Administrar la configuración de uso compartido

Artículo
10/19/2021
Tiempo de lectura: 10 minutos

Este artículo describe cómo los administradores globales y de SharePoint en Microsoft 365 pueden cambiar su configuración de uso compartido de nivel de organización para Microsoft SharePoint y Microsoft OneDrive. Si quiere compartir un archivo o una carpeta, lea Compartir archivos o carpetas de SharePoint o Compartir archivos y carpetas de OneDrive.

Para obtener instrucciones completas sobre cómo configurar el uso compartido de invitados en Microsoft 365, consulte:

Para cambiar la configuración de uso compartido de un sitio después de haber establecido la configuración de uso compartido a nivel de organización, consulte Cambiar la configuración de uso compartido de un sitio. Para obtener información sobre cómo cambiar la configuración de uso compartido externo del OneDrive de un usuario, vea Cambiar la configuración de uso compartido externo del OneDrive de un usuario.

Vídeo de demostración

Este vídeo muestra cómo afecta la configuración de la página Uso compartido del Centro de administración de SharePoint a las opciones del uso compartido disponibles para los usuarios.

Vaya a la página Uso compartido del nuevo Centro de administración de SharePoint e inicie sesión con una cuenta que tenga permisos de administrador para su organización.

Nota

Si tiene Office 365 Alemania, inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365, vaya al centro de administración de SharePoint y abra la página de Uso compartido.

Si tiene Office 365 operado por 21Vianet (China), inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365, vaya al centro de administración de SharePoint y abra la página de Uso compartido.
En Uso compartido externo, especifique el nivel de uso compartido para SharePoint y OneDrive. El nivel predeterminado de ambos es "Cualquiera".

Nota

La configuración de SharePoint se aplica a todos los tipos de sitios, incluidos aquellos conectados a grupos de Microsoft 365.

La configuración de OneDrive puede ser más restrictiva que la configuración de SharePoint, pero no más permisiva.

La configuración de uso compartido externo de SharePoint en esta página es igual que la del Centro de administración de Microsoft 365, en la página de Configuración de la organización > SharePoint.

Esta configuración corresponde a toda la organización. Cada sitio tiene su propia configuración de uso compartido que puede establecer de forma independiente, aunque debe estar en la misma configuración o en una configuración más restrictiva que la organización. Para obtener más información, consulte Cambiar la configuración de uso compartido externo de un sitio.

Qué opción elegir...

Seleccione esta opción:	Si desea:
Cualquiera	Permitir a los usuarios compartir archivos y carpetas mediante vínculos que permiten a cualquier persona que tenga el vínculo acceder a los archivos o carpetas sin autenticarse. Esta configuración también permite a los usuarios compartir sitios con invitados nuevos y existentes que se autentiquen. Si selecciona esta opción, puede restringir los vínculos para Cualquiera para que caduquen tras un número específico de días o para que solo puedan dar permiso para Vista. Las solicitudes de archivo requieren que OneDrive se configure para Cualquiera y que se habiliten los permisos de edición para los vínculos Cualquiera. Las opciones de configuración de OneDrive que no sean Cualquiera deshabilitan las solicitudes de archivo. Para obtener más información, vea Procedimientos recomendados para compartir archivos y carpetas con usuarios no autenticados.
Invitados nuevos y existentes	Requerir que los usuarios que han recibido invitaciones inicien sesión con una cuenta profesional o educativa (si su organización usa Microsoft 365) o una cuenta de Microsoft, o bien que proporcionen un código para comprobar su identidad. Los usuarios pueden compartir con invitados que ya están en el directorio de su organización y pueden enviar invitaciones a personas que se agregarán al directorio si inician sesión. Para obtener más información sobre códigos de verificación, vea Proteger el uso compartido externo en SharePoint Las invitaciones para ver el contenido pueden canjearse solo una vez. Una vez aceptada la invitación, no se puede compartir o usar por otros para obtener acceso.
Invitados existentes	Permita el uso compartido solo para invitados que ya están en el directorio. Estos invitados pueden existir en el directorio porque han aceptado invitaciones de uso compartido o porque han sido añadidos manualmente, por ejemplo, a través de Colaboración B2B de Azure AD. (Para ver los invitados de su organización, vaya a la Página de invitados en el Centro de administración de Microsoft 365).
Solo personas de la organización	Desactivar el uso compartido externo.

Nota

Si desactiva el uso compartido externo para su organización y después lo vuelve a activar, los invitados que tenían acceso previamente lo recuperarán. Si sabe que el uso compartido externo estaba previamente activado y en uso para sitios específicos y no desea que los invitados recuperen el acceso, desactive primero el uso compartido externo en esos sitios específicos.

Si restringe o desactiva el uso compartido externo, normalmente los invitados pierden el acceso después de una hora desde el cambio.

Más opciones de configuración del uso compartido externo

Limitar el uso compartido por dominio

Esto es útil si quiere limitar el uso compartido con algunos socios en particular o evitar el uso compartido con usuarios de algunas organizaciones. La configuración de nivel de organización en esta página afecta a todos los sitios de SharePoint y al OneDrive de cada usuario. Para usar esta configuración, escriba los dominios (máximo de 3 000) en el cuadro, con el formato dominio.com. Para obtener una lista de varios dominios, presione Entrar después de agregar cada dominio.

También puede limitar el uso compartido externo por dominio utilizando el cmdlet Set-SPOTenant de Microsoft PowerShell con -SharingDomainRestrictionMode y -SharingAllowedDomainList o -SharingBlockedDomainList. Para obtener más información sobre la limitación del uso compartido externo por dominio en el nivel de sitio, vea Uso compartido de dominios restringidos.

Permitir que solo los usuarios en grupos de seguridad específicos compartan externamente

Para obtener más información sobre esta configuración, consulte Grupos de seguridad de administración.

Los invitados deben iniciar sesión con la misma cuenta con la que se enviaron las invitaciones para uso compartido

De forma predeterminada, los invitados pueden recibir una invitación a una cuenta pero iniciar sesión con una cuenta diferente. Después de canjear la invitación, no puede usarse con ninguna otra cuenta.

Permitir que los invitados compartan elementos que no poseen

De forma predeterminada, los invitados deben tener permiso de control total para compartir elementos de forma externa.

El acceso de invitado a un sitio o a OneDrive expirará automáticamente después de este número de días

Si su administrador ha establecido un tiempo de vencimiento para el acceso de invitados, cada invitado que invite al sitio o con quien comparta archivos y carpetas individuales tendrá acceso durante un cierto número de días. Para obtener más información, visite Administrar la caducidad de invitado para un sitio

Las personas que usan un código de verificación deben autenticarse pasados unos días

Si los usuarios que usan un código de verificación han seleccionado "mantener la sesión iniciada" en el navegador, deberán demostrar que pueden seguir accediendo a la cuenta que usaron para canjear l a invitación para uso compartido.

Vínculos de archivos y carpetas

Elija la opción que quiere que se muestre de forma predeterminada cuando un usuario reciba un vínculo.

Vínculos predeterminados

Nota

Esta opción especifica el valor predeterminado para su organización, pero los propietarios de sitios pueden establecer un tipo de vínculo predeterminado diferente para un sitio.

Personas específicas: Esta opción es más restrictiva e impide un amplio uso compartido interno. Si permite el uso compartido externo, esta opción le permitirá compartir contenido con personas específicas de fuera de la organización.
Solo las personas de su organización: si se reenvían los vínculos, funcionarán para cualquier persona de la organización. Esta opción es mejor si su organización comparte a menudo internamente y rara vez se comparte externamente.
Cualquier usuario con el vínculo: esta opción solo está disponible si se establece la configuración de uso compartido externo en "Cualquiera". Los vínculos reenviados funcionan de forma interna o externa, pero no podrá supervisar quién tiene acceso a los elementos compartidos o quién ha accedido a ellos. Esta opción es mejor para compartir sin dificultades si la mayoría de los archivos y carpetas en SharePoint y OneDrive no son confidenciales.

Importante

Si selecciona "Cualquier usuario con el vínculo", pero el sitio o OneDrive está establecido para permitir el uso compartido solo con invitados que inicien sesión o proporcionen un código de comprobación, el vínculo predeterminado será para "Solo los usuarios de su organización." Los usuarios deben cambiar el tipo de vínculo a "Personas específicas" para compartir archivos y carpetas en el sitio o OneDrive externamente.

Configuración avanzada de vínculos para "Cualquiera"

Configuración en el nuevo Centro de administración de SharePoint

Expiración de vínculos: puede requerir que todos vínculos para "Cualquiera" expiren y especificar el número máximo de días permitidos

Permisos de vínculos: puede restringir los vínculos para "Cualquiera" para que solo puedan proporcionar permiso para ver archivos o carpetas.

Si usa las solicitudes de archivo, debe establecer los permisos del vínculo en Ver y editar para archivos y Ver, editar y cargar para carpetas.

Otros

Otras opciones de configuración del uso compartido

Mostrar a los propietarios los nombres de las personas que vieron sus archivos

Esta configuración le permite controlar si el propietario de un archivo compartido puede ver a las personas que solo ven (y no editan) el archivo en OneDrive. La tarjeta de archivo se muestra cuando los usuarios mueven el puntero sobre un nombre de archivo o miniatura en OneDrive. La información incluye el número de vistas del archivo, el número de personas que lo han visto y la lista de personas que lo han visto. Para obtener más información sobre la tarjeta de archivo, vea Ver archivos que ha compartido en OneDrive.

Nota

Esta configuración está seleccionada de forma predeterminada. Si la borra, la información del visor de archivos aún se registra y está disponible para que la audite como administrador. Los propietarios de OneDrive también pueden seguir viendo a las personas que han visto sus archivos de Office compartidos abriendo los archivos desde Office.com o desde las aplicaciones de escritorio de Office.

Permitir que los propietarios del sitio elijan mostrar los nombres de las personas que han visto archivos o páginas en SharePoint

Esta configuración le permite especificar si los propietarios del sitio pueden permitir a los usuarios que tienen acceso a un archivo, una página o una publicación de noticias ver quién ha visto el elemento en la tarjeta de archivos.

Información del visor en la tarjeta de archivo de un documento.

Esta configuración está activada de forma predeterminada en el nivel de organización y desactivada en el nivel de sitio para los sitios existentes. La información del visor solo se muestra cuando la configuración está activada tanto en el nivel de organización como en el nivel de sitio. Se recomienda que los propietarios del sitio habiliten esta característica solo en los sitios de grupo que no tengan información confidencial. Obtenga información acerca de cómo los propietarios de sitios pueden activar esta característica.

Nota

Los datos históricos se incluyen cuando esta configuración está habilitada. Del mismo modo, si la configuración se desactiva y se vuelve a activar a nivel de organización o de sitio, las vistas durante el período de inactividad se incluyen en el historial.

En la página de uso compartido clásica, puede limitar el uso compartido externo por grupo de seguridad y abreviar los vínculos de uso compartido o cambiar sus permisos predeterminados.

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