardar un libro de Excel que contiene datos de PowerPivot en un sitio de SharePoint extendido para admitir el acceso a datos PowerPivot. Una vez publicado el archivo, los permisos de SharePoint y las propiedades del documento determinarán cómo ven y usan su libro los demás.

Este tema contiene las siguientes secciones:

Antes de empezar

Comprobar los ajustes de autenticación y actualización

Elegir una ubicación para el archivo

Guardar el archivo en SharePoint

Publicar con las opciones de Excel Services

Cargar un libro PowerPivot desde SharePoint

Antes de empezar

Publicar libros de PowerPivot en SharePoint requiere disponer de los permisos, el software y los conocimientos necesarios a fin de preparar el libro para la publicación.

Software del servidor

Para ver los libros en un explorador, el servidor de SharePoint que use debe tener PowerPivot para SharePoint y Excel Services. Ambos servicios se requieren para procesar y presentar los libros de PowerPivot en SharePoint.

A veces, puede identificar si dispone del software correcto revisando las bibliotecas y menús contextuales del sitio, pero puede que tenga que preguntar al administrador de SharePoint si está instalado el software de servidor necesario. Si su sitio incluye la galería de PowerPivot, PowerPivot para SharePoint está instalado. De igual forma, si puede abrir un libro de Excel en una ventana del explorador sin tener que descargar el archivo en su aplicación de escritorio de Excel, Excel Services se está ejecutando en el servidor de SharePoint.

Si piensa programar la actualización de datos automática para su libro, asegúrese de comprobar con el administrador del servidor que los proveedores de datos que usaba para importar datos también están disponibles en el servidor.

Permissions

Al guardar un documento en SharePoint, los permisos de SharePoint determinan quién puede ver, modificar o eliminar su trabajo. La siguiente tabla describe qué permisos de SharePoint otorgan derechos específicos para los libros que publique:

Permiso

Derechos

Ver

Cualquiera con el permiso Ver puede abrir el libro yendo a la dirección URL del archivo. Además, el permiso Ver también permitirá a alguien usar su libro como origen de datos externo de solo lectura para otros libros de Excel o informes.

Contribuir

El permiso Contribuir es más eficaz porque incluye permiso para agregar, modificar o eliminar documentos en una biblioteca de SharePoint. El permiso Contribuir es necesario para guardar un documento en SharePoint.

Cualquiera con el permiso Contribuir puede descargar el archivo para modificarlo en PowerPivot para Excel y, a continuación, guardarlo de nuevo en SharePoint.

Control total

El control total incluye todos los permisos asociados con Contribuir, más la capacidad para crear o administrar la lista o biblioteca, y para deshacer una desprotección.

El acceso a cualquier sitio o biblioteca de SharePoint se obtiene a través de los permisos que un administrador de sitio o el propietario del sitio especifica para grupos o usuarios individuales.

La mayoría de las personas tienen los permisos Ver o Contribuir. Puede saber qué permisos tiene examinando el menú Acciones del sitio en su sitio de SharePoint. Si el único elemento del menú es Ver todo el contenido del sitio, tiene permisos Ver y no puede publicar archivos en este sitio de SharePoint. Si ve una lista más larga de elementos, o si ve Herramientas de biblioteca en la cinta de opciones, tiene los permisos Contribuir.

Preparar el libro

Antes de publicar un libro de Excel que contenga datos de PowerPivot, debería seguir esta lista de comprobación para preparar el documento:

  1. Lea información acerca de cómo crear un libro de PowerPivot que use información de conexión que continúa funcionando una vez publicado el archivo. Para obtener más información, vea Crear un libro PowerPivot para SharePoint.

  2. Entienda las consideraciones de seguridad para publicar los datos de PowerPivot en SharePoint. Para obtener más información, vea Proteger un libro PowerPivot en SharePoint.

  3. Mejore la presentación visual de un libro de PowerPivot en SharePoint mediante estas sugerencias:

    1. Dé a las hojas de cálculo de Excel nombres descriptivos. Los nombres de las hojas de cálculo se convierten en etiquetas de página cuando el documento se publica en la galería de PowerPivot.

    2. Desactive los elementos visuales que no use. En la ventana de Excel, en el área de presentación de la cinta de opciones de vista, desactive Líneas de la cuadrícula, Barra de fórmulas y Encabezados.

    3. Oculte las hojas de cálculo de Excel vacías o sin importancia para el informe. En la ventana de Excel, haga clic con el botón secundario en una pestaña de hoja y seleccione Ocultar hoja.

    4. Seleccione la celda A1 antes de guardar y publicar el libro. Cuando un archivo publicado se abre en una ventana del explorador, el foco se coloca en la última celda activa en el libro. Colocando el cursor del mouse en la celda A1, se asegura de que la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo se coloca en la esquina superior izquierda de la ventana del explorador.

    5. Al publicar en SharePoint, puede decidir qué objetos del libro mostrar u ocultar. Para obtener más información, vea Publicar con las opciones de Excel Services en este tema.

Comprobar los ajustes de autenticación y actualización

Para obtener los mejores resultados, use la configuración predeterminada de Excel para la autenticación y la actualización de datos.

Comprobar la autenticación de Windows

De forma predeterminada, Excel especifica Autenticación de Windows para que se use la identidad de la persona que está viendo el libro cuando está teniendo acceso a datos PowerPivot. Mantener la configuración predeterminada permite al software de servidor de PowerPivot capturar la información precisa sobre quién está usando libros PowerPivot, lo que le permite colaborar mejor con los colegas que usan sus datos. Si especifica Ninguno o un identificador del Servicio de almacenamiento seguro (SSS), los datos de uso del libro se grabarán para la cuenta de usuario desatendido (o para el identificador SSS) de Excel Services, en lugar de para una persona de su organización.

  1. En Excel, en la cinta de opciones, haga clic en Conexiones.

  2. Haga clic en Propiedades.

  3. Haga clic en Definición.

  4. Haga clic en Configuración de autenticación.

  5. Compruebe que Autenticación de Windows está seleccionado, y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Especificar los valores de control de actualización

Los valores de control de la actualización pueden afectar a la vista previa de un libro PowerPivot en la biblioteca de la galería de PowerPivot. Por ejemplo, si el libro usa la propiedad de actualizar al abrir y Excel Services está configurado para emitir una advertencia para las operaciones de la actualización de datos, verá una imagen en miniatura de la advertencia de la actualización de datos de Excel, en lugar de una imagen de vista previa del documento.

  1. En Excel, en la cinta de opciones, haga clic en Conexiones.

  2. Haga clic en Propiedades.

  3. En Uso, en Control de actualizaciones, seleccione o desactive la casilla Actualizar al abrir el archivo en función de las siguientes recomendaciones. Las recomendaciones varían, dependiendo de cómo se obtiene acceso a los datos PowerPivot:

Acceso a los datos

Recomendación para el control de la actualización

Se incrusta en el libro

(escenario más común)

Elimine la marca de la casilla Actualizar al abrir el archivo. Dado que todos los datos están integrados, no es necesario actualizarlos cada vez que abre el libro.

Se almacena como un origen de datos externo

(por ejemplo, si configuró una conexión de datos externa con un libro PowerPivot en lugar de importar sus datos)

Active la casilla Actualizar al abrir el archivo. Puesto que los datos están en una ubicación diferente, es necesaria la actualización para incluir los cambios más recientes.

Para permitir la generación de imagen de vista previa, pida al administrador de SharePoint que personalice la advertencia de actualización en Excel Services. Para obtener más información, vea el tema sobre el modo de crear una ubicación de confianza para sitios PowerPivot en Internet.

Operaciones de actualización de datos en el servidor

(se aplica a libros PowerPivot que guarda en SharePoint y programa para la actualización de datos PowerPivot).

Active la casilla Actualizar al abrir el archivo. Puesto que la actualización de datos está programada para este libro, PowerPivot habilitará automáticamente la propiedad Actualizar al abrir el archivo en este libro para asegurarse de que la memoria caché de la tabla dinámica se reemplaza con los datos más recientes. Si desactiva la casilla, se seleccionará automáticamente al guardar el libro en SharePoint.

Elegir una ubicación para el archivo

Los documentos que comparte en un sitio normalmente se mantienen en una biblioteca de documentos. Documentos compartidos es la biblioteca de documentos más común, pero un sitio de SharePoint que tenga PowerPivot para SharePoint a menudo tendrá la galería de PowerPivot, que ofrece funciones de vista previa, vistas de biblioteca personalizadas y un fácil acceso a las programaciones de configuración de la actualización de datos para el libro. Para obtener más información sobre la galería de PowerPivot, vea Usar libros PowerPivot en SharePoint.

Debe elegir un servidor de SharePoint que tenga PowerPivot para SharePoint. Si publica en un servidor que no tenga el software de servidor de PowerPivot, los datos no se cargarán al abrir el documento de una biblioteca.

Puede elegir documentos compartidos, la galería de PowerPivot o cualquier otra biblioteca de documentos para almacenar el libro. Para utilizar estas ubicaciones, debe conocer la dirección URL web de la biblioteca. En un sitio de SharePoint predeterminado, las direcciones URL web para estas bibliotecas son las siguientes:

  • http://<nombre de servidor>/Shared%20Documents

  • http://<nombre de servidor>/PowerPivot%20Gallery

Para encontrar la dirección URL web de una biblioteca, haga clic con el botón secundario en un documento de la biblioteca y elija Propiedades. La dirección (URL) muestra la ruta de acceso de SharePoint al documento. Asegúrese de utilizar el mouse para seleccionar la dirección URL completa. A veces las direcciones URL largas se ocultan parcialmente de la vista.

Probablemente, necesitará modificar la dirección URL antes de poder utilizarla. Específicamente, si la URL incluye propiedades de visor y fuente, debería quitar esas propiedades para obtener una ubicación utilizable que está formada por un servidor, sitio y nombres de biblioteca. Por ejemplo, con la siguiente dirección URL, puede obtener la ruta de acceso de la dirección URL real manteniendo la parte en negrita y eliminando el resto: **http://Contoso/Sales/**\_layouts/xlviewer.asp? el identificador =/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales .xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Basándonos en la propiedad de la URL, la ruta de acceso real con fines de publicación sería '.xlsx del http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales' si está publicando el archivo ContosoSales.xlsx, o sencillamente 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery' si simplemente desea el sitio y biblioteca.

Al elegir una ubicación, escoja una biblioteca que esté disponible para las personas con quienes desee compartir el libro. Puede que tenga que solicitar permisos en la biblioteca o el documento para asegurarse de la disponibilidad del libro. Para obtener más información, vea Proteger un libro PowerPivot en SharePoint.

Guardar el archivo en SharePoint

  1. Guarde el archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Archivo.

  3. En el menú Archivo, haga clic en Guardar y enviar.

  4. Haga clic en Guardar en SharePoint.

  5. Seleccione un sitio en Ubicaciones recientes o Ubicaciones o seleccione Buscar una ubicación para buscar un sitio de la biblioteca que desea usar.

  6. Haga clic en Guardar como.

  7. En el cuadro de diálogo Guardar como, en Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo si está usando una ubicación existente. O, si elige Buscar una ubicación, escriba toda o parte de una dirección URL del sitio de SharePoint. Si escribe una parte de la dirección URL, como http://<nombre del servidor>, haga clic en Guardar para abrir una conexión con el servidor que especificó y, a continuación, busque el sitio de la biblioteca que desea usar. Para obtener ejemplos de direcciones URL de SharePoint, vea Elegir una ubicación para el archivo en este tema.

    GMNI_ExcelSaveAs

  8. Haga clic en Guardar para publicar el libro en la biblioteca.

En una ventana del explorador, compruebe que el documento aparece en la biblioteca. Los documentos publicados recientemente aparecerán en la lista. La configuración de la biblioteca determina dónde aparece el documento (por ejemplo, clasificado en orden ascendente por fecha o alfabéticamente por nombre). Podría necesitar actualizar la ventana del explorador para ver las incorporaciones más recientes.

Publicar con las opciones de Excel Services

Excel 2010 incluye opciones para seleccionar hojas de cálculo concretas u objetos, incluso tablas dinámicas y segmentaciones de datos. Recuerde que los objetos con nombre que seleccione solo afectan a la visualización de los datos en el libro. Todas las tablas, filas y columnas del origen de datos PowerPivot subyacente están incluidas en el libro al cuando lo guarda en SharePoint. Para obtener más información, vea Proteger un libro PowerPivot en SharePoint.

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y enviar y, a continuación, haga clic en Guardar en SharePoint.

  2. Haga clic en Opciones de publicación en la esquina superior derecha de la página.

  3. En Opciones de publicación, en la pestaña Mostrar, seleccione hojas individuales o elementos en el libro.

  4. En la pestaña Parámetros, seleccione qué parámetros desea que se publiquen. La pestaña Parámetros en Opciones de publicación le permite elegir qué segmentaciones de datos aparecen en el libro publicado.

  5. Haga clic en Aceptar.

  6. Haga clic en Guardar como.

  7. En el cuadro de diálogo Guardar como, en Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo si está usando una ubicación existente. O, si elige Buscar una ubicación, escriba toda o parte de una dirección URL de SharePoint, como http://<nombre del servidor>, a continuación, haga clic en Guardar para abrir una conexión con el servidor que especificó.

  8. Haga clic en Guardar.

Cargar un libro PowerPivot desde SharePoint

Otro enfoque para agregar un libro de PowerPivot es cargarlo desde un sitio de SharePoint. Use este procedimiento si desea empezar desde SharePoint.

  1. En un sitio de SharePoint, abra una biblioteca de documentos.

  2. En las herramientas de biblioteca, haga clic en Documentos.

  3. En Cargar documento, haga clic en Cargar archivo.

  4. Vaya a la ubicación del archivo .xlsx guardado y selecciónelo.

  5. Haga clic en Guardar.

El archivo se carga en el sitio de SharePoint y aparece en la carpeta. Puede que tenga que hacer clic en el botón de actualización en el explorador para poder verlo. Se puede abrir ahora en SharePoint. Para indicar a los demás dónde está el archivo, puede proporcionarles su dirección URL.

Vea también

Tasks

Crear un libro PowerPivot para SharePoint

Conceptos

Usar libros PowerPivot en SharePoint

Actualizar automáticamente los datos PowerPivot en SharePoint

Proteger un libro PowerPivot en SharePoint