Viva Engage y Grupos de Microsoft 365

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Si la red de Viva Engage es apta, puede usar comunidades conectadas a Grupos de Microsoft 365 en Viva Engage.

Puede indicar que una comunidad de Viva Engage está conectada a Grupos de Microsoft 365 si ve la sección Recursos de Microsoft 365 en el panel de navegación derecho de la comunidad de Viva Engage:

Captura de pantalla que muestra los recursos de Microsoft 365.

Ventajas de usar comunidades conectadas a Grupos de Microsoft 365

Las comunidades conectadas a Microsoft 365 tienen muchas ventajas sobre las comunidades que no están conectadas:

Viva Engage configuración para usar comunidades conectadas a Grupos de Microsoft 365

Para usar comunidades conectadas a Grupos de Microsoft 365 en Viva Engage, asegúrese de que la red de Viva Engage cumple los siguientes requisitos:

  • Debe aplicar la identidad de Microsoft 365 para Viva Engage usuarios. Cuando se aplica la identidad de Microsoft 365 por primera vez, hay un período de prueba de siete días, después del cual el estado de la aplicación de identidades de Microsoft 365 cambia a Confirmado.

  • Desde el 16 de octubre de 2018, todas las redes Viva Engage deben estar en una configuración de red 1:1. Esto significa que tiene una red Viva Engage asociada a un inquilino de Microsoft 365. Para obtener más información, consulte Consolidación de varias redes de Viva Engage.

Nota:

Si desea asegurarse de que todas las comunidades están conectadas, alinee la red al modo nativo. Para más información, consulte Introducción al modo nativo.

Este es el funcionamiento del proceso después de que la red sea apta para grupos conectados:

  • Aproximadamente 24 horas después de que el estado de Microsoft 365 Identity Enforcement cambie a Confirmado:

    • En la sección Grupos de Viva Engage conectados de Microsoft 365 (anteriormente conocido como Office 365), el estado de la red cambia a Habilitado.

    • Las nuevas comunidades creadas en Viva Engage que son aptas se conectan automáticamente a Grupos de Microsoft 365.

  • Después de aproximadamente una semana, las comunidades elegibles existentes se convierten en comunidades conectadas a Grupos de Microsoft 365.

Para que una comunidad sea elegible, se aplican los siguientes criterios:

  • El propietario de la comunidad debe tener privilegios de creación de grupos de Microsoft 365. De forma predeterminada, todos los usuarios de Microsoft 365 tienen este privilegio.

  • La comunidad debe ser una comunidad interna pública o privada. Los grupos privados sin incluir en la lista y los grupos externos no se pueden conectar a Grupos de Microsoft 365.

  • La comunidad debe tener un propietario y debe tener miembros.

¿Qué ocurre al crear una nueva comunidad de Viva Engage conectada a Grupos de Microsoft 365

Al crear una comunidad de Viva Engage conectada a Grupos de Microsoft 365, se crea el nuevo grupo de Microsoft 365 y se crea un nuevo sitio de SharePoint y una biblioteca de documentos, un cuaderno de OneNote y Planner. Estos recursos se suman a las características habituales de la comunidad de Viva Engage. Puede acceder a estos recursos desde la página de la comunidad de Viva Engage en Viva Engage.

Si la red tiene los archivos Viva Engage almacenados en la característica de SharePoint que comenzó a implementarse en diciembre de 2018, los nuevos archivos agregados al grupo se almacenan en SharePoint. Consulte ¿Dónde se almacenan mis archivos Viva Engage?

Importante

Si crea un grupo de Microsoft 365 desde cualquier otra aplicación, como Outlook, no incluirá Viva Engage. Para que el grupo conectado incluya Viva Engage, debe crear el grupo en Viva Engage.

Viva Engage redes en modo nativo

Cuando la comunidad de Viva Engage es un grupo conectado a Microsoft 365, puede administrar muchos aspectos del grupo a través de la Centro de administración de Microsoft 365. O bien, puede administrarlos a través de Viva Engage, como se ha descrito anteriormente en este artículo. Puede administrar todos los grupos de Viva Engage redes que están en modo nativo a través de ambos centros de administración. La administración que se puede realizar a través de la Centro de administración de Microsoft 365 incluye:

  • Agregar o quitar miembros del grupo
  • Administración de la propiedad del grupo
  • Eliminar un grupo
  • Restaurar un grupo eliminado
  • Cambiar el nombre del grupo
  • Actualización de la descripción del grupo
  • Cambiar la configuración de privacidad del grupo

grupos conectados Email y Microsoft 365

En un grupo conectado configurado desde Viva Engage, puede tener conversaciones grupales en Viva Engage o en Outlook. Si envía un correo electrónico a un grupo de Viva Engage, aparece en los mensajes Viva Engage del grupo. O bien, use el nombre del grupo de la lista global de direcciones de Outlook para enviar correo electrónico al grupo que va directamente a Outlook.

Su empresa puede seguir usando grupos en Viva Engage y grupos en Outlook en función del tipo de grupo que mejor se adapte al escenario de un equipo.

Email notificaciones de mensajes de Viva Engage se pueden enviar a los usuarios en función de las preferencias que hayan establecido en su configuración de notificación de Viva Engage. Esta configuración se aplica tanto a grupos conectados como no conectados.

Preguntas más frecuentes: idoneidad de red

P: Soy administrador. Cómo saber si mi red de Viva Engage está configurada correctamente y es apta para Viva Engage comunidades conectadas a Grupos de Microsoft 365?

R: En el centro de administración de Viva Engage, vaya a Red Administración>Configuración de seguridad. En la sección Grupos de Viva Engage conectados de Microsoft 365 (anteriormente conocido como Office 365), el estado de la red se muestra como Habilitado.

P: ¿Puedo deshabilitar Viva Engage conectado a Grupos de Microsoft 365?

R: No, pero puede administrar quién puede crear Grupos de Microsoft 365. Estas restricciones no se aplican a los administradores globales de Microsoft 365.

P: Si restrinja a los usuarios la creación de grupos de Microsoft 365 para mi inquilino, ¿están conectados los grupos creados por esos usuarios restringidos de Microsoft 365?

R: No. Los grupos creados por personas con restricciones para crear grupos de Microsoft 365 no estarán conectados a Microsoft 365.

P: Si tengo varias redes Viva Engage asignadas a Microsoft 365, ¿funcionarán los grupos de Viva Engage conectados a Microsoft 365?

R: No. La experiencia de grupos de Viva Engage conectados a Microsoft 365 solo funciona para un inquilino de Microsoft 365 asociado a una única red Viva Engage. Consulte Migración de red: Consolidación de varias redes de Viva Engage. Esta configuración es necesaria para todas las redes Viva Engage a partir del 16 de octubre de 2018.

P: No quiero que mis grupos existentes se conecten a Microsoft 365. ¿Puedo apagar esto?

R: No, pero puede administrar quién puede crear grupos, lo que también se aplica a la conversión de grupos existentes. Solo los grupos que tengan al menos un administrador que tenga privilegios de creación de grupos se pueden conectar a Microsoft 365.

Si aplica una nueva directiva de creación, esa directiva no cambiará retroactivamente los grupos que ya están conectados a Microsoft 365. Solo afecta a los nuevos grupos.

P: Tengo un grupo no conectado. ¿Cómo puedo conectarlo?

R: Cuando la red se convierte por primera vez en apta para grupos conectados, todos los grupos que cumplen los criterios se convierten en grupos conectados. Después de eso, los grupos no se conectan automáticamente si se convierten en aptos. Por ejemplo, supongamos que la red tiene aplicadas directivas de creación de grupos de Microsoft y agrega un administrador de grupo con permiso de creación de grupos. Para que un grupo esté conectado, puede enviar una solicitud de soporte técnico para que todos los grupos aptos de la red estén conectados.

Preguntas más frecuentes: general

P: ¿Qué tipo de comunidades de Viva Engage se pueden conectar a Grupos de Microsoft 365?

R: Actualmente, solo las comunidades internas privadas y públicas se pueden conectar a Grupos de Microsoft 365.

P: ¿Puedo hacer que mi Viva Engage comunidad conectada a Microsoft 365 sea privada y no mostrarla en el directorio de grupo (secreto)?

R: No. Esa configuración no está disponible para las comunidades de Viva Engage conectadas a Microsoft 365.

P: ¿Puedo usar un grupo existente o un sitio de SharePoint para un grupo de Viva Engage conectado a Microsoft 365?

R: No, se crea un nuevo grupo y recursos específicos de ese nuevo grupo al crear una comunidad conectada a Microsoft 365 en Viva Engage. No puede conectar una nueva comunidad de Viva Engage a un grupo de Microsoft 365 existente, a un sitio de SharePoint o a una biblioteca de documentos de SharePoint o a un cuaderno de OneNote existente.

P: ¿Puedo ocultar un grupo conectado a Microsoft 365 de la libreta de direcciones global?

R: Sí. Use el siguiente cmdlet en PowerShell:

Set-UnifiedGroup -Identity [group_name] -HiddenFromAddressListsEnabled $true

Para obtener más información, vea Set-UnifiedGroup.

P: ¿Dónde puedo crear comunidades Viva Engage conectadas a Grupos de Microsoft 365?

R: Viva Engage comunidades conectadas a Grupos de Microsoft 365 solo se pueden crear en Viva Engage. Los grupos de Microsoft 365 creados en otras ubicaciones no incluyen una comunidad Viva Engage.

P: ¿Puedo crear una comunidad de Viva Engage conectada a Grupos de Microsoft 365 desde el Centro de administración de Microsoft 365?

R: No, esta funcionalidad se agregará en oleadas posteriores. Sin embargo, para Viva Engage comunidades conectadas a Grupos de Microsoft 365, puede administrar miembros y eliminar grupos de la Centro de administración de Microsoft 365. Las actualizaciones de metadatos también se pueden aplicar a grupos desde el centro de administración.

P: ¿Puedo agregar usuarios externos a Viva Engage comunidades conectadas a Grupos de Microsoft 365?

R: No. Esto provoca un error de sincronización porque los usuarios externos no se administran mediante Microsoft Entra ID.

P: ¿Cuántos miembros puede tener mi grupo?

R: Dado que el límite superior de pertenencia depende de cómo los miembros interactúen con los recursos asociados aprovisionados con el grupo de Microsoft 365, no hay ningún límite superior documentado. Sin embargo, los clientes han usado Viva Engage comunidades con pertenencias que van de 1000 a más de 100 000 miembros.

P: ¿Qué ocurre si elimino una comunidad de Viva Engage conectada a Grupos de Microsoft 365?

R: Se elimina todo el contenido de Microsoft 365 asociado a la comunidad. Este contenido incluye la biblioteca de documentos, el cuaderno de OneNote y los planes de Planner. Estos recursos se "eliminan temporalmente" y el administrador puede restaurarlos durante un máximo de 30 días.

P: ¿Se aplica la directiva de expiración de grupos de Microsoft 365 a Viva Engage comunidades conectadas a Grupos de Microsoft 365?

R: Sí. Cuando se elimina un grupo de Microsoft 365 porque ha expirado, se elimina la comunidad Viva Engage.

P: ¿Puedo tener una comunidad Viva Engage conectada a Grupos de Microsoft 365 que usa la pertenencia dinámica?

R: Sí. Cualquier comunidad de Viva Engage conectada a Microsoft 365 se puede convertir a pertenencia dinámica. Consulte Creación de un grupo dinámico para conocer los requisitos y las limitaciones.

P: En un grupo conectado, veo que hay archivos Viva Engage y una biblioteca de documentos de SharePoint Online. ¿Son lo mismo?

R: No, estas cosas son ubicaciones independientes para almacenar archivos. Los miembros del grupo tienen acceso a ambas ubicaciones. Los archivos adjuntos a Viva Engage mensajes o cargados en una página Archivos se almacenan en Viva Engage almacenamiento en la nube. Los archivos que se cargan directamente en la biblioteca de documentos de SharePoint del grupo se almacenan en SharePoint.

Se recomienda almacenar contenido que necesite las capacidades de estructura y administración de SharePoint en la biblioteca de documentos de grupo. Para facilitar el uso compartido de imágenes y documentos o para transmitir vídeos en Viva Engage, se recomienda seguir usando el almacenamiento en la nube Viva Engage predeterminado.

Nota:

A partir de diciembre de 2018, estamos en proceso de implementar Viva Engage archivos almacenados en SharePoint. Cuando la red obtiene esta nueva característica, los nuevos archivos cargados en Viva Engage se almacenan en la biblioteca de documentos de SharePoint del grupo en la carpeta Aplicaciones/Viva Engage. Los archivos que se cargaron antes de que la red obtenga esta nueva característica permanecen en Viva Engage almacenamiento en la nube. Para averiguar dónde se almacenan los archivos Viva Engage de la red, consulte Cómo saber dónde se almacenan los archivos de Viva Engage?

P: ¿Mis comunidades Viva Engage conectadas a Grupos de Microsoft 365 siguen mi directiva de nomenclatura de Grupos de Microsoft 365?

R: Sí. Cualquier nueva comunidad creada en Viva Engage obtiene el prefijo y el sufijo agregados de la directiva de nomenclatura de grupos. Las palabras bloqueadas no se permiten en el nombre del grupo. Para obtener más información, consulte Grupos de Microsoft 365 directiva de nomenclatura.

Nota:

Solo los grupos de Microsoft 365 creados durante la migración al modo nativo para respaldar las comunidades existentes no seguirán la directiva de nomenclatura de grupos.

Viva Engage nombres de comunidad no pueden contener los siguientes caracteres: @, #, [, ], <o >. Si la directiva de nomenclatura incluye cualquiera de estos caracteres, los usuarios Viva Engage normales no podrán crear comunidades en Viva Engage. Los administradores globales de Microsoft 365 todavía pueden crear comunidades en Viva Engage.

P: ¿Puedo usar mis comunidades de Viva Engage conectadas a Grupos de Microsoft 365 con licencias basadas en grupos en Microsoft Entra ID?

R: De forma predeterminada, Viva Engage comunidades conectadas a Grupos de Microsoft 365 no son compatibles con las licencias basadas en grupos de Microsoft Entra porque los grupos no están habilitados para la seguridad.

Preguntas más frecuentes: solución de problemas

P: Solo algunas de mis comunidades se han convertido a grupos de Microsoft 365. Cómo convertir al resto?

Cuando se produjo la conversión automatizada, no convirtió las comunidades que no cumplieron los criterios de elegibilidad. Puede realizar los cambios necesarios para que esas comunidades sean aptas y, a continuación, crear una incidencia de soporte técnico para que se conviertan.

Antes de abrir la incidencia de soporte técnico:

  • Asegúrese de que todos los grupos tienen un propietario y que todos los propietarios tienen privilegios de creación de grupos de Microsoft 365.

  • Asegúrese de que todos los grupos tengan miembros.

  • Si ha deslistado grupos (secretos), cámbielos a grupos privados o públicos.

Para encontrar esta información, puede realizar una exportación de datos y buscarla en el archivo groups.csv. Debe hacer referencia cruzada a la lista de propietarios con la lista de personas que tienen privilegios de creación de grupos de Microsoft 365.

P: ¿Cuánto tiempo antes de que los cambios en una comunidad de Viva Engage conectada a Grupos de Microsoft 365 surtan efecto en Viva Engage?

Los cambios en las comunidades conectadas pueden tardar hasta 24 horas en surtir efecto en toda la red. Estos cambios incluyen cambios en la pertenencia a grupos, permisos, nombre y otras configuraciones.

Administrar quién puede crear grupos de Microsoft 365

Exportación de datos desde Viva Engage