Información general sobre el uso compartido externoExternal sharing overview

Las características de uso compartido externo de SharePoint Online permiten a los usuarios de su organización compartir contenido con personas fuera de la organización (por ejemplo, asociados, proveedores o clientes).The external sharing features of SharePoint Online let users in your organization share content with people outside the organization (such as partners, vendors, clients, or customers). También puede usar el uso compartido externo para compartir entre los usuarios con licencia en varias suscripciones de Office 365 si su organización tiene más de una suscripción.You can also use external sharing to share between licensed users on multiple Office 365 subscriptions if your organization has more than one subscription. El planeamiento de uso compartido externo debe formar parte de los permisos globales de planeamiento de SharePoint Online.Planning for external sharing should be included as part of your overall permissions planning for SharePoint Online. Este artículo describe qué ocurre cuando los usuarios comparten, dependiendo de lo que comparten y con quién.This article describes what happens when users share, depending on what they're sharing and with whom.

(Si desea ir directamente a la configuración del uso compartido, vea Activar y desactivar el uso compartido externo para SharePoint Online. Si intenta compartir un archivo o carpeta, vea Compartir archivos y carpetas de OneDrive o Compartir archivos y carpetas de SharePoint en Office 365).(If you want to get straight to setting up sharing, see Turn external sharing on or off for SharePoint Online. If you're trying to share a file or folder, see Share OneDrive files and folders or Share SharePoint files or folders in Office 365.)

Nota

El uso compartido externo está activado de manera predeterminada en todo su entorno de SharePoint Online y sus sitios.External sharing is turned on by default for your entire SharePoint Online environment and the sites in it. Es posible que quiera desactivarlo globalmente antes de que las personas empiecen a usar los sitios o hasta que sepa exactamente cómo desea usar la función.You may want to turn it off globally before people start using sites or until you know exactly how you want to use the feature.

Cómo funciona la configuración de uso compartido externoHow the external sharing settings work

SharePoint Online tiene una configuración de uso compartido externo tanto a nivel de organización como a nivel de sitio (anteriormente denominado el nivel de "colección de sitios").SharePoint Online has external sharing settings at both the organization level and the site level (previously called the "site collection" level). Para permitir el uso compartido en un sitio, debe permitirlo en el nivel de organización.To allow external sharing on any site, you must allow it at the organization level. Después puede restringir el uso compartido externo en otros sitios.You can then restrict external sharing for other sites. Si la opción de uso compartido externo del sitio no coincide con la opción de uso compartido de nivel de organización, siempre se aplicará el valor más restrictivo.If a site's external sharing option and the organization-level sharing option don't match, the most restrictive value will always be applied.

Sea cual sea la opción que elija a nivel de organización o de sitio, siempre podrá seleccionar la funcionalidad más restrictiva.Whichever option you choose at the organization or site level, the more restrictive functionality is still available. Por ejemplo, si decide permitir el uso compartido con vínculos "Cualquiera" (anteriormente denominados vínculos "para compartir" o de "acceso anónimo"), los usuarios aún pueden compartir con invitados que inicien sesión y con usuarios internos.For example, if you choose to allow sharing using "Anyone" links (previously called "shareable" links or "anonymous access" links), users can still share with guests who sign in, and with internal users.

Importante

Incluso si la configuración de su organización permite el uso compartido externo, no todos los sitios nuevos lo permiten de forma predeterminada.Even if your organization-level setting allows external sharing, not all new sites allow it by default. La configuración de uso compartido predeterminada para los sitios de equipo conectados a un grupo de Office 365 es "Invitados nuevos y existentes".The default sharing setting for Office 365 group-connected team sites is "New and existing guests." El valor predeterminado para los sitios de comunicación y los clásicos es "Solo las personas de su organización".The default for communication sites and classic sites is "Only people in your organization."

Seguridad y privacidadSecurity and privacy

Si tiene información confidencial que nunca debería compartirse externamente, se recomienda almacenar la información en un sitio con el uso compartido externo desactivado.If you have confidential information that should never be shared externally, we recommend storing the information in a site that has external sharing turned off. Cree tantos sitios como sea necesario para el uso compartido.Create additional sites as needed to use for external sharing. Al impedir el acceso externo a la información confidencial, contribuirá a prevenir los riesgos de seguridad.This helps you to manage security risk by preventing external access to sensitive information.

Nota

Para limitar el uso compartido interno de contenido de un sitio, puede evitar que los miembros del sitio compartan y permitir las solicitudes de acceso.To limit internal sharing of contents on a site, you can prevent site members from sharing, and enable access requests. Para obtener más información, vea Configurar y administrar solicitudes de acceso.For info, see Set up and manage access requests.
Cuando los usuarios comparten una carpeta con varios invitados, los invitados podrán ver los nombres de los otros invitados en el panel Administrar el acceso de la carpeta (y los elementos dentro de ella).When users share a folder with multiple guests, the guests will be able to see each other's names in the Manage Access panel for the folder (and any items within it).

Compartir sitios de equipo conectados a un grupo de Office 365Sharing Office 365 group-connected team sites

Cuando usted o sus usuarios crean grupos de Office 365 (como en Outlook o creando un equipo en Microsoft Teams) se crea un sitio de grupo de SharePoint.When you or your users create Office 365 groups (for example in Outlook, or by creating a team in Microsoft Teams), a SharePoint team site is created. Los administradores y usuarios también pueden crear sitios de grupo en SharePoint, lo que crea un grupo de Office 365.Admins and users can also create team sites in SharePoint, which creates an Office 365 group. En los sitios de equipo conectados a un grupo, los propietarios del grupo se agregan como propietarios del sitio y los miembros del grupo se agregan como miembros del sitio.For group-connected team sites, the group owners are added as site owners, and the group members are added as site members. En la mayoría de los casos, deberá compartir estos sitios agregando usuarios al grupo de Office 365.In most cases, you'll want to share these sites by adding people to the Office 365 group. Sin embargo, solo puede compartir el sitio.However, you can share only the site.

Importante

Es importante que todos los miembros del grupo tengan permiso para acceder al sitio de grupo.It's important that all group members have permission to access the team site. Si quita los permisos del grupo, muchas tareas de colaboración (como el uso compartido de archivos en los chats de Teams) no funcionarán.If you remove the group's permission, many collaboration tasks (such as sharing files in Teams chats) won't work. Solo debe agregar invitados al grupo si desea que puedan acceder al sitio.Only add guests to the group if you want them to be able to access the site. Para obtener más información sobre el acceso de invitados a grupos de Office 365, vea Administrar el acceso de invitado a grupos.For info about guest access to Office 365 groups, see Manage guest access in Groups.

Qué ocurre cuando los usuarios compartenWhat happens when users share

Cuando los usuarios comparten con personas fuera de la organización, se envía a la persona una invitación por correo electrónico que contiene un vínculo al elemento compartido.When users share with people outside the organization, an invitation is sent to the person in email, which contains a link to the shared item.

Una invitación para uso compartido por correo electrónico.

Destinatarios que inician sesiónRecipients who sign in

Cuando los usuarios comparten sitios, se pedirá a los destinatarios que inicien sesión con:When users share sites, recipients will be prompted to sign in with:

  • Una cuenta de MicrosoftA Microsoft account
  • Una cuenta profesional o educativa en Azure AD desde otra organizaciónA work or school account in Azure AD from another organization

Pantalla de inicio de sesión

Cuando los usuarios comparten archivos y carpetas, también se pedirá a los destinatarios que inicien sesión si tienen:When users share files and folders, recipients will also be prompted to sign in if they have:

  • Una cuenta de MicrosoftA Microsoft account

Normalmente, estos destinatarios se agregarán a su directorio como invitados y los permisos y grupos funcionarán igual para los invitados que para los usuarios internos.These recipients will typically be added to your directory as guests, and then permissions and groups work the same for these guests as they do for internal users. (Para que todos los invitados estén agregados en su directorio, usela integración de SharePoint y OneDrive con la vista previa de Azure AD B2B.)(To ensure that all guests are added to your directory, use the SharePoint and OneDrive integration with Azure AD B2B preview.)

Dado que estos invitados no tienen una licencia en su organización, se limitan a las tareas de colaboración básicas:Because these guests do not have a license in your organization, they are limited to basic collaboration tasks:

  • Pueden usar Office.com para ver y editar documentos.They can use Office Online for viewing and editing documents. Si su plan incluye Office Profesional Plus, no podrán instalar la versión de escritorio de Office en sus propios equipos a no ser que les asigne una licencia.If your plan includes Office Professional Plus, they can't install the desktop version of Office on their own computers unless you assign them a license.

  • Pueden realizar tareas en un sitio según el nivel de permisos que se les haya proporcionado.They can perform tasks on a site based on the permission level that they've been given. Por ejemplo, si agrega un invitado como miembro del sitio, tendrá permisos de edición y podrá agregar, editar y eliminar listas; además, también podrá ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de listas y archivos.For example, if you add a guest as a site member, they will have Edit permissions and they will be able to add, edit and delete lists; they will also be able to view, add, update and delete list items and files.

  • Podrán ver otros tipos de contenido en los sitios, dependiendo de los permisos que les conceda.They will be able to see other types of content on sites, depending on the permissions they've been given. Por ejemplo, pueden navegar a diferentes subsitios dentro del sitio compartido.For example, they can navigate to different subsites within a shared site. También podrán realizar otras acciones como ver fuentes de sitio.They will also be able to do things like view site feeds.

Si los usuarios externos autenticados necesitan más funcionalidades, como almacenamiento de OneDrive o la creación de un Microsoft Flow, debe asignarles una licencia adecuada.If your authenticated guests need greater capability such as OneDrive storage or creating a Microsoft Flow, you must assign them an appropriate license. Para ello, inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 como administrador global, asegúrese de que la vista previa está desactivada, vaya a la página Usuarios activos, seleccione el invitado, haga clic en Más y luego haga clic en Editar licencias de producto.To do this, sign in to the Microsoft 365 admin center as a global admin, make sure the Preview is off, go to the Active users page, select the guest, click More, and then click Edit product licenses.

Destinatarios que proporcionan un código de verificaciónRecipients who provide a verification code

Cuando los usuarios comparten archivos y carpetas, también se pedirá a los destinatarios que introduzcan un código de verificación si tienen:When users share files or folders, recipients will be asked to enter a verification code if they have:

  • Una cuenta profesional o educativa en Azure AD desde otra organizaciónA work or school account in Azure AD from another organization
  • Una dirección de correo electrónico que no es una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional o educativa en Azure ADAn email address that isn't a Microsoft account or a work or school account in Azure AD

Pantalla para introducir el código de verificación

Si el destinatario tiene una cuenta profesional o educativa, solo necesita escribir el código la primera vez.If the recipient has a work or school account, they only need to enter the code the first time. Luego, se les añadirá como invitados y podrán iniciar sesión con el usuario nombre de usuario y la contraseña de su organización.Then they will be added as a guest and can sign in with their organization's user name and password.

Si el destinatario no tiene una cuenta profesional o educativa, tendrá que usar un código cada vez que acceda a la carpeta o archivo y no se agregará a su directorio.If the recipient doesn't have a work or school account, they need to use a code each time they access the file or folder, and they are not added to your directory.

Nota

No se pueden compartir sitios con personas a menos que tengan una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional o educativa en Azure AD.Sites can't be shared with people unless they have a Microsoft account or a work or school account in Azure AD.

Destinatarios que no necesitan autenticarRecipients who don't need to authenticate

Cualquier usuario con el vínculo (dentro o fuera de su organización) puede acceder a archivos y carpetas sin tener que iniciar sesión o proporcionar un código.Anyone with the link (inside or outside your organization) can access files and folders without having to sign in or provide a code. Estos vínculos se pueden distribuir libremente y son válidos hasta que el vínculo se elimine o caduque (si ha configurado una fecha de expiración).These links can be freely passed around and are valid until the link is deleted or expires (if you've set an expiration date). No se puede comprobar la identidad de los usuarios que usan estos vínculos, pero su dirección IP se registra en los registros de auditoría cuando acceden a contenido compartido o lo editan.You cannot verify the identity of the people using these links, but their IP address is recorded in audit logs when they access or edit shared content.

Compartir una carpeta mediante un vínculo "Cualquiera"

Las personas que acceden a archivos y carpetas de forma anónima mediante vínculos "Cualquiera" no se agregan al directorio de su organización y no se les pueden asignar licencias.People who access files and folders anonymously through "Anyone" links aren't added to your organization's directory, and you can't assign them licenses. Tampoco podrán acceder a sitios de forma anónima.They also can't access sites anonymously. Tan solo pueden ver o editar el archivo o la carpeta específicos para los cuales tienen el vínculo "Cualquiera".They can only view or edit the specific file or folder for which they have an "Anyone" link.

Dejar de compartirStopping sharing

Puede dejar de compartir con invitados quitando sus permisos del elemento compartido o quitándolos como invitados en el directorio.You can stop sharing with guests by removing their permissions from the shared item, or by removing them as a guest in your directory.

Para dejar de compartir con personas que tienen un vínculo "Cualquiera", vaya al archivo o carpeta que ha compartido y elimine el vínculo.You can stop sharing with people who have an "Anyone" link by going to the file or folder that you shared and deleting the link.

Información sobre cómo dejar de compartir un elementoLearn how to stop sharing an item

Colaborar con partners de negocio externosCollaborating with external business partners

Si tiene socios comerciales o proveedores con los que necesita colaborar o compartir documentos, considere la posibilidad de configurar un sitio de extranet de SharePoint Online.If you have business partners or vendors with whom you need to collaborate or share documents, consider setting up a SharePoint Online extranet site. Un sitio de extranet es un sitio dedicado donde limitar el uso compartido externo para invitados únicamente en los dominios específicos.An extranet site is a dedicated site where you limit external sharing to guests on specific domains only. Para obtener más información, vea Usar Office 365 SharePoint Online como una solución de extranet de empresa a empresa (B2B).For details, see Use Office 365 SharePoint Online as a business-to-business (B2B) extranet solution.

¿Necesita más ayuda?Need more help?

Formule una pregunta si tiene preguntas técnicas sobre este tema, es posible que le resulte útil publicarlos en el Foro de discusión de SharePoint Online. Ask a question If you have technical questions about this topic, you may find it helpful to post them on the SharePoint Online discussion forum. Es un recurso estupendo para buscar a otros usuarios que hayan trabajado con problemas similares o que hayan encontrado la misma situación.It's a great resource for finding others who have worked with similar issues or who have encountered the same situation.

También puede encontrar ayuda sobre seguridad y permisos en estos vídeos de YouTube de expertos de la comunidad de SharePoint.You can also find help on security and permissions in these YouTube videos from SharePoint community experts.

Recursos adicionalesSee also

Cómo Microsoft administra y permite el uso compartido externo y la colaboración con SharePoint (Microsoft Ignite)How Microsoft manages and enables external sharing and collaboration with SharePoint (Microsoft Ignite)

Preparación de los invitados a través de la experiencia de uso compartido externoCoaching your guests through the external sharing experience

Configurar y administrar solicitudes de accesoSet up and manage access requests

Búsqueda de contenido de sitio compartido externamenteSearching for site content shared externally