Planear los sitios centrales de SharePoint

Los sitios concentradores le ayudan a organizar la intranet. Para sacar el máximo partido de los sitios centrales, es necesario algún planeamiento previo. Sigue leyendo para obtener más información sobre los sitios centrales y cómo planearlos.

Configuración de la fase

SharePoint de concentradores proporcionan un bloque de creación importante para la intranet. Son el "tejido conectivo" que se usa al organizar familias de sitios de grupo y sitios de comunicación juntos.

Uno de los principios clave de las intranets modernas basadas en Microsoft SharePoint es que cada unidad de trabajo debe obtener una colección de sitios independiente. Esto le ayuda a administrar el gobierno y el crecimiento con el tiempo. Cada sitio de comunicación Microsoft 365 sitio de grupo conectado a un grupo se crea como una colección de sitios que puede tener sus propios permisos. Un sitio de concentradores (más comúnmente creado a partir de un sitio de comunicación) también debe considerarse su propia unidad de trabajo que reúne muchos otros sitios.

En el pasado, muchas organizaciones usaban subsitios para crear tejido conectivo para sus intranets. Usaron la navegación compartida de la colección de sitios para conectar sitios y la estructura jerárquica de las relaciones de subsitio con sitios de anidamiento dentro de sitios. Sin embargo, los subsitios no ofrecen ningún espacio para la flexibilidad y los cambios. Dado que los subsitios son una construcción física reflejada en la dirección URL del contenido, si se reorganizan las relaciones de negocio, se rompen todas las relaciones de intranet del contenido. Los subsitios también pueden crear desafíos en lo que respecta al gobierno, ya que muchas características (incluidas las características de directiva, como la retención y la clasificación) de SharePoint se aplican a todos los sitios de la colección de sitios, tanto si lo desea como si no. Esto significa que con frecuencia debe habilitar una característica para toda la colección de sitios, incluso si solo es aplicable a un subsitio.

¿Qué es lo único que podemos garantizar que va a suceder en todas las empresas? Cambiar! A medida que su organización evoluciona, necesita intranets que hagan que sea fácil alinear las experiencias con la forma en que trabaja y que puedan adaptarse a los cambios inevitables en la forma de trabajar. Esta es una ventaja clave que proporcionan los sitios centrales de SharePoint; modela las relaciones como vínculos, en lugar de jerarquía o propiedad, de modo que pueda adaptarse a los cambios en la forma de trabajar en un mundo dinámico y cambiante.

Introducción

Antes de empezar a crear sitios de concentradores, recapitularemos las tres cosas que los sitios de concentradores le dan:

• Navegación compartida y marca

• Implementación de contenido y búsqueda

• Un destino principal para el concentrador

Ahora vamos a pensar en la información que está intentando compartir en toda la intranet y tenga en cuenta los resultados empresariales que está intentando habilitar.

Una intranet puede desempeñar muchos roles en una organización. Es un sitio orientado internamente, un lugar para comunicar noticias importantes y una plataforma de colaboración. También es una forma de mostrar su cultura corporativa. Puede ser la base de su lugar de trabajo digital. Una intranet le permite contar historias y compartir información. Habilitar a los empleados con una voz en la intranet puede proporcionar una forma de pasar a una cultura de colaboración que permita a su organización transformarse y adaptarse a los cambios.

Muchas intranets correctas incluyen los siguientes elementos:

• Comunicación: por ejemplo, una página principal que incluye noticias de toda la organización para mantener informados a los empleados, navegación general, vínculos a herramientas e información clave, promociones de marketing interno y un lugar para interactuar con los empleados en temas importantes.

• Contenido: un lugar para las partes funcionales de la organización, como Recursos humanos (HR), Legal y Tecnología de la información (TI), para ofrecer sus servicios al resto de la organización. Por ejemplo, la parte de recursos humanos de la intranet podría ser donde los empleados pueden averiguar cuántos días de vacaciones les quedan, si su programa de beneficios ofrece cobertura de visión o de odontología, o qué formación está disponible para roles individuales. El área Legal puede ser donde los empleados puedan encontrar un contrato de no divulgación de ejemplo que puedan ejecutar antes de tener una conversación con un proveedor potencial.

• Acciones y actividades: vínculos al sistema de seguimiento de tiempo o al formulario de informe de gastos y un lugar donde los administradores pueden aprobar gastos o partes de horas.

• Colaboración: lugares donde los equipos pueden realizar el trabajo y donde las comunidades basadas en roles o temas pueden compartir conocimientos y aprovechar la experiencia en toda la organización y con socios externos de la empresa extendida.

• Cultura: historias y lugares que permiten a los empleados interactuar o aprender, incluidos perfiles, comunidades y clubes, e incluso imágenes y personal de marca que reflejan la estructura organizativa. A veces, incluso el nombre de intranet representa la referencia cultural. Por ejemplo, una utilidad eléctrica tiene una intranet denominada "La cuadrícula" con mensajes y promociones para asegurarse de que "nadie funciona fuera de la cuadrícula".

• Movilidad: la capacidad para que los empleados puedan realizar el trabajo desde cualquier dispositivo mientras están en la marcha.

• Búsqueda: la capacidad de los empleados para encontrar contenido incluso si no saben dónde vive.

El énfasis de cada uno de estos elementos puede variar en función de las prioridades organizativas y, en cierta medida, de la madurez digital de la organización. Microsoft 365 proporciona tres bloques de creación principales para ayudarle a crear la intranet de una manera que le permita configurar experiencias que se alineen con su organización, sus empleados y su preparación. Diferentes organizaciones usarán los bloques de creación de diferentes maneras, pero los propios bloques de creación reflejan patrones comunes que las organizaciones usan para realizar el trabajo:

• Sitios de grupo (colaboración)

• Sitios de comunicación (comunicación)

• Sitios concentradores (conexión)

En su núcleo, los tres tipos de bloques de creación comparten una estructura común. Por ejemplo, comparten el mismo conjunto de elementos web internos. Sin embargo, hay algunas diferencias fundamentales en la intención, las expectativas de uso, el gobierno (incluida la forma en que se crean) y cómo y qué elementos web puede usar en cada tipo de sitio.

¿Qué debe ser un sitio central?

Los sitios centrales complementan la experiencia de búsqueda al ayudar a descubrir información en contexto.

Uno de los mayores desafíos con el diseño de intranet es averiguar cómo se debe organizar la navegación de intranet. En el nuevo mundo donde todos los sitios de equipo y comunicación son colecciones de sitios del mismo nivel, los arquitectos de la información deben pensar en crear experiencias que permitan a los usuarios de intranet encontrar lo que necesitan en varios escenarios de "buscar":

• Sé que existe y sé dónde está.

• Sé que existe, pero no sé dónde está.

• No sé si existe.

Estos escenarios se habilitan con una combinación de navegación, búsqueda y detección (o serendipity) y deben ser un factor en la forma de diseñar y organizar los sitios centrales. Una de las funciones importantes que habilitan los sitios concentradores es la detección serendipitous de información, ya que pueden mostrar contenido relevante contextualmente de sitios que quizás no sigas, pero que estén asociados con el concentrador. La página de inicio de SharePoint se creó para admitir la detección y la búsqueda en todo el contenido de la organización, pero si ya tiene un contexto determinado en mente, los sitios centrales pueden ser muy útiles para limitar esas experiencias a un puñado de sitios relacionados.

Como punto de partida en la planeación del concentrador, piense en los sitios centrales para las funciones clave que los usuarios necesitan para realizar el trabajo, por ejemplo: RECURSOS HUMANOS, Finanzas, Comunicaciones o Relaciones Públicas, Legal y TI. Estas funciones pueden representarse en diferentes departamentos de la organización o unidades de negocio en organizaciones grandes o combinarse en el rol de unas pocas personas en organizaciones más pequeñas.

Tomemos HR como ejemplo. HR suele abarcar las siguientes sub-funciones:

• Ventajas

• Pago e indemnización

• Adquisición o contratación de talento

• Administración de rendimiento

• Professional desarrollo o aprendizaje

• Portal de administrador

Con el principio de guía para crear un sitio para cada unidad de trabajo, puede pensar en una familia de sitios de recursos humanos que podría incluir seis sitios funcionales para cada una de estas funciones, además de una casa de recursos humanos que conecte los sitios relacionados para proporcionar una experiencia general de RECURSOS HUMANOS. Esta es otra forma de pensar en el valor de los sitios centrales: permiten crear una experiencia que mejore la detección de información para un contexto específico (en nuestro ejemplo, para los empleados que buscan información de RECURSOS HUMANOS).

En el modelo de intranet clásico, es posible que haya creado un sitio de RECURSOS humanos y haya usado subsitios para admitir cada función hr. En el nuevo mundo plano de los sitios SharePoint modernos, la familia de recursos humanos se conecta mediante el centro de recursos humanos para proporcionar ese tejido conectivo para la navegación dentro de la familia y para proporcionar la oportunidad de descubrir de forma serendipitous contenido en un miembro relacionado de la familia cuando los usuarios navegan a la casa de recursos humanos. Por ejemplo, si está en el centro de recursos humanos leyendo un anuncio de noticias sobre la inscripción abierta porque está en el proceso de incorporación de un nuevo empleado, puede que esté encantado de saber que una nueva versión del kit de herramientas de incorporación "Bienvenido a la compañía" acaba de publicarse en el sitio de adquisición de talento. Del mismo modo, si está intentando encontrar la directiva de uso compartido de oficina del equipo de recursos humanos, le agradecerá poder limitar la búsqueda solo a los sitios afiliados a RECURSOS HUMANOS, en lugar de a toda la organización.

No es necesario tener un sitio central para cada función. Pero cuando una función proporciona varios servicios lógicamente diferentes (como en el ejemplo de RR. HH.), se recomienda crear un sitio central para ofrecer un único punto de partida para los usuarios. A menudo, los usuarios de intranet inician su exploración con la exploración. Los sitios de concentradores ayudan a combinar las ventajas de la exploración ("Sé que se trata de un tema de recursos humanos") con las ventajas de una búsqueda con un ámbito más limitado ("Deseo encontrar información sobre los beneficios de la visión, no la visión estratégica de la compañía"). Incluso si los usuarios no saben qué sub-función proporciona un servicio, pueden navegar al centro de recursos humanos y, a continuación, usar el ámbito de búsqueda proporcionado por el concentrador, buscar (o navegar) dentro del concentrador de recursos humanos para encontrar rápidamente lo que necesitan.

Algunas funciones organizativas tienen un ámbito de toda la empresa, pero una ejecución regional o de producto. Por ejemplo, piense en un departamento de ventas que puede tener sitios para regiones de ventas y sitios para oficinas basadas en ubicación. Este tipo de función siempre ha presentado un desafío a la organización jerárquica de contenido de intranet mediante subsitios. ¿Hacemos que el sitio de ventas del sudeste sea un subsitio del sitio de la región sudeste o del sitio de ventas? Y, ¿qué sucede cuando se mueve un estado dentro de la región sureste? por ejemplo, ¿de la región sureste a la región noreste? Este tipo de movimiento organizativo dinámico crea una pesadilla para la organización de intranet si usa subsitios, pero no con sitios centrales. La selección de un concentrador puede crear cierta angst porque un sitio individual puede asociarse con un solo concentrador, pero tenga en cuenta que el contenido de un sitio puede aparecer en varios concentradores. Puede personalizar orígenes para los siguientes elementos web en un concentrador:

• Noticias
• Contenido resaltado
• Sitios
• Eventos

No hay ninguna forma de "un tamaño que se ajuste a todos" para determinar cómo alinear sitios con un concentrador en este escenario. Empiece siempre respondiendo a estas preguntas:

• Quién es tu audiencia y qué necesitan lograr?

• ¿Cómo realizan su trabajo las personas que necesitan la información?

Alinee el concentrador para crear experiencias que permitan al usuario primero. Es posible que desee pensar en cómo piensan los usuarios de cada grupo de trabajo el trabajo que hacen alineando los sitios regionales con la función, ya que es más probable que el contenido de ventas para el noreste se organice de forma similar al contenido de ventas para el sudeste que para la oficina regional del sudeste. Pero esta es una situación muy "depende". En algunas organizaciones, tendrá mucho más sentido organizar todas las funciones alrededor de un concentrador regional que un concentrador funcional. Con las capacidades multige geográficas de sitios de concentradores, puede crear una mejor experiencia de usuario asociando Las ventas de Austria con el concentrador de Austria y no con el centro de ventas global. En este tipo de escenario, puede usar un vínculo en el sitio de ventas de Austria para conectarlo al centro de ventas global y agregar cada sitio de ventas regionales a la navegación del concentrador para ventas globales.

Una buena práctica es empezar con un enfoque coherente para todas las funciones que tienen un patrón, como Sales. Si alinea funciones específicas de la región con el concentrador regional, haga esto para todas las funciones. Cualquiera de los dos enfoques es válido, pero desde una perspectiva de facilidad de uso, ayuda a ser coherente.

¿Cómo debo organizar mi sitio central?

Los sitios de concentradores proporcionan dos experiencias organizativas principales que debe considerar como parte del proceso de planeación de concentradores. Aunque el administrador global o de SharePoint debe crear un sitio central en Microsoft 365, planear, administrar y organizar el sitio central es responsabilidad del propietario del sitio concentrador. Los conceptos de organización de los sitios centrales son:

• Asociación

• Navegación

Asociación

Un sitio pasa a formar parte de una familia de concentradores asociando un SharePoint con un sitio concentrador. Al crear un sitio concentrador, SharePoint administradores deben permitir que solo determinados propietarios de sitios asocie sitios con el concentrador.

Después de que SharePoint administrador de un sitio le dé permiso al propietario del sitio para asociar sus sitios con un sitio concentrador, el propietario del sitio puede optar por asociar los sitios con el concentrador. Cuando lo hacen, el sitio hereda el tema del sitio central y la navegación compartida. El contenido de su sitio se incluirá en el sitio central y el sitio se incluirá en el ámbito de búsqueda del sitio central.

La asociación con el sitio central no agrega automáticamente el sitio a la navegación del sitio central. Los propietarios de sitios centrales determinan los sitios que se incluyen en la navegación. También pueden configurar las noticias, los sitios y el contenido destacado para distribuir la actividad de todos los sitios asociados o solo de los seleccionados.

Navegación

El propietario del sitio concentrador determina qué sitios se reflejan en la navegación compartida y también puede incluir vínculos a otros recursos. Esta navegación aparece en la parte superior, debajo de la barra del conjunto de aplicaciones. La mayoría de las veces, se recomienda agregar sitios asociados a la navegación del sitio central. Esa es una de las ventajas de las experiencias que puede habilitar con un sitio central. La navegación del sitio central puede tener un máximo de tres niveles, lo que le permite organizar la familia del sitio central de forma que ayude a los usuarios a descubrir y encontrar contenido relevante.

Sin embargo, es posible que no desee agregar todos los sitios asociados a la navegación y puede considerar agregar sitios que no están asociados a la navegación. Tenga en cuenta lo siguiente al planear la navegación central.

• ¿Desea agregar sitios de acceso privado o restringido a la navegación? Tal vez. Por ejemplo, es posible que RRHH quiera asociar su sitio de grupo privado con el centro de recursos humanos para que sea más cómodo para los miembros del equipo de RECURSOS HUMANOS. Sin embargo, es posible que el propietario del concentrador de recursos humanos no quiera agregar el sitio de grupo de recursos humanos privado a la navegación compartida para el centro de recursos humanos, ya que esto haría que el sitio de recursos humanos privado sea más reconocible para todos los usuarios de la organización, que tendrán un desafío de acceso cuando hagan clic en el vínculo al sitio de grupo de RECURSOS HUMANOS. A menos que el propietario del sitio de grupo de recursos humanos quiera dedicar mucho tiempo a denegar solicitudes de acceso, puede ser una buena idea dejar el sitio de grupo privado fuera de la navegación para el centro de recursos humanos. Por otro lado, puede haber un sitio que sea "semi-privado" que desee que las personas interesadas descubran. Por ejemplo, es posible que tenga una comunidad que quiera restringir la pertenencia a personas con una experiencia específica, pero también quiere descubrir expertos en toda la organización. En este escenario, es posible que los usuarios reciban un mensaje de acceso denegado o de solicitud de acceso, pero el propietario del sitio está preparado y quiere conceder acceso a las personas interesadas.

  Sugerencia

  Si agrega vínculos a sitios privados en la navegación central, agregue (restringido) o (privado) o (externo) al nombre del vínculo para ayudar a los usuarios a comprender que es posible que no tengan acceso al vínculo de navegación.

• ¿Desea agregar sitios que no estén asociados con el concentrador a la navegación? Tal vez. Dado que un sitio individual solo se puede asociar a un concentrador, agregar sitios que no están asociados con el concentrador ayuda a proporcionar una forma de conectar el concentrador a sitios relacionados. Por ejemplo, si decide asociar funciones dentro de una región con un concentrador regional en lugar del concentrador de funciones global, puede agregar vínculos de navegación desde el concentrador de funciones a cada uno de los sitios de la región. Por ejemplo, si tiene un centro de funciones para recursos humanos, puede agregar los sitios regionales de RECURSOS HUMANOS (Recursos humanos del noreste, RRHH del sudeste, entre otros) a la navegación del centro de recursos humanos para crear una experiencia completa de RECURSOS HUMANOS. Tenga en cuenta que, al hacerlo, las noticias y la actividad de los sitios regionales de RECURSOS humanos no se mostrarán en el centro de recursos humanos (pero aparecerán en el concentrador regional). Además, cuando navegue del centro de recursos humanos al sitio regional de RECURSOS humanos, estará en un sitio que tenga el tema y la navegación del concentrador regional, no la navegación y el tema de recursos humanos. No hay nada inherentemente incorrecto o malo en este escenario, pero debes ser consciente de las implicaciones al planear las experiencias de navegación del concentrador

  Sugerencia

  No asocie sitios de extranet con el concentrador si no desea que los usuarios de extranet vean la navegación compartida. Considere simplemente agregar los sitios externos a la navegación central para que los usuarios internos tengan acceso rápido a sitios de extranet relevantes.

¿Puedo crear un solo sitio central para toda la organización?

No es necesario tener más de un centro para su organización, pero debe pensar en lo que esto significa para la detección de información y la organización. Puede ser una forma de empezar, pero probablemente no será donde termines.

Si solo tienes un concentrador, perderás la capacidad de obtener información relacionada fácilmente en contexto. Por ejemplo, si tienes un único concentrador de empresa, será más difícil dar a la superficie solo noticias relacionadas con recursos humanos en el sitio de recursos humanos. Incluso las organizaciones pequeñas pueden encontrar que restringir el contexto en el que los usuarios encuentran información es útil para administrar la sobrecarga de información.

Si desea empezar con un único concentrador de la organización y también desea poder proporcionar contexto para la información que ven los usuarios, puede hacerlo, pero necesitará un "contrato" de publicación con autores de contenido. Estas son algunas maneras de lograr ese resultado con un único concentrador:

• Convenciones de nomenclatura: agregue un prefijo a los títulos de artículos de noticias y use un elemento web de contenido resaltado para agregar noticias que, por ejemplo, comienzan con recursos humanos en el sitio de recursos humanos y Ventas en el sitio de ventas o para agrupar noticias en el sitio central.

• Metadatos de página: asigne una propiedad personalizada a una propiedad administrada y apliquenla a las páginas. Use los metadatos de página personalizados en un elemento web contenido resaltado en una página de cualquier sitio. Este enfoque le ofrece una mayor flexibilidad en la presentación de información.

Probablemente puede ver que estos enfoques podrían ser más fáciles de implementar con un grupo de publicación pequeño y mucho más difícil si la publicación de contenido se distribuye en toda la organización. Si su organización, como muchas, tiene o está avanzando hacia un modelo de publicación distribuida, querrá pensar en las implicaciones, la formación y la publicación de "contratos" que deberá implementar si empieza con un único centro de la organización.

Saber cómo consumirá la audiencia los SharePoint concentradores

Es posible que la audiencia consuma SharePoint sitios concentradores SharePoint través de la página de inicio de Microsoft 365, tanto los propios sitios como el modo en que las noticias fluyen desde el concentrador hasta la página de inicio. Además, considera SharePoint aplicaciones móviles, que podrían usarse para acceder a la página principal del concentrador, las noticias y la navegación a los sitios asociados. Ten en cuenta el valor de las notificaciones de aplicaciones móviles. Anime a los usuarios a mantenerse conectados sobre la marcha con la SharePoint móvil. Asegúrese de tener en cuenta los sistemas operativos, los tamaños de pantalla, la resolución y los factores de forma. Todos los sitios, páginas, noticias y listas modernos deben funcionar bien en todos estos sitios y algunos se volverán a flujo cuando las personas consuman contenido en dispositivos pequeños.

Consideraciones importantes adicionales

• Buscar concentradores si tiene más de uno. Los sitios de concentradores son un bloque de creación importante para la intranet. Pero para la mayoría de las organizaciones, los sitios centrales no van a proporcionar el tipo de navegación global que los diseñadores de intranet desean. Estas son algunas maneras de hacer que los sitios centrales se puedan detectar:

  • En la SharePoint inicio. Anclar los sitios concentradores al área de vínculos destacados de la SharePoint inicio. Animar a todos los usuarios a "seguir" los sitios centrales.

  • En la SharePoint móvil. Los sitios de concentradores también se pueden encontrar en la SharePoint móvil y son aún más reconocibles si los usuarios siguen los sitios centrales.

  • Desde el portal de la organización. Si tiene una intranet o portal de organización existente, puede vincular a los sitios concentradores en la navegación existente.

  • En cada sitio central. Considere la posibilidad de agregar un vínculo a la página principal del portal de la organización en cada sitio central. Agregue el vínculo al portal de la organización ("hogar") a la extrema derecha en la navegación del concentrador para mantener el foco principal del sitio central en el contexto del sitio central.

• Llegar al público adecuado para las noticias. Los sitios centrales le ayudan a traer noticias a las personas correctas en el momento adecuado y en el contexto adecuado. Las noticias no fluyen hacia abajo a los sitios asociados, solo hacia arriba desde el sitio asociado hasta el concentrador. Si desea obtener el alcance más amplio para las noticias, pubójela en el sitio central. Para hacer que las noticias centrales sean más visibles, es posible que desee tener dos elementos web de noticias en la página principal: uno para las noticias publicadas en la página principal del concentrador y otro que incluya noticias de sitios asociados (todos o solo los sitios seleccionados).

• Convenciones de nomenclatura de concentradores. Piense en las convenciones de nomenclatura de los sitios concentradores para que se puedan detectar. Algunas opciones incluyen nombres como HR Central, HR Hub, HR Portal. Intente elegir una convención de nomenclatura coherente para todos los sitios centrales.

• Prepararse para el concentrador. Una vez que haya planeado los concentradores, puede transformar un sitio existente (preferiblemente un sitio de comunicación) para convertirse en un sitio central o crear un nuevo sitio de comunicación y convertirlo en un sitio central. A continuación, puede agregar y configurar los elementos web y la navegación en el sitio central para enfatizar las capacidades del concentrador.

• Subsitios. Los sitios de concentradores resuelven muchos o la mayoría de los casos de uso para los que usó anteriormente subsitios. Se recomienda usar sitios concentradores para organizar los sitios de la intranet. Sin embargo, los subsitios seguirán siendo compatibles como una característica clásica y agregaremos la nueva plantilla de sitio de grupo como una opción de subsitio.

Use los sitios centrales cuando se alineen con los resultados de su negocio y resuelvan una necesidad para los usuarios. Las capacidades de los sitios de concentradores están evolucionando y estamos trabajando para implementar algunas de las características más solicitadas tan pronto como podamos, como la capacidad de dirigir los vínculos de navegación en sitios concentradores a grupos específicos de personas.

¿Necesita más ayuda?

Si tiene preguntas técnicas sobre este tema, puede que le resulte útil publicarlas en el Foro de discusión de SharePoint. Es un excelente recurso para encontrar a otros que han tratado temas similares o que se han encontrado en la misma situación.

Autor principal: Susana Hanley, MVP
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