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Reunión de inicioKickoff meeting

La reunión de inicio es el primer evento del programa, después del correo electrónico de inicio del programa, y se debe programar durante al menos una hora.The kickoff meeting is the first event in your program, following the program launch email, and should be scheduled for at least one hour.

Comience con la siguiente agenda (ejemplo):Start with the following (sample) agenda:

  • Introducción al producto de MyAnalyticsMyAnalytics product overview
  • Introducción al programa de cambio de comportamiento del equipo de MyAnalyticsMyAnalytics team behavior change program overview
  • Demostración de MyAnalyticsMyAnalytics demo
  • Resultados de la encuestaSurvey results
  • Discusión sobre la configuración de objetivosGoal-setting discussion
  • Programación y pasos siguientesSchedule and next steps
  • Recursos adicionalesAdditional resources

Cree la presentación de inicio en función de la agenda y asegúrese de incluir la instrucción de propósito del programa y las funciones y responsabilidades del equipo en la introducción al programa.Build your kickoff presentation based on the agenda and make sure to include the program purpose statement and team roles and responsibilities in the program overview. Publicar la presentación de inicioPost your kickoff presentation en el canal de colaboración para permitir que los participantes puedan acceder fácilmenteon your collaboration channel to allow participants to easily access que.it.

Configuración de objetivosGoal setting

Cuando un grupo de individuos intenta cambiar los hábitos juntos, un objetivo de equipo aumenta la probabilidad de éxito.When a group of individuals attempt to change habits together, a team goal increases the likelihood of success. Cuando no existe un objetivo de equipo, los esfuerzos individuales para cambiar pueden ser bloqueados por compañeros de trabajo que carecen de comprensión o se comportan de forma contraproducente.When a team goal does not exist, individual efforts to change can be blocked by coworkers who either lack understanding or behave in a counterproductive manner. Un objetivo de equipo centrado también facilita la medición de los resultados de un programa de cambios.A focused team goal also makes it easier to measure the results of a change program.

Usamos los siguientes métodos para establecer un objetivo de programa de equipo:We use the following methods to set a team-program goal:

La encuesta previa al programa destaca los puntos de dolor de colaboración y las mejoras de productividad.The pre-program survey highlights collaboration pain points and productivity improvements. Los resultados de la encuesta pueden apuntar claramente a un objetivo, pero si los resultados de la encuesta no son concluyentes, use una discusión de equipo para obtener más contexto y reacciones de los participantes del programa para informar sobre la elección del objetivo.The survey results might clearly point to a goal, but if the survey results are inconclusive, use a team discussion to gain more context and reactions from program participants to inform the choice of goal.

Para ello, puede agregar una discusión de equipo a la agenda de la reunión de inicio del programa.You can add a team discussion to the program kickoff meeting agenda for this purpose. Hacer que el equipo analice los resultados de la encuesta previa al programa juntos.Have the team discuss the pre-program survey results together. Resalte las incoherencias o puntos de confusión en los resultados de la encuesta y solicite comentarios al grupo sobre ellos.Highlight any inconsistencies or points of confusion in the survey results and solicit feedback from the group about them. Céntrate en los objetivos de cambio de comportamiento de la encuesta para ayudarte a articular objetivos de equipo.Focus on the behavior-change objectives from the survey to help you articulate team goals. Incluso cuando los resultados de la encuesta previa al programa apuntan claramente a un objetivo del programa, una discusión de grupo puede crear transparencia y reforzar la compatibilidad con el objetivo.Even when the pre-program survey results clearly point to a program goal, a team discussion can create transparency and bolster support for the goal.

Para desarrollar un objetivo medible, empareja un objetivo de cambio de comportamiento con una métrica myanalytics correspondiente.To develop a measurable goal, pair a behavior-change objective with a corresponding MyAnalytics metric. Los objetivos que se frasean en términos porcentuales son útiles cuando un grupo está formado por individuos con distintos comportamientos de trabajo y es difícil ponerse de acuerdo en métricas absolutas.Goals phrased in percentage terms are helpful when a group is comprised of individuals with different work behaviors and it is difficult to agree on absolute metrics.

En la tabla siguiente se proporcionan algunos ejemplos de objetivos específicos:The following table provides some examples of specific goals:

ObjetivoObjective Métrica MyAnalyticsMyAnalytics metric Ejemplo de objetivoGoal example
Reducir el número de horas que paso en reuniones ineficacesReduce the number of hours that I spend in ineffective meetings
  • Horas de reuniónMeeting hours
  • Número de horas en reuniones en conflictoNumber of hours in conflicting meetings
  • Número de horas en reuniones multitareaNumber of hours in multitasking meetings
  • Número de horas en reuniones más largasNumber of hours in longer meetings
  • Número de horas en reuniones periódicasNumber of hours in recurring meetings
  • Número de horas en reuniones fuera del horarioNumber of hours in after-hours meetings
  • Reducir las horas en reuniones multitarea en un 50 %Reduce hours in multitasking meetings by 50%
    Programar más horas de enfoque para aumentar la productividad, la creatividad y la toma de decisionesSchedule more focus hours to boost my productivity, creativity, and decision making
  • Horas de productividadFocus hours
  • Relación entre horas de enfoque y horas de reunión (use el gráfico de hábitos de enfoque en el panel)Focus-hours-to-meeting-hours ratio (use the focus habits chart in your dashboard)
  • Pasar igual cantidad de tiempo en reuniones y sesiones de enfoqueSpend an equal amount of time in meetings and focus sessions
    Administrar mi bandeja de entrada de forma más eficazManage my inbox more effectively
  • Horario para correo electrónicoEmail hours
  • Número de correos electrónicos enviados o recibidos durante y fuera del horario comercialNumber of emails sent and/or received during and outside of business hours
  • Enviar cero correos electrónicos fuera del horario laboralSend zero emails outside of business hours
    Mejorar la eficacia de los correos electrónicos que envíoImprove the effectiveness of the emails I send
  • Horario para correo electrónicoEmail hours
  • Número de correos electrónicos enviados o recibidos durante y fuera del horario comercialNumber of emails sent and/or received during and outside of business hours
  • Reducir el número de correos electrónicos enviados en un 25 %Reduce the number of emails sent by 25%
    Reducir mi colaboración después del horario laboral para lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y la vida laboralReduce my after-hours collaboration to achieve a better work-life balance
  • Fuera del horario laboralAfter hours
  • Correos electrónicos enviados o recibidos fuera del horario laboralEmails sent/received outside business hours
  • Horas en reuniones después del horarioHours in after-hours meetings
  • Dedicar menos de 1 hora a la semana a colaborar fuera del horario comercialSpend less than 1 hour per week collaborating outside of business hours
    Pasar más tiempo con las personas de mi red que están alineadas con mis prioridades principalesSpend more time with the people in my network who are aligned with my top priorities Métricas de "Mi red":"My network" metrics:
  • Hora de la reuniónMeeting time
  • Tasa de respuestaResponse rate
  • Tasa de lecturaRead rate
  • Reuniones 1:11:1 meetings
  • Pasa dos horas más a la semana con seleccionar contactos importantes (es decir, mover una persona de "derecha a izquierda" en el mapa "Mi red" en el panel)Spend two more hours per week with select important contacts (that is, move a person from "right to left" in your "My network" map in your dashboard)

    La discusión de objetivos de equipo debe dar como resultado un objetivo adecuado para el equipo.The team goal discussion should result in an appropriate goal for the team. Si solo se define el área de enfoque de objetivos al final de la reunión y no los detalles específicos, envíe una breve encuesta de configuración de objetivos después de la reunión en la que haga algunas preguntas para confirmar el área de objetivos y un objetivo medible.If only the goal-focus area is defined by the end of the meeting and not the specifics though, send a brief goal-setting survey after the meeting in which you ask a few questions to confirm the goal area and a measurable target.

    Este es un ejemplo de una encuesta de configuración de objetivos:Here is an example of a goal-setting survey:

    • ¿Está de acuerdo con el objetivo del equipo de agregar más tiempo de enfoque cada semana?Do you agree with the team goal to add more focus time every week? Sí/NoYes/No
    • Si no, explique por qué no.If no, please explain why not.
    • Seleccione qué porcentaje debe agregar el equipo: 40%, 50%, u otroPlease select what percentage the team should aim to add: 40%, 50%, or other

    Busca comentarios adicionales de los miembros del equipo que no están de acuerdo con el objetivo del equipo.Seek additional feedback from team members who do not agree with the team goal. Asegúrese de que estas personas se escuchan y piense cuidadosamente en formas de integrar sus comentarios en el programa (vea Administrar resistencia).Make sure that these people are heard, and think carefully about ways to integrate their feedback into the program (see Manage Resistance).

    Uso compartido de datosData sharing

    Después de definir un objetivo de equipo, recopile datos de línea base de cada participante.After a team goal is defined, collect baseline data from each participant. Dado que MyAnalytics está diseñado para individuos, no puede generar informes de nivel de equipo.Because MyAnalytics is designed for individuals, it cannot generate team-level reports. Si los informes de nivel de equipo son fundamentales para el programa, el producto Microsoft Workplace Analytics puede admitir esos informes.If team-level reports are critical to your program, the Microsoft Workplace Analytics product can support those reports. En ausencia de Workplace Analytics, la forma más eficaz de recopilar estos datos es solicitarlo en las encuestas.In the absence of Workplace Analytics, the most efficient way to collect this data is to request it in your surveys.

    Para recopilar datos de línea baseTo collect baseline data

    Pida a los participantes del programa que sigan estas instrucciones:Ask program participants to follow these instructions:

    1. Vea la página Foco en el panel de MyAnalytics y anote las medidas más recientes para la métrica de objetivo especificada, por ejemplo, porcentajes de tiempo de enfoque por semana.Look at the Focus page in your MyAnalytics dashboard and write down the most recent measures for the specified goal metric – for example, percentages of focus time per week.
    2. Envíe el promedio al administrador del programa para calcular y compartir el promedio del equipo.Send the average to the program manager to calculate and share the team average.

    Durante este proceso, haga hincapié en los participantes en que, para proteger su privacidad, sus datos se agregarán y no se compartirán a nivel individual.During this process, emphasize to participants that, to protect their privacy, their data will be aggregated and not shared at the individual level. Solo el administrador del programa verá los datos en el nivel individual.Only the program manager will view the data at the individual level.

    Al final del programa, repita el mismo proceso que una parte de la encuesta posterior al programa.At the end of the program, repeat the same process as a part of your post-program survey.

    Módulos de aprendizajeLearning modules

    Un módulo de aprendizaje es una colección de materiales centrados en un tema de colaboración para ayudar al equipo a desarrollar nuevos hábitos y comprender mejor cómo usar MyAnalytics.A Learning module is a collection of materials focused on a collaboration topic to help the team develop new habits and to better understand how to use MyAnalytics. Los módulos de aprendizaje incluyen sugerencias de comportamiento saludable, libros de hábitos, sugerencias sobre cómo interpretar los datos de MyAnalytics y usar características de producto, vínculos a artículos para obtener más información sobre temas específicos y lecciones de ciencia del comportamiento divertidas.Learning modules include healthy behavior suggestions, Habit playbooks, tips on how to interpret MyAnalytics data and use product features, links to articles to learn more about specific topics, and fun behavioral science lessons.

    Los siguientes son módulos sobre: horas de enfoque, reuniones y datos de correo electrónico.What follows are modules about: focus hours, meetings, and email data. También puede encontrar lecciones en estos módulos sobre cómo mantener relaciones importantes en la red.You can also find lessons in these modules on how to maintain important relationships in your network.

    Normalmente, un jefe de programa envía un módulo de aprendizaje a su equipo cada dos semanas.Typically, a program manager sends a Learning module to their team every other week. Elige el orden que mejor se adapte a tus objetivos de equipo y de programa.Choose an order that best matches your team goals and program objectives. Puede empaquetar el módulo de aprendizaje con una encuesta de normas de equipo correspondiente.You can bundle the learning module with a corresponding team norms survey. Los participantes del programa deben completar la encuesta después de haber tenido tiempo para procesar el contenido del módulo de aprendizaje y experimentar con comportamientos sugeridos mediante el método de creación de hábitos.Program participants should complete the survey after they have had time to process the contents of the Learning module and experiment with suggested behaviors using the habit-building method.

    Método para crear hábitosHabit-building method

    A continuación se muestra un método de creación de hábitos basado en la ciencia del comportamiento que puede usarse para ayudar a su equipo a convertir un comportamiento seleccionado en un hábito mediante MyAnalytics.Below is a habit-building method based on behavioral science that can be used to help your team turn a selected behavior into a habit using MyAnalytics.

    Cómo hacerlo un hábito

    La colaboración sin burnout comparte por qué es importante evitar la sobrecarga de colaboración.Collaboration without burnout shares why it's important to avoid collaboration overload.

    Para obtener sugerencias de cambio de comportamiento personalizadas adicionales, lleve a cabo la: Evaluación personal de sobrecarga de colaboración.For additional tailored behavior change tips, take the: Collaborative Overload Personal Assessment.

    Para obtener más información sobre El poder del hábito, vea: El poder de los recursos de hábitos.To learn more about The Power of Habit, see: The Power of Habit Resources.

    Cuadernos de estrategias de hábitosHabit playbooks

    Los libros de hábitos son ejemplos de cómo usar MyAnalytics para convertir comportamientos específicos en hábitos mediante el método de creación de hábitos.Habit playbooks are examples of how to use MyAnalytics to turn specific behaviors into habits using the Habit-building method. Los libros de juegos aprovechan el microaprendizaje,un método de aprendizaje a través de lecciones de tamaño de bocado.The playbooks leverage microlearning, a method of learning through bite-sized lessons. Son compatibles con el microlearning, ya que la clave para crear nuevos hábitos es la simplicidad y empezar a ser pequeños.They are compatible with microlearning since the key to building new habits is simplicity and starting small. BJ Fogg, phD, un científico de comportamiento de la Universidad de Stanford que ha estudiado el cambio de comportamiento durante más de dos décadas, dijo que los "pasos del niño" son una de las únicas cosas que cambiarán el comportamiento a largo plazo.BJ Fogg, PhD, a behavioral scientist at Stanford University who has studied behavior change for over two decades, said that “baby steps” are one of the only things what will change behavior in the long term.

    Cada libro de juegos de hábitos proporciona un comportamiento sugerido para convertirse en un hábito, una explicación de por qué el hábito es importante y un plan orientado a objetivos mediante MyAnalytics para crear el hábito.Each habit playbook provides a suggested behavior to turn into a habit, an explanation of why the habit is important, and a goal-oriented plan using MyAnalytics to build the habit. Puedes usar los libros de juegos para diseñar una competencia amable para atraer a los participantes y proporcionar premios y reconocimientos a los miembros del equipo que logran los objetivos del libro de juegos.You can use the playbooks to design a friendly competition to engage participants, and provide prizes and recognition to team members who achieve the playbook goals. Las experiencias y los resultados también son un gran tema de check-in-meeting.The experiences and results make for a great check-in-meeting topic, too.

    Check-insCheck-ins

    En las reuniones de check-in, usted y los participantes del programa pueden analizar los aprendizajes del programa, MyAnalytics y la experiencia en general.In your check-in meetings, you and the program participants can discuss program learnings, MyAnalytics, and the experience in general. Establece una frecuencia que funcione mejor para tu equipo.Set a frequency that works best for your team. Normalmente, una cadencia quincenal es lo suficientemente frecuente.Typically, a bi-weekly cadence is sufficiently frequent. Como alternativa, puede dedicar parte de la agenda de una reunión de equipo existente para estas check-ins. El tiempo de duración recomendado es de 15 a 30 minutos, según la agenda y el tamaño del equipo.Alternatively, you can dedicate part of the agenda of an existing team meeting for these check-ins. The recommended duration time is 15-30 minutes, depending on the agenda and size of the team. Las reuniones se pueden realizar virtualmente, en persona o una combinación de ambas, según el lugar donde se encuentran los miembros del equipo.Meetings can be held virtually, in-person, or a mix of both depending on where team members are located.

    Comience con la siguiente agenda de reunión de check-in de ejemplo:Start with the following sample check-in meeting agenda:

    • ¿Qué va bien?What is going well? ¿Qué podría ir aún mejor?What could go even better?
    • Preguntas sobre productos y programasProduct and program questions
    • Resultados del libro de juegos de hábitosHabit playbook results
    • Aceptar los documentos para documentar y compartir con el equipoAgree on takeaways to document and share with the team

    Póngase en contacto con los participantes del programa un día o dos antes de la reunión programada para preguntar si hay temas que desea tratar.Contact program participants a day or two ahead of the scheduled meeting to ask if there are topics that they want to discuss. Esto le da tiempo para prepararse para asegurarse de que la reunión es eficaz y se mantiene en el tiempo de reunión asignado.This gives you time to prepare to ensure that the meeting is efficient and keeps to the allocated meeting time. Para evitar que las preguntas dominen la agenda de check-in, recuerde a los participantes del programa que pueden hacer preguntas sobre productos y programas en cualquier momento en el canal de colaboración.To prevent questions from dominating the check-in agenda, remind program participants that they can ask product and program questions at any time on the collaboration channel.

    Si está ejecutando un programa de gran tamaño y los participantes del programa se dividen en subgrupos que asisten a check-ins independientes, pida a cada grupo que publique las claves de acceso desde el check-in al canal de colaboración para mantener al equipo más amplio informado sobre el progreso y para admitir conversaciones activas en el canal de colaboración.If you are running a large program and the program participants are divided into sub-groups that attend separate check-ins, ask each group to post key takeaways from the check-in to the collaboration channel to keep the broader team informed of progress and to support active conversations on the collaboration channel.

    Administrar resistenciaManage resistance

    En todos los programas de cambios, puede esperar cierta resistencia de los participantes del programa.In every change program, you can expect some resistance from program participants. Esto es así incluso cuando todo el grupo admite inicialmente el cambio.This is true even when the whole group initially supports the change. El cambio no es un proceso lineal.Change is not a linear process. Las personas que experimentan cambios pero ansían el status quo se enfrentarán a reveses cuando su motivación disminuye o cuando se tropiezan con obstáculos.People who experience change but crave the status quo will face setbacks when their motivation wanes or when they stumble upon obstacles. Este es otro motivo para reiterar con frecuencia el propósito del programa de mantenerla a la cabeza de los participantes.This is another reason to frequently reiterate the purpose of your program to keep it top of mind for participants.

    Sally Blount y Shana Carroll de la Kellogg School of Management definen las tres razones principales de resistencia:Sally Blount and Shana Carroll from the Kellogg School of Management define the three primary reasons for resistance:

    1. Disconformidad con el diseño del programaDisagreement about the program design
    2. La necesidad humana de respeto, que aumenta durante el cambioThe human need for respect, which heightens during change
    3. La sensación de que se precipitó durante un período de cambio, ya que algunas personas se ajustan para cambiar más lentamente que otrasThe feeling of being rushed during a period of change, as some people adjust to change more slowly than others

    Cuando usted o un agente de cambios identifiquen a un participante del programa que se resiste al cambio, programe tiempo para hablar con ellos directamente.When you or a change agent identify a program participant who is resisting change, schedule time to speak with them directly. Pregunte sobre sus preocupaciones y pregunte qué puede hacer para obtener su soporte técnico.Ask about their concerns, and ask what you can do to gain their support. Blount y Carroll recomiendan las cuatro reglas básicas siguientes para estas conversaciones:Blount and Carroll recommend the following four ground rules for these conversations:

    • Olvide la eficiencia: El cambio motivador requiere conversaciones sin prisas, cara a cara, uno a uno.Forget efficiency: Motivating change requires unhurried, face-to-face, one-on-one conversations.
    • Céntrate en la escucha: Haga que todos se sientan comprendidos.Focus on listening: Make everyone feel understood. Escuche más de lo que habla e intente repetir lo que ha escuchado tanto como sea posible para revelar la raíz de la resistencia y desarrollar una solución.Listen more than you speak and try to repeat back what you have heard as much as possible to reveal the root of resistance and develop a solution.
    • Esté abierto para cambiarse: Tener una actitud abierta y estar listo para aprender algo nuevo y, si es necesario, modificar el plan del programa.Be open to change yourself: Have an open attitude and be ready to learn something new and, if necessary, modify the program plan.
    • Tener varias conversaciones: En la primera conversación, escucha y diagnostica las raíces de la resistencia.Have multiple conversations: In the first conversation, listen and diagnose the roots of the resistance. En la segunda conversación, el objetivo es dejar claro que ha reflejado lo que ha escuchado; para esquematear lo que será o no será diferente en su enfoque del cambio basado en esa conversación; y para explicar por qué.In the second conversation, your goal is to make clear that you have reflected on what you heard; to outline what will or will not be different in your approach to the change based on that conversation; and to explain why. Incluso si no cambia el plan general, cualquier persona que realmente escuche a la oposición tendrá que cambiar su pensamiento de alguna manera.Even if you do not change your overall plan, anyone who truly listens to opposition will have their thinking changed in some way. (Superar la resistencia al cambio con dos conversaciones.)(Overcome Resistance to Change with Two Conversations.)