Introducción a la adopción de Temas Microsoft Viva

Antes de empezar con la adopción, debe comprender los conceptos relacionados con la administración de conocimientos y los temas de Viva. En el siguiente diagrama se muestra lo que sucede durante la detección y la curación de temas:

• Detección: los usuarios pueden descubrir información en las aplicaciones que usan a diario a través de tarjetas de tema; también pueden descubrir temas en Búsqueda de Microsoft.
• Conservación: los expertos en la materia (SME) refinan los temas a través de las páginas de temas e IA se enriquece de su entrada. El Centro de temas contiene páginas de temas que los usuarios pueden explorar y los expertos pueden administrar.
• Identificación: con conocimientos de Microsoft Graph e inteligencia artificial (IA) y las personas (temas, aptitudes, etc.) se identifican y organizan automáticamente en temas relacionados. El contenido de SharePoint está indexado con contenido de seguridad.
• Extensión: con microsoft Graph de contenido (próximamente), puede ingerir conocimientos de repositorios de datos y servicios externos.

Para obtener más información, puede revisar la introducción para una introducción.

Tenga en cuenta que:

• La detección de temas mejorará cuando haya más contenido disponible.
• La seguridad, la privacidad y la ubicación de los datos se conservan aunque la información se presente en una nueva experiencia.
• Los usuarios necesitan una licencia para ver Temas Viva.
• Descubrimiento está inicialmente en contenido en inglés.

Para ayudar a prepararse, piense en estas preguntas:

• ¿Qué contenido debería usarse para el descubrimiento de temas?
• ¿Quién administrará los temas?
• ¿Quién verá las tarjetas de tema y contenidos destacados?
• ¿Qué Temas se esperan?

Revise esta lista de requisitos previos para sacar el máximo partido a Temas Viva:

Planear la adopción

Para planear la adopción de Viva Topics, debe:

1. Planee los escenarios de enfoque y de destino:

   • Piense en definir y priorizar los escenarios.
   • Piense en las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto que necesita haber participado.
   • Averiguar qué impacto empresarial desea impulsar y cómo va a medir el éxito.

2. Involucre a su organización:

   • Identifique los grupos empresariales y los equipos empresariales que deben participar y obtener alineación entre ellos y los escenarios que está planeando.
   • Empiece a pensar cómo implicar a algunos participantes pioneros para obtener comentarios críticos y anticipados, de modo que pueda iterar para obtener la mejor solución.
   • Comience a crear la comunidad y piense en cómo estos diferentes grupos pueden usar Temas de Viva en toda la organización.

3. Entrenar a su organización: la mayoría de las personas comprenderá intuitivamente el concepto de temas y cómo las tarjetas de temas compilan información relevante, y comprenderán y verán el valor. Pero es posible que desee crear un aprendizaje que se adapte a su propia cultura y organización, para mostrar cómo desea que se utilicen Los temas de Viva. Algunos recursos de aprendizaje:

   • Proyecto Cortex de recursos. Incluye información general e información de características, vídeos y presentaciones grabados de horas de oficina, e información sobre los partners y sus ofertas.
   • Próximamente, vídeos de aprendizaje y ayuda para los usuarios finales.

4. Crear una red de campeones:

   • Puede que ya tenga comunidades de práctica o redes de campeones. Estas son formas excelentes de socializar, dar a conocer y animar a ayudarse entre compañeros. Y pueden compartir historias de éxito que pueden ser valiosas. Pueden ofrecer consejos y generar entusiasmo.

Escenarios de destino

Determine cómo desea usar Viva Topics en su organización para usarlos correctamente. Estos son algunos escenarios en los que la administración del conocimiento y los temas pueden ayudar a su organización:

• Incorporación de roles & aprendizaje: comprender la terminología, los proyectos clave y la cultura de una nueva organización son pasos importantes en la incorporación. La detección sencilla de temas puede ayudar a los nuevos empleados a ponerse en marcha rápidamente con nuevos trabajos, roles o proyectos.
• Búsqueda de experiencia y uso compartido de información: cuando los temas se administran y comparten, los usuarios de sus organizaciones pueden encontrar más fácilmente información y expertos para ayudarles en su trabajo diario.
• Toma de decisiones expandida y tiempo mejorado de llegada al mercado: cuando la información y los expertos son fáciles de alcanzar, puede tomar decisiones más fácilmente y ahorrar tiempo a los proyectos.

Escenario de ejemplo para la incorporación de roles

Un administrador de recursos humanos debe proporcionar información a los nuevos empleados que les ayudará a incorporarse rápidamente a la empresa y sus equipos. Quieren apuntarlos a los recursos, documentos y miembros del equipo correctos que necesitarán incorporar de forma rápida y eficaz. Están buscando una solución que permita al nuevo empleado encontrar rápidamente la información que necesitan sin tener que buscar en varios repositorios o dejar las aplicaciones que ya están usando.

Por ejemplo:

• Un empleado (Jordania) está tomando un nuevo rol, o ha sido recién contratado y está empezando por un rol. Jordania quiere implicarse y ser productivo lo más rápido posible. Pero Jordania también necesita ayuda para encontrar un lugar de partida.
• Un compañero (Kim) que estaba en el rol antes de que Jordan creara páginas de temas que puedan ayudar a los nuevos empleados y a cualquier otra persona que busque esa información.
• Kim era un SME y tenía permisos para ver páginas de temas no confirmadas. Las páginas de temas sin confirmar son excelentes puntos de partida para lo que la IA ha descubierto y creado, y Carlota pudo editarlas para agregar recursos de expertos, definiciones y anclar otros recursos.
• A medida que Jordan lee una nueva publicación en SharePoint, ven un tema destacado y mantienen el mouse sobre él para obtener rápidamente una definición del término y con quién ponerse en contacto con más preguntas. Antes, Julia habría tenido que buscar esta información y ponerse en contacto con compañeros para averiguar a quién debía preguntar.
• Exponer esta información a través de temas puede ser eficaz, porque aunque puede haber estado disponible anteriormente, es posible que haya acabado en un silo y sea difícil de encontrar. Incorporarlo a las aplicaciones que Jordan usa y ayudarles a encontrar a estos expertos también puede impulsar una sensación de compromiso y comunidad. También ayuda a los trabajadores a sentirse más capacitados al trabajar en el nuevo rol.

Al automatizar este escenario, puede asegurarse de que:

• Los nuevos empleados puedan conectar rápidamente con los usuarios adecuados en los proyectos adecuados.
• Los nuevos empleados tengan acceso instantáneo a la información más reciente del proyecto dentro del flujo de su trabajo.
• Se reduzcan en gran medida los tiempos de búsqueda.
• Se reduzcan en gran medida los tiempos de incorporación.

Escenario de ejemplo para el centro de llamadas de cliente

Puede permitir que el servicio de atención al cliente encuentre rápidamente archivos y expertos para ayudar con preguntas fiscales inusuales y documentar rápidamente la respuesta para que otros puedan acceder fácilmente con Temas de Viva.

Por ejemplo, un representante de soporte técnico debe encontrar rápidamente artículos, documentos y directivas de knowledge base para que puedan dar soporte a los clientes. Quieren encontrar la información correcta en el momento adecuado, sin tener que realizar un control manual a través de varias bases de datos, repositorios o aplicaciones, ni enviar una llamada. Y están buscando una solución que les permita permanecer dentro de sus principales directivas de solicitud de llamada y acceso a las directivas, reglamentos y directrices en el flujo de sus conversaciones, para que puedan responder rápidamente a las preguntas y actualizar el caso.

Al automatizar este escenario con Temas de Viva, puede asegurarse de que:

• Los tiempos de las llamadas de soporte técnico se reducen.
• Las escalaciones para la compatibilidad con 2.º y 3º nivel se reducen.
• El número de devoluciones de llamada en un caso determinado se reduce.
• La satisfacción del cliente aumenta.

Priorizar los escenarios

Después de identificar los escenarios, puede priorizar los escenarios:

Una forma de priorizarlos es trazar los escenarios en una cuadrícula que muestre el impacto frente a la facilidad de implementación. Busque escenarios que tengan un alto impacto y que sean fáciles de implementar y hagan de esos escenarios su prioridad principal. Los escenarios de impacto bajo y difíciles de implementar son la prioridad más baja. Cuando usted obtiene un resultado rápido con un escenario de alto impacto y fácil de implementar, este ayuda a que las personas se entusiasmen y vean las posibilidades de usar temas.

Seleccione un par de escenarios clave en los que centrarse inicialmente, trabaje con sus primeras adopciones para obtener algunos comentarios y, a continuación, impleméntelos en fases. De esta forma, puede iterar, realizar mejoras y obtener comentarios para que pueda aumentar la adopción con el tiempo.

Identificación de las partes interesadas

Identifique las partes interesadas del proyecto. Los roles clave son el patrocinador ejecutivo, el propietario del éxito y los campeones.

En una organización más grande, es posible que también tenga varias personas en estos roles y tendrá que impulsar la coordinación entre ellos. En una empresa más pequeña, una sola persona puede realizar varios de estos roles. Los diferentes roles participan de varias maneras en las distintas fases del proyecto. Por ejemplo, los administradores de inquilinos participan más en la configuración de las características, mientras que los expertos en temas y campeones no participan hasta que empiezas a definir temas.

Aunque se recomienda que cada uno de estos roles se cumpla a lo largo de la implementación, es posible que no necesite todos ellos para empezar con la solución identificada.

Crear un plan de éxito

Use estos indicadores para medir el éxito de Viva Topics en su organización. Mira:

1. Uso del tema:
   • Impresiones de temas
   • Cantidad de temas: tanto los que están confirmados como los que no están confirmados en la lista de temas seleccionados.
   • Número de páginas de temas publicadas.
2. Comentarios de usuarios finales de tarjetas de tema.
3. Realizar encuestas de satisfacción de los empleados. Los temas de Viva deben mejorar la capacidad de los empleados para encontrar información, por lo que encontrará formas de recopilar sus comentarios y comentarios sobre esa experiencia.
4. Impacto positivo en el análisis de búsqueda. Dado que los temas aparecen en la experiencia de búsqueda, con el tiempo es posible que se reduzcan las tasas de búsquedas abandonadas porque los usuarios pueden encontrar más fácilmente los temas en la búsqueda.

Crear una red de campeones

Cree una red de campeones en su organización. Los campeones son importantes porque pueden:

• Crear un círculo de influencia dentro de sus equipos
• Administración de temas de unidad & mantenimiento

Puede contratar a campeones de diferentes roles: administradores de conocimientos y expertos en la materia.

Muchas redes de campeones usan Yammer como plataforma. En Yammer, las personas pueden publicar preguntas, obtener respuestas y compartir historias de éxito. Es difícil obtener la palabra solo, por lo que puede confiar en la red de personas de toda la empresa para ofrecer consejos a sus compañeros y mostrar cómo su equipo usa Viva Topics para que otros equipos puedan pensar en sus propios escenarios.

Algunas organizaciones usan hackathons (formales o informales, virtuales o en persona) para reunir grupos de personas para trabajar en un proyecto específico. Por ejemplo, podría reunir a los expertos en la materia y hacer que trabajen juntos para curar un conjunto de páginas de temas.

Piensa en cómo puedes reconocer a tus campeones. Recompensar sus actividades, darles reconocimiento y generar una sensación de comunidad visible y compromiso para que sientan que están contribuyendo a algo y que también están obteniendo algo de sus inversiones.

Ahora que ya está listo para su implementación, desea asegurarse de que está fomentando la participación continua.

• Mantenga los grupos Yammer activos para los campeones.
• Compartir historias de éxito.
• Hospedar periódicamente eventos de participación para compartir historias o introducir nuevas características.
• Establece desafíos para las personas y ejecuta las competencias.

Pasos siguientes

Cuando esté listo para dar a conocer Temas Viva, tendrá que involucrar a la gente.

• Empiece a presentar el conjunto de características y haga que piensen en sus escenarios.
• Reúna a las partes interesadas y cree escenarios.
• Impulse la comunidad y piense en cómo va a conseguir su participación.
• A continuación, complete los pasos de preparación. Algunas pueden ser preparación técnica y otras preparación empresarial.
• Por último, socialice y promueva.