Microsoft SharePoint Connector en Power Automate

En Power Automate, Microsoft SharePoint Connector admite los siguientes desencadenadores de flujo y acciones.

SharePoint desencadenadores

SharePoint activadores permiten crear flujos que supervisan los cambios en una SharePoint o biblioteca. Si se producen uno o más cambios en una lista suscrita, ese flujo se desencadena para ejecutarse.

Cuando se crea un elemento

Desencadena el flujo al crear un elemento en una SharePoint lista.

Cuando se crea o modifica un elemento

Desencadena el flujo al crear un elemento y cada vez que se modifica en una SharePoint lista.

Cuando se modifica un elemento o un archivo

Desencadena el flujo al modificar un elemento o un archivo de una lista SharePoint una biblioteca de documentos.

Para obtener más información sobre cómo usar este desencadenador, consulta este vídeo de tutorial: Introducción al desencadenador "cuando se modifica un elemento o archivo" y la acción "Obtener cambios".

Cuando se elimina un elemento

Desencadena el flujo al eliminar un elemento de una lista. Para obtener las propiedades de un elemento eliminado, debe conectar este desencadenador al sitio de SharePoint asociado en el que se espera que se ejecute, mediante una cuenta de usuario de colección de sitios.

Para un elemento seleccionado

Permite a los usuarios de listas desencadenar un flujo después de seleccionar un elemento en una lista.

Cuando un archivo se clasifica mediante un modelo de comprensión de contenido

Desencadena el flujo cuando un SharePoint Syntex de descripción de contenido clasifica un archivo, que se muestra en la propiedad de fecha de clasificación del archivo.

Para obtener más información sobre cuándo SharePoint Syntex y cómo clasifica los archivos, vea: Introducción a Microsoft SharePoint Syntex

Cuando se crea un archivo (solo propiedades)

Desencadena el flujo al crear un archivo en una biblioteca de documentos y devuelve solo las propiedades de archivo personalizadas asociadas a ese archivo.

Cuando se crea un archivo en una carpeta

Desencadena el flujo al crear un archivo en una SharePoint carpeta. Este desencadenador no se ejecuta si agrega o actualiza un archivo en una subcarpeta dentro de la carpeta en la que funciona este desencadenador. Si el flujo es necesario para desencadenar en subcarpetas, cree flujos diferentes para una o varias subcarpetas.

Cuando se crea o modifica un archivo (solo propiedades)

Desencadena el flujo al crear un archivo y cada vez que modifica las propiedades del archivo en una biblioteca. Devuelve solo las propiedades de archivo personalizadas asociadas con ese archivo.

Cuando se crea o modifica un archivo en una carpeta (solo propiedades)

Desencadena el flujo al crear un archivo y cada vez que modifica las propiedades del archivo en la carpeta SharePoint archivo. El desencadenador no se activa si agrega o actualiza un archivo en una subcarpeta. Si el flujo es necesario para desencadenar en subcarpetas, cree flujos diferentes para una o varias subcarpetas.

Cuando se elimina un archivo

Desencadena el flujo al eliminar un archivo en una biblioteca de documentos. Opcionalmente, puede especificar una carpeta que se va a ver. Al eliminar una carpeta, el desencadenador se activa solo una vez para la carpeta eliminada, incluidas sus subcarpetas. Para obtener las propiedades del archivo eliminado, debe conectar este desencadenador al sitio de SharePoint asociado en el que se ejecuta el desencadenador mediante una cuenta de usuario de la colección de sitios.

Para un archivo seleccionado

Permite a los usuarios de bibliotecas de documentos desencadenar un flujo después de seleccionar un archivo.

Cuando un sitio ha solicitado unirse a un sitio central

Desencadena un flujo tras la solicitud de aprobación de unión al sitio central.

SharePoint acciones

Agregar datos adjuntos

Agrega un nuevo dato adjunto al elemento de lista especificado.

Aprobar solicitud de unión a sitios concentradores

Aprueba la solicitud de unión al sitio central. Esta acción devuelve un token de aprobación para completar la solicitud de unión, mediante la acción de sitio concentrador de unión.

Cancelar solicitud de unión al sitio central

Cancela la solicitud de combinación de concentradores. Si procede, especifique el mismo identificador de correlación de aprobación que se usa en el estado de unión al sitio concentrador establecido en la acción pendiente.

Archivo de check-in

Comprueba un archivo desprotegiendo en una biblioteca de documentos, lo que hace que la versión del documento esté disponible para otros usuarios.

Des check-out file

Desenvía un archivo de una biblioteca de documentos para evitar que otros usuarios editen el documento y los cambios no se puedan ver hasta que se des check-in en el documento.

Copiar archivo

Copia un archivo. Funciona de forma similar al comando Copiar a en SharePoint bibliotecas. Después de copiar, devuelve información sobre el nuevo archivo.

Copiar archivo (en desuso)

Copia un archivo en un SharePoint sitio.

Copiar carpeta

Copia una carpeta. Funciona de forma similar al comando Copiar a en SharePoint bibliotecas. Después de copiar, devuelve información sobre la nueva carpeta.

Crear archivo

Carga un archivo en un SharePoint web. Asegúrese de elegir una biblioteca existente.

Crear elemento

Crea un nuevo elemento en una SharePoint lista.

Crear nueva carpeta

Crea una nueva carpeta o ruta de acceso de carpeta.

Crear vínculo de uso compartido para un archivo o carpeta

Crea un vínculo de uso compartido para un archivo o carpeta.

Eliminar datos adjuntos

Elimina los datos adjuntos especificados.

Eliminar archivo

Elimina el archivo especificado por el identificador de archivo.

Eliminar elemento

Elimina un elemento de una SharePoint lista.

Descartar desprotección

Descarta la desprotección, en lugar de guardar el archivo, si desprotegía un archivo y no realiza cambios en él, o realiza cambios que no desea conservar. Si la organización realiza un seguimiento de las versiones, se crea una nueva versión cada vez que se registra un archivo en la biblioteca. Al descartar la desprotección, puede evitar hacer nuevas versiones cuando no haya realizado ningún cambio en el archivo.

Extraer carpeta

Extrae un archivo de archivo en una SharePoint (por ejemplo, .zip).

Obtener todas las listas y bibliotecas

Obtiene todas las listas y bibliotecas.

Obtener contenido de datos adjuntos

Devuelve el contenido del archivo mediante el identificador de archivo. El contenido se puede copiar en otro lugar o usarse como datos adjuntos.

Obtener datos adjuntos

Devuelve la lista de datos adjuntos del elemento de lista especificado. Para obtener acceso al contenido del archivo, agregue un paso Obtener contenido de datos adjuntos y use la propiedad Identificador de archivo devuelta por esta acción.

Obtener cambios para un elemento o un archivo (solo propiedades)

Obtiene todas las columnas o propiedades de archivo modificadas desde y hasta un intervalo de tiempo especificado. Para cambiar todas las columnas cuando se modifica un elemento o un archivo:

• Use el desencadenador cuando se modifica un elemento o archivo y,
• Use los resultados del token de inicio del desencadenador de ventana de desencadenador de ventana desde el momento en que se modifica un elemento o archivo desencadenador para deducir qué columnas cambiaron desde la última vez que el flujo comprueba si hay actualizaciones de elementos o & archivos.

Para obtener más información sobre cómo usar esta acción, consulta este vídeo de tutorial: Introducción al desencadenador "cuando un elemento o archivo modificado" y la acción "Obtener cambios"

Obtener contenido de archivo

Obtiene el contenido del archivo mediante el identificador de archivo. Puede copiar el contenido en otro lugar o usarlo como datos adjuntos.

Obtener contenido de archivo mediante la ruta de acceso

Obtiene el contenido del archivo mediante la ruta de acceso del archivo.

Obtener metadatos de archivo

Obtiene información sobre el archivo, como tamaño, etag, fecha de creación, y así sucesivamente. Usa un identificador de archivo para seleccionar el archivo. Para obtener los valores almacenados en las columnas de la biblioteca, use la acción Obtener propiedades de archivo.

Obtener metadatos de archivo mediante la ruta de acceso

Obtiene información sobre el archivo, como tamaño, etag, fecha de creación, y así sucesivamente. Usa una ruta de acceso de archivo para seleccionar el archivo. Para obtener los valores almacenados en las columnas de la biblioteca, use la acción Obtener propiedades de archivo.

Obtener propiedades de archivo

Obtiene las propiedades guardadas en las columnas de la biblioteca del elemento especificado por el identificador de elemento. Para obtener acceso al contenido del archivo, agregue un paso "Obtener contenido de archivo" y use la propiedad "Identificador de archivo" devuelta por esta acción. Al usar esto con la puerta de enlace de datos local, es posible que deba escribir manualmente el nombre de la biblioteca a la que conectarse.

Obtener archivos (solo propiedades)

Obtiene las propiedades guardadas en las columnas de la biblioteca de todas las carpetas y archivos almacenados en la biblioteca. También puede filtrar hacia abajo hasta los elementos que coincidan con una condición. Para trabajar con el resultado de esta acción, use la sección Aplicar a cada sección. Al usar esto con la puerta de enlace de datos local, es posible que deba escribir manualmente el nombre de la biblioteca a la que conectarse. Para obtener más información acerca de esta acción, consulta: Análisis en profundidad en Obtener elementos y Obtener archivos SharePoint acciones para flujos en Power Automate .

Obtener metadatos de carpeta

Obtiene información sobre la carpeta. Usa un identificador de archivo para seleccionar la carpeta.

Obtener metadatos de carpeta mediante la ruta de acceso

Obtiene información sobre la carpeta. Usa una ruta de acceso de carpeta para seleccionar la carpeta.

Obtener elemento

Obtiene un único elemento por su identificador de una SharePoint lista.

Obtener elementos

Obtiene elementos de una SharePoint lista. Para obtener más información acerca de esta acción, consulta: Análisis en profundidad en Obtener elementos y Obtener archivos SharePoint acciones para flujos en Power Automate .

Obtener vistas de lista

Obtiene vistas de una SharePoint lista.

Obtener listas

Obtiene SharePoint listas de un sitio.

Conceder acceso a un elemento o una carpeta

Concede acceso a un elemento o una carpeta en SharePoint a personas específicas.

Unirse al sitio central

Une el sitio solicitado al sitio central. Se requiere un token de aprobación para completar la combinación correctamente, si ese concentrador requiere aprobación. Si procede, especifique el mismo identificador de correlación de aprobación que se usa en el estado de unión al sitio concentrador establecido en la acción pendiente.

Carpeta de lista

Devuelve los archivos contenidos en una SharePoint carpeta.

Carpeta raíz de lista

Devuelve los archivos de la carpeta SharePoint raíz.

Mover archivo

Mueve un archivo. Funciona de forma similar al comando Mover a en SharePoint bibliotecas. Devuelve información sobre el nuevo archivo después de su movimiento.

Mover carpeta

Mueve una carpeta. Funciona de forma similar al comando Mover a en SharePoint bibliotecas. Devuelve información sobre la nueva carpeta después de su movimiento.

Resolver persona

Devuelve un único valor de usuario que coincide para que se pueda asignar a una columna de tipo persona. Si no hay coincidencias o varias coincidencias, esta acción se desaseme.

Enviar una solicitud HTTP a SharePoint

Construye una API SharePoint REST que se debe invocar. Para obtener más información acerca de esta acción, consulta: Trabajar con la acción de flujo SharePoint enviar solicitud HTTP en Power Automate.

Establecer estado de aprobación del contenido

Establece el estado de aprobación de contenido de un elemento de una lista o biblioteca que tiene activada la aprobación de contenido. Debe proporcionar un ETag para páginas y archivos. Puede obtener el ETag mediante la acción Obtener metadatos de archivo. Esta acción solo está disponible para SharePoint Online y SharePoint 2019.

Establecer el estado de unión al sitio central en pendiente

Establece el estado de solicitud de combinación de concentradores del sitio solicitado en pendiente. El identificador de correlación de aprobación es un parámetro opcional que SharePoint identificar una solicitud de combinación de concentradores determinada. El sitio solicitante solo puede tener una solicitud pendiente en un momento determinado.

Dejar de compartir un elemento o un archivo

Elimina todos los vínculos que dan acceso a un elemento o un archivo y quita todas las personas con acceso directo, excepto los propietarios.

Actualizar archivo

Actualiza el contenido del archivo especificado por el identificador de archivo.

Actualizar propiedades de archivo

Actualiza las propiedades almacenadas en columnas de una biblioteca para el elemento especificado por el identificador del elemento. Para actualizar el contenido del archivo, use la acción Actualizar archivo. Al usar esto con la puerta de enlace de datos local, es posible que deba escribir manualmente el nombre de la biblioteca a la que conectarse.

Actualizar elemento

Actualiza un elemento de una SharePoint lista.

Compatibilidad con SharePoint Server

En las tablas siguientes se muestran todas las acciones y desencadenadores que se admiten para SharePoint local 2013, 2016 o 2019. Las acciones o desencadenadores que no se mencionan no son compatibles.

Desencadenadores compatibles

Acciones admitidas

Desencadenadores en desuso

Estos desencadenadores están en desuso y ya no se mantienen activamente. Aunque todavía están presentes en Microsoft SharePoint Connector, se recomienda no usar desencadenadores o acciones en desuso en ninguna nueva aplicación o solución.

Limitaciones conocidas

Plantillas de lista y biblioteca admitidas

Power Automate para listas solo se admiten en listas genéricas (100) y bibliotecas de documentos genéricas (101). Actualmente no se admiten plantillas personalizadas de listas y bibliotecas, incluidas, entre otras, listas como Anuncios, Contactos y Tareas.

Flow se ejecuta

Al crear un flujo Power Automate que se desencadenará para un elemento o para crear o modificar un archivo, Power Automate comprueba periódicamente los cambios en la lista o biblioteca, configurados en el desencadenador del flujo. En la mayoría de los casos, si hay un solo cambio en la lista o biblioteca, el flujo puede ejecutarse en minutos después de ese cambio. Sin embargo, espere que el flujo pueda recopilar más de un cambio en las ejecuciones de flujo posteriores debido al tiempo entre el intervalo de flujo desde su último cambio válido, o las modificaciones posteriores en un elemento o un archivo.

Mover archivos y ejecuciones de flujo

Al mover uno o varios archivos de una biblioteca de documentos a otra, el archivo original se mueve de la biblioteca de origen a la biblioteca de destino. Mover el archivo no modifica ningún metadato personalizado, incluso cuando se creó y modificó el archivo. Por lo tanto, esta acción no desencadena ningún flujo para las actualizaciones de archivos asociadas en la biblioteca donde se movió.

Sincronización de archivos con el OneDrive para empresas y bibliotecas SharePoint documentos

Cuando los usuarios sincronizan uno o varios archivos de una biblioteca de documentos a otra, el archivo original se mueve (sincroniza) desde el cliente a la biblioteca de destino. La sincronización del archivo no modificará ningún metadato personalizado, incluso cuando se creó y modificó el archivo. Por lo tanto, esta acción no desencadenará ningún flujo para esas sincronizaciones de archivos en esa biblioteca o en su OneDrive para empresas.

Columnas de búsqueda admitidas

Si la lista o biblioteca tiene columnas de búsqueda, las acciones Obtener elementos y Obtener archivos admiten la devolución de elementos con un máximo de 12 columnas de búsqueda. Si la lista o biblioteca supera este umbral, el flujo Power Automate error.