Introducción a roles, tareas y escalas de tiempo

Al planear la creación o actualización de la intranet de la organización, habrá varias personas implicadas. Los mejores equipos de intranet no son muy grandes, pero contienen los socios y partes interesadas adecuados que pueden tomar decisiones que sirvan a toda la organización.

Roles y tareas de un vistazo:

Vea cómo es el ciclo de vida de intranet.

Obtenga más información sobre los bloques de creación de sitios básicos.

Propietarios de intranet de la organización

Los propietarios de intranet trabajan con propietarios de empresas y TI para priorizar los proyectos de intranet de su cartera para el mayor beneficio empresarial.

Empiece por inspirarse con el SharePoint look book. El libro de apariencias proporciona ejemplos de páginas de intranet que puede crear en SharePoint y le dará una idea de las posibilidades. Ten esto en cuenta a medida que avanzas en el proceso de planeación e implementación.

A continuación, comience a planear la intranet de SharePoint inteligente trabajando con las partes interesadas clave para comprender los objetivos clave de la intranet y la empresa. Realice investigaciones con los usuarios de intranet para descubrir las personas y escenarios clave. Revise la intranet existente y determine con qué iniciativa empezar para obtener el mejor retorno de la inversión. A medida que prioriza las iniciativas de intranet, considere cómo obtener el mejor rendimiento y escalabilidad de los portales que cree. Si la intranet existente usa SharePoint servidor, considere la forma en que la migración del contenido SharePoint se ajusta a su plan general. Para solucionar problemas de rendimiento de página, use la herramienta de diagnóstico de página.

Elija una o más oportunidades para empezar y reunirse con los propietarios de negocios de esa área de su organización para planear la solución. Algunas soluciones pueden requerir coordinación entre diferentes partes de la organización.

A medida que planee e implemente su intranet, tenga en cuenta estos factores clave de éxito:

• Para la intranet, en su conjunto:

  • Tener un patrocinador para cada iniciativa y un patrocinador ejecutivo de la empresa para la intranet en su conjunto.
  • Asegúrese de que los objetivos de intranet están directamente vinculados a objetivos empresariales clave.
  • Reunir a un equipo principal para que piense en el gobierno: asegúrese de alinear las decisiones de gobierno con los objetivos empresariales.
  • Alinee la intranet con la marca y la referencia cultural de la organización.
  • No supongas que tienes que iniciar con un "big bang": alinea las comunicaciones y la formación con el plan de lanzamiento.

• Para cada iniciativa:

  • Recopilar resultados, no requisitos: asegúrese de hablar con los usuarios del sitio, no solo con los propietarios.
  • Diseño para alinearse con los estándares de la organización, pero permitir que el "artículo" del sitio dicte los diseños de página y navegación.
  • Establecer objetivos de éxito para cada sitio y revisarlos con regularidad.
  • Pruebe la navegación propuesta con los visitantes del sitio: asegúrese de que los visitantes pueden llegar fácilmente a sus tareas principales.

Tareas clave:

Organizar la intranet

Una parte crítica de la intranet SharePoint es la arquitectura del sitio. Mediante el uso de una serie de sitios de comunicación y concentradores, puede crear una intranet intuitiva con navegación común entre sitios relacionados y una estructura de permisos fácil de administrar. Para obtener una vista detallada de la navegación del sitio en SharePoint, vea Planning navigation for the modern SharePoint experience.

Empezar por: desarrollar un conocimiento acerca de lo que necesita que la intranet lo cumpla y comience a organizar los activos de contenido para alinearse con los objetivos de resultados clave. Organice según las necesidades de la empresa (por región, departamento o función) y por los temas que le importan a los usuarios.

Sabrá que ha terminado cuando: los propietarios y los usuarios empresariales confirman que pueden encontrar y tener acceso al contenido que hace que sus trabajos sean más productivos.

Marca de la intranet

La personal de marca proporciona una forma de alinear la intranet con la cultura de la organización. Con SharePoint, puede agregar personalización de marca a su sitio SharePoint y personalizar también el tema Microsoft 365 de la organización.

Empezar por: responder, ¿necesita una marca coherente en todos los sitios o las diferentes divisiones, departamentos o grupos de su organización tendrán su propio aspecto? A continuación, recopila activos de marca aprobados, como colores de marca, logotipos e imágenes según los requisitos de personalidad de marca de tu organización.

Sabrá que ha terminado cuando haya determinado la apariencia de extremo a extremo de la intranet de la página principal a los concentradores a sitios individuales.

Profesionales y administradores de TI

Los profesionales y administradores de TI implementan los pasos necesarios para la integración de plataformas que necesitan los propietarios de la empresa para sus portales de intranet, como con bases de datos o aplicaciones de línea de negocio. Esto puede incluir la migración de contenido desde sistemas existentes. También trabajan con otras partes interesadas y la empresa para determinar una estrategia de gobierno para la intranet y formar a los usuarios de la organización para que usen SharePoint y otras herramientas para administrar la intranet.

A medida que planee e implemente su intranet, tenga en cuenta estos factores clave de éxito:

• Establezca un plan de gobierno que admita las necesidades empresariales, así como sus objetivos de retención, seguridad y cumplimiento.
• Asegúrese de que todos los propietarios de sitios, autores de contenido y visitantes comprendan cómo se aplica el gobierno a sus roles.
• Limpiar el contenido existente antes de la migración. Solo migrar contenido relevante, actual y compatible con los objetivos de resultados de cada sitio.
• Habilitar la conexión social que fomente la comunicación, el compromiso y la colaboración.
• Entrena a los autores de contenido y a los usuarios.

Tareas clave:

Planear y alinear la estrategia de gobierno

El gobierno es el conjunto de directivas, roles y procesos que controlan el modo en que las divisiones empresariales y los equipos de TI de su organización trabajan juntos para lograr su objetivo, lo que garantiza que el contenido y las comunicaciones de la organización sean seguros y los espectadores se beneficien de una experiencia coherente. Cada organización presenta una serie de necesidades y objetivos propios que influyen en su método de gobierno. Algunos detalles a tener en cuenta al planear la estrategia de gobierno:convenciones de nomenclatura, acceso de invitado, clasificación de sitios, grupos y archivos.

Empezar por: comprender las reglas y los requisitos de su organización, en combinación con las necesidades de los propietarios de negocios y los propietarios de sitios. A continuación, desarrolle un plan junto con LA, recursos humanos y liderazgo sénior que permita a los empleados maximizar el valor de SharePoint con una supervisión mínima de una manera que sea compatible.

Sabrá que ha terminado cuando: cuando las partes interesadas de gobierno, los propietarios de negocios y los creadores de contenido pueden trabajar sin esfuerzo en SharePoint sin ralentizar el ritmo de negocio.

Migrar contenido de la intranet existente

La intranet existente puede contener contenido de varios orígenes ubicados en distintas plataformas. Una tarea clave para crear la intranet SharePoint inteligente es determinar el estado del contenido existente y decidir qué contenido migrar a la nueva intranet.

Los propietarios actuales de negocios y los propietarios de sitios pueden ser los más adecuados para evaluar si el contenido debe migrarse y es posible que desee que realicen la migración real, en función de lo que esto implica. Es posible que necesiten su ayuda en función de la cantidad y la ubicación del contenido que se va a mover. Obtenga información sobre las opciones para migrar desde recursos compartidos de archivos, SharePoint Server y otros proveedores de nube.

Empezar por: trabajar con líderes empresariales y otras partes interesadas del contenido para revisar el contenido existente para obtener relevancia y precisión.

Sabrá que ha terminado cuando: se ha migrado un conjunto de contenido seleccionado a SharePoint.

Personalizar SharePoint para satisfacer sus necesidades empresariales

Con la SharePoint inteligente, puede crear una intranet atractiva y fácil de mantener sin necesidad de personalización. Recomendamos encarecidamente usar SharePoint experiencias predeterminadas siempre que sea posible. Esto proporcionará una administración de cambios más fácil con el tiempo.

Si necesita personalizar SharePoint, SharePoint soluciones de Framework, aplicaciones, complementos y soluciones para ayudarle a satisfacer sus necesidades empresariales. Para obtener más información, consulta SharePoint desarrollo.

Entrenar a los autores de contenido

Según sus antecedentes, es posible que las personas de la organización necesiten ayuda para empezar a trabajar con SharePoint. Microsoft 365 de aprendizaje proporciona una forma de llevar un conjunto de contenido de Microsoft seleccionado a los usuarios. Otras referencias que pueden ayudar a los creadores de contenido a administrar las actualizaciones del sitio son:

• Crear una biblioteca de documentos en SharePoint
• Crear una lista en SharePoint
• Agregar texto y tablas a la página
• Agregar contenido a la página mediante el elemento web Embed
• Usar el elemento web de imagen
• Usar el elemento web Noticias en una SharePoint web

Empezar por: determinar las necesidades de los usuarios para el aprendizaje SharePoint y dar a conocer estas referencias.

Sabrá que ha terminado cuando las preguntas sobre el uso SharePoint intranet en los canales de redes sociales de la organización y a través del servicio de ayuda han disminuido a un nivel moderado.

Propietarios de negocios y propietarios de sitios

Como propietario de una empresa, puede ser responsable del contenido de intranet de un área específica de la organización, como recursos humanos u operaciones. También puede ser el propietario del sitio, la persona que tiene los permisos en SharePoint para crear y mantener el contenido y las experiencias en el sitio. Antes de empezar a configurar sitios individuales, para algunas ideas, consulte el SharePoint look book. Como parte de su plan de gobierno general, puede decidir que los sitios deben seguir patrones coherentes para garantizar que los lectores no tengan que dedicar demasiado tiempo a orientarse a medida que van de un sitio a otro o de un tema a otro en la intranet.

Tenga en cuenta estos factores clave de éxito a medida que planee e implemente su intranet:

• Tenga un enfoque incansable en las experiencias de usuario mientras implementa su sitio: compruebe la relevancia de las etiquetas, asegúrese de que las imágenes se relacionan con el contenido, no suponga que es una prueba.
• Limpiar el contenido existente antes de la migración. Solo migrar contenido relevante, actual y compatible con los objetivos de resultados del sitio.
• Implica a los usuarios para obtener comentarios durante todas las etapas del proceso de compilación.
• Asegúrese de que el propietario o contacto del sitio esté visible en un lugar coherente en la página principal del sitio para que los visitantes sepan a quién deben comunicarse para obtener comentarios.
• Planee las comunicaciones de inicio, que pueden incluir un evento o actividad de inicio. ¡Celebra tu éxito!

Tareas clave:

Migrar los datos

Una de las tareas más grandes para crear un nuevo sitio de intranet es migrar los datos existentes a SharePoint. Se recomienda realizar una auditoría de contenido para ver lo que se está utilizando, lo que está actualizado y lo que ya no es necesario y se puede eliminar o archivar.

Busque oportunidades para eliminar versiones anteriores de documentos que ya no necesita. Si migra archivos que terminan .v1, .v2, y así sucesivamente, creará confusión para los usuarios que no podrán confiar en la búsqueda para buscar de forma coherente la versión más reciente de los documentos.

Entrena a los usuarios para que aprovechen el control de versiones automatizado de SharePoint y quiten los IDs de versión y las fechas de los nombres de archivo siempre que sea posible, migrando solo la versión más reciente y más precisa. Mejor aún, vea si puede convertir documentos heredados a páginas modernas para crear contenido más atractivo y fácil de consumir. Recibirá mejores experiencias de búsqueda y logrará una mayor satisfacción del usuario y un mantenimiento más fácil quitando contenido que ya no es necesario antes de la migración.

Obtenga información sobre las opciones para migrar desde recursos compartidos de archivos, SharePoint Server y otros proveedores de nube.

El vídeo es una excelente manera de comunicarse con las personas de su organización para reuniones ejecutivas o cuando compartir ideas a través de vídeo puede llevar a una mayor participación. Use Microsoft Stream para ofrecer reuniones, eventos y aprendizaje en directo y a petición. Si tienes contenido de vídeo existente que quieres que esté disponible en el nuevo sitio de intranet, cárbalo en Stream como parte del proceso de migración de contenido.

Empezar por: comprender el ámbito completo del contenido que podría necesitar migrarse y, a continuación, definir los criterios usados para dirigir el contenido que se debe migrar, se debe editar y, a continuación, migrar y retirarse.

Sabrá que ha terminado cuando: tiene la cantidad mínima de contenido necesaria para crear e iniciar un sitio SharePoint eficaz.

Determinar los permisos y la estrategia de uso compartido

SharePoint los permisos se administran a través de un conjunto de roles dentro de un sitio: propietarios, miembros y visitantes. Según el tipo de sitio, puede haber opciones de permisos y uso compartido adicionales disponibles, como usar Microsoft 365 grupos.

Empezar por: determinar quién necesita acceso, quién no debe tener acceso y cómo concederá solicitudes de acceso.

You'll know you're done when - All site owners and users have access to the content they need, while securing confidential content when appropriate.

Diseñar la página del portal de intranet, también conocida como el sitio principal

El portal de intranet principal de su organización es una gran parte de su nueva SharePoint intranet. Puede crear esta página en cualquier momento durante el proyecto de desarrollo de intranet. Todavía puede apuntar a los sitios de intranet heredados con una página principal del portal inteligente. Si tiene un sitio de comunicación existente que desea usar como página del portal principal, puede moverlo al sitio raíz.

El menú mega, el elemento webde noticias y las fuentes Yammer pueden usarse para que la página del portal principal sea un destino atractivo y productivo para los usuarios. Para ver de un extremo a otro la creación de esta página, lea Tutorial guiado: Creación de un sitio de aterrizaje Enterprise para la organización.

Comience por: considere los objetivos desde la perspectiva del equipo de comunicaciones de su organización, su patrocinador ejecutivo, su departamento de TI y los usuarios finales. Diseñe la página principal del portal con la simplicidad y escalabilidad en mente.

Sabrá que ha terminado cuando haya creado un plan de inicio con el programador de inicio del portal para redirigir desde la página actual del portal a la nueva página y haya compartido este plan con todas las partes interesadas y usuarios.

Diseñar su empresa o sitio de intranet específico del tema

Cuando empiece a diseñar los sitios de intranet para sus servicios y funciones, asegúrese de que ha realizado investigaciones con los usuarios para comprender mejor sus necesidades y cómo interactúan actualmente con el contenido. Para crear encuestas y cuestionarios personalizados y dedicar tiempo a observar a los usuarios y reunirse con ellos, puede usar Formularios.

Se recomienda desarrollar las páginas de intranet con sitios de comunicación. Con los sitios de comunicación, puede compartir noticias, informes, estados y otra información a través de varias plantillas y elementos web. Para ver de un extremo a otro la configuración de un sitio de comunicación, vea Tutorial guiado: Creación de un sitio de comunicación para su organización. Obtenga más información sobre cómo planear los sitios.

Para publicar historias importantes o interesantes, anuncios, noticias de personas, actualizaciones de estado y más que pueden incluir gráficos y formato enriquecido, puede usar el elemento web de noticias. Dentro del elemento web de noticias, para priorizar contenido específico para audiencias específicas, puede configurar la segmentación de audiencias. Para ver de un extremo a otro el uso de noticias en SharePoint, vea Tutorial guiado: configuración de noticias para su organización.

Para alinear los requisitos de personal de marca de su organización, puede cambiar la apariencia del sitio.

Empiece por: priorizar los objetivos empresariales y, a continuación, decida el tipo de sitios y elementos web que se necesitan inicialmente.

Sabrá que ha terminado cuando: los propietarios de empresas y sitios tienen áreas dedicadas en SharePoint que pueden ser propiedad y mantenerse con poca supervisión.

Autores de contenido

Los autores de contenido son las personas que crean contenido en sitios. Los autores de contenido pueden asumir muchas responsabilidades, como crear y publicar noticias, crear páginas específicas del tema o servir como expertos en la materia y líderes de pensamiento para proyectos e iniciativas especiales. Los autores de contenido deben familiarizarse SharePoint conceptos básicos de diseño.

A medida que cree y administre contenido para su intranet, tenga en cuenta estos factores clave de éxito:

• Considere si el contenido se presenta mejor como una página o un documento. Usa páginas cuando el contenido es dinámico y se comunica más fácilmente con elementos web atractivos, como imágenes, vídeo o vínculos. Use documentos cuando el contenido esté diseñado para su descarga o impresión.
• Resumen delante: coloque la información que los lectores deben tener para que la comunicación se haga correctamente en la parte superior de la página antes de centrarse en el diseño.
• Use secciones y estilos de título para separar visualmente temas y conceptos para que las páginas se puedan leer y acceder a ellos.
• Cree plantillas de página personalizadas para impulsar la coherencia y simplificar la creación de páginas.
• Asegúrese de seguir las directrices de imagen y vídeo para mantener el rendimiento de la página alto.

Tareas clave:

Informar e interactuar

Recopilar y administrar contenido mediante SharePoint páginas. Use listas para la información que pueda recopilar en Excel. Las listas permiten a usted y a su audiencia recopilar, realizar un seguimiento y compartir información. Mejorar la presentación de listas con formato de columna y vista de lista mediante el elemento web Lista. Use bibliotecas para almacenar documentos. Agregue, reordene, ordene, filtre y cree fácilmente vistas personalizadas de bibliotecas mediante el elemento web Biblioteca de documentos.

Mostrar dinámicamente contenido de una biblioteca de documentos, un sitio, una colección de sitios o todos los sitios mediante el elemento web Contenido resaltado.

Crea y cura noticias relevantes para tu audiencia mediante el elemento web Noticias. Crea rápidamente publicaciones llamativas como anuncios, noticias de personas, actualizaciones de estado y mucho más que puedan incluir gráficos y formato enriquecido.

Personalice la forma en que los usuarios ven el contenido y las noticias mediante el uso de la segmentación de audiencia. La segmentación de audiencias permite priorizar contenido específico a audiencias específicas en la página de inicio de SharePoint, las noticias de la aplicación móvil y en el elemento web Noticias cuando se habilita la segmentación de audiencias.

Permitir que los usuarios trabajen en cualquier dispositivo. Cuando los usuarios mantienen archivos en su dispositivo local o en un recurso compartido de red, no tienen suerte cuando no tienen el dispositivo con ellos o no tienen conexión a la red. Si algo sucede con el dispositivo de un usuario, es posible que los datos no se puedan recuperar. Obtener la SharePoint móvil.

Empezar por: organizar contenido en temas, crear páginas para cada tema. Determine si el contenido de la página debe incluir texto, vínculos, lista o bibliotecas. Alinee el contenido con el artículo para asegurarse de que el lector pueda obtener la información que necesita de forma eficaz mediante el análisis rápido o el desmontaje de la página.

Sabrá que ha terminado cuando: puede confirmar que los usuarios tienen acceso a la información correcta en el momento adecuado mediante el uso y el análisis del sitio ypidiendo comentarios a los usuarios.

Crear cultura y comunidad

Ayude a los grupos de trabajo a conectarse e interactuar en toda la organización mediante Yammer. Obtenga más información sobre los Yammer destacados y Yammer web conversaciones. A veces, el contenido debe entregarse a través de vídeo, como cuando se realizan anuncios en toda la organización o cuando los jefes de alto nivel hospedan un evento en directo o cuando quieres proporcionar ejemplos en páginas que proporcionan instrucciones. Microsoft Stream es el sitio de vídeo de su organización. Para mostrar contenido de vídeo, use el elemento web Stream en el sitio.

Comience por: buscar noticias, anuncios y eventos para amplificar en su sitio.

Sabrás que has terminado cuando estés promocionando regularmente noticias y eventos que inicien conversaciones e interactúen y conecten a públicos amplios.

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