Introducción a la colaboración de archivos en Microsoft 365, con tecnología SharePoint

¿Está obteniendo el máximo partido de la colaboración de archivos en Microsoft 365 o los usuarios siguen almacenando archivos localmente o en recursos compartidos de archivos de red y enviándolos por correo electrónico? Tal vez estés pagando por otro servicio de almacenamiento en la nube y no aproveches el espacio que obtienes con tu Microsoft 365 suscripción. En este artículo se describen las ventajas y las características clave de la colaboración de archivos en Microsoft 365. También trata los pasos para planear y adoptar la colaboración Microsoft 365 archivos en la organización.

Las capacidades de colaboración de Microsoft 365 están disponibles independientemente del tamaño de la organización. Si tiene una organización pequeña, cada usuario puede almacenar sus archivos en su biblioteca individual en OneDrive y es posible que desee un solo equipo en Microsoft Teams para todos los usuarios de la organización.

¿Por qué Microsoft 365 almacenamiento de archivos en la nube?

Al aprovechar al máximo el SharePoint de archivos con tecnología de Microsoft 365, puede evitar comprar almacenamiento en la nube de otros proveedores y disfrutar de:

Acceso en cualquier lugar a archivos

Enterprise de nivel de seguridad

Uso compartido seguro fuera de la organización

Colaboración en tiempo real y control de versiones de archivos

Inteligencia que ayuda a los usuarios a descubrir archivos

Acceso en cualquier lugar

Cuando los usuarios mantienen archivos en su dispositivo local o en un recurso compartido de red, no tienen suerte cuando no tienen el dispositivo con ellos o no tienen conexión a la red. Si algo sucede con el dispositivo de un usuario, es posible que los datos no se puedan recuperar. Si se actualiza el dispositivo de un usuario, se deben migrar los datos locales. Al almacenar archivos en la nube, los usuarios pueden acceder a ellos desde todos sus dispositivos, como su teléfono y su equipo principal (según lo que permita). Incluso pueden acceder a archivos en un explorador desde otros dispositivos en los que confían. Por ejemplo, si dos compañeros viajan a un sitio de cliente y uno de sus dos portátiles se queda sin batería, ambos pueden acceder a todos sus archivos iniciando sesión en portal.office.com en el otro portátil. Obtener la SharePoint móvil.

Enterprise de nivel de seguridad

Los archivos almacenados en SharePoint de almacenamiento con tecnología de Microsoft 365 se cifran en tránsito y en reposo. (Puede cifrar archivos usando su propia clave si lo desea). Los archivos también se examinan en busca de virus. Como administrador, puede usar herramientas en Microsoft 365 para proteger y supervisar aún más los archivos en la nube de Microsoft:

• Directivas de prevención de pérdida de datos. Advertir o impedir que los usuarios compartan archivos que tienen etiquetas específicas fuera de la organización. Vea Información general sobre la prevención de pérdida de datos

• Etiquetas de retención. Clasificar los archivos que se conservarán, eliminarán permanentemente o se marcarán como un registro. Vea Información general sobre las etiquetas de retención

• Etiquetas de confidencialidad. Clasificar y proteger archivos altamente confidenciales con cifrado y permisos. Consulta Información sobre etiquetas de confidencialidad

• Informes. Supervisar la actividad y el uso en SharePoint y OneDrive. Consulta Qué informes de actividad están disponibles en el Centro de administración

• Microsoft 365 Protección contra amenazas avanzada (ATP). Proteger contra el uso compartido de archivos malintencionados. Más información

• Restauración de archivos. Si una ubicación se ve afectada por software malintencionado o alguien elimina archivos importantes, puede restaurar una biblioteca de documentos a un punto anterior en el tiempo.

Planear estas características

Uso compartido seguro fuera de la organización

SharePoint protege el uso compartido de archivos en Microsoft 365. Puede especificar si desea que las personas fuera de la organización puedan tener acceso a los archivos sin autenticarse (iniciando sesión o proporcionando un código de verificación). Incluso puede bloquear el uso compartido externo por completo. Se recomienda usar la opción de uso compartido más permisiva que puede para cada conjunto de contenido. Si restringes en gran medida el uso compartido y bloquea la productividad del usuario, los usuarios normalmente encontrarán otras formas de colaborar que te proporcionan menos supervisión y control. Para obtener más información, consulta Control sharing.

Administración de versiones y colaboración en tiempo real

Cuando los usuarios almacenan Office archivos en la Microsoft 365, pueden evitar la molestia de administrar los cambios en diferentes copias de archivos. En su lugar, pueden colaborar en una sola versión mediante las aplicaciones de escritorio o las versiones web de Office. Las personas ni siquiera necesitan tener instaladas las Office de escritorio para editar Office archivos. Obtenga más información sobre la colaboración en documentos y la coautoría. Cuando varios usuarios editan un archivo Office al mismo tiempo, una notificación les mostrará que otras personas están trabajando en el archivo y pueden ver dónde están trabajando en el archivo otros usuarios.

El historial de versiones también está on de forma predeterminada, por lo que los usuarios pueden ver los cambios anteriores y revertir según sea necesario. Obtenga más información sobre cómo trabajar con el historial de versiones.

Inteligencia que ayuda a los usuarios a descubrir archivos

Cuando los usuarios de la organización almacenan archivos periódicamente en la nube Microsoft 365, pueden encontrar rápidamente archivos recientes y otros archivos que puedan ser de interés. Por ejemplo, pueden detectar archivos en los que trabajan compañeros de trabajo o colaboradores frecuentes. Más información

Características principales

La mayoría de las características de colaboración de Microsoft 365 están disponibles independientemente del tipo de suscripción o del tamaño de la organización.

• Herramientas de migración

• Datos adjuntos modernos

• Un centro para el trabajo en equipo: Microsoft Teams

• Acceso a todos los archivos de OneDrive

• Sincronización para el acceso sin conexión

• Integración con Microsoft Office

• Auditoría y generación de informes

• Híbrido

• Multi-Geo

Un centro para el trabajo en equipo: Microsoft Teams

En el pasado, los usuarios tendrían que cambiar con frecuencia entre herramientas para colaborar. Por ejemplo, los usuarios escribirían un documento en Word. A continuación, cambiarían a Outlook para compartir el documento como datos adjuntos. O abriría un explorador para cargar el documento en un SharePoint web. En Microsoft 365, los usuarios pueden usar Teams chatear, realizar llamadas y tener reuniones en línea. No tienen que dejar la Teams ver e incluso editar los archivos que comparten. Más información.

Acceso a todos los archivos de OneDrive

Cuando los usuarios usan OneDrive, pueden acceder a sus archivos SharePoint o Microsoft Teams en la web o en la aplicación móvil sin salir de OneDrive. Más información

Dado que las bibliotecas individuales OneDrive se SharePoint, los usuarios pueden mover archivos fácilmente entre ubicaciones. Por ejemplo, si un usuario redacta un archivo en su biblioteca individual en OneDrive y posteriormente quiere que un equipo sea el propietario del archivo, el usuario puede simplemente mover el archivo a la biblioteca del equipo.

Sincronización para el acceso sin conexión

Con la Sincronización de OneDrive,los usuarios pueden sincronizar archivos entre su equipo y la Microsoft 365 nube. Cuando los usuarios agregan, cambian o eliminan un archivo o carpeta localmente, el archivo o carpeta se agrega, cambia o elimina en la nube y viceversa. Los usuarios pueden trabajar con archivos sincronizados directamente en el Explorador de archivos y las aplicaciones que usan. Siempre que el usuario esté en línea, los cambios que realicen ellos u otros usuarios se sincronizarán automáticamente. Con Archivos a petición (disponibles con Windows 10 y Mac), los usuarios pueden examinar y organizar archivos fácilmente en OneDrive y SharePoint mediante el Explorador de archivos o finder, pero los archivos no ocupan espacio en el equipo local. Obtenga más información sobre Archivos a petición.

Datos adjuntos modernos en Outlook

Si los usuarios se usan para compartir archivos como datos adjuntos en Outlook, pueden usar los mismos pasos con los que están familiarizados para compartir un vínculo a un archivo en lugar de enviar una copia por correo electrónico. En Outlook, los usuarios incluso pueden cambiar el permiso que conceden al destinatario. Obtenga más información sobre cómo adjuntar archivos.

Integrar con Microsoft Office

En las Office, los usuarios pueden abrir fácilmente los archivos guardados en la nube de Microsoft y guardar documentos en OneDrive. Más información. Cuando los usuarios comentan un Office y usan el signo con el nombre de alguien, la persona mencionada recibe correo con un vínculo @ al comentario. Al hacer clic en el vínculo, obtendrá acceso al documento y a la conversación.

Herramientas de migración

Puede elegir una o varias de las siguientes opciones, según el número y la ubicación de los archivos que desee migrar.

• Administrador de migración. Copie recursos compartidos de archivos o contenido de otros proveedores de nube a Microsoft 365. Obtenga más información sobre cómo migrar contenido a Microsoft 365.

• Herramienta de migración de SharePoint. Para migrar SharePoint y contenido del servidor, puede usar la herramienta SharePoint migración. Para obtener información, consulta Overview of the SharePoint Migration Tool.

• Movimiento de carpeta conocida. Si los usuarios guardan la mayoría de sus archivos en sus carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes, puede moverlos sin problemas a OneDrive mediante El movimiento de carpetas conocidas para que los usuarios puedan seguir trabajando en las ubicaciones a las que están acostumbrados.
  

• FastTrack de migración. FastTrack proporciona un conjunto de procedimientos recomendados, herramientas, recursos y expertos. Las instrucciones incluyen migrar contenido de recursos compartidos de archivos, box o Google Drive entornos de origen, e introducir funcionalidades al ritmo que se necesita. La FastTrack de migración de datos también realizará actividades específicas de migración de datos en su nombre si tiene 500 o más licencias. Vea más detalles en el FastTrack de beneficios del Centro de información general. Para empezar, vaya a FastTrack. Microsoft.Com,revise los recursos y envíe una solicitud de asistencia.

Híbrido

Si su organización usa SharePoint server, configurar un entorno híbrido puede ayudarle a moverse a la nube a su propio ritmo. Las características híbridas te permiten unir los dos entornos de varias maneras para lograr una experiencia de usuario más fluida. Puede consolidar los resultados de búsqueda entre SharePoint Server y Microsoft 365, consolidar perfiles de usuario en Microsoft 365 y migrar el almacenamiento individual de los usuarios a OneDrive. Introducción a la exploración híbrida.

Auditoría y generación de informes

En el nuevo centro SharePoint administración, puede ver SharePoint de actividad y uso,y vaya al Centro de administración de Microsoft 365 para obtener más información.

Multi-Geo

Si es una organización multinacional con requisitos de residencia de datos, puede usar Multi-Geo in Microsoft 365 para especificar dónde se almacenan los archivos. Para obtener información, consulta Multi-Geo Capabilities in OneDrive and SharePoint in Microsoft 365.

Búsqueda unificada

Búsqueda de Microsoft ayuda a los usuarios a encontrar archivos en sitios SharePoint modernos y desde la página de inicio de SharePoint, Office.com, Bing y mucho más. Obtenga más información sobre la experiencia de búsqueda moderna en SharePoint.

Opciones de administración

Como administrador global o SharePoint para su organización, tiene un par de opciones para administrar SharePoint y configuración:

• Nuevo SharePoint de administración. En el nuevo centro SharePoint administración, puede crear y eliminar sitios, administrar la configuración del sitio y administrar la configuración de nivel de organización para SharePoint y OneDrive. La página Sitios activos del Centro de administración de SharePoint le permite ver los sitios SharePoint de la organización, incluidos los sitios de comunicación y los sitios que pertenecen Microsoft 365 grupos. También le permite ordenar y filtrar sitios, buscar un sitio y crear sitios nuevos. Empezar a usar el nuevo Centro de administración de SharePoint

  

• PowerShell de Microsoft. El SharePoint Shell de administración en línea es un módulo de PowerShell que le permite ejecutar operaciones de línea de comandos. Hace que realizar operaciones por lotes sea más eficaz y es la única forma de realizar algunas tareas de administración en SharePoint y OneDrive. Introducción al Shell de administración SharePoint en línea.

Requisitos previos

Comprar y asignar licencias. SharePoint viene con Microsoft 365 planes y Office 365 planes. También se incluye como un plan independiente. Para obtener más información sobre las características disponibles en cada plan, consulta SharePoint descripción del servicio. Algunas características de seguridad, como Azure Information Protection, requieren un plan E3 o E5. Cloud App Security, Protección contra amenazas avanzada, Caja de seguridad del cliente, Clave de cliente, Advanced eDiscovery. Para obtener información, consulta Office 365 descripción del servicio de plataforma.

Asignar el SharePoint de administrador. Los usuarios asignados a este rol tendrán acceso al Centro de administración de SharePoint y pueden cambiar la configuración de SharePoint y OneDrive de nivel de la organización, crear y eliminar sitios y cambiar los propietarios del sitio y otras opciones de configuración del sitio. Obtenga más información sobre el SharePoint de administración .

Calcule y pruebe el ancho de banda de red. Antes de Microsoft 365 en la organización, asegúrese de que la red está configurada para un rendimiento óptimo. Planeación de red y ajuste del rendimiento. Antes de implementar la aplicación de sincronización, asegúrate de calcular también el ancho de banda que necesitarán los usuarios para sincronizar.

Limitaciones

• Para obtener información sobre SharePoint límites, consulta la descripción SharePoint servicio .

• Para obtener información sobre los límites de nombre de archivo, tamaño y tipo al usar la aplicación Sincronización de OneDrive, consulta Nombres de archivo y tipos de archivo no válidos.

Administrar cambios de características

• Para obtener información acerca de las características próximamente, consulte el Microsoft 365 guía básica.

• Para mantenerse al tanto de las últimas SharePoint características de actualización, consulte el Centro de mensajes.

• Para votar sobre las solicitudes de características o enviar su propia idea, visite el SharePoint UserVoice.

Planear la adopción de usuarios

La adopción de usuarios es importante para el éxito general de cualquier lanzamiento. Para maximizar la inversión, debe maximizar la participación del usuario. Para ello, empiece por centrarse en tres factores de éxito fundamentales:

• Partes interesadas. Para una correcta adopción de usuario es esencial asegurar la participación y la adquisición de usuarios claves de su organización. Esta compatibilidad puede venir de líderes centrados en la empresa, líderes de IT o cualquier otra persona que tenga un interés creado en ver Microsoft 365 colaboración de archivos correcta en su organización. Es importante que tanto el soporte ejecutivo como el de líderes empresariales y los campeones del producto ayuden a llevar los conocimientos a sus compañeros. Tanto si delega formalmente el rol de experto de producto como si permite que crezca orgánicamente, este rol es fundamental para la adopción del usuario. Los estudios han demostrado que las personas prefieren aprender de un compañero de trabajo que de un empleado de IT. Para obtener más información acerca de cómo identificar a las partes interesadas clave, consulte la Guía de identificación de partes interesadas clave. Para obtener más información sobre la creación de una comunidad de expertos sostenible, vea Crear un programa para expertos.

• Escenarios. Identifique y defina los escenarios empresariales y cómo estos escenarios se alinean con las ventajas de la colaboración de archivos en Microsoft 365. Trabaje con las partes interesadas claves para identificar los objetivos de los escenarios empresariales y, luego, haga coincidir estos objetivos con los escenarios de uso. Por ejemplo, un objetivo de la empresa puede ser maximizar la productividad de los usuarios: en un escenario de uso de claves que permita este objetivo se usaría OneDrive para acceder a archivos desde dispositivos móviles, PC y Mac. Para obtener ayuda con este proceso, vea la Biblioteca de productividad de Office 365.

• Conciencia y formación. Crear conciencia a través de campañas de concienciación, como anuncios, eventos de lanzamiento, boletines, reuniones públicas, concursos y regalos, es una ruta esencial para maximizar la adopción. Además, proporcionar conocimiento a los usuarios a través de guías de autoayuda y sesiones parecidas a las de un aula les ayudará a sentirse más capacitados para usar OneDrive y Office 365. Para obtener más información sobre el aprendizaje y la comunicación del usuario de Office 365, vea Planear el lanzamiento de Office 365: Guía de aprendizaje y comunicación.

Hay muchos recursos disponibles en Microsoft para ayudarle a impulsar la adopción de usuario en su entorno. Para más información sobre una estrategia de adopción de usuario de Microsoft 365 recomendada, vea la Guía de adopción de usuario final de Microsoft 365. Para obtener más información sobre cómo impulsar el compromiso del usuario, vea Factores de éxito para el compromiso del usuario final de Office 365. También puede contribuir o comentar ideas relacionadas con la adopción en la sección Impulsar la adopción de la Tech Community.

Definir la configuración

Para preparar la colaboración de archivos en Microsoft 365, configure las siguientes opciones.

Crear sitios

Cuando se crea Microsoft 365 grupo desde cualquier lugar de Microsoft 365, se crea automáticamente SharePoint sitio. Puede permitir que todos los usuarios creen grupos, solo algunos usuarios, o bien puede bloquear la creación de grupos y administrarlo de forma centralizada en su departamento de TI. Para obtener información, consulta Administrar quién puede crear Office grupos. También puede usar una directiva de nomenclatura para grupos y establecer un período de expiración para que se eliminen los grupos que ya no se usan. Para obtener más información, consulta Plan for governance in Microsoft 365 Groups. Si permite que los usuarios creen grupos, también puede permitirles crear sitios de grupo desde la página de inicio de SharePoint y desde OneDrive y administrar la configuración predeterminada del sitio. Para obtener información, consulta Administrar la creación de sitios.

Compartir

Para configurar el uso compartido externo en su organización, debe asegurarse de que la configuración de varios centros de administración está establecida de la manera que desee. El uso compartido con personas fuera de la organización está habilitado de forma predeterminada SharePoint, OneDrive y Teams. Colaborar con invitados en un equipo. Establezca el nivel de uso compartido externo y el tipo de vínculo de uso compartido predeterminado.

Seguridad

• Diseñar e implementar etiquetas de retención y directivas DLP para proteger archivos confidenciales y altamente confidenciales. Obtenga más información.

• Bloquear o limitar el acceso desde dispositivos no administrados, cerrar sesión de usuarios inactivos en dispositivos no administrados o permitir el acceso solo desde intervalos de direcciones IP específicos. Para obtener información sobre cómo configurar directivas de identidad y acceso a dispositivos para proteger el contenido, consulta Recomendaciones de directiva para proteger SharePoint sitios y archivos.

Almacenamiento

De forma predeterminada, el almacenamiento de archivos para sitios de grupo se administra automáticamente. Si prefiere controlar el almacenamiento manualmente, vea Manage site storage limits. Para obtener información sobre cómo establecer el espacio de almacenamiento predeterminado para bibliotecas individuales en OneDrive, consulta Establecer el espacio de almacenamiento predeterminado para OneDrive usuarios. Para obtener información acerca de la cantidad de almacenamiento que incluye el plan, vea SharePoint limits.

Especificar bibliotecas de sitios de grupo para sincronizarse automáticamente

Para permitir que los usuarios tengan acceso fácilmente a los archivos de sitio de grupo desde el Explorador de archivos (ya que podrían haber accedido anteriormente a recursos compartidos de archivos de red), puede especificar bibliotecas de sitios de grupo determinadas para sincronizarse automáticamente en los equipos de los usuarios. Para ello, use el objeto OneDrive de directiva de grupo " Configurar bibliotecas de sitios de grupo para quese sincronicen automáticamente." Los usuarios deben estar ejecutando Windows 10 y OneDrive archivos a petición deben estar habilitados.