Guía de migración de Box a OneDriveBox to OneDrive Migration Guide

Esta guía le ayudará a preparar la migración desde Box a OneDrive en Microsoft 365.This guide will help you prepare to migrate from Box to OneDrive in Microsoft 365.

La mayoría de las migraciones se dividen en fases periódicas, como se describe a continuación. Entre los factores de éxito comprobados para la migración se incluyen la planeación, la evaluación y corrección, la preparación del entorno de destino, la migración y la incorporación de usuarios.Most migrations fall into regular phases as described below. Proven success factors for migration include planning, assessing and remediating, preparing your target environment, migrating and onboarding your users.

Proceso de migración

Planeación de la migraciónMigration planning Evaluar y corregirAssess and remediate Preparar el entorno de OneDrivePrepare your OneDrive environment MigrarMigrate Incorporación de usuariosUser onboarding
Qué contenido va a dóndeWhat content goes where

Conocer las diferencias entre permisos y uso compartidoUnderstanding permissions vs Sharing

Lo que puede esperar antes y despuésWhat to expect before and after

Consideraciones sobre la migración y el rendimiento de redMigration and network performance considerations

Administración de cambios y comunicacionesChange management and communications
Analizar los informes de administración de BoxAnalyze Box admin reports

Evaluar áreas claveAssess key areas

Solucionar problemasRemediate issues
Aprovisionamiento previo de Microsoft 365 y de los usuariosPre-provision Microsoft 365 and users Revisar las ofertas de migraciónReview migration offerings

Servicios de Microsoft FastTrackMicrosoft FastTrack services

Proveedores de servicio de migraciónMigration service providers
Enviar mensajes de correo electrónico normales a los usuariosSend regular emails to users

Impartir aprendizajeProvide training

Hacer saber a los usuarios cómo se ven afectadosLet users know how they are impacted

Ofrecer documentación para realizar el cambioProvide documentation for making the switch

Planeación de la migraciónMigration planning

Antes de iniciar la migración, es importante que planee el resultado realizando una evaluación del entorno de origen actual. Lo que descubra influirá en la estrategia general y los intervalos, como, por ejemplo:Before beginning your migration, it is important that you plan your outcome by performing an assessment of your current source environment. What you discover will influence your overall strategy and timing, including:

  • El diseño del entorno de destino y la asignación entre los sistemas de origen y destino.The design of the target environment and the mapping between source and target systems.
  • La cantidad de contenido que migra. Determine si el contenido es redundante, obsoleto o aún relevante.The amount of content you migrate. Determine if content is redundant, out of date, or still relevant.
  • Cuente con la incorporación de usuarios en su planificación. Comuníquese pronto y a menudo con los usuarios acerca de la migración y de cómo se verán afectados. No espere al final para empezar a prepararles para el cambio.Build your user onboarding into your upfront planning. Communicate early and often with your users about the migration and how it will impact them. Don't wait until the very end to start preparing them for the change.

Qué contenido va a dóndeWhat content goes where

Piense en cómo utiliza el contenido de las cuentas de Box actualmente y planee cómo realizar la transición a Microsoft 365 para disfrutar de una experiencia de mayor colaboración.Consider how you use the content in your Box accounts today and plan how to transition to Microsoft 365 for a more collaborative experience.

¿El archivo me pertenece solo a mí aunque pueda compartirlo con otros? Si es así, guárdelo en su biblioteca personal de OneDrive. De forma predeterminada, su biblioteca personal es privada, pero puede compartir archivos con otras personas, lo que es especialmente útil si aún no trabaja en un equipo.Does the file belong to me alone, even though I might share it with others? If so, save it in your OneDrive personal library. Your personal library is private by default, but you can share files with others, which is particularly useful if you aren't working as a team yet.

Si trabaja en un archivo pensado para la colaboración y el consumo de equipo, use OneDrive para guardarlo en una biblioteca compartida donde los miembros del equipo tengan acceso de forma predeterminada. OneDrive le proporciona acceso a todas las bibliotecas compartidas en Microsoft Teams, SharePoint o Outlook. Cuando necesite una nueva biblioteca compartida de archivos del equipo, puede crearla directamente desde OneDrive, agregar miembros y empezar a trabajar juntos.If you're working on a file intended for team consumption and collaboration, use OneDrive to save it to a shared library where team members have access by default. OneDrive gives you access to all your shared libraries in Microsoft Teams, SharePoint or Outlook. When you need a new shared library for team files, you can create on right from OneDrive, add members, and start working together.

Uso compartido

Conocer las diferencias entre permisos y uso compartidoUnderstanding permissions vs sharing

Cómo ha compartido los archivos determina el modo en que estos aparecen en la vista compartido conmigo en OneDrive. Compartido conmigo incluye:How you have shared your files will dictate how they appear in the Shared with Me view in OneDrive. Shared with Me includes:

  • Archivos y carpetas que alguien ha compartido con usted mediante OneDrive (han seleccionado Compartir y escrito su dirección de correo electrónico o nombre)Files and folders that someone shared with you via OneDrive (they selected Share , and entered your name or email address)
  • Archivos y carpetas que ha abierto desde una ubicación compartidaFiles and folders that you have opened from a shared location

En la tabla siguiente se correlaciona la experiencia de uso compartido de Box con OneDrive.The following table maps your current Box sharing experience with OneDrive.

BoxBox OneDriveOneDrive
Carpetas o archivos con un solo propietario, pero más de un colaboradorFolders or file with only one owner, but more than one contributor Como propietario, el contenido debe migrarse a la biblioteca personal de OneDrive del usuario.As the owner, content should be migrated to the user's OneDrive personal library.

Todo usuario que tenga acceso a la carpeta de un usuario verá esa carpeta automáticamente en su lista Compartidos conmigo.Any user who has access to a user's folder will have that folder automatically appear in their Shared with Me list.
Solo un propietario, pero compartido con un grupo de BoxOnly one owner, but shared with a Box group Como propietario, el contenido se migrará a la biblioteca personal de OneDrive del usuario.As the owner, content will be migrated to the user's OneDrive personal library.

El grupo de Box debe convertirse en un grupo de seguridad.The Box group should be converted to a security group.

El correo electrónico se envía al nuevo grupo de seguridad, donde cada usuario puede aceptar el vínculo de la invitación. El contenido aparecerá en la lista Compartidos conmigo de esos usuarios.Email should then be sent to the new security group, where each user can accept the invitation link. Content will then appear in those users Shared with Me list.
Carpetas o archivo con varios propietarios (coadministradores en Box)Folders or file with multiple owners (co-admin in Box) El contenido debe migrarse a la biblioteca compartida correspondiente.Content should be migrated to the appropriate shared library.

Cualquier usuario que tenga acceso a la biblioteca compartida y siga el sitio de grupo de SharePoint asociado verá el sitio de grupo de SharePoint en la navegación izquierda de OneDrive en la web.Any user who has access to the shared library and follows the associated SharePoint team site, will have the SharePoint team site appear on the left side navigation of OneDrive on the web.
Carpetas de Box con colaboradores externos a la organizaciónBox folders with contributors who are external to your organization Para obtener instrucciones prescriptivas, vea la sección Procedimientos recomendados para permisos externos específicos en este documento.For prescriptive guidance see the specific External Permission Best Practice section in this document.

Nota: No se migrará ningún contenido que se comparta con un usuario de una instancia de Box de otra compañía. Si el usuario todavía quiere conservar ese contenido, su cuenta de Box tendrá que permanecer activa.Note: Any content that is shared with a user from another company's Box instance won't be migrated. If the user still wants to retain that content – their Box account will need to remain active.
Compartido con la experiencia del usuario final de BoxShared with Box end user experience Solo el contenido que se haya compartido explícitamente con un usuario aparecerá en la vista Compartidos conmigo de OneDrive.Only content that has been explicitly shared with a user will appear in their Shared with Me view in OneDrive.

En cuanto al contenido almacenado en bibliotecas compartidas: todo usuario que tenga acceso al sitio de grupo y lo siga, verá el sitio de grupo a la izquierda de la vista de OneDrive.For content stored in shared libraries: any user who has access to the team site and follows the team site, will have the team site appear on the left side of their OneDrive view.

Evaluar y corregir el contenidoAssess and remediate your content

Antes de iniciar la migración, es importante que realice un análisis de su entorno actual. Solo usted conoce sus datos y cómo y quién los utiliza. Piense en cómo y qué características de Box utiliza en la producción.Before beginning your migration, it is important that you perform an analysis of your current environment. Only you know your data and how and who uses it. Think about how and what Box features you use in production.

Todas las evaluaciones recomendadas siguientes se pueden realizar con el informe de administración de carpetas y archivos de Box. Ejecute este informe y utilice sus resultados para realizar estas evaluaciones. Corrija el contenido en el origen antes de iniciar la migración para ahorrar tiempo y esfuerzo más adelante.All of the following recommended assessments can be performed using Box's Folders and Files admin report. Run this report and use its results to perform these assessments. Remediate your content on the source before beginning your migration to save time and effort later.

EvaluarAssess CorregirRemediate
Extensiones de archivoFile extensions Buscar en el informe de archivos y carpetas todos los archivos cuya ruta termina en una de las extensiones definidas aquí: Tipos de archivos que no se puede agregar a una lista o bibliotecaFind all files in the Folders and Files report whose Path ends in one of the extensions defined here: Types of files that cannot be added to a list or library Si los tipos de archivo bloqueados son archivos de scripting, se bloquean porque la funcionalidad de scripting está desactivada de manera predeterminada en OneDrive.If the blocked file types are scripting files, they are blocked because scripting capabilities are turned off by default in OneDrive.

Si quiere permitir estos tipos de archivo, active la funcionalidad de scripting tal y como se describe aquí: Permitir o impedir los scripts personalizados.If you want to allow these file types, turn on scripting capabilities as described here: Allow or prevent custom script.

Asegúrese de que comprende por qué estos archivos están bloqueados de forma predeterminada tal y como se describe aquí: Consideraciones de seguridad de permitir scripts personalizadosMake sure you understand why these files are blocked by default as described here: Security considerations of allowing custom script
Caracteres en el nombre de archivos y carpetasFile and folder name characters Busque en el informe de archivos y carpetas todos los elementos cuyo nombre contenga cualquiera de los caracteres detallados aquí: Tipos de archivo y nombres de archivo no válidos en OneDrive y SharePointFind all items in the Folders and Files report whose name contains any of the characters detailed here: Invalid file names and file types in OneDrive and SharePoint Trabaje con su proveedor de migración para sustituir estos caracteres en todos los nombres de archivo y carpeta.Work with your migration vendor to substitute these characters in all file and folder names.

Nota: Los caracteres # y %, son compatibles pero no están habilitados de forma predeterminada. Siga estos pasos para habilitarlos: Nueva compatibilidad para los caracteres # y % en SharePoint y OneDrive.Note: The # and % characters are supported but not enabled by default. Follow these steps to enable them: New support for # and % in SharePoint and OneDrive
Longitud de ruta de acceso de archivos y carpetasFile and folder path length Busque en el informe de archivos y carpetas todos los elementos cuya ruta excede la longitud de la ruta de acceso de archivo que se describe aquí: Límites de SharePoint.Find all items in the Folders and Files report whose Path exceeds the file path length described here: SharePoint limits Trabaje con su proveedor de migración para reorganizar la estructura de carpetas y archivos de forma que no supere este límite. La división de unidades de disco grandes que atienden varios escenarios en múltiples unidades de disco más pequeñas y enfocadas puede resultar útil en este caso.Work with your migration vendor to reorganize your file and folder structure such that it does not exceed this limit. Splitting large drives that serve several scenarios into multiple smaller, more focused drives may help here.
Unidades de disco grandes y uso compartido complejoLarge drives and complex sharing Busque las unidades de disco que tienen gran cantidad de contenido o muchos permisos de uso compartido únicos y diferentes, esto suele indicar que la unidad de disco debe dividirse en sitios más pequeños y más centrados.Scan for any drives that have a very large amount of content, or many different unique sharing permissions – this is usually a sign that the drive should be broken down into smaller, more focused sites.

En concreto, cualquier unidad que tenga más de 50 000 documentos compartidos con distintos usuarios debe dividirse. Use el informe de archivos y carpetas y el informe de vínculos compartidos de Box para identificar esas unidades de disco.Specifically, any drive that has more than 50,000 documents shared with different users must be broken up. Use Box's Folders and Files report and Shared Links report to identify such drives.
Identifique conjuntos de contenidos en estas unidades conceptualmente similares (misma área del proyecto, todo se comparte con los mismos usuarios, etcétera). Mueva estos conjuntos de contenido a nuevas unidades antes de iniciar la migración.Identify sets of content within these drives that are conceptually similar (same project area, all shared with the same users, etc). Move these sets of content out and into new drives before starting migration.

Preparar el entorno de OneDrivePrepare your OneDrive environment

Antes de migrar el contenido de Box, debe aprovisionar previamente a los usuarios de OneDrive. Para obtener instrucciones sobre el aprovisionamiento previo, vea:Before migrating your Box content, you must pre-provision your users in OneDrive. For guidance on pre-provisioning, see:

MigrarMigrate

Proceso de migraciónMigration process

A continuación, encontrará un proceso de migración normal que sigue las instrucciones de los procedimientos recomendados de Microsoft.Below is a typical migration process that follows Microsoft's best practices guidance.

  1. Seleccione un pequeño conjunto de usuarios para realizar una migración piloto. El objetivo de la migración piloto es validar el proceso, incluido el rendimiento y la comunicación del usuario, y obtener una muestra de los comentarios del usuario.Select a small set of users for a pilot migration. The goal of the pilot is to validate the process, including performance, user communication, and to get a sample of user feedback.

  2. Realice la migración piloto. Debe usarse un método de migración incremental en el que la migración se produce en segundo plano, sin afectar el usuario, seguida de una transición en la que las cuentas de usuario de Box se deshabilitan y se redireccionan para que usen el entorno de destino de OneDrive. Este método es preferible porque reduce el efecto en los usuarios.Perform the pilot migration. This should use an incremental migration method, in which migration happens in the background with no user impact, followed by a cutover event in which users Box accounts are disabled and they are directed to use the target OneDrive environment. This method is preferred as it reduces user impact.

  3. Comprenda los datos de la migración piloto para determinar el resto de la programación de la migración y realizar los cambios. Por ejemplo, puede actualizar la plantilla de comunicación del usuario para responder a una pregunta que haya recibido de un usuario piloto.Understand the data from the pilot migration to determine the remainder of your migration schedule and make any changes. For example, you may update your user communication template to address a question you received from a pilot user.

  4. Realice el resto de la migración. También debe usarse un método de migración incremental, como en la migración piloto. Microsoft recomienda realizar una única acción de transición que cambie todos los usuarios a OneDrive y desactive sus cuentas de Box. Este método ayuda a eliminar cualquier confusión resultante de que los usuarios tengan que colaborar mediante Box y OneDrive al mismo tiempo.Perform the remainder of the migration. This should also follow an incremental migration method, just like the pilot. Microsoft recommends a single cutover event for all users to switch to OneDrive and disable their Box accounts. This approach helps to eliminate any confusion resulting from users having to collaborate using both Box and OneDrive at the same time.

Nota

Box tiene una limitación de velocidad de hecho, lo que podría afectar a la programación de la migración. Trabaje con su proveedor de migración para comprender cómo estos límites afectan a la migración.Box has rate limiting in effect, which may impact the scheduling of your migration. Work with your migration provider to understand how these limits affect your migration.

Ofertas de migraciónMigration offerings

Actualmente, hay ofertas de migración muy diversas disponibles. Incluyen:Currently, there are a variety of migration offerings available to you. They include:

Microsoft FastTrackMicrosoft FastTrack

FastTrack es un servicio Microsoft incluido en el costo de la suscripción que le ofrece un conjunto de procedimientos recomendados, herramientas, recursos y expertos comprometidos en hacer que su experiencia con Microsoft Cloud sea excelente. La guía de incorporación de OneDrive, las ventajas de la migración y las instrucciones para la adopción se incluyen en la oferta de la ventaja.FastTrack is a Microsoft service included in your subscription cost that provides you with a set of best practices, tools, resources, and experts committed to making your experience with the Microsoft Cloud a great one. OneDrive onboarding guidance, migration benefits, and adoption guidance are included in the benefit offering.

La guía de incorporación incluye: ayuda para descubrir lo que es posible, la creación de un plan para el éxito y la incorporación de nuevos usuarios y funcionalidades a un ritmo flexible. La ventaja de Migración de datos incluye instrucciones sobre la migración de contenido desde entornos de origen de Box, Google Drive o recursos compartido de archivos.Onboarding guidance includes: help to discover what's possible, creating a plan for success, and onboarding new users and capabilities at a flexible pace. The Data Migration benefit covers guidance on migrating content from file share, Box, or Google Drive source environments.

En esta guía se explica la habilitación del entorno de origen y de OneDrive. FastTrack también realizará actividades de migración de datos específicas en su nombre para aquellos con 500 o más licencias. Vea más información en la sección Introducción al beneficio del centro FastTrack que se ofrece. ¿Está interesado en empezar? Visite FastTrack.microsoft.com, revise los recursos y envíe una solicitud de asistencia.This guidance covers enablement of both OneDrive and the source environment. FastTrack will also perform specific data migration activities on behalf of the customer for those with 500 or more licenses. See more details in the provided FastTrack Center Benefit Overview. Interested in getting started? Visit FastTrack.microsoft.com, review resources, and submit a Request for Assistance.

Proveedores de servicios de migraciónMigration service providers

Puede decidir que su organización tiene necesidades empresariales específicas que requieren que se use aplicaciones o servicios de terceros para ayudarle a ejecutar la migración. Explore los servicios y las aplicaciones profesionales disponibles de los partners en el Centro de partners de Microsoft. Allí encontrará expertos que le ayudarán con la migración de contenido empresarial a Microsoft 365. Para más información, vea Centro de partners de Microsoft.You may decide that your organization has specific business needs that require you to use third-party services or applications to help you execute your migration. Explore the professional services and applications available from partners in the Microsoft Partner Center. There you can find experts to help you in your enterprise content migration to Microsoft 365. For more info, see Microsoft Partner Center.

Incorporación de usuariosUser Onboarding

Desarrolle un plan para preparar a los usuarios para el próximo cambio. Factores que debe tener en cuenta en el plan:Develop a plan to prepare your users for the upcoming change. Consideration factors to include in your plan:

  • Muestre entusiasmo ante el traslado. Resalte las ventajas, la funcionalidad de colaboración y los motivos para realizar el traslado.Evangelize the move. Underscore the benefits, the collaborative capabilities, and the reasons for making the move.
  • Formación del usuario final. Imparta formación a los usuarios sobre las características de OneDrive.End user training. Provide training to your users on the features in OneDrive.
  • Capacite al departamento de soporte técnico. Antes de la transferencia, dé formación al departamento de soporte técnico en características clave y preguntas comunes de los usuarios.Train your helpdesk. Before the cutover, train your helpdesk in key features and common user questions.
  • Prepárese para el posible tiempo de inactividad que pueda conllevar la migración.Prepare for any possible downtime the migration may incur.

Desarrolle un plan de envío de comunicaciones a la base de usuarios, que facilite instrucciones claras sobre los intervalos, las expectativas y el impacto en el usuario individual. Factores que debe tener en cuenta:Develop a plan for sending communications to your user base, providing clear statements of timing, expectations and impact to the individual. Consideration factors:

  • El intervalo de tiempo de la migración y cómo se verán afectados. Incluya todas las llamadas a la acción del usuario final.The migration timeline and how it will impact them. Include any end user calls to action.
  • Asegúreles que, si ya tienen contenido en OneDrive, este está a salvo y no se sobrescribirá.Assure them that if they have content already in OneDrive, that their content is safe and won't be overwritten.
  • Infórmeles de si los usuarios individuales pueden optar por no participar en el proceso de migración.Let them know whether individuals can opt-out of the migration process

¡Realizar el cambio!Make the switch!

Los artículos siguientes ayudarán a sus usuarios a "realizar el cambio" de Box a OneDrive. Los temas muestran cómo se realizaban tareas comunes en Box y cómo hacer lo mismo en OneDrive.The following articles will help your users "make the switch" from Box to OneDrive. The topics show how you used to do common tasks in Box and how you do the same in OneDrive.

Opciones avanzadasAdvanced

Permisos y rolesPermissions and roles

Hay una distinción importante entre los permisos y el uso compartido.There is an important distinction between permissions and sharing.

Los permisos determinan el nivel de acceso que tiene un usuario al contenido (si puede ver, editar o no tiene acceso en absoluto). Por lo general, los usuarios tienen permisos para una gran cantidad de contenido (por ejemplo, los portales de empresa), pero tienen mucho menos contenido explícitamente compartido con ellos. Los permisos para ambos servicios se definen mediante roles asignados. En la tabla siguiente se asignan los roles actuales de Box a OneDrive:Permissions determine the level of access a user has to content – whether they can view, edit, or have no access at all. Generally, users have permissions to a lot of content (your company portals, for example), but have had much less content explicitly shared with them. Permissions for both services are defined by assigned roles. The following table maps your current Box roles with OneDrive:

Roles de BoxBox Roles Roles de OneDriveOneDrive Roles
CopropietarioCo-owner ColaboradorContributor
EditorEditor ColaboradorContributor
Usuario de carga de visorViewer Uploader VisorViewer
Usuario de carga de controlador de vista previaPreviewer Uploader NingunoNone
VisorViewer VisorViewer
Controlador de vista previaPreviewer NingunoNone
Usuario de cargaUploader NingunoNone

Procedimientos recomendados para permisos externosExternal permission best practices

Nuestra recomendación es no controlar el uso compartido externo durante el acto de migración. En su lugar, evalúe el contenido de uso compartido externo existente y luego vuelva a compartir la migración posterior según las siguientes instrucciones:We recommend not handling external sharing during the act of migration. Rather, assess existing external sharing content, and then reshare post migration per the following guidelines:

  • Audite permisos externos en el origen de contenido de Box con el informe de colaboraciones (generado por la consola de administración de Box).Audit external permissions on the Box content source using the Collaborations report (generated through the Box Admin Console).
  • Decida si merece la pena seguir compartiendo externamente ese contenido.Determine whether that content is worthy to remain externally shared.
  • Si decide que el contenido se siga compartiendo externamente, determine si este es adecuado para bibliotecas personales o compartidas de OneDrive en función de las instrucciones dadas anteriormente en la sección "Qué contenido va a dónde".If you decide the content is to remain externally shared, determine whether that content is suited for OneDrive personal libraries or shared libraries based on the "What content goes where" previous guidance.
  • En bibliotecas personales de OneDrive : vuelva a compartir archivos externamente con los usuarios externos adecuados después de la migración.For OneDrive personal libraries: reshare files externally with the appropriate external users after the migration.
  • Para bibliotecas compartidas :For Shared libraries :
    • Cuando sea posible, aproveche las ventajas de colaboración y seguridad de agrupación de contenido específico de partners externos en un sitio de grupo dedicado de SharePoint. Para más información, vea Usar SharePoint como una solución de extranet de negocio a negocio (B2B).Where possible, leverage the collaboration and security benefits of grouping external partner specific content in a dedicated SharePoint team site. For more info, see Use SharePoint as a business-to-business (B2B) extranet solution.
    • Si el contenido no se puede agrupar como tal, vuelva a compartirlo externamente en el nivel de archivo o carpeta en la biblioteca de grupo de destino.If content cannot be grouped as such, then externally reshare on the file or folder level in the target team library.