Instrucciones de panel

Este artículo forma parte de nuestra colección "From the Trenches". Describe algunos de los desafíos comunes a los que puede enfrentarse al decidir usar paneles en el entorno de EPM. Estas notas muestran cómo el buen aspecto de un panel aparentemente profesional puede ocultar errores y necesitar que los usuarios presten atención a la calidad de los datos como, por ejemplo, la exactitud y la actualización de la información. En las notas se aborda la necesidad de que los paneles pasen por un proceso de aprobación con el fin de asegurar la calidad e integridad de los datos. Además, incluye varias técnicas que ayudará a evitar que los usuarios distorsionen los datos que están bajo su control y tergiversen la información mostrada en el panel. Por último, detalla algunas normas básicas que deberá tener en cuenta a la hora de crear paneles para EPM.

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Instrucciones de panel

No hay duda. Los paneles son toda la ira. Ya sea un gráfico de barras, un histograma, un gráfico circular o una vista de advertencia de semáforo, los ejecutivos parecen adictos a la respuesta instantánea de un panel.

Con más y más presión en nuestra cultura empresarial para ofrecer resultados más rápidos y rápidos, es probable que la demanda de paneles no se rebajo pronto.

La industria del software de administración de proyectos es un elemento secundario de póster para este tipo de presentación, ya que los datos de administración de proyectos son perfectos para paneles. Cuando examinamos qué tipo de datos serían necesarios para los paneles, examinamos varias cualidades:

• ¿Se agrupan de maneras que se puedan mostrar y entender?

• ¿Es oportuno?

• ¿Hay algún proceso de aprobación o de investigación para los datos?

• ¿Hay datos numéricos o de fecha y hora que puedan ayudar a realizar variaciones?

Eso es exactamente lo que encontramos en los datos de administración de proyectos de un sistema de Administración de proyectos empresariales (EPM) como Microsoft Project Server.

Por lo tanto, no es de extrañar que la mayoría de los sistemas EPM, incluido Project Server, tengan algunas funcionalidades de paneles. En el caso de Microsoft, las funcionalidades son cortesía de SharePoint Server en el Centro de inteligencia empresarial. Este tipo de sistema puede examinar los datos basados en SQL y generar una gama increíblemente amplia de pantallas gráficas. Y, al igual que un gatito, no hay nada que le guste a un ejecutivo mejor que un juguete nuevo brillante. El deseo por parte de la alta dirección de obtener comentarios instantáneos de los proyectos puede ser tan grave que muchas oficinas de administración de proyectos se ven presionadas a entregar la pantalla antes de que los datos subyacentes estén listos.

"¿Puede hacernos un panel de EPM?" Una vez me preguntó un alto ejecutivo de TI mientras estaba en sus oficinas ayudando a diseñar su entorno de EPM.

"Claro", le respondí.

"¿Podríamos tenerlo para el viernes?", Preguntó el ejecutivo para mi sorpresa.

"Um, claro", le respondí. "Bueno, no este viernes. Pero un viernes en algún momento en el futuro."

No estaba nada divertido por mi humor.

No era un gerente ininteligente, pero subyace a la presión que experimentan esas personas para permitir la toma rápida de decisiones.

Los paneles son tan estimulantes visualmente que a menudo olvidamos que se supone que representan algo que genera la pantalla. Por lo tanto, antes de quedarse sin saber cómo crear un panel y antes de empezar a dedicar demasiado tiempo a seleccionar paletas de colores del color que deben ser los iconos, vamos a pasar por algunos desafíos comunes en el área de panel.

Asistente del síndrome de Oz

¿Recuerdas al Mago de Oz cuando finalmente tiraron de la cortina y encontraron a un tipo normal que tiraba de las palancas y giraba las esferas para generar toda la impresionante "magia"?

Las hermosas pantallas impulsadas por la intervención humana son algo que vemos todo el tiempo en los paneles. Una gran cantidad de trabajo entra en el diseño y la presentación, incluyendo grandes gráficos, grandes iconos, grandes colores e incluso efectos de animación y sonido. El problema es que nadie ha rastreado una ruta de acceso entre los datos y el panel y el resultado es que alguien tiene que sentarse en un escritorio y decidir manualmente qué indicador crear el color.

Al examinar un panel existente por primera vez, siempre merece la pena pedir que se vean los datos sin procesar que componen la pantalla. "¿Qué significa esto y puede mostrarme desde dónde se impulsa este indicador?" es una pregunta clave. Realice una mini audita de algunos indicadores y realice un seguimiento de ellos hasta sus datos de componentes.

El mismo principio se mantiene si está diseñando un panel. Para cada indicador, tiene que haber un rastro a alguna fuente y es mejor si se documenta. Si el panel está controlado por Bob rellenando una hoja de cálculo con lo que piensa sobre los proyectos, solo tiene que informarle. Será más rápido.

Medir todo

"Si podemos medirlo, lo colocaremos en el panel", parece ser el mantra de algunos diseñadores de paneles.

Es fácil ponerse al día con la tecnología de los paneles y hay una cierta emoción visceral cuando se localizan algunos datos que parecen medibles y comprensibles y se hace un indicador a partir de él. De repente, en lugar de una vieja lista de costos aburridos, tienes termómetros llenos de rojos otachómetros que se aceleran en la zona roja o flechas en diferentes colores. ¿No crees que esto es divertido? Pruébelo en Excel durante media hora mediante la nueva funcionalidad de formato condicional de Excel 2010 (o Excel 2013).

Los problemas se producen cuando alguien que está creando un panel ejecutivo se ve tan atrapado en su capacidad de hacer un indicador que no se detiene para mirar y ver si debería hacerlo en absoluto. No siempre es "¿cómo lo haces?"; a veces es "debería hacerlo?"

Una vez que hay tantos indicadores visualmente estimulantes en la página que parece el panel del transbordador espacial, sabes que vas a necesitar años de entrenamiento como un astronauta o vas a necesitar hacer la vida más sencilla.

Esta es una regla básica que debe hacer para menos pantallas: Cada indicador necesita una acción potencial; cada uno. Por lo tanto, si usted tiene un indicador de semáforo y es rojo, entonces debe haber una acción adecuada que alguien se supone que tome cuando eso sucede. Podría ser un sencillo "Cuando esta luz se vuelve roja, un administrador de proyectos debe mostrar un informe detallado al jefe de la PMO". Independientemente de cuál sea la acción, debe haber una.

Planes a medio hornear

No comerías un pastel que solo tuviera la mitad de los ingredientes, especialmente si no supieras qué mitad faltaba. En un panel, ¿cómo sabe que tiene todos los datos?

Veamos un ejemplo de cómo examinar los informes de capacidad de recursos. El semáforo de recursos se ha vuelto rojo para TI (¿no es siempre?) Ahora la administración quiere ver el problema y cuando miran los detalles, ven la respuesta obvia. ¡El indicador debe ser rojo porque la TI tiene mucho personal!

Este primer histograma muestra el problema. La línea roja muestra la capacidad de la organización. Los histogramas apilados muestran los requisitos combinados proyectados agregando los requisitos de todos los proyectos juntos. Si este es el panel que presentamos a la administración, la decisión de aceptar mucho más trabajo o reducir nuestros niveles de personal inmediatamente sería obvia.

Ah, pero espere un momento. Justo antes de que entre en vigor el plan de reducción de niveles de personal, se le ocurre a alguien comprobar si todos los proyectos se representaron en la vista del panel.

No lo eran.

Había algunos proyectos que aparecían en la leyenda, pero no se mostraron resultados para estos proyectos en el histograma. ¿Dónde fueron los resultados? Tal vez estos proyectos aún no se publicaron. Quizás el ámbito completo del proyecto todavía se estaba determinando. Quizás los requisitos de recursos no se habían definido en el nivel adecuado. Cuando se revisan los datos, podemos ver en el segundo histograma que, de hecho, ahora hay más trabajo que personas y deberíamos considerar la posibilidad de contratar más personal, agregar cierta capacidad de contrato o retrasar algunos proyectos en el futuro; la decisión exactamente opuesta que habríamos tomado al examinar la misma vista con solo una parte de los datos.

El problema no es el diseño del panel; ni es la calidad de los datos. El problema es la integridad de los datos. En este ejemplo obvio, podemos ver el problema con nuestros propios ojos, pero imaginemos un entorno de proyecto con cientos o incluso miles de proyectos o subproyectos en el mismo conjunto de datos.

Tomar una decisión con solo una parte de los datos suele dar lugar a una decisión inapropiada. Tomar una decisión en la que el responsable de la toma de decisiones ni siquiera sabe que los datos están incompletos es, en el mejor de los casos, un despropóselo para ellos.

Podemos resolver esto con una revisión de los datos en algún tipo de proceso de aprobación o, quizás, con la combinación de un proceso de validación y un indicador basado en base de datos que nos indica que solo estamos mirando una imagen parcial del indicador.

Mejores fechas anteriores

Si eres como yo, te metes en el refrigerador y te agarras el queso más cercano, pero no deberías estar comprobando las fechas "mejores antes"? Mientras estamos en el tema de los datos de origen que componen esa imagen bonita en el panel, ¿tiene alguna noción de la antigüedad de los datos que está generando ese indicador?

No es raro realizar una auditoría de un indicador de panel solo para averiguar que los datos que originan el indicador no se han actualizado en mucho tiempo. A menudo es un ejecutivo agudo quien toma esto en una reunión de revisión. Este es el tipo de persona que trae no solo sus notas de la última reunión de revisión, sino también copias de todos los documentos que se entregaron la última vez y su ojo practicado examina los últimos documentos y los nuevos documentos y compara los datos.

Los indicadores idénticos significan que las cosas no han cambiado (poco probable en la mayoría de los entornos de proyecto) o que los datos no se han actualizado (mucho más probable en muchas organizaciones). Para aquellos en Finanzas que a menudo viven y mueren por los resultados de su hoja de cálculo, o una granja de hojas de cálculo masiva formada por muchos libros de contabilidad secundarios, este es un error común. Los administradores de proyectos y aquellos que examinan los datos del proyecto pueden tener menos probabilidades de detectar estos errores sin un cuidado estricto.

El peor escenario es aquel en el que algunos de los datos se han actualizado y están actualizados y algunos de ellos no se han actualizado en absoluto. Por lo tanto, tal vez el plan de avance se actualizó en la mitad de los proyectos, y los datos reales del último período se contabilizaron en esos proyectos, pero la otra mitad de los proyectos no tenían datos reales publicados o tenían su plan actualizado. Si se van a tomar decisiones en la vista del panel o en los datos resultantes de los que proceden, se debe mostrar en algún lugar el estado actual de esos datos.

Este tipo de problema también se puede resolver con algunas comprobaciones y saldos básicos en los datos que se pueden mostrar en el panel. Por ejemplo, una prueba sencilla podría garantizar que:

1. Se recopilaron todos los partes de horas para el período mostrado; Y

2. las horas totales del parte de horas recopiladas son aproximadamente equivalentes al total de horas mostradas.

Pedigrí de datos

Cuanto más bonita sea la pantalla, menos probable es que preguntemos: "¿De dónde proceden esos datos y qué tan confiables son?" Hay algo en la pulcritud que cuenta cuando colocamos los datos en una pantalla gráfica de aspecto profesional. Para aquellos que crean datos a partir de una base de datos, a menudo se pueden mantener a una distancia de la que llegaron esos datos. Un diseñador gráfico encuentra un par de campos de aspecto útiles y formas de calcular indicadores a partir de ellos y puede omitir fácilmente preguntar si estos campos se rellenan a través de un proceso validado, con cualquier tipo de supervisión, por cálculo o si los datos no se consideran "calidad corporativa" por las personas que entran en él.

Tal vez estamos trabajando en un proyecto de desarrollo de software y una lista de problemas de software pendientes y recién agregados y hay una gran lista de SharePoint de problemas creados por el departamento de CONTROL de calidad como un fragmento de software cerca de una fecha de lanzamiento. Este tipo de lista puede ser un indicador clave de lo listo que está el software para su lanzamiento. Sin embargo, si muchos grupos diferentes usan la misma lista para nuevas ideas de funcionalidad y solicitudes de mejora, solo contar la lista de problemas proporcionará un indicador inadecuado porque la lista se ha contaminado con los datos utilizados para un propósito diferente.

Los datos que se van a mostrar en un indicador en un panel tienen que tener algún proceso y alguna validación de su calidad.

¿Estamos mirando todo el panorama?

Volvamos al informe de semáforos del panel y echemos un vistazo a la línea de TI de nuevo.

Imaginemos que la TI tiene luces rojas tanto para el programa como para los indicadores de costos en un proyecto de un año determinado, ya que es junio y ambos indicadores están apagados en más del 20 %.

El director financiero ya ha examinado los resultados detallados y está bastante molesto. Los datos reales de enero a junio muestran la historia:

($000s)	Jan	Febrero	Marzo	Abril	Mayo	Junio
Presupuesto	80	100	120	120	120	120
Real	100	120	140	140	140	140
Varianza	20	20	20	20	20	20
Varianza acumulativa	20	40	60	80	100	120

Hasta ahora, el proyecto ya tiene $120.000 por encima del presupuesto y es sólo la mitad. A este ritmo, dice el DIRECTOR FINANCIERO, el proyecto costará un 18% más que su presupuesto original de $1,3 millones y quizás deban reducir sus pérdidas y cancelar el proyecto.

Sin embargo, si miramos con más detalle, la imagen se ve muy diferente. El proyecto programado y los costos hasta el final del proyecto tienen este aspecto:

(000 s)	Jan	Febrero	Marzo	Abril	Mayo	Junio	Jul	Agosto	Septiembre	Oct	Noviembre	Diciembre	Total
Presupuesto	80	100	120	120	120	120	120	120	120	120	100	80	1,320
Real	100	120	140	140	140	140	120	100	80	40	0	0	1,120
Varianza	20	20	20	20	20	20	0	(20)	(40)	(80)	(100)	(80)	(200)
Varianza acumulativa	20	40	60	80	100	120	120	100	60	(20)	(120)	(200)

Ahora podemos ver más de la historia. El proyecto se ejecuta más rápido de lo previsto. De hecho, va a terminar a mediados de octubre en lugar de en diciembre y se proyecta que finalicen $200.000 según el presupuesto.

Este es el desafío con paneles sencillos y cómo se interpretan. El panel era completamente preciso, pero la razón por la que era rojo era buena, no mala.

Los indicadores del panel deben alertar a los ejecutivos de que hay que tomar medidas y dónde mirar, pero también deben llevar a ese mismo ejecutivo a los datos más detallados que mostrarán toda la imagen.

Galore de jugadores

Ok, así que ahora tiene algunas cosas que puede hacer para asegurarse de que los paneles no engañan a la administración a decisiones inapropiadas, y eso es un gran paso. Sin embargo, tenga en cuenta que, en cuanto estén disponibles los indicadores de tipo panel, las personas los usarán para su propia ventaja. Es completamente comprensible que las personas puedan jugar el proceso si pueden sesgar los datos bajo su control para que no se vean mal.

No hay ningún impedimento para que las personas intenten jugar el proceso, pero hay algunas técnicas para evitar los eventos de estos jugadores:

Cambiar el proceso

Puedes hacer que sea difícil jugar el proceso cambiando todo el tiempo; tratando de mantenerse por delante de aquellos que creen que tienen el proceso resuelto. Todo el mundo en el negocio del motor de búsqueda de Optimización de motor de búsqueda conoce este, pero el desafío con esto es la enorme cantidad de trabajo que se necesita para seguir cambiando el proceso y entrenar a todos en los cambios.

Sin zanahoria, sólo palo

Otra opción es disciplinar a los atrapados jugando el proceso. Esto es difícil. Personas que mienten abiertamente sobre sus datos deben entrar en problemas, pero castigar a aquellos que simplemente encuentran lagunas en el proceso suele ser malo para la moral.

Comprobaciones y saldos

Esta suele ser la herramienta más eficaz contra los jugadores. Si tiene datos de diferentes orígenes que tienen que equilibrarse con otros datos, resulta extremadamente difícil para alguien manipular solo los datos bajo su control y derrotar el proceso del panel a su favor. Por supuesto, no siempre es posible encontrar tales comprobaciones y saldos dentro de los datos, por lo que la vigilancia siempre es una buena cosa.

Algunas reglas básicas

Ok, vamos a terminar algo de lo que hemos dicho. La creación de paneles de aspecto eficaz técnicamente no es difícil, pero hay algunas reglas básicas que puede implementar en el diseño del panel y en el proceso de administración de proyectos que pueden garantizar que las decisiones que salen de estos paneles son adecuadas y eficaces.

Este es un resumen de algunos de los conceptos básicos que hemos descrito anteriormente:

Los indicadores deben realizar un seguimiento de los datos de origen

Asegúrese de que los indicadores no sean solo las opiniones o sentimientos introducidos manualmente de alguien, sino que realmente representan algo en los datos detallados de su entorno.

Cada indicador necesita una acción

Cada indicador necesita una acción; cada uno. Independientemente de cuál sea la acción, debe haber una. Es probable que esto también ayude a mantener el número de indicadores a un nivel razonable.

Los datos deben estar completos o mostrar que no

Asegúrese de que está claro en la pantalla que los datos están completos o incompletos para que no se tomen decisiones inapropiadas al examinar solo una imagen parcial.

La pantalla debe mostrar su escala de tiempo

Si es posible tener algunos datos actualizados y otros no, la fecha de actualización de los datos debe aparecer en el panel de forma que se eviten las decisiones inapropiadas basadas en datos antiguos o en una combinación de datos antiguos y nuevos.

Comprobar la calidad de los datos de forma continuada

Un panel debe tener revisiones periódicas de los datos que impulsan los indicadores y actualizaciones periódicas para evitar que las personas entren en el proceso de toma de decisiones. Algunas organizaciones implementarán un proceso de auditoría regular que examina los indicadores clave y los seguimientos de sus resultados a los datos de origen, comprobando las fórmulas y la calidad de los datos para asegurarse de que no han cambiado. No puedes hacer esto todo el tiempo, por supuesto, pero una revisión regular de lo que hace que esos bonitos semáforos se vuelvan verdes, rojos o amarillos es una idea saludable.

¡Paneles felices!

Referencias

Para obtener más información sobre cómo realizar paneles con Microsoft Project Server, le sugiero que lea un par de artículos excelentes en TechNet:

• Microsoft Project Server 2010 Reporting con Excel Services escrito por Jean-Francois LeSaux y Steven Haden de Microsoft Consulting Services (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=222672)

• Creación de paneles para Microsoft Project Server 2010 escrito por Blaise Novakovic, Jean-Francois LeSaux, Steven Haden, Microsoft Consulting Services (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=222669)

Autor

Chris Vandersluis es el presidente y fundador de Montreal, HMS Software, un asociado certificado de Microsoft con sede en Canadá. Tiene una licenciatura en economía de la Universidad McGill y más de 30 años de experiencia en la automatización de sistemas de control de proyectos. Es un miembro de larga data del Project Management Institute (PMI) y ayudó a encontrar los capítulos de Montreal, Toronto y Quebec del Grupo de Usuarios de Microsoft Project (MPUG). Entre las publicaciones para las que Chris ha escrito se incluyen Fortune, Heavy Construction News, la revista Computing Canada y PMNetwork de PMI, y es columnista regular de Project Times. Enseña administración avanzada de proyectos en la Universidad McGill y a menudo habla en las funciones de asociación de administración de proyectos en Norteamérica y en todo el mundo. HMS Software es el editor del sistema de mantenimiento de tiempo orientado al proyecto TimeControl y ha sido asociado de soluciones de Microsoft Project desde 1995.

Chris Vandersluis puede ser contactado por correo electrónico en: chris.vandersluis@hms.ca

Si desea leer más artículos relacionados con EPM de Chris Vandersluis, consulte el sitio de orientación de EPM de HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).