Paso 3: Tamaño de audiencia de ámbito y determinación de preferencias de audiencia

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Obtenga información sobre las necesidades y preferencias de su audiencia antes de empezar a planear la estrategia de comunicación. Ten en cuenta quién necesita la información que se va a comunicar y la mejor manera de llegar a ellos. Ámbito del tamaño de la audiencia y, a continuación, determine los canales adecuados para las comunicaciones.

Procedimientos recomendados al ámbito de audiencia:

  • Estimar el tamaño de la audiencia
    Conozca el tamaño general de la audiencia de destino para que pueda elegir las herramientas y métodos adecuados para llegar a ellos. Por ejemplo, algunas opciones de eventos en directo tienen una capacidad máxima de 25 000 personas.
  • Comprender dónde suele obtener información su audiencia
    Es mejor conocer a los usuarios en las aplicaciones que ya están usando para realizar el trabajo. Por ejemplo, si la audiencia es de trabajadores de primera línea que suelen usar Microsoft Teams, querrás asegurarte de que la comunicación se compartirá y se pueda ver en Teams.
  • Obtenga más información sobre cómo se comunica normalmente la audiencia de destino
    Algunas audiencias no podrán asistir a un evento en directo ni ver una grabación de eventos, por lo que se necesitan métodos de comunicación alternativos. Por ejemplo, si su audiencia es de trabajadores remotos que obtienen principalmente noticias en SharePoint, puede decidir solo publicar noticias en SharePoint y, a continuación, promover noticias en Yammer y Teams para el resto de la organización.
  • Dirigirse a audiencias específicas mediante Microsoft 365 grupos
    Organice su audiencia en Microsoft 365 grupos. Es probable que los usuarios estén en más de un grupo. Esto hará que sea mucho más fácil enviar mensajes de correo electrónico y usar herramientas como la segmentación de audiencias en SharePoint.

Comience por comprender el entorno de trabajo y las preferencias del dispositivo de la audiencia

El tamaño de la audiencia te ayudará a reducir las posibles soluciones de comunicación en combinación con las consideraciones sobre cómo, cuándo y dónde se realiza el trabajo de la audiencia. Las comunicaciones corporativas deben tener como objetivo reunirse con los trabajadores donde se encuentran y facilitar la participación y la participación. Tenga en cuenta que una determinada persona de su organización puede estar en más de un grupo.

Trabajadores de primera línea

Los trabajadores de primera línea son miembros del equipo que no se sientan en un escritorio o delante de un equipo de escritorio durante la mayor parte de su trabajo. Esta audiencia incluye trabajadores de la salud, trabajadores de fábrica, personal comercial, equipos de ventas y equipos de soporte técnico.

  • Es probable que esta audiencia use su dispositivo móvil la mayor parte del tiempo para realizar el trabajo
  • Las comunicaciones deben ser concisos, fáciles de acceder y atractivas visualmente
  • Es poco probable que esta audiencia pueda asistir a un evento a la vez, por lo que debe planear grabar y compartir el evento en una publicación de noticias o correo electrónico
  • Considere el uso de Viva Connections para crear una experiencia de comunicación atractiva que ayude a las organizaciones a mantenerse conectadas

Trabajadores en la oficina

Los trabajadores en la oficina suelen sentarse en un escritorio y usar un equipo para la mayoría de su trabajo en una configuración de oficina tradicional. Es posible que los trabajadores en la oficina no trabajen en la oficina todos los días e incluso puedan trabajar en más de una oficina.

  • Es probable que esta audiencia use un dispositivo de escritorio la mayor parte del tiempo, pero puede tomar determinadas reuniones en un dispositivo móvil
  • Este es el único público que podría asistir a un evento en persona, pero los horarios variarán

Audiencias remotas

Las audiencias remotas no funcionan en una ubicación de oficina centralizada e incluso pueden funcionar desde su hogar. Esta audiencia incluye empleados a tiempo completo y trabajadores de proveedores y contratos, como trabajadores de puestos de trabajo, agencias, consultores y otros roles en los que la mayoría del trabajo tiene lugar en un escritorio o delante de un equipo.

  • Esta audiencia usa una combinación de dispositivos, pero la principal usa un dispositivo de escritorio
  • Las audiencias remotas son buenas candidatas para eventos en directo, preguntas moderadas&A y chats en directo en Yammer o Microsoft Teams ya que la mayoría de las personas pueden participar juntos
  • Las audiencias remotas son más propensas a sufrir de fatiga de reunión y ver una pantalla la mayor parte del día, por lo que es ideal realizar comunicaciones diversificadas que no requieren una cámara o una pantalla de escritorio

Audiencias híbridas

La mayoría de las organizaciones constan de varias audiencias y planean la comunicación para una audiencia híbrida. Las audiencias híbridas son una combinación de audiencias. Las mezclas comunes son los trabajadores remotos y los trabajadores en la oficina y los trabajadores en la oficina y los trabajadores de primera línea. Algunas organizaciones pueden tener trabajadores de primera línea, trabajadores en la oficina y trabajadores remotos. En algunos escenarios, es posible que intentes llegar a una audiencia similar, pero funcionan en diferentes zonas horarias o ubicaciones, lo que también los convierte en una audiencia híbrida.

  • La comunicación híbrida debe ser especialmente inclusiva para adaptarse a otras programaciones de trabajo, acceso a Internet, idiomas y zonas horarias
  • Considere la posibilidad de usar más de un canal o método de comunicación para llegar a los miembros del equipo con diferentes estilos de trabajo
  • Crear canales de comentarios que permitan a las personas participar en conversaciones, compartir su perspectiva y red con otros usuarios

A continuación, el ámbito del tamaño de la audiencia

Comprender el tamaño de su audiencia le ayudará a reducir las Microsoft 365 que le ayudarán a alcanzar sus objetivos. Una vez que haya determinado sus audiencias, puede usar uno (o una combinación de métodos) para compartir noticias, anuncios y mucho más.

Ejemplo de audiencia Size Método y aplicaciones potenciales
Equipos, roles, regiones, departamentos y proyectos específicos De 300 a 20 000 Enviar un correo electrónico
Publicar SharePoint noticias
Publicar en un canal Teams de correo
Programar una reunión Teams reunión
Publicar en una Yammer de correo
Hospedar un Teams en directo
Hospedar un Yammer en directo
Departamentos o regiones completos De 5.000 a 20.000 Todo lo anterior, además de:

Canal de transmisión o evento en directo en Stream
Todos los empleados Hasta 25 000 Todo lo anterior
De 25.000 a 100.000 Microsoft 365 eventos en directo*
Publicar SharePoint noticias
Enviar un correo electrónico
*Los eventos en directo con hasta 100 000 asistentes se pueden planear a través del programa de asistencia Microsoft 365 eventos en directo

Consideraciones para grandes audiencias

Obtenga más información sobre las consideraciones que se deben tener en cuenta al ámbito del tamaño de la audiencia. Las audiencias pequeñas son directas y tienen un riesgo relativamente bajo en lo que respecta a la protección de datos y la durabilidad del contenido. A medida que aumenta el tamaño de la audiencia, también lo hacen los riesgos y consideraciones como la accesibilidad, las opciones multilingües y la seguridad de los datos.

Accesibilidad

La accesibilidad es importante para todas las organizaciones y, especialmente, para las comunicaciones corporativas. Garantizar que el contenido es accesible beneficia a todos. La accesibilidad incluye asegurarse de que el contenido de SharePoint se pueda consumir fácilmente, limitar el ruido de fondo en Teams reuniones, activar títulos en pantalla para eventos en directo y mucho más. Obtenga más información sobre accesibilidad y aplique aprendizajes para satisfacer las necesidades de sus audiencias:

Opciones multilingües

Parte de garantizar que el contenido es accesible es saber cuándo el contenido debe estar disponible en más de un idioma. Esto es especialmente importante para las comunicaciones que abarcan más de una región y país.

Protección y cumplimiento de datos

Compartir información confidencial y documentos con grandes audiencias siempre impone riesgos de datos. Microsoft tiene muchas herramientas que ayudan a proteger los datos, evitar la pérdida de datos y garantizar que las personas adecuadas tengan el acceso correcto a la información. Revise cómo clasificar los SharePoint y documentos, el uso compartido de invitados y cómo configurar equipos y canales en Microsoft para conversaciones que incluirán datos confidenciales o confidenciales.

Por último, aprenda a dirigir contenido, conversaciones y eventos a audiencias específicas

Independientemente de la aplicación que elijas para impulsar tus comunicaciones, hay más servicios Microsoft 365 que se pueden usar para garantizar que el contenido adecuado llegue a la audiencia adecuada.

Organizar y crear Microsoft 365 grupos

Planear y organizar grupos Microsoft 365 en diferentes audiencias en función del rol, la región, el departamento y la división será útil al producir e iniciar comunicaciones corporativas. La mayoría de las aplicaciones dependen de Microsoft 365 Grupos para dirigir el contenido, por ejemplo, correo electrónico en Outlook, reuniones virtuales en Teams, permisos para SharePoint sitios y mucho más.

Obtenga más información sobre cómo administrar grupos Microsoft 365 y cómo crear grupos Microsoft 365 .

Usar la segmentación de audiencia en SharePoint

Para la comunicación que tiene lugar en SharePoint, tendrás acceso a una característica denominada segmentación de audiencia. La segmentación de audiencias ayuda a que el contenido más relevante llegue a las audiencias correctas. Al habilitar la segmentación de audiencias, se priorizará el contenido específico a audiencias específicas mediante grupos de Microsoft 365 a través de SharePoint web, bibliotecas de páginas y vínculos de navegación.

Imagen de la segmentación de audiencia en SharePoint navegación

La segmentación de audiencias se puede aplicar a muchos componentes SharePoint y puede ser especialmente útil:

A continuación:

Paso 4: Introducción a la planeación del escenario