Orígenes de datos de Power Apps
Al aprender a usar Power Apps, hay varias opciones de orígenes de datos que puede utilizar y que están disponibles sin coste adicional. Puede conectarse a cientos de orígenes de datos diferentes, pero algunas requieren licencias adicionales. En esta unidad, analizamos algunas de las opciones más populares.
SharePoint
El primer origen de datos con el que debe familiarizarse es SharePoint. SharePoint le brinda la capacidad de crear listas de bibliotecas de datos y documentos. Una lista de SharePoint replica una tabla de datos y puede servir como origen de datos de backend para una aplicación. Una biblioteca de documentos puede ser un lugar para almacenar documentos o incluso leer datos de tablas de hojas de cálculo, algo similar a lo que ha aprendido al usar OneDrive para la Empresa.
Las listas de SharePoint pueden ser listas simples de una sola columna que podrían proporcionar datos para un control desplegable en su aplicación. También pueden ser listas de varias columnas con datos complejos. No hay límite en el número de listas/bibliotecas de documentos de SharePoint que puede conectar a su aplicación.
Estos son algunos elementos de diseño importantes que debe tener en cuenta al utilizar SharePoint como origen de datos:
Use tipos de columna simples. Use texto, número, sí/no o fecha y hora. Evite utilizar otro tipo de columnas a menos que sea necesario. Puede crear opciones dentro de la aplicación para escribir texto en la columna de SharePoint. No es necesario crear una columna de SharePoint compleja cuando una aplicación sofisticada puede escribir datos en una columna simple.
Evite crear columnas de entrada obligatorias. Puede hacer que cualquier entrada sea obligatoria desde dentro de la aplicación.
Use nombres de columna simples. El procedimiento recomendado es no utilizar caracteres especiales ni espacios en los nombres de las columnas. Podrá darles el nombre que quiera dentro de la aplicación. Con nombres sencillos, será más fácil buscar sus columnas de datos y escribir en ellas.
Las listas de SharePoint no se relacionan automáticamente entre sí. Técnicamente, no es una base de datos. Debe proporcionar sus propios campos "clave" si desea crear tablas que se relacionen entre sí.
Al hacer consultas en SharePoint, hay un límite en los tipos de consultas que puede hacer; aun así, puede obtener todos sus datos. Esto se debe a que SharePoint no obtiene siempre los datos por encima del límite de delegación. Puede experimentar algo de este fenómeno si va a una lista de SharePoint que tenga más de 100 elementos. Puede desplazarse por los primeros 100 elementos y, luego, SharePoint "paginará" o actualizará para mostrar otros 100 elementos. Cuando se conecta a una lista de SharePoint, Power Apps le permite saber si la consulta que está utilizando devuelve datos incompletos. Verá un triángulo de advertencia amarillo en su control y Power Apps le explicará el problema.
Con estas reglas generales, aprenderá a interactuar con datos de SharePoint dentro de su aplicación.
Excel
Excel es un origen de datos secundario y no Premium que debemos tener en cuenta. Los datos tabulares de Excel también se pueden importar a una lista de SharePoint o una tabla de Dataverse. Estos son los factores más importantes que debe tener en cuenta si desea usar Excel como origen de datos directo en su aplicación:
Todos los datos que utilice deben tener el formato de tabla. Solo puede lograr esto desde dentro de Excel. Si los datos no están configurados como una tabla, la aplicación no podrá ver los datos.
Cuando crea una galería a partir de una tabla de Excel, la galería solo usa imágenes que tengan "[imagen]" en el encabezado de la columna. Completa automáticamente los campos de la galería en orden alfanumérico. Por lo tanto, es posible que deba actualizar el campo Propiedades del elemento para obtener la columna deseada de sus datos.
Si alguien tiene el documento de Excel abierto para modificar datos, eso entorpecerá la lectura/escritura de esos datos desde la aplicación. Por lo tanto, a menos que esté leyendo datos estáticos, una tabla de Excel no es la mejor opción si hay varios usuarios de la aplicación.
En términos generales, Excel es un buen origen de datos para su aplicación que no implica el pago de tarifas de licencia adicionales, pero debe valorarse detrás de SharePoint.
Ahora que hemos analizado los orígenes de datos no Premium más comunes, veamos otras dos formas de obtener datos. Son Microsoft Dataverse y SQL. Quizá haya notado que estos orígenes de datos están incluidos en las formas de creación "Comenzar desde" para crear una aplicación desde Power Apps Maker Portal. Estos orígenes de datos pueden contener más datos, tienen más rendimiento e incluyen relaciones de tablas.
Dataverse
La mejor manera de incorporar datos a su aplicación es a través de Microsoft Dataverse. Cuando su administrador de Power Platform crea un entorno que incluye Dataverse, crea tablas de Dataverse en el mismo entorno en el que se basa su aplicación de Power Apps. Power Apps facilita la creación de cualquier tabla de datos que satisfaga sus necesidades; además, es fácil importar datos existentes a una tabla de Dataverse. Al obtener datos, no hacen falta llamadas API: simplemente, la aplicación accede a los datos dentro de su entorno. Dataverse puede contener enormes cantidades de datos y el espacio se puede ampliar, con más licencias, para satisfacer las necesidades de su organización. Las consultas de Dataverse son sólidas y eficientes. Dataverse también puede crear relaciones automáticamente entre tablas, lo que le permite extraer datos de varias tablas en una sola galería sin tener que hacer búsquedas en otras tablas, algo que tiene un coste elevado. Es rápido, completo e interactúa perfectamente con Power Apps.
Otra ventaja de Dataverse es el uso de la característica Power Apps Copilot, con la que puede describir lo que desea que haga su aplicación en palabras cotidianas. Todas las opciones disponibles en el Power Apps Maker Portal donde tenga que Comenzar con datos están diseñadas para funcionar con Dataverse. La característica de IA generativa de Power Apps está disponible al completo al usar Dataverse.
SQL
Aunque también se considera un origen de datos "Premium", SQL es otra excelente opción para aplicaciones que requieran bases de datos grandes. Muchas organizaciones tienen ya datos en SQL, y las tablas SQL se pueden conectar fácilmente a la aplicación. Si su SQL reside en la nube, como Microsoft SQL Server, la conexión de datos es sencilla. Es posible incluso utilizar datos SQL almacenados localmente configurando una puerta de enlace de datos local. Dado que Power Apps reside en la nube, necesita una conexión basada en la nube para poder acceder a sus datos almacenados localmente. Sin embargo, se puede establecer de forma segura para proteger sus datos. En el caso de bases de datos grandes, SQL es otra excelente opción como origen de datos.
En resumen, hemos hablado de cuatro de las opciones de datos más populares para su aplicación. Hay cientos de orígenes de datos disponibles para su aplicación y hasta es posible crear conectores personalizados si aún no existe un conector para esos datos. Los orígenes de datos disponibles para usted sin coste adicional son SharePoint y Excel: opciones excelentes para aprender y para gestionar cantidades limitadas de datos. Dataverse y SQL son orígenes de datos disponibles con tarifas adicionales. Dataverse es el origen de datos más potente que puede usar con Power Apps y habilita todas las funciones de Copilot. Todos estos tipos de datos se pueden conectar en la misma aplicación.
En la siguiente unidad, tendrá la oportunidad de ver lo fácil que es crear una aplicación desde Excel usando Copilot.