Crear experiencias de aprendizaje y formación para los empleados
Obtenga información sobre cómo crear una experiencia de aprendizaje y formación que mantenga a los empleados y miembros del equipo actualizados con aptitudes importantes y las aptitudes necesarias para el éxito profesional.
Las organizaciones pueden ofrecer una experiencia de formación y entretenimiento integral que proporcione las herramientas necesarias para garantizar que todos los empleados tengan acceso al material de desarrollo necesario para alcanzar el máximo nivel de competencia en cualquier campo.
Este artículo le mostrará cómo crear una solución de formación, comenzando con la planificación de su experiencia, la construcción de su experiencia y luego el lanzamiento de una solución de extremo a extremo que incluye un sitio de formación duradero, aprendizaje en línea, eventos de formación virtual, promoción y seguimiento de las conclusiones y la retroalimentación para mejorar su experiencia con el tiempo.
Cree una experiencia de aprendizaje y formación al hacer lo siguiente:
Realizar un inventario de todas las necesidades de la organización, los objetivos de aprendizaje y las metas e identificar escalas de tiempo importantes
Elegir las mejores herramientas que se ajusten a las metas y objetivos de aprendizaje y formación de su organización
Mantener a los empleados al día sobre las fechas y oportunidades importantes de aprendizaje y formación
Iniciar una experiencia accesible y escalable asegurándose de que los empleados sepan cómo acceder a los módulos, cursos y recursos y solicitando comentarios para realizar mejoras a lo largo del camino
Empiece a planificar, crear y poner en marcha una experiencia de aprendizaje y formación con las herramientas de Microsoft 365.
Información general sobre cómo crear una experiencia de aprendizaje y formación para los empleados
| Planear | Compilar | Lanzamiento |
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| - Comprender las necesidades de su organización - Enumerar todos los objetivos de aprendizaje - Categorizar por departamento, áreas de experiencia y niveles de habilidad - Identificar escalas de tiempo - Definir objetivos y resultados |
- Elegir las mejores herramientas para su experiencia de aprendizaje y formación - Asegurarse de que todos los empleados puedan acceder a todas las herramientas y experiencias - Crear un lugar donde los empleados con objetivos de aprendizaje similares puedan conectarse |
- Establecer escalas de tiempo y fechas realistas para su finalización - Notificar a los empleados acerca de las próximas oportunidades e iniciativas de aprendizaje y formación - Recopilar información de cada plataforma usada para medir la eficacia general de la experiencia de aprendizaje y formación |
Planear una experiencia de aprendizaje y formación
Consideraciones de planificación:
Para algunas profesiones y disciplinas, pueden existir órdenes federales o estatales que exijan un aprendizaje y una formación específica. Asegúrese de estar al tanto de estas fechas para informar sobre la práctica de su organización.
Los empleados tienen horarios variados y ocupados. Asegúrese de notificar a los empleados más de una vez sobre los próximos aprendizajes requeridos antes de la fecha de vencimiento para asegurarse de que son los más importantes.
Según la organización, es posible que los empleados trabajen en varias regiones y zonas horarias. Para los eventos de aprendizaje en vivo, elija horarios que se adapten a la mayoría de los empleados.
| Paso 1: comprender las necesidades de su organización | Paso 2: enumerar y clasificar todos los objetivos de aprendizaje | Paso 3: definir objetivos y resultados | Paso 4: revisar las herramientas de aprendizaje y formación de Microsoft 365 |
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Paso 1: comprender las necesidades de su organización
Realice un inventario de todos los departamentos, equipos y disciplinas de la organización. ¿Existe alguna orden de formación continua legalmente requerida para algún grupo de empleados en su organización?¿Cuántos?¿Hay una amplia variedad de disciplinas y áreas de experiencia en toda la organización? ¿Hay un presupuesto determinado que debe establecerse y cumplirse para los recursos de aprendizaje y formación? Dedique tiempo a hacer una lista de todos los factores para obtener una visión completa de lo que se necesita.
Paso 2: enumerar y clasificar todos los objetivos de aprendizaje
Ahora que ha enumerado sus necesidades organizativas, identifique los objetivos de aprendizaje de cada grupo de empleados. Separe el aprendizaje necesario del aprendizaje sugerido o recomendado.Identifique las escalas de tiempo para completarse en función de las necesidades de la organización. Establezca puntos iniciales y líneas de finalización para cada módulo o experiencia.
Paso 3: definir objetivos y resultados
Cada organización tiene su propia variación de aptitudes técnicas y flexibles que deben conservarse y mantenerse con el tiempo. Estas habilidades pueden ir desde aprender a utilizar las herramientas relacionadas con el trabajo y los recursos internos hasta conocer los entresijos de la cultura y las directivas de la empresa. Defina lo que debe priorizarse como objetivos de aprendizaje y resultados de los empleados de su organización, priorice estos objetivos y comience a asignar módulos de curación y materiales de aprendizaje que mejor satisfagan estos objetivos y resultados deseados.
Paso 4: revisar las herramientas de aprendizaje y formación de Microsoft 365
Usar Viva Learning para organizar experiencias de aprendizaje. Use Viva Learning para crear módulos de aprendizaje para cada empleado que les ayuden a orientarse sobre las necesidades de la organización, las necesidades del equipo y las herramientas con las que trabajarán a diario.
Crear una página de aterrizaje de aprendizaje y desarrollo con SharePoint. Cree un sitio de comunicación de SharePoint con la Plantilla de sitio de comunicación de SharePoint de aprendizaje central. Use el sitio para dirigir a los empleados a los eventos, las noticias y la información sobre el aprendizaje requerido y los recursos extracurriculares.
Use Microsoft Teams para mantener eventos de aprendizaje en directo. Las reuniones en Teams incluyen audio, vídeo y pantalla compartida, y son ideales para comunicarse con grupos de menos de 300 personas. Teams puede usarse para reuniones que se producen en persona, de forma remota o en una combinación ambas formas. Además, la reunión se puede grabar y compartir con nuevos empleados que no hayan podido asistir a la reunión.
Proporcionar una oportunidad para que los empleados aprendan entre sí en Yammer. Crear un canal de Yammer solo para nuevos empleados. Elija crear un canal NEO para toda la organización o región o crear canales para cada nuevo grupo de nuevos empleados. Luego, use la sección web de Yammer del site SharePoint NEO para integrar la conversación con otros recursos y contactos.
Cree la experiencia de aprendizaje y formación
Cree la experiencia de aprendizaje y formación de una plataforma a la vez. Las herramientas enumeradas aquí pueden conectarse entre sí, proporcionando un viaje de aprendizaje y formación completo y conectado para todos los empleados.
Revisión de las herramientas de aprendizaje y formación
Usar Viva Learning (versión preliminar) para curar experiencias de aprendizaje
Viva Learning (versión preliminar) es una aplicación para Microsoft Teams que permite a los usuarios descubrir, recomendar y acceder a módulos de aprendizaje de distintas plataformas para ayudar a los usuarios a adquirir conocimientos en cualquier área de enfoque específica. Viva Learning (versión preliminar) extrae contenido de LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Microsoft 365 Training y otros partners. Use Viva Learning para organizar módulos de aprendizaje para cada empleado que les ayude a orientarles en las necesidades organizativas, las necesidades de equipos de trabajo y las herramientas con las que trabajarán diariamente.
En Viva Learning (versión preliminar), los administradores de una organización o equipo pueden asignar actuaciones de aprendizaje y realizar un seguimiento del progreso de aprendizaje de cada módulo. La vista principal de Viva Learning (versión preliminar) agrega una amplia variedad de información, incluido el contenido asignado de sistemas de administración de aprendizaje, actuaciones de aprendizaje recomendadas, contenidos de tendencias y bibliotecas de contenidos del proveedor de las actuaciones de aprendizaje.
Obtenga más información sobre Viva Learning (versión preliminar)
Crear una página de aterrizaje de aprendizaje y desarrollo mediante SharePoint
Crear un sitio de comunicación interna que actúe como página principal de la experiencia de aprendizaje y formación. Este sitio debe presentar los recursos, los resultados y los objetivos de aprendizaje de forma organizada. También debe contener la información más actualizada para asegurarse de que el empleado tenga todo lo necesario para tener éxito. Intente organizar los elementos de acción en este site de una manera que señale prioridades. Enumere las cosas que deben terminarse primero en la parte superior. Esto ayudará a los empleados a organizar su aprendizaje y formación de la mejor manera posible.
Microsoft ofrece una nueva plantilla de sitio de comunicación SharePoint de aprendizaje central personalizable que puede ayudarle a empezar.
Introducción a plantillas de sitio de SharePoint.
Usar Teams para organizar eventos de aprendizaje en directo
Muchas experiencias de aprendizaje requieren aprendizaje práctico. Algunas experiencias se mantienen mejor en entornos en directo en los que los empleados pueden formular preguntas y obtener instrucciones en tiempo real. Con la aparición del trabajo virtual, tener tiempo cara a cara con otras personas de la organización sigue siendo importante para asegurarse de que los empleados puedan comunicarse con los instructores de aprendizaje y otros compañeros y hacer preguntas de actualidad. Use Microsoft Teams para administrar experiencias de aprendizaje y formación en directo.
Haga que este evento en directo sea divertido e interesante, ya que ofrece a los empleados la oportunidad de comunicarse entre sí en el cuadro de chat de Teams o permita que los empleados hagan preguntas ante la cámara o a través de los eventos en directo de preguntas y respuestas en Teams.
Grabe cada sesión para que los empleados puedan revisar el material de aprendizaje más adelante o para que los futuros empleados también puedan experimentar la sesión. Haga que esta grabación esté disponible a través del sitio de aprendizaje y formación de SharePoint o a través de la plataforma Viva Learning.
Obtenga más información sobre los eventos en directo de Teams.
Proporcionar una oportunidad para que los empleados aprendan entre sí en las comunidades de Yammer
Ofrezca a los empleados que tienen objetivos de aprendizaje similares la oportunidad de conectarse entre sí y crear una comunidad virtual de apoyo en Yammer. Yammer es una plataforma que conecta a líderes empresariales, comunicadores y empleados para crear comunidades, compartir conocimientos e interactuar en todo el ámbito de la organización. Yammer le permite configurar una comunidad específicamente para los empleados dentro de las mismas disciplinas o disciplinas similares.
Naturalmente, los empleados obtienen información en momentos diferentes en su proceso de aprendizaje y formación. La creación de un espacio en que los nuevos empleados puedan crear una comunidad por sí mismos les da la oportunidad de compartir información a medida que se encuentran con ella. En este espacio virtual, los nuevos empleados pueden compartir recursos, compartir ideas y conocerse. También les ayuda a crear vínculos internos que pueden perdurar a lo largo de su carrera.
Obtenga más información sobre cómo crear comunidades en Yammer.
Asegúrese de que todas las herramientas y experiencias sean accesibles
Asegúrese de que cada experiencia de aprendizaje y formación sea accesible mediante la incorporación de procedimientos recomendados en todas las herramientas seleccionadas de Microsoft 365. Asegúrese de que todo en la experiencia de aprendizaje y formación esté visible y etiquetado correctamente. Use correctamente texto alternativo para imágenes y gráficos. Incorpore transcripciones en vídeos y material de aprendizaje.
Comparta esta experiencia con las personas adecuadas. Asegúrese de que los empleados sepan cómo acceder a todas las herramientas necesarias en la experiencia de aprendizaje. Use todas las opciones de uso compartido, incluidos el correo electrónico, los mensajes de Teams, las publicaciones de Yammer, los elementos web de SharePoint, Viva Learning y Viva Connections para crear conciencia y aumentar la accesibilidad.
Asegúrese de que todos los empleados e instructores tienen acceso a todas las herramientas y recursos. Tenga en cuenta las necesidades únicas de todos los participantes para asegurarse de que la experiencia de aprendizaje y formación sea exitosa. Manténgase informado sobre las zonas horarias específicas de todas las partes interesadas para asegurarse de que todas las escalas de tiempo y los resultados sean viables para todos los participantes.
Por último, deje claro el punto de partida y de llegada. Revise su experiencia para asegurarse de que los empleados sepan exactamente por dónde empezar y cuándo se ha completado correctamente la experiencia. Esto se puede hacer dentro de la experiencia o planeando generar un correo electrónico a través de Outlook que les permita saber cuándo han terminado cada objetivo de aprendizaje y si se requiere algo más de ellos.
Iniciar una experiencia de aprendizaje y formación
Una vez planificada la experiencia de aprendizaje y formación y seleccionadas las herramientas, es el momento de iniciar en marcha la experiencia.
Notificar a los empleados de la próxima formación
Cree conciencia sobre la próxima formación enviando un correo electrónico en Outlook o agregando una publicación de noticias en SharePoint para correr la voz en varias plataformas. Informe a los empleados si la formación es obligatoria o sugerida. Enumere los detalles importantes de la formación, como la fecha de vencimiento y los objetivos de aprendizaje. Asegúrese de que todos los empleados sepan cómo acceder al módulo o la experiencia de aprendizaje.
Recopilar conclusiones para determinar el éxito
Recopile información de cada plataforma sobre la marcha. Use estos conocimientos para informar a los administradores, los jefes de equipo y otras partes interesadas. Busque información como la asistencia a eventos en directo, el alcance del público, el tráfico del sitio, la finalización del módulo y mucho más.
Mantenga su experiencia actualizando las cosas con frecuencia, proporcionando la información más actualizada y relevante en todas las plataformas. Obtenga más información sobre el mantenimiento de sus sitios de comunicación de SharePoint y sobre cómo mantener actualizadas las publicaciones de noticias.
Solicite comentarios sobre la experiencia de aprendizaje y formación a menudo con Microsoft Forms. Use estos comentarios para determinar qué se debe mejorar o modificar para la siguiente experiencia de aprendizaje y formación.