Arquitectura de la información en SharePoint moderno

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Los sitios de SharePoint más eficaces ayudan a los visitantes a encontrar rápidamente lo que necesitan para poder utilizar la información necesaria para tomar decisiones, saber lo que está sucediendo, acceder a las herramientas que se usan con más frecuencia y colaborar con compañeros para que le ayuden a resolver problemas específicos.

Incluso cuando la búsqueda está disponible, la mayoría de los visitantes comienzan sus experiencias en la Web navegando. Este patrón también persiste en sitios web internos. Las buenas experiencias de navegación presentan a los visitantes una imagen completa de lo que está disponible y, combinadas con la página de inicio, proporcionan una "historia" completa.

En este artículo:

Objetivos de la arquitectura de la información

La navegación debería planearse siempre desde la perspectiva del usuario. Planificar una navegación efectiva implica considerar no sólo la información que se quiere presentar, sino también pensar en la información que los usuarios quieren o necesitan consumir. Por lo tanto, organizar y etiquetar los vínculos de navegación es fundamental para los efectos del uso y la posibilidad de encontrarlos.

Las experiencias de navegación de sitio e intranet efectivas permiten a los usuarios:

  • Obtener información: los usuarios necesitan encontrar los documentos, archivos y vínculos más relevantes para el trabajo que realizan sin emplear tiempo en la búsqueda de contenido. Asegúrese de presentar solo la información más relevante y la de prioridad alta en primer lugar.
  • Realizar acciones: los usuarios suelen tener en mente una tarea específica cuando visitan un sitio. Asegúrese de que las tareas comunes estén integradas en la estructura de navegación como etiquetas y vínculos, de modo que se puedan identificar y acceder fácilmente.
  • Entender la estructura de la empresa: con un solo vistazo, los usuarios deberían poder tener una idea de cómo está estructurada la organización. Asegúrese de que incorpora jerarquía y estructura en la navegación del sitio y de la intranet.

Organizarse

No hay ninguna forma adecuada de organizar los vínculos de navegación. Tomará diferentes decisiones basadas en el tipo de sitio que está creando y en sus visitantes. Los conceptos de organización podrían incluir:

  • Servicios
  • Productos
  • Actividades
  • Audiencias (si sus visitantes pueden identificar claramente la audiencia a la que pertenecen: como estudiante o profesor)
  • Áreas o funciones de conocimientos

Cuando organice las necesidades de usuarios y necesidades empresariales, tenga en cuenta lo siguiente:

  • ¿Cómo la arquitectura de la información reducir la carga cognitiva para sus visitantes? - La carga cognitiva es la cantidad de información que pueden procesar las personas en un momento determinado. Administrar la carga cognitiva del usuario ayuda a evitar la sobrecarga de información y el desperdicio de tiempo en la búsqueda de recursos. Asegúrese de comprender las necesidades de los visitantes antes de implementar la arquitectura de la información.
  • ¿Cuál es el modelo mental actual de los usuarios? - Los modelos mentales son los modelos existentes que usan los usuarios mientras interactúan con un sitio web o una aplicación. La información es más fácil de encontrar cuando está en un lugar que coincide con el lugar donde debería estar según el modelo mental del usuario.
  • ¿Cómo puede ayudar la arquitectura de la información a los usuarios a tomar decisiones mejores y más eficientes? - La toma de decisiones puede ser increíblemente difícil. Los arquitectos de información nos pueden ayudar a tomar decisiones proporcionando cierta información en momentos clave.

La navegación predeterminada para todos los sitios de SharePoint incluye principalmente el tipo de contenido. Para los sitios de comunicación, la navegación predeterminada incluye el contenido del sitio, las páginas y los documentos. Estas categorías son útiles mientras crea su sitio, pero no suelen agregar valor a sus visitantes una vez que su sitio está listo para ser ejecutado. Esto se debe a que el consumidor de un sitio de comunicación no suele preocuparse por el tipo de contenido, sino por el propósito o eltema del mismo. Para los sitios de comunicación, planee la eliminación de la navegación “estándar” cuando tenga todo listo para iniciar y sustitúyala por algo que se adapte a las directrices de la sección de navegación local de esta guía.

La navegación predeterminada para los sitios del equipoincluye vínculos a los servicios relacionados proporcionados por Microsoft 365 para los equipos modernos, incluyendo un vínculo al bloc de notas compartido del equipo y las conversaciones para el equipo en Outlook. Estas representan las características típicas que los equipos necesitan para colaborar de manera efectiva, y pueden ser difíciles de encontrar sin la experiencia que proporciona la navegación. Puede optar por complementar o perfeccionar estos vínculos para sus sitios de equipo, pero también es probable que la experiencia de navegación predeterminada sea un buen punto de partida. Es más probable que mantenga la mayoría de estos vínculos de lo que lo haría con un sitio de comunicación.

Dar prioridad a la facilidad de uso y la búsqueda

El objetivo clave cuando planeamos la navegación es hacer que nuestros sitios se pueda usar y que nuestro contenido sea fácil de localizar. La mejor manera de asegurarse de que su navegación cumple con estos objetivos es probarla. Hay varios métodos rentables que puede usar para asegurarse de que el diseño de navegación es eficaz, incluyendo:

  • Clasificación de tarjetas: principalmente útil para planear la navegación.
  • Prueba de árbol: útil para probar las rutas de navegación sugeridas.
  • Pruebas de usabilidad: escenarios basados en tareas que son útiles para pruebas exhaustivas de navegación de sitios y páginas.

Estos dos recursos proporcionan una visión general de las técnicas y herramientas para probar la utilidad y la capacidad de encontrar su estrategia de navegación:

Escribir etiquetas claras y intuitivas

Las palabras que usa para la navegación son importantes, no sólo porque el espacio para la navegación es limitado, sino también porque sus etiquetas son las que guían a sus espectadores hacia el contenido. Cada etiqueta hace una promesa: si selecciona este vínculo, debería obtener la información que espera encontrar.

Para asegurarse de que las etiquetas cumplen sus promesas, compruebe que son:

  • Específicas: indique al visitante exactamente lo que encontrará cuando seleccione el vínculo. Si el destino del vínculo incluye directivas y procedimientos, asegúrese de que la etiqueta incluye ambos términos.
  • Completas: describa el contenido con su colección de etiquetas. No debe pensar en vincular cada página o documento en la navegación, pero la navegación debe proporcionar una imagen completa del contenido del sitio.
  • Concisas: mantenga las etiquetas cortas y relevantes.
  • Familiares: no invente términos en las etiquetas. Tenga en mente a sus visitantes: si utiliza un término desconocido, sus visitantes estarán confundidos y no podrán encontrar lo que necesitan.
  • Carga frontal : asegúrese de que las etiquetas son "escaneables". Por ejemplo, Información de la empresa es mejor que Información sobre nuestra empresa.
  • Claras: en la medida de lo posible, las etiquetas de navegación deberán excluirse mutuamente, al menos para las categorías principales. Está perfectamente bien tener una pantalla de sub vínculo en múltiples categorías, especialmente si los visitantes pueden esperar encontrarla en más de un lugar, pero las categorías principales deben ser fácilmente distinguibles entre sí.
  • Dirigidas: no es buena idea mostrar a la gente vínculos a sitios privados a los que no tienen acceso. Cuando proceda, utilice las funciones de Identificación de audiencias de SharePoint para dirigir los vínculos de navegación a los visitantes para los que funcionará el vínculo. Tenga en cuenta que hay excepciones para esta guía. Por ejemplo, es posible que desee usar la navegación para ayudar a los usuarios a detectar los sitios a los que puede que no tengan acceso hoy pero a los que puede que sean aprobados para unirse. Si proporciona vínculos de navegación a sitios privados, asegúrese de que el propietario del sitio sabe que puede recibir una gran cantidad de solicitudes de acceso.

Muchas instrucciones de uso recomiendan limitar el número de ventanas nuevas que se abren automáticamente para los visitantes del sitio. La mayoría de las veces, la apertura de un enlace en la misma ventana permite a los visitantes del sitio utilizar el botón de regreso cuando quieren volver a su sitio. Cuando un espectador desea abrir un enlace en una nueva ventana, las instrucciones recomiendan que se le permitaelegir este resultado haciendo "clic con el botón derecho" en el vínculo. Una excepción a este consejo es la recomendación de abrir siempre documentos en una ventana nueva para impedir que los usuarios cierren accidentalmente la ventana del explorador cuando cierren el documento.

De forma predeterminada, los vínculos de navegación en los sitios de SharePoint modernos abren un vínculo que dirige a:

  • Una página o sitio en el mismo espacio empresarial (mismo sitio u otro sitio): los vínculos se abren en la misma pestaña.
  • Un documento (mismo o diferente sitio): los vínculos se abren en una nueva pestaña.
  • Un sitio externo o documento (sitio de Internet): los vínculos se abren en una nueva pestaña.

En los sitios clásicos de SharePoint con características de publicación, puede elegir abrir los vínculos de navegación en una nueva ventana. Esto le permite considerar el contexto para los visitantes de su sitio y determinar si podría ser útil abrir un enlace en una nueva ventana. No hay ninguna forma de seleccionar cómo se abren los vínculos de navegación modernos en sitios de SharePoint. Esto significa que sus vínculos de navegación seguirán las pautas predeterminadas, pero aún así debe tener especial cuidado con las etiquetas de los vínculos de navegación para asegurarse de que sus espectadores sepan que están abandonando el sitio cuando seleccionan el vínculo.

Asegúrese de que la etiqueta de navegación describa con precisión el destino, un lugar en un sitio completamente diferente o una aplicación, y si sabe que es posible que no funcione el botón Atrás, considere el uso de una forma alternativa para presentar el vínculo, como un elemento web de texto donde puede decidir si quiere abrir un vínculo en una ventana nueva.

Por el momento, sólo elelemento web de texto le permite crear un hipervínculo y elegir cómo se abre el vínculo.. Cuando agrega un hipervínculo al texto, tiene la opción de elegir abrir el enlace en una nueva pestaña.

Probar la facilidad de uso y búsqueda con usuarios reales

Una vez que haya establecido una estructura básica de trabajo para las experiencias de navegación de nivel local, centralizada o global, es recomendable probar el diseño con usuarios reales. Cree tareas y pida a los usuarios que completen las tareas. Pida a los usuarios que "piensen en alto" mientras buscan información y recursos. Tome nota de las mejoras que se pueden realizar, impleméntelas y pruebe los cambios nuevamente. Planee revisar las experiencias básicas de navegación global, centralizada y local a medida que su empresa cambia y crece.

Obtenga más información sobre aspectos básicos de la navegación, como la forma de escribir etiquetas efectivas, probar la facilidad búsqueda y usar los estilos de menú.

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