Planificar el gobierno de la intranet

A medida que planee el nuevo proyecto de intranet, piense en cómo rige la arquitectura del sitio y el contenido. El plan de gobernanza de intranet debe crearse en el contexto del plan de gobernanza general de Microsoft 365. Como solución empresarial clave en su área de trabajo digital, la intranet tiene sus propios requisitos y expectativas de gobernanza únicos, especialmente debido a su enfoque e impacto en toda la organización.

La planeación de la gobernanza de la intranet debe producirse durante la fase de exploración , para garantizar que todas las partes interesadas tengan visión y objetivos compartidos. La previsión es solo el principio. El plan de gobernanza de la intranet evoluciona a medida que evoluciona su organización y a medida que se agregan nuevas funcionalidades a SharePoint y Microsoft 365.

Un buen plan de gobernanza ayuda a definir las prioridades de la intranet y ayuda a evitar la expansión del contenido. También garantiza que los roles y las responsabilidades se definan y comuniquen claramente, y lo ideal es que se incorporen en descripciones de trabajos o objetivos de rendimiento. Un aspecto que a menudo separa la intranet de otras soluciones es el número de personas que participan en la creación y el mantenimiento del contenido. Para garantizar el éxito continuo, es importante asegurarse de que cada una de las partes interesadas y los usuarios de la intranet comprenda sus roles y responsabilidades.

La gobernanza de intranet también incluye directivas y procedimientos, pero es mucho más que eso. Las gobernanzas de intranet deben incluir un plan para el entrenamiento de usuarios, la supervisión del uso, el comportamiento del usuario y la comunicación de las expectativas a todas las distintas partes interesadas implicadas. Esto es lo que dificulta la creación de un documento de plan de gobernanza. Es difícil crear un único documento que se dirija a estas múltiples audiencias y se pueda comunicar de forma que fomente la adhesión y la adopción.

En lugar de crear un documento o una serie de documentos, considere la posibilidad de crear un sitio de recursos que incorpore entrenamiento y gobernanza en un solo lugar. Piense en cómo puede combinar "cómo" (entrenamiento) con "cómo debe" (gobernanza) para que, cuando los usuarios de la intranet visiten el destino de los recursos de usuario, comprendan tanto "por qué" como "cómo" la intranet está diseñada y gobernada de la manera en que se ha implementado.

Puede considerar el uso del sitio de Caminos de aprendizaje de Microsoft 365 como posible punto de partida o crear su propio centro de recursos de usuario que se integre con o complemente el contenido de Caminos de aprendizaje.

Disponer de un plan de gobernanza eficaz permite el proceso de toma de decisiones de la intranet. Al revisar y revisar el plan de gobernanza con regularidad, puede ayudar a garantizar que la intranet siga siendo un recurso crítico para su organización.

Equipo de gobernanza

Como recurso empresarial clave, la gobernanza de la intranet debe reflejar los objetivos de las partes interesadas empresariales y el entorno legal y normativo de su organización, no solo las expectativas de su departamento de TI. Cree un equipo de gobernanza que incluya miembros principales de grupos clave de partes interesadas empresariales de su organización, además de TI.

No hay ningún tamaño mágico para el equipo de gobernanza, pero debe ser lo suficientemente pequeño como para que sea fácil tomar decisiones y lo suficientemente representativo como para incorporar la "voz del negocio" y la TI. Cuando tiene temas específicos para revisar que se extienden más allá de la experiencia del equipo, puede incorporar miembros externos (como la administración legal o de registros) para asegurarse de que sus decisiones están alineadas con las restricciones de la organización.

El equipo de gobernanza puede reunirse con frecuencia durante el planeamiento de la intranet y, a continuación, con menos frecuencia a lo largo del tiempo. El objetivo es establecer un ritmo que funcione para los miembros de la intranet y del equipo. Dado que la gobernanza tiene un rol continuo para el éxito de la intranet, el equipo de gobernanza no se debe disolvieron al iniciarse.

Elementos del plan de gobernanza

No hay ningún modelo de "un solo tamaño que se ajuste a todos" en lo que respecta a la gobernanza de la intranet. De hecho, el plan de gobernanza de la intranet puede ser diferente para distintos tipos de contenido. Por ejemplo, es posible que quiera tener directivas más formales y directrices de gobernanza más estrictas para los sitios que se enfrentan a toda la organización y directivas menos estrictas para el contenido más dirigido, como el contenido de un departamento individual o un evento de un solo uso (consulte la figura 1). El mejor enfoque es examinar los diferentes elementos y pensar en lo que es crítico o necesario para su organización. Considere la audiencia y la cultura de su organización para guiar sus decisiones y enfoque, así como sus expectativas generales de gobernanza de Microsoft 365.

Figura 1. Las decisiones de gobernanza pueden ser diferentes (y más estrictas) en función del "alcance" del contenido.

Como mínimo, considere cada uno de estos elementos como parte del esfuerzo de planeamiento de gobernanza de la intranet.

• Visión
• Directivas y directrices
• Aprovisionamiento y retirada del sitio
• Arquitectura de información y búsqueda
• Personalización de marca
• Administración de contenido
• Administración de seguridad e información
• Roles y responsabilidades
• Comentarios
• Entrenamiento y soporte técnico
• Medición

Visión

La declaración de visión describe, a un alto nivel, lo que quiere lograr con la intranet: básicamente, cómo la solución proporciona valor a la organización y a cada empleado individual. Use la instrucción intranet vision para guiar el plan de gobernanza. Asegúrese de que la visión es clara porque el grado de formalidad y la profundidad con la que necesita documentar el plan de gobernanza deben alinearse con los resultados que desea lograr.

Una declaración de visión clara proporciona una guía crítica para los inevitables inconvenientes de decisión que necesita para su plan de gobernanza. Por ejemplo, es probable que no quiera un entorno completamente descontrolado con contenido no estructurado e "no definible" si su visión de intranet es proporcionar una fuente clave de información y conocimientos de la organización. En este caso, el entorno no estructurado sin controles es impredecible y probablemente se desalineará con los resultados empresariales deseados. En un escenario diferente, algunos usuarios pueden tener el objetivo de crear un lugar experimental donde los nuevos propietarios de sitios puedan crear sitios "prácticos" para probar nuevas aptitudes o probar enfoques alternativos para resolver problemas empresariales específicos. En este caso de uso, es posible que un plan de gobernanza demasiado restrictivo no tenga mucho sentido. Puede determinar que no quiere admitir un número ilimitado de sitios "prácticos", por lo que puede querer una directiva de gobernanza que indique que todos los sitios de "prueba" se eliminan después de un período de tiempo específico. Sin embargo, para estos sitios de práctica o prueba, el entorno no estructurado está bien. Solo puede saber cuál es el nivel de gobernanza ideal porque tiene una visión clara. La visión proporciona un marco para el contexto y la inversión en gobernanza. Una vez que tenga claro su visión de intranet, el equipo de gobernanza puede usar esa visión para guiar las decisiones de gobernanza.

La visión de intranet incluye la definición de la propiedad. No hay ninguna respuesta correcta sobre qué entidad organizativa debe "poseer" la intranet y, a menudo, la propiedad de la intranet la comparten más de una unidad organizativa. Sin embargo, la mayoría de los profesionales de intranet están de acuerdo en que hay una organización que no debe ser el propietario exclusivo de la intranet: TI. El equipo de TI no puede crear una intranet para la empresa. El equipo de TI solo puede crear una intranet con la empresa y con un compromiso de la empresa. Las intranets de éxito tienen un campeón y propietario de la empresa, idealmente a nivel ejecutivo.

Directivas y directrices

Las directivas definen las reglas y directrices de la intranet. Desde una perspectiva de gobernanza, las directivas suelen estar basadas en requisitos legales, normativos o organizativos. Se espera que los usuarios cumplan las directivas sin desviación. Si su organización está sujeta a supervisión regulatoria, asegúrese de que puede aplicar las directivas, ya que si no lo hace, puede dirigirse a su organización como "no compatible". Por lo general, se establecen directrices para fomentar prácticas coherentes. En muchos casos, las directrices son más recomendaciones, pero las directivas son requisitos.

Por ejemplo, considere la propiedad del sitio. Una directiva podría indicar: "Todos los sitios de SharePoint tienen un contacto principal y secundario responsable del sitio y su contenido". Una guía relacionada podría indicar: "El contacto del sitio aparece en un elemento web en la esquina inferior izquierda de la página principal del sitio". La guía podría convertirse en una directiva para los principales sitios funcionales, pero seguir siendo una guía o una recomendación para micrositios específicos del tema. Otro ejemplo de una directiva es si las personas ajenas a la organización pueden tener acceso a la intranet en su conjunto o solo a sitios individuales. La directiva podría tener un valor predeterminado sin acceso externo, pero podría haber un proceso que permita que las excepciones permitan a usuarios asociados específicos tener acceso a algunos sitios de intranet.

Cada organización tiene su propio conjunto de directivas y directrices. Los temas generales deben incluir la supervisión del contenido, el diseño del sitio, la personalización de marca y la experiencia del usuario, la administración del sitio y la seguridad.

Pasos para garantizar el éxito:

• Compruebe que las directivas y directrices de intranet no entren en conflicto con directivas organizativas más amplias y las decisiones generales de gobernanza de Microsoft 365.
• Publique directivas y directrices en las que los usuarios puedan encontrarlas y seguirlas fácilmente. Es posible que algunas directivas deban publicarse para "todos los usuarios", mientras que otras pueden tener que protegerse para proteger la integridad de la aplicación. Considere la posibilidad de crear un sitio de gobernanza en lugar de un documento para facilitar la publicación y el "consumo" de directivas y directrices de gobernanza.
• Use funcionalidades para aplicar directivas y directrices automáticamente siempre que pueda. Por ejemplo, puede aplicar directivas de retención y administración de contenido con funcionalidades de protección de la información en Microsoft 365. Puede animar a seguir las directrices de diseño mediante el uso de diseños de sitio para insertar procedimientos recomendados en los sitios a medida que se crean. La mejor manera de asegurarse de que se siguen las directivas es asegurarse de que los propietarios y los autores del sitio no tengan que pensar en ellas. Intente automatizar todo lo que pueda y donde no pueda automatizar, planee proporcionar formación para asegurarse de que los propietarios del sitio y los autores de contenido comprendan claramente las expectativas de gobernanza.
• Revise y revise periódicamente las directivas y directrices para mantenerlas alineadas con las necesidades de la organización.

Tenga en cuenta estos temas para las directivas y directrices de intranet:

• Uso compartido externo : ¿pueden las personas ajenas a la organización acceder a los sitios de intranet?
• Vínculos de uso compartido predeterminados para documentos de intranet: considere la posibilidad de establecer el valor predeterminado para todos los sitios de intranet como "Personas con acceso existente" para asegurarse de que los propietarios del sitio no creen accidentalmente vínculos que permitan a los visitantes editar documentos clave de intranet.
• Navegación del sitio : para sitios individuales y la intranet en su conjunto.
• Diseños de sitio : incluida la guía para elementos como las posiciones de elementos web clave en las páginas principales departamentales. ¿Desea que todos los sitios sigan un patrón similar para que los usuarios puedan encontrar fácilmente contenido clave a medida que se mueven de sitio a sitio? Si es así, es posible que desee aplicar diseños de sitio para asegurarse de que es fácil para los propietarios del sitio seguir los patrones de diseño.
• Arquitectura de metadatos y tipos de contenido : por ejemplo, directivas para tipos de contenido empresariales y metadatos de toda la organización).
• Directrices para chats de Teams y Viva Engage conversaciones, lo que incluye más que directivas de mensajería para Teams y cómo participar en una conversación Viva Engage, pero también directrices de conversación (por ejemplo, el uso @mentions de "hacer y no" específicos de la organización y con moderación).
• Perfiles de usuario : incluidas las expectativas de la declaración Acerca de mí y las expectativas de aptitudes y experiencia (por ejemplo, ¿qué tan bien tiene que conocer un tema para enumerarlo en el área de aptitudes y conocimientos de su perfil?).
• Directivas y directrices de la organización para nombres de sitio de intranet, nombres de archivo, nombres de grupo de Microsoft 365, etc.

Aprovisionamiento y retirada del sitio

Una decisión clave de gobernanza de intranet implica determinar quién puede crear un nuevo sitio de intranet. La arquitectura de intranet moderna es "plana", lo que significa que la intranet contiene muchos sitios. ¿Desea proporcionar un modelo de autoservicio para nuevos sitios de intranet o desea administrar la creación de sitios a través de un envío de formularios y un flujo de trabajo? No hay una respuesta correcta a esta pregunta, pero independientemente del enfoque que elija, debe pensar en la gobernanza. Hay dos soluciones populares para gobernar la creación de nuevos sitios:

Implementación de un proceso de solicitud de sitio para sitios de intranet

Puede ocultar fácilmente la opción para crear un nuevo sitio en el Centro de administración de SharePoint. Si lo hace, quiere crear un proceso para que los usuarios soliciten un nuevo sitio de intranet. Tener un proceso de solicitud facilita la revisión y el seguimiento de las solicitudes del sitio y garantiza que el entorno permanece "ordenado", pero si el proceso de revisión y aprobación tarda demasiado tiempo, podría resultar frustrante para los usuarios. El proceso de aprovisionamiento puede usar un diseño de sitio para garantizar la coherencia o puede crear manualmente sitios para seguir los patrones de diseño. Una parte clave del proceso de aprovisionamiento será asegurarse de que los nuevos propietarios del sitio tengan las instrucciones y el entrenamiento adecuados que necesitan para que se realicen correctamente cuando se cumplan sus solicitudes de sitio.

Permitir la creación de sitios de autoservicio

Si habilita el aprovisionamiento de sitios de autoservicio, quiere considerar la posibilidad de proporcionar diseños de sitio que inserten los procedimientos recomendados para que los nuevos propietarios de sitios comiencen con una "plantilla" que se ajuste a las directrices de gobernanza. También querrá realizar un seguimiento de los nuevos sitios en el Centro de Administración para que pueda realizar un seguimiento con los nuevos propietarios de sitios para proporcionar la información que necesitan para que se realicen correctamente una vez creado el sitio.

Además de proporcionar un proceso para aprovisionar nuevos sitios, también querrá pensar en un proceso para aprovisionar nuevos centros y centros asociados. Los centros de conectividad deben ser aprovisionados por el administrador global o el administrador de SharePoint, por lo que debe pensar en cómo planear y gobernar la creación de nuevos centros.

Cuando ya no se necesita un sitio de intranet, puede haber casos en los que el proceso de administración de registros prohíba la eliminación del sitio o el contenido. Otra decisión de gobernanza clave es planear cómo eliminar o retirar sitios de intranet en el contexto de los requisitos de administración de registros y retenciones legales. Obtenga más información sobre la documentación de cumplimiento de Microsoft Purview, incluida la administración de registros y eDiscovery (Premium).

Arquitectura de información y búsqueda

La arquitectura de información bien planeada es un requisito previo para una intranet correcta y de buen rendimiento. Es difícil separar el planeamiento de la arquitectura de información de la intranet del planeamiento de la gobernanza de la intranet. Estas dos tareas de planeación van juntas y es probable que esté pensando en los dos aspectos de la intranet de forma iterativa y simultánea. La gobernanza de la intranet debe abarcar varios aspectos clave de la arquitectura de la información:

• Arquitectura de navegación : cómo se asocian los sitios y concentradores para admitir a los usuarios que navegan o buscan contenido.

• Arquitectura de página: directrices para páginas, especialmente páginas principales del sitio, para ayudar a crear experiencias coherentes en todos los sitios de intranet.

• Arquitectura de metadatos : columnas y planificación de tipos de contenido para admitir enfoques coherentes para organizar el contenido y las páginas.

• Búsqueda experiencias: comprender cómo los usuarios encuentran contenido cuando no saben dónde puede estar en la arquitectura y cómo detectan el contenido. Puede ayudar a los usuarios a detectar contenido y mejorar los resultados de la búsqueda mediante el uso de varias características en la búsqueda, como acrónimos, marcadores, Q&A, planos de planta y ubicaciones. Para obtener más información, obtenga información sobre cómo facilitar la búsqueda de contenido y cómo funcionan las experiencias de búsqueda en SharePoint. El plan de gobernanza debe incluir cómo admitir y administrar la creación de los atributos de detección de búsqueda.

Personalización de marca

Los estándares de marca ayudan a definir el aspecto de la intranet. Estos estándares se reflejan en los diseños de sitio y página. Los estándares de marca pueden incluir estándares para el uso de imágenes, incluidos los requisitos para usar solo imágenes o iconos compatibles con la marca de una biblioteca de recursos de la organización en páginas de intranet, y requisitos para usar solo temas personalizados compatibles con la marca para sitios. Los estándares pueden recetar un tema específico para diferentes tipos de sitios o sitios con distintos niveles de acceso. Los estándares también pueden incluir estándares de creación de contenido, como el tono de voz, las convenciones ortográficas, los estándares de accesibilidad y otras directrices que admiten la marca de la organización. Obtenga más información sobre la personalización de marca en SharePoint.

Administración de contenido

La administración de contenido es una de las partes más importantes del plan de gobernanza de la intranet. Muchos usuarios de la intranet se quejan de la búsqueda de intranet, que no pueden encontrar lo que buscan. La mayoría de las veces, el problema no es con la búsqueda; el problema es que no hay ninguna administración de contenido en el plan de gobernanza.

Algunos problemas de contenido comunes incluyen: los archivos a menudo se duplican en lugar de vincularse, por lo que la búsqueda encuentra varias copias del mismo documento y el buscador no sabe cuál es la versión correcta. Los nombres de archivo suelen incluir números de versión en lugar de permitir que SharePoint administre versiones, por lo que la búsqueda busca todas las distintas versiones de un documento y no solo la más reciente, lo que dificulta que el buscador encuentre la versión actual de un archivo.

El plan de gobernanza debe incluir estos conceptos clave de administración de contenido:
Creación de contenido

• ¿Dónde se debe publicar el contenido? Por ejemplo, si no soy el "propietario" de un documento, ¿debería publicarlo en mi sitio de intranet? En su lugar, ¿debo encontrar al propietario y pedirle que lo publique para poder agregar un vínculo?
• ¿Hay instrucciones para crear contenido de intranet? Por ejemplo, ¿cuál es el tono de voz adecuado y hay directrices específicas para organizar el contenido en las páginas? ¿Cuándo deben crear los autores de contenido documentos para la intranet y cuándo deben crear páginas?
• ¿Hay estándares de accesibilidad que los autores de contenido deben seguir? Tenga en cuenta estas 8 sugerencias para crear páginas de SharePoint accesibles (desde el blog humanos de TI en el Microsoft Tech Community).
• ¿Cómo deben llamarse los archivos? ¿El contenido de gobernanza debe incluir recomendaciones de nomenclatura de archivos, como no incluir números de versión en los nombres de archivo?
  

Protección de la información

• ¿Su organización tiene un requisito para proteger ciertos tipos de información confidencial? Si es así, ¿puede el plan de gobernanza (e implementación) usar funcionalidades de protección de la información de Microsoft 365 , como etiquetas de confidencialidad y directivas de retención?
  

Revisión de contenido

• ¿Desea configurar flujos mediante Power Automate para desencadenar la revisión de contenido de intranet en un intervalo de tiempo específico?
• ¿Quién es responsable de revisar el contenido y con qué frecuencia? ¿Es el propietario del sitio, el autor de contenido u otro rol? ¿La expectativa es diferente para diferentes tipos de sitios o diferentes tipos de contenido?
  

Eliminación de contenido

• ¿Tiene requisitos para implementar directivas de retención de registros en parte o en todo el contenido para evitar la eliminación accidental?

Administración de seguridad e información

El plan de gobernanza no solo debe incluir lo que se debe publicar en la intranet, sino que también debe incluir directrices para el contenido que no se debe publicar en la intranet. Es posible que pueda aplicar algunas directivas mediante funcionalidades automatizadas de protección de la información , pero quiere proporcionar formación e instrucciones a los propietarios del sitio y a los autores de contenido para asegurarse de que comprenden sus responsabilidades en lo que respecta a la seguridad y la administración de la información tanto para los sitios como para el contenido.

Roles y responsabilidades

Los roles y responsabilidades describen cómo cada empleado como individuo o en un rol (por ejemplo, propietario del sitio) es responsable de garantizar el éxito de la intranet. La documentación de roles y responsabilidades es un aspecto fundamental del plan de gobernanza de la intranet. Para asegurarse de que las responsabilidades de la intranet se tratan seriamente, resulta útil asociarse con la organización de recursos humanos para garantizar que las responsabilidades de la intranet formen parte de las descripciones del trabajo o de los objetivos de rendimiento.

"Toma un pueblo" para admitir correctamente una intranet en cualquier organización. Necesita un equipo y el equipo puede incluir roles especializados que se usan de forma ocasional, como desarrolladores para crear un elemento web personalizado, roles permanentes como propietarios de sitios para los que la administración de sitios de intranet es una pequeña parte de su trabajo y otros roles permanentes para las personas cuyas responsabilidades de trabajo completas implican la administración de intranet. A algunas organizaciones les resulta útil organizar sus recursos de intranet en un centro de excelencia, que puede incluir miembros de tiempo completo del personal de TI complementados con miembros virtuales que trabajan en diferentes grupos empresariales de la organización. Otros amplían su personal centralizado para incluir "campeones de intranet", que extienden el equipo de soporte técnico a varios departamentos y ubicaciones geográficas mediante el voluntariado para ayudar a garantizar el éxito de la intranet.

Independientemente de quién esté en su "aldea", es fundamental que todos entiendan su rol y de qué aspectos de la intranet son responsables. En la figura 2 se muestra un ejemplo de una descripción de roles y responsabilidades para un propietario del sitio de intranet.

Algunos de los roles clave que se deben tener en cuenta para el plan de gobernanza de intranet incluyen:

• Comité directivo de intranet
• Propietario de la empresa de intranet
• Propietario de tecnología de intranet
• Comunicaciones corporativas
• Formación
• Equipo de gobernanza de intranet
• Propietarios del sitio
• Propietarios del centro
• Miembros o editores del sitio
• Visitantes del sitio
• propietarios de la comunidad de Viva Engage
• Viva Engage miembros de la comunidad
• Propietarios del equipo
• Integrantes de grupo
• Campeones de Intranet/SharePoint/Microsoft 365

Canal de comentarios

El plan de gobernanza de la intranet debe incorporar un mecanismo para recopilar comentarios de los usuarios de la intranet. Esto incluye un vehículo para recopilar comentarios (por ejemplo, un Formulario de Microsoft vinculado desde el pie de página de su sitio principal), pero también mecanismos para recopilar y procesar los comentarios y tomar medidas basadas en los comentarios. Es una buena idea confirmar todos los comentarios, incluso si no tiene previsto realizar una acción inmediata.

Entrenamiento y soporte técnico

La intranet no se realizará correctamente si no incorpora una forma de proporcionar formación y soporte técnico a todos los usuarios, pero sobre todo a los propietarios del sitio. La mejor manera de reforzar las directivas y directrices de gobernanza es crearlas en el entrenamiento. En otras palabras, no proporcione entrenamiento que solo muestre "cómo hacerlo", asegúrese de que su entrenamiento también incluya las directivas y directrices, el aspecto "cómo debe" del plan de gobernanza.

Resulta útil proporcionar un sitio dedicado donde los propietarios de sitios y otros usuarios de la intranet puedan encontrar información de aprendizaje y gobernanza. Puede crear su propio "centro de recursos de usuario" como se describió anteriormente o usar un entorno de entrenamiento proporcionado por Microsoft o de terceros. Para asegurarse de que el contenido de entrenamiento siempre está actualizado, puede vincularlo a contenido en las plataformas de entrenamiento de Microsoft, como la Ayuda y aprendizaje de Microsoft Office y Microsoft Learn. También puede insertar el entrenamiento de support.office.com en su propio entorno implementando Microsoft 365 Learning Pathways en el inquilino y adaptando el contenido para incluir las directivas y directrices de gobernanza.

Puede ayudar a los usuarios de la intranet a encontrar el contenido de entrenamiento agregando un icono personalizado a su perfil de organización o agregando un vínculo de ayuda personalizado directamente en Microsoft 365.

Medición

El plan de medida de intranet debe estar alineado con los criterios de éxito definidos para la visión de intranet. Debe definir las métricas y el análisis que se usan para realizar un seguimiento del éxito, los KPI asociados y los procesos para evaluar las métricas y tomar medidas para realizar mejoras.

Busque métricas que sean más que solo vistas de página. El solo hecho de que se vea una página no significa que esté agregando valor a los usuarios. En su lugar, examine las métricas que miden el valor empresarial. Por ejemplo, ¿ve menos incidencias de soporte técnico relacionadas con el procesamiento de gastos porque la intranet se actualizó para incluir contenido mejor y más actualizado sobre los informes de gastos? ¿Ve menos llamadas del departamento de soporte técnico sobre cómo cargar documentos porque ha actualizado el contenido de entrenamiento y lo ha hecho más accesible? ¿Los representantes de RR. HH. dedican más tiempo a cuestiones únicas porque el contenido de RR. HH. se organiza de forma más eficaz?

Si el plan de diseño inicial identificó los resultados empresariales clave o los usuarios encuestados para asegurarse de que tenían fácil acceso a la información que necesitan para su trabajo, repita el proceso después de implementar o actualizar la intranet para identificar el impacto empresarial de la actualización o la inversión de la intranet. Complemente estos datos con comentarios cualitativos de los propietarios y usuarios del sitio para crear una evaluación completa de la eficacia de la intranet y el plan de gobernanza. No tengas miedo de retirar contenido o sitios que ya no son pertinentes. Puede optimizar el valor de la intranet mediante métricas para identificar contenido y sitios duplicados, obsoletos e irrelevantes.

Más recursos de gobernanza de intranet:

Introducción a la gobernanza de SharePoint

Cómo considerar la intranet moderna