Administrar cuentas en línea para usuarios de Windows Server Essentials
Se aplica a: Windows Server 2016 Essentials, Windows Server 2012 R2 Essentials, Windows Server 2012 Essentials
Al integrar el servidor Windows Server Essentials con Microsoft 365, puede administrar las cuentas en línea junto con las cuentas de usuario desde el panel. En este tema, obtendrá información sobre lo que puede obtener al administrar las cuentas de Microsoft Online Services de los usuarios desde el panel, cómo crear y administrar cuentas en línea desde el panel y cómo administrar direcciones de correo electrónico y grupos de distribución para Exchange Online desde el panel.
Nota
Para administrar las cuentas de Microsoft Online Services en Windows Server Essentials, debe integrar el servidor con Microsoft 365. Para obtener instrucciones, consulte Administración de Microsoft 365.
Importante
Si administra cuentas en línea en Windows Server Essentials, está acostumbrado a ver las cuentas de Microsoft Online Services denominadas cuentas de Microsoft 365. En el panel de Windows Server Essentials, las etiquetas se cambiaron a cuentas de Microsoft Online Services o cuentas en línea de Microsoft para abrirla. Las cuentas y los procedimientos son iguales, salvo las etiquetas. En la mayoría de los procedimientos de este tema se usa el término cuenta en línea.
En este tema
¿Por qué debo administrar mis cuentas en línea en el panel?
Cuando usa el panel para asignar una cuenta de Microsoft Online Services a una cuenta de usuario, las contraseñas de cuenta se sincronizan automáticamente y puede mantener las dos cuentas juntas a lo largo del ciclo de vida de la cuenta de usuario.
Es conveniente para el usuario, que puede usar la misma contraseña para acceder a los recursos en el servidor y en Microsoft 365. Y puede aplicar los mismos requisitos de contraseña para el acceso a los recursos Microsoft 365 que necesita para los recursos internos.
¿Cómo funciona la sincronización de contraseña?
Cuando se usa el panel para asignar una cuenta de Microsoft Online Services a una cuenta de usuario, la contraseña de la cuenta de usuario se sincroniza automáticamente con la cuenta en línea del usuario. Esto significa que un usuario solo necesita una contraseña única para acceder a los recursos en el servidor y en Microsoft 365. Además, puede usar el mismo nombre para la cuenta de usuario y el identificador en línea del usuario.
La sincronización de contraseñas tiene lugar inmediata y automáticamente cuando un usuario cambia la contraseña de su cuenta de usuario desde un equipo unido a un dominio o mediante el acceso web remoto.
Importante
Si Microsoft 365 integra con Windows Server Essentials, los usuarios no deben cambiar la contraseña de su cuenta en línea de Microsoft desde Microsoft 365 portal. Al hacerlo, se interrumpirá la sincronización de la contraseña.
Creación de cuentas simplificada
Hay otra ventaja al crear las cuentas en línea iniciales desde el panel. Puede crear cuentas en línea para todos los usuarios con una sola acción. Por otro lado, si los empleados ya usan Microsoft 365 y configura un nuevo servidor de Windows Server Essentials, puede crear todas las cuentas de usuario a partir de las cuentas en línea con una sola acción. Para obtener más información, vea cómo configurar las copias de seguridad en línea.
Administrar direcciones de correo electrónico y grupos de distribución desde el panel
Podrá administrar sus direcciones de correo electrónico y grupos de distribución de Exchange Online desde el panel. Y puede usar el dominio de Internet de su organización en las direcciones de correo electrónico. Puede hacer todo esto desde el panel, sin iniciar sesión en Microsoft 365. (Tendrá que usar Windows Server Essentials para administrar grupos de distribución desde el panel. Esta característica no se admite en Windows Server Essentials). Para obtener más información, vea cómo administrar direcciones de correo electrónico para Exchange Online y administrar grupos de distribución para Exchange Online.
Administrar la cuenta de usuario y la cuenta en línea de forma conjunta
Además, puede administrar una cuenta en línea junto con la cuenta de usuario a lo largo del ciclo de vida de la cuenta. Si desactiva la cuenta de usuario, también se desactiva la cuenta en línea de Microsoft Online Services. Si quita una cuenta de usuario, también se quita la cuenta en línea. Para obtener más información, vea cómo administrar cuentas en línea.
Crear cuentas en línea
Después de integrar el servidor con Microsoft 365, puede crear cuentas de Microsoft Online Services para los usuarios desde el panel. Tendrá mucha flexibilidad para crear las cuentas en línea. Si tiene una nueva suscripción Microsoft 365, puede crear cuentas en línea de forma masiva para todos los usuarios. Si ya ha creado las cuentas en línea en Microsoft 365, no se preocupe. Si configura un nuevo servidor, puede crear las cuentas de usuario en el servidor importando las cuentas en línea. Y puede asignar una cuenta en línea nueva o existente al crear una cuenta de usuario individual o al agregar una cuenta en línea a una cuenta de usuario existente.
Requisitos de licencia Necesitará una licencia de usuario para cada cuenta en línea que cree. Consulte la Microsoft 365 en el panel para ver cuántas licencias de usuario están disponibles a través de su suscripción Microsoft 365 usuario. Si necesita agregar más licencias de usuario, podrá abrir la suscripción Microsoft 365 en Microsoft 365 para hacerlo.
Seguimiento de usuarios Después de agregar una cuenta en línea para una cuenta de usuario, el usuario debe cambiar la contraseña de su cuenta de usuario la próxima vez que inicie sesión. La nueva contraseña se sincroniza inmediatamente con su cuenta en línea. Después, pueden usar la contraseña para iniciar sesión para Microsoft 365 con su identificador en línea.
Importante
Resalte a los usuarios que nunca deben cambiar la contraseña de su cuenta en línea en Microsoft 365. La contraseña se cambiará automáticamente cada vez que cambie la contraseña de su cuenta de usuario. Si cambian la contraseña en línea en Microsoft 365, se romperá la sincronización de contraseñas.
Use los procedimientos de esta sección para:
Crear cuentas en línea de forma masiva para las cuentas de usuario existentes
Importar las cuentas de usuario de las cuentas de Microsoft Online Services
Crear una cuenta de usuario con una cuenta en línea asignada
Nota
Si usa Windows Server Essentials, verá una cuenta Microsoft 365 en lugar de una cuenta de Microsoft Online Services a lo largo de estos procedimientos. El proceso es el mismo, pero la terminología cambió en Windows Server Essentials.
Para crear cuentas en línea de forma masiva para las cuentas de usuario existentes
Inicie sesión en el servidor como administrador y abra el panel Windows Server Essentials.
En el panel, abra la página Usuarios.
En Tareas de los usuarios, haga clic en Agregar cuentas en línea de Microsoft.
La página Agregar cuentas de Microsoft Online Services del asistente muestra todas las cuentas de usuario que no tienen una cuenta en línea de Microsoft. Todas las cuentas están seleccionadas de forma predeterminada y se sugiere el nombre de usuario para el identificador en línea de Microsoft. Si ha vinculado un dominio de Internet personalizado a Microsoft 365 suscripción, ese dominio se usará de forma predeterminada.
En la página Agregar cuentas de Microsoft Online Services, revise las cuentas que va a crear. Por ejemplo, compruebe los usuarios que ya tienen una cuenta con un identificador en línea distinto y asegúrese de que el dominio que quiere usar en las direcciones de correo electrónico esté seleccionado. Cuando termine de hacer los cambios necesarios, haga clic en Siguiente.
En la página Asignar licencias de Microsoft Online Services, seleccione los Microsoft 365 que usarán los usuarios. Al hacer clic en Siguiente, se iniciará la creación de cuentas.
Nota
Debe tener una licencia de servicio en Microsoft 365 para cada cuenta en línea. Puede comprobar las licencias disponibles y, si es necesario, abrir su suscripción para agregar licencias desde la Microsoft 365 del panel.
Notifique a los usuarios que ya tienen una cuenta en línea de Microsoft. Deben cambiar la contraseña de la cuenta de usuario de red para poder iniciar sesión en Microsoft 365. Para obtener instrucciones, consulte cómo empezar a usar una nueva cuenta en línea de Microsoft.
Para empezar a usar una nueva cuenta en línea de Microsoft
Inicie sesión en el equipo con la cuenta de usuario de red.
Cambie la contraseña de la cuenta. Para empezar, presione Ctrl+Alt+Supr y, a continuación, haga clic en Cambiar una contraseña.
Al cambiar la contraseña, esta se sincroniza con la nueva cuenta en línea. Ahora puede usar la misma contraseña para iniciar sesión en Microsoft 365.
Inicie sesión en Microsoft 365 con el nuevo identificador en línea y la contraseña de la cuenta de usuario.
Importante
No cambie la contraseña de la cuenta en línea en Microsoft 365. ya que interrumpirá la sincronización de la contraseña. La contraseña en línea se actualizará cada vez que cambie la contraseña para la cuenta de usuario de red.
Para importar las cuentas de usuario de las cuentas existentes en línea
En el panel, abra la página Usuarios.
En Tareas de usuarios, haga clic en Importar cuentas desde Microsoft 365.
En la página siguiente se muestran todas las cuentas en línea Microsoft 365 suscripción que no tienen una cuenta de usuario en el servidor. Todas las cuentas están seleccionadas de forma predeterminada y se sugiere el identificador en línea para el nombre de usuario.
Para crear las cuentas de usuario:
Realice los cambios necesarios para las cuentas de usuario propuestas.
También puede hacer clic en el vínculo para ver las contraseñas temporales que se asignarán a las cuentas de usuario. Tendrá que darle a los usuarios su contraseña temporal junto con su nuevo nombre de cuenta.
(Después de crear las cuentas, encontrará estas contraseñas enumeradas en este archivo: SystemDrive\Users\Office365adminNewServerUser.txt donde Office365admin es la cuenta de red que se usa para administrar Microsoft 365 en el servidor y NewServerUser es el nuevo nombre de cuenta de usuario).
Haga clic en Siguiente para crear las cuentas de usuario.
Permita a los usuarios conocer sus nuevas cuentas de usuario y las contraseñas temporales que usarán para iniciar sesión en el servidor por primera vez y que tendrán que cambiar la contraseña después de iniciar sesión. Para obtener instrucciones para los usuarios, consulte Para empezar a usar una nueva cuenta en línea de Microsoft.
Asegúrese de que sabe que las contraseñas de su cuenta en línea se sincronizarán con su cuenta de usuario en el futuro y no deben cambiar su contraseña en línea en Microsoft 365.
Para crear una cuenta de usuario con una cuenta en línea asignada
En el panel, haga clic en Usuarios.
En Tareas de los usuarios, haga clic en Agregar una cuenta de usuario. Se abrirá el asistente para agregar una cuenta de usuario.
Siga las instrucciones que se indican.
En la página Asignar una cuenta de Microsoft Online Services, cree una cuenta en línea para el usuario o asigne una cuenta en línea existente:
Para crear una cuenta en línea, haga clic en Crear una cuenta de Microsoft Online Services y asignarla a esta cuenta de usuario y escriba un nombre para la cuenta de Microsoft Online Services (de forma predeterminada, el nombre de usuario se usa para el identificador en línea). A continuación, haga clic en Siguiente.
Para asignar una cuenta de Microsoft en línea existente, haga clic en Asignar una cuenta de Microsoft Online Services existente a esta cuenta de usuario y seleccione una cuenta existente en la lista desplegable. A continuación, haga clic en Siguiente.
Nota
En Windows Server Essentials, las cuentas de Microsoft Online Services se conocen como cuentas de Microsoft 365 en asistentes y etiquetas de panel.
Siga las instrucciones para completar el asistente.
Notifique al usuario que tendrá que cambiar la contraseña de su cuenta de usuario para poder iniciar sesión en Microsoft 365 con su nueva cuenta en línea. Para obtener instrucciones, consulte cómo empezar a usar una nueva cuenta en línea de Microsoft.
Para asignar una cuenta en línea a una cuenta de usuario
En el panel, haga clic en Usuarios.
Haga clic con el botón secundario en la cuenta de usuario de la lista y, a continuación, haga clic en Asignar una cuenta en línea de Microsoft. Se abrirá el asistente para asignar una cuenta de Microsoft Online Services.
Asigne una cuenta en línea existente o crear una nueva para el usuario. El identificador en línea predeterminado para una nueva cuenta es el nombre de usuario. Después, haga clic en Siguiente para agregar la cuenta en línea a la cuenta de usuario.
Revise la información en la última página del asistente y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Notifique al usuario que tendrá que cambiar la contraseña de su cuenta de usuario para poder iniciar sesión en Microsoft 365 con su nueva cuenta en línea. Para obtener instrucciones, consulte cómo empezar a usar una nueva cuenta en línea de Microsoft.
Administrar cuentas en línea
Al agregar una cuenta en línea a una cuenta de usuario en Windows Server Essentials, puede administrar ambas cuentas juntas a lo largo del ciclo de vida de la cuenta.
Descripción del estado de la cuenta en línea
Al asignar una cuenta de Microsoft Online Services a una cuenta de usuario, la dirección de correo electrónico de la cuenta aparece en la columna Cuenta en línea de Microsoft, en la página Usuarios del panel. (En Windows Server Essentials, la etiqueta de columna Microsoft 365 cuenta).
El icono azul que hay junto a la dirección de correo electrónico indica que la cuenta en línea está activa. Es decir, la cuenta tiene una licencia Microsoft 365 actual y el usuario puede usar el identificador en línea para iniciar sesión en Microsoft 365.
Un icono sombreado junto a la dirección de correo electrónico indica que la cuenta en línea está inactiva, ya sea porque la licencia ya no está activa o porque la cuenta en línea se ha desasignado. Cuando se quita la firma de una cuenta en línea de usuario, se quita la licencia y se bloquea el inicio de sesión en Microsoft 365 mediante la cuenta. Sin embargo, el servidor mantiene la asignación entre el nombre de la cuenta de usuario y la dirección Microsoft 365 correo electrónico.
Restringir el acceso a una cuenta en línea
¿Qué se hace si un usuario deja la organización o quiere restringir el acceso del usuario a los servicios Microsoft 365 usuario? Si administra las cuentas en línea de los usuarios junto con sus cuentas de usuario en Windows Server Essentials, tiene tres opciones:
¿No se ha desasignado la cuenta en línea ? Si desea impedir que un usuario use Microsoft 365 sin impedir el acceso a los recursos del servidor, debe desasigne la cuenta en línea. La Microsoft 365 licencia se liberará y el usuario no podrá iniciar sesión en Microsoft 365. Sin embargo, el servidor mantiene la asignación entre el nombre de la cuenta de usuario y la dirección Microsoft 365 correo electrónico. Para obtener instrucciones, consulte Para desasignación de una cuenta en línea de una cuenta de usuario.
Desactivar la cuenta de usuario ? Si desactiva una cuenta de usuario porque un empleado abandona temporal o permanentemente la cuenta en línea del usuario también se desactiva. No se puede usar la cuenta en línea, pero los datos del usuario, incluido el correo electrónico, se conservan en Microsoft Online Services. Para obtener instrucciones, consulte Desactivar una cuenta de usuario enAdministrar cuentas de usuario.
Quite la cuenta de usuario ? Si quita una cuenta de usuario, la cuenta en línea también se quita de Microsoft Online Services. Para obtener instrucciones, consulte Eliminación de una cuenta de usuarioen Administrar cuentas de usuario.
Advertencia
Tenga en cuenta que, cuando se elimina una cuenta en línea, los datos del usuario dependen de las directivas de retención de Microsoft Online Services. Si necesita conservar los datos de usuario de la persona después de que un empleado se vaya, desactive la cuenta de usuario en lugar de quitarla.
Para quitar la asignación de una cuenta en línea a una cuenta de usuario
En el panel, haga clic en Usuarios.
Haga clic con el botón derecho en la cuenta de usuario de la lista y, a continuación, haga clic en Desasignación de una cuenta en línea de Microsoft (en Windows Server Essentials, haga clic en Unassign an Microsoft 365 account (Desasignación de una cuenta de Microsoft 365).
En el mensaje de confirmación, haga clic en Sí.
Administrar direcciones de correo electrónico de Exchange Online
Al agregar direcciones de correo electrónico a la cuenta en línea del usuario en Windows Server Essentials, puede permitir que el usuario reciba correo electrónico en varias direcciones de correo electrónico en Exchange Online.
Para agregar direcciones de correo electrónico adicionales a la cuenta en línea de Microsoft de un usuario
En el panel Windows Server Essentials, haga clic en Usuarios.
Haga clic con el botón secundario en la cuenta de usuario en la lista y, a continuación, haga clic en Ver las propiedades de la cuenta.
En la pestaña En línea de Microsoft de las propiedades de la cuenta (o Microsoft 365 en Windows Server Essentials), haga clic en Agregar.
Escriba el nuevo alias de correo electrónico y, a continuación, seleccione el dominio de correo electrónico.
Haga clic en Aceptar dos veces.
Administrar grupos de distribución para Exchange Online (solo Windows Server Essentials)
Después de integrar el servidor Windows Server Essentials con Microsoft 365, puede crear y administrar grupos de distribución para Exchange Online desde el panel de Windows Server Essentials. Lo hará en la pestaña Grupos de distribución que se agrega a la página Usuarios. Esta pestaña solo se ve si tiene una suscripción a Exchange Online. Esta característica no está disponible en Windows Server Essentials.
Use los siguientes procedimientos para:
Para agregar un grupo de distribución
En el panel de Windows Server Essentials, haga clic en Usuariosy, a continuación, haga clic en la pestaña Grupos de distribución .
En Tareas de los grupos de distribución, haga clic en Agregar un grupo de distribución.
Se abrirá el asistente para agregar un nuevo grupo de distribución.
En la página Agregar un nuevo grupo de distribución, escriba la información siguiente y, a continuación, haga clic en Siguiente:
Escriba un nombre de grupo, una descripción opcional y un alias de correo electrónico para el nuevo grupo de distribución.
De forma predeterminada, el grupo de distribución puede recibir correo electrónico de usuarios fuera de su organización. Si no desea permitir esto, desactive la opción.
En la página Agregar miembros de grupo, use el botón Agregar para agregar cuentas de usuario activas que tengan una cuenta en línea asignada a ellos, y a otros grupos de distribución, al nuevo grupo de distribución. A continuación, haga clic en Siguiente.
El nuevo grupo de distribución se crea en Exchange Online.
Para cambiar los miembros de un grupo de distribución
En el panel, haga clic en Configuración y, a continuación, en la pestaña Grupos de distribución.
Haga clic con el botón derecho en el grupo de distribución de la lista y, a continuación, haga clic en Cambiar pertenencia a grupos.
Use los botones Agregar y Quitar para agregar o quitar cuentas en línea activas desde el grupo de distribución. Luego haga clic en Siguiente para actualizar la pertenencia a grupos de distribución de Exchange Online.
Para cambiar las pertenencias a grupos de distribución de un usuario
En el panel, haga clic en Usuarios.
Haga clic con el botón secundario en la cuenta de usuario en la lista y, a continuación, haga clic en Ver las propiedades de la cuenta.
En las propiedades de cuenta de usuario, haga clic en el Grupos de distribución y, a continuación, en Editar.
En el cuadro Editar pertenencia a grupos, use los botones Agregar y Quitar para agregar o quitar grupos de distribución de la cuenta de usuario y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Haga clic en Aceptar para guardar las propiedades actualizadas de la cuenta de usuario.
Para quitar un grupo de distribución
En el panel, haga clic en Configuración y, a continuación, en la pestaña Grupos de distribución.
Haga clic con el botón secundario en el grupo de distribución de la lista y, a continuación, en Quitar el grupo.
En el mensaje de confirmación, haga clic en Eliminar grupo.
Se quitará el grupo de distribución de Exchange Online.