Prácticas recomendadas para las reunionesBest practices for meetings

Para resolver un problema o tomar una decisión, le ayudará a mantener el público de la reunión en un tamaño pequeño y la duración sea breve.To solve a problem or make a decision, it helps to keep the meeting audience small and the duration short. La investigación muestra que las reuniones más pequeñas y cortas permiten a los asistentes comunicarse más rápido, vienen a tomar decisiones más rápidamente y se centran en la tarea de realizar el trabajo.Research shows that smaller and shorter meetings enable attendees to communicate faster, come to decisions more quickly, and focus on getting the work done.

Por qué es importanteWhy it matters

La guía condensada para la ejecución de reuniones explica algunas ideas nuevas que pueden ayudar a que sus reuniones sean más eficaces:The condensed guide to running meetings explains a few new ideas that can help make your meetings more effective:

  • "Si desea que los usuarios tengan la oportunidad de contribuir, debe limitar la asistencia"."If you want people to have the opportunity to contribute, you need to limit attendance."
  • "La investigación de la psicología social ha demostrado que cuando los usuarios realizan tareas de grupo (como la lluvia de ideas o la discusión de información en una reunión), muestran una disminución ajustable en el esfuerzo individual que cuando se realizan solos.""Social psychology research has shown that when people perform group tasks (such as brainstorming or discussing information in a meeting), they show a sizable decrease in individual effort than when they perform alone.”
  • "Investigación muestra que hay ventajas de mantener [reuniones] más cortas.""Research shows that there are advantages to keeping [meetings] shorter."
  • "Tener a todos colaborar no es solo bueno para crear reuniones más efectivas, sino también para los propios participantes)."Having everyone contribute isn’t just good for creating more effective meetings but for the participants themselves as well."

En el artículo Stop the Meeting Madness se explica qué 182 Senior Managers de un grupo de industrias dijo acerca de las reuniones en el momento de la encuesta:The Stop the meeting madness article explains what 182 senior managers in a range of industries said about meetings when surveyed:

  • "el 65 por ciento de las reuniones les evita que completen su propio trabajo"."65 percent said meetings keep them from completing their own work."
  • "el 71 por ciento de las reuniones no es un producto e ineficiente"."71 percent said meetings are unproductive and inefficient."
  • "el 64 por ciento de las reuniones tiene el gasto de un pensamiento profundo"."64 percent said meetings come at the expense of deep thinking."
  • "62 por ciento dijo que las reuniones no tienen oportunidades para estrechar el equipo entre sí"."62 percent said meetings miss opportunities to bring the team closer together."

Procedimientos recomendadosBest practices

  • Diga no a reuniones.Say no to meetings. Vea procedimientos educados para rechazar una invitación a una reunión y establecer reglas y directivas de reuniones de equipo para indicar que no y establecer una directiva de reunión.See Polite ways to decline a meeting invitation and Set team meeting rules and policy for ways to say no and set meeting policy.
  • Admitir la reducción de reuniones y invitar a menos personas.Support shortening meetings and inviting fewer people.
  • Anime a los empleados a usar la información de reuniones de myanalytics para comprender cómo pueden mejorar sus hábitos de reunión.Encourage employees to use MyAnalytics meeting insights to understand how they can improve their meeting habits.
  • Usar Teams y OneNote para compartir notas de la reunión.Use Teams and OneNote to share meeting notes. Los empleados pueden compartir notas de la reunión con decisiones y elementos de acción con los directores como una forma alternativa de mantenerles informados.Employees can share meeting notes with decisions and action items with managers as an alternative way to keep them informed.
  • Habilite el Administrador de información en Workplace Analytics para ayudar a los directores a identificar formas de mejorar el comportamiento del equipo.Enable Manager insights in Workplace Analytics to help managers identify ways to improve team behavior.
  • Protegerse de forma periódica y abierta con los empleados.Regularly and openly check in with employees. La frustración, Resentment e incluso Hopelessness son señales que los usuarios están revirtiendo en patrones menos productivos.Frustration, resentment, and even hopelessness are signals that people are falling back into less productive patterns. Cambiar los protocolos y comportamientos lleva tiempo y sostener el impulso exige una atención coherente.Changing protocols and behaviors takes time, and sustaining momentum requires consistent attention.
  • Evaluar y analizar el progreso en torno a las hábitos de reuniones y su impacto en el foco.Assess and discuss progress around meeting habits and its impact on focus. Los pequeños WINS tangibles proporcionan algo que los usuarios deben celebrar y las pérdidas pequeñas proporcionan oportunidades para aprender y corregir.Small, tangible wins provide something for people to celebrate, and small losses provide opportunities for learning and correction.
  • Comparta 6 sugerencias para controlar los conflictos de programación.Share 6 tips for handling scheduling conflicts.
  • Requerir agendas de reunión con objetivos claros de reunión.Require meeting agendas, with clear meeting objectives.
  • Mantenga las reuniones cortas, pero no se preocupe por las conversaciones importantes.Keep meetings short, but don’t rush through important conversations either.
  • Disuadir el uso de dispositivos en las reuniones.Discourage the use of devices in meetings. Le distrae a quienes usan los dispositivos y a los que participan en las reuniones.It's distracting for those who use the devices and those who participate in the meetings.
  • Pruebe a mantener reuniones de reserva.Try holding stand-up meetings. Los estudios muestran que son aproximadamente un 34 por ciento menos que las reuniones de sentarse, pero generan las mismas soluciones.Studies show they are about 34 percent shorter than sit-down meetings, yet produce the same solutions.
  • Fomentar la participación en las reuniones.Encourage participation in meetings. Es beneficioso para crear reuniones más efectivas y proporcionar a los participantes una forma de escucharse y considerarse.It's beneficial for creating more effective meetings and giving participants a way to be heard and considered.
  • Evite mantener una reunión solo para actualizar personas.Avoid holding a meeting just to update people. Decida si un anuncio de correo electrónico es suficiente.Decide if an email announcement is enough.

Cambiar estrategiasChange strategies

Establecer directivas y reglas de reunión de equipoSet team meeting rules and policy

  • Realice una encuesta de los empleados para recopilar datos e impresiones sobre la frecuencia de la reunión de la organización y su impacto en la cantidad de trabajo o no se realiza durante el día.Take an employee survey to gather data and impressions about the organization's meeting frequency and its impact on how much work is or isn't getting done during the day.
  • Reunirse como equipo para compartir los comentarios de todos.Come together as a team to share everyone's feedback. Es importante procesar todas las contribuciones y el análisis de todos los miembros del equipo para comenzar el proceso de cambio.It's important to process all contributions and analysis from all team members to begin the process of change.
  • Acuerde un objetivo personal y colectivo en función de los comentarios de la encuesta.Agree on a collective, personal goal based on the survey feedback. Por ejemplo, declare los puntos "sin reunión" para liberar tiempo en el calendario de todos.For example, declare "meeting free" periods to free up time on everyone's calendar. Esto aumenta el tiempo de enfoque y la productividad individuales y reduce el desbordamiento al tiempo personal.This increases individual focus time and productivity and reduces the spillover into personal time.
  • Establezca normas sobre cuándo un empleado puede rechazar una reunión.Set standards for when an employee can decline a meeting. Proporcionar una plantilla de rechazo de reunión con explicaciones de directivas que los empleados pueden usar para rechazar reuniones en función de las reglas de reunión de su equipo.Provide a meeting decline template with policy explanations that employees can use to decline meetings based on your team’s meeting rules. Por ejemplo, "la reunión no tiene agenda" o "alguien de mi equipo ya está asistiendo a la reunión".For example, "the meeting has no agenda" or "someone from my team is already attending the meeting."
  • Cree y comparta la lista de reglas de reuniones del equipo junto con un mensaje que permita a los empleados decir que sí o no deben asistir a invitaciones que consideren valiosa o que no asiste.Create and share your team’s list of meeting rules along with an empowering message that allows employees to say yes or no to meeting invitations they deem valuable or not to attend.

Refuerce a sus empleados y diga noEmpower your employees and say no

Si no es necesario en una reunión, rechace y proporcione a su empleado una breve explicación.If you aren't necessary in a meeting, decline and provide your employee a brief explanation why. Esto permite que los miembros del equipo se conviertan en responsables de la toma de decisiones.This empowers your team members to become decision makers.

Creación de listas de comprobación para la asistencia a reunionesCreate meeting attendance checklists

Reducir el número de asistentes en las reuniones identificando claramente quién es obligatorio y quién es opcional.Reduce the number of attendees in meetings by clearly identifying who is required and who is optional. Cree y comparta una lista de comprobación para ayudar a los empleados a decidir a quién deben invitar.Create and share a checklist to help employees decide who they should invite. A continuación se puede ver un ejemplo de una lista de comprobación y los roles necesarios para la reunión.The following is an example of a checklist and possible roles required for the meeting.

Lista de comprobación para invitar asistentes a la reunión:Checklist for inviting meeting attendees:

  • ¿Qué decisiones es necesario tomar?What decisions need to be made?
  • ¿Puedo asignar a cada asistente un rol claro en la reunión?Can I assign each attendee a clear role in the meeting?
  • ¿Puedo llegar al resultado deseado si Quito un asistente?Can I reach the desired outcome if I remove an attendee?
  • ¿Puedo reducir los asistentes proporcionando un resumen por correo electrónico?Can I reduce attendees by providing an email summary?

Posibles roles para la reunión:Possible roles for meeting:

  • Responsables de la toma de decisiones clave: María y JuanKey decision makers: Maria and Juan
  • Necesario para el contexto empresarial: Taylor y OmarRequired for business context: Taylor and Omar
  • Necesario para el cierre del presupuesto: KerryRequired for budget sign-off: Kerry