Consideraciones de protección de datos al usar Workplace AnalyticsData-protection considerations when using Workplace Analytics

Workplace Analytics y protección de datos en su organizaciónWorkplace Analytics and data protection in your organization

Microsoft Workplace Analytics proporciona información eficaz sobre cómo funciona su organización.Microsoft Workplace Analytics produces powerful insights about how your organization functions. Para ello, analiza los datos de colaboración de Microsoft 365 y los datos organizativos (HR) que proporciona.It does this by analyzing Microsoft 365 collaboration data and organizational (HR) data that you provide. Dada la novedad del servicio Workplace Analytics y la posible sensibilidad acerca de cómo se podrían usar los datos, la implementación y el uso correctos de Workplace Analytics requieren una planeación y una planeación cuidadosas con respecto a la protección de datos.Given the novelty of the Workplace Analytics service and the potential sensitivity about how data could be used, successful implementation and use of Workplace Analytics require careful thought and planning with regard to data protection.

En esta sección se proporciona una introducción básica de roles, responsabilidades, tipos de datos y recomendaciones de privacidad de datos.This section provides a basic overview of roles, responsibilities, types of data, and data-privacy recommendations. Las sugerencias generales que se ofrecen aquí son un punto de partida para planear la estrategia de protección de datos y la implementación.The general suggestions offered here are a starting point for planning your data-protection strategy and deployment. No están pensados como un sustituto para satisfacer las necesidades únicas de su organización al interactuar con expertos legales, de privacidad, de recursos humanos y otros expertos en la materia dentro de su organización.They are not intended as a substitute for addressing your organization’s unique needs by engaging with legal, privacy, human-resources, and other subject matter experts within your organization.

Roles y responsabilidadesRoles and responsibilities

Controlador de datos, procesador de datos y interesadosData controller, data processor, and data subjects

Los conceptos de controlador de datos, procesador de datos y interesado se originan en la legislación europea de privacidad.The concepts of data controller, data processor, and data subject originate in European privacy law. Independientemente de dónde se encuentra su organización o si hay datos personales de ciudadanos de la Unión Europea implicados, estos conceptos proporcionan un marco útil para pensar en la protección de datos al usar Workplace Analytics.Regardless of where your organization is located or whether any personal data of European Union citizens is involved, these concepts provide a useful framework for thinking about data protection when using Workplace Analytics.

En la siguiente ilustración se muestra la posición central del controlador de datos (su organización) entre el interesado (izquierda) y el procesador de datos, Microsoft (a la derecha):The following illustration shows the central position of the data controller (your organization) between the data subject (left) and the data processor, Microsoft (on the right):

Roles in data protection

Para proteger los datos personales y respetar los derechos de los interesados y antes de configurar Workplace Analytics, considere primero las funciones y responsabilidades respectivas de su organización y de Microsoft.To protect personal data and honor the rights of data subjects and before setting up Workplace Analytics, first consider the respective roles and responsibilities of your organization and of Microsoft.

Rol de su organización: Controlador de datosYour organization’s role: Data controller

El responsable del tratamiento de datos es una parte que determina los propósitos y los medios de procesamiento de los datos personales de un interesado.The data controller is a party that determines the purposes and means of processing a data subject’s personal data.

Al usar Workplace Analytics, su organización es el controlador de datos porque su organización determina si, cómo y por qué Workplace Analytics procesará los datos personales.When using Workplace Analytics, your organization is the data controller because your organization determines if, how, and why Workplace Analytics will process any personal data.

Como controlador de datos, la organización debe:As a data controller, your organization should:

  • Determine el ámbito de los datos que se analizarán y la finalidad y los objetivos del análisis.Determine the scope of data to analyze and the purpose and objectives of the analysis.

  • Trabaje con los equipos legales, de privacidad y de recursos humanos de su organización para hacer lo siguiente:Work with your organization’s legal, privacy, and human resources teams to do the following:

    • Determinar si debe obtener el consentimiento de los empleados de su empresa;Determine whether you should obtain consent from employees in your company;
    • Determine qué información proporciona a los empleados sobre cómo procesará su organización sus datos personales en Workplace Analytics; yDetermine what information you provide to employees about how your organization will process their personal data in Workplace Analytics; and
    • Tenga en cuenta las consideraciones locales (por ejemplo, obtener la aprobación de los comités de empresa locales, si procede).Take local considerations into account (for example, obtain approval from local works councils, if applicable).
  • Use los controles de privacidad de Workplace Analytics para dirigir qué datos se analizarán, cómo aparecerán los datos en los resultados y quién tendrá acceso a los datos sin procesar y a los resultados del análisis.Use Workplace Analytics privacy controls to direct what data will be analyzed, how data will appear in results, and who will have access to both raw data and the results of analysis.

  • Revise y esté familiarizado con este documento y otra documentación de privacidad de Workplace Analytics proporcionada por Microsoft.Review and be familiar with this document and other Workplace Analytics privacy documentation provided by Microsoft.

Rol de Microsoft: Procesador de datosMicrosoft’s role: Data processor

El procesador de datos es una parte que procesa datos personales en nombre del responsable del tratamiento.The data processor is a party that processes personal data on behalf of the data controller. Cuando su organización usa Workplace Analytics, Microsoft es el procesador de datos.When your organization uses Workplace Analytics, Microsoft is the data processor.

Como procesador de datos, Microsoft:As a data processor, Microsoft will:

  • Procese los datos personales de acuerdo con las instrucciones de su organización según se indique a través de la configuración de configuración de Workplace Analytics.Process personal data in accordance with your organization’s instructions as directed through your settings configuration within Workplace Analytics.
  • A través del uso de Workplace Analytics, procese todos los datos proporcionados a Microsoft (incluidos los datos personales) de acuerdo con los mismos términos generales de privacidad y seguridad de los Términos de servicios en línea (OST) que Microsoft 365.Through your use of Workplace Analytics, process all data provided to Microsoft (including personal data) according to the same general privacy and security terms in the Online Services Terms (OST) as Microsoft 365.
  • Como parte de los compromisos de Microsoft en virtud de la OST, permanezca certificado en la UE-EE. UU. y Suiza-EE.UU. Marcos del Escudo de privacidad y los compromisos que estos marcos conllevan para legitimar las transferencias de datos personales de la UE y Suiza a los Estados Unidos.As part of Microsoft’s commitments under the OST, remain certified under the EU-U.S. and Swiss-U.S. Privacy Shield Frameworks and the commitments that these frameworks entail to legitimize transfers of personal data from the EU and Switzerland to the U.S.
  • Se compromete contractualmente a cumplir las disposiciones aplicables del Reglamento general de protección de datos (RGPD) de la Unión Europea, a partir del 25 de mayo de 2018.Contractually commit to abide by applicable provisions of the European Union General Data Protection Regulation (GDPR), effective starting May 25, 2018.
  • Proporcione características de Workplace Analytics que ayuden a las organizaciones a cumplir sus obligaciones de controlador de datos y a respetar los derechos de los interesados en el RGPD, incluido el derecho de exclusión del procesamiento, el acceso y la eliminación, e incluyendo el derecho de transparencia con respecto a los métodos de procesamiento.Provide Workplace Analytics features that help organizations meet their data-controller obligations and honor data-subject rights under the GDPR, including the right of exclusion from processing, access, and erasure, and including the right of transparency regarding methods of processing.
  • Implemente medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger la confidencialidad de los datos de su organización (y de los empleados) en Workplace Analytics.Implement technical and organizational security measures to protect the confidentiality of your organization’s (and employees’) data in Workplace Analytics.

Además, Microsoft no usa datos para publicidad ni ofrece datos a las fuerzas del orden.In addition, Microsoft does not use data for advertising nor does it volunteer to provide data to law enforcement.

Datos personales y del interesadoData subject and personal data

Un interesado es una persona que se puede identificar a través de datos personales.A data subject is a person who can be identified through personal data. En el contexto de Workplace Analytics, el interesado es un empleado u otro usuario de la organización cuya información personal se está procesando.In the context of Workplace Analytics, the data subject is an employee or other user in your organization whose personal information is being processed. Los datos personales son cualquier información que identifique directa o indirectamente a una persona (el interesado).Personal data is any information that directly or indirectly identifies a person (the data subject).

Note

En la mayoría de los casos del producto y la documentación de Workplace Analytics, nos referimos a un interesado simplemente como "usuario", "persona", "individuo" o "empleado".In most cases in the Workplace Analytics product and documentation, we refer to a data subject simply as a "user," a "person," an "individual," or an "employee."

Des-identification of dataDe-identification of data

Para evitar la divulgación de datos personales, Workplace Analytics desa identifica los datos de usuario mediante el uso de seudónimos y otras técnicas, incluida la agregación.To keep from disclosing personal data, Workplace Analytics de-identifies user data through the use of pseudonymization and other techniques, including aggregation. Para obtener más información, vea De-identification of personal data.For more details, see De-identification of personal data.

Tipos de datos para análisis en Workplace AnalyticsTypes of data for analysis in Workplace Analytics

Antes de iniciar un análisis en Workplace Analytics, debe pensar en los tipos de datos que incluirá.Before starting an analysis in Workplace Analytics, you should think about the types of data that you will include. En concreto, considere si la inclusión de datos personales es necesaria para cumplir la finalidad del análisis, o si otros tipos de datos que no se pueden usar para identificar individuos específicos podrían producir resultados tan eficaces y perspicaz como obtenería si hubiera usado datos personales.Specifically, consider whether the inclusion of personal data is necessary to fulfill the purpose of your analysis, or whether other types of data that cannot be used to identify specific individuals could produce results that are just as effective and insightful as you would get if you had used personal data.

Es posible que su organización tenga su propio sistema de clasificación de datos, pero es posible que desee tener en cuenta los siguientes tipos de datos al implementar Workplace Analytics:Your organization might have its own data-classification system, but you might wish to consider the following types of data when you implement Workplace Analytics:

Riesgo de privacidadPrivacy risk Tipo de datosData type DefiniciónDefinition Ejemplos en Workplace AnalyticsExamples in Workplace Analytics
HighestHighest Datos personalesPersonal data Los datos personales son información que identifica directa o indirectamente a una personaPersonal data is information that directly or indirectly identifies a person De forma predeterminada, Workplace Analytics desa identifica las direcciones de correo electrónico y otra información de Microsoft 365 que identifica directamente a una persona en cualquier panel o resultado de consulta del producto.By default, Workplace Analytics de-identifies email addresses and other information from Microsoft 365 that directly identifies an individual in any in-product dashboard or query result. Sin embargo, sí muestra información del conjunto de datos de la organización que la organización proporciona para el análisis.However, it does show information from the organizational dataset that your organization provides for analysis. Por lo tanto, si carga datos de la organización que incluyen datos personales (por ejemplo, nombres de empleados y números de identificación), esos datos personales aparecerán en los paneles del producto y en los resultados de la consulta.Thus, if you upload organizational data that includes personal data (for example, employee names and identification numbers), that personal data will appear in in-product dashboards and query results.
HigherHigher Datos con seudónimoPseudonymized data Los datos seudonimizados son información en la que se ha reemplazado un identificador personal por un valor que no identifica directamente a una persona (como un identificador numérico que ya no se puede atribuir a una persona específica sin el uso de información adicional).Pseudonymized data is information in which a personal identifier has been replaced with a value that does not directly identify a person (such as a numeric identifier that can no longer be attributed to a specific person without the use of additional information). Workplace Analytics reemplaza automáticamente las direcciones de correo electrónico por seudónimos (cadenas de números y letras ocultas criptográficamente) en los datos de colaboración de Microsoft 365 que elija incluir para su análisis.Workplace Analytics automatically replaces email addresses with pseudonyms (cryptographically obscured strings of numbers and letters) in the Microsoft 365 collaboration data that you choose to include for analysis. El uso de seudónimos puede reducir la probabilidad de que identifique a una persona específica, pero el riesgo de identificación permanece.Using pseudonyms can reduce the likelihood that you will identify a specific person, but the risk of identification remains.
LowerLower Datos agregadosAggregated data Los datos agregados son información que se calcula a partir de varios individuos o orígenes.Aggregated data is information that is computed from multiple individuals or sources. Workplace Analytics calcula promedios en toda la organización.Workplace Analytics calculates averages across your organization. Dado que los promedios se calculan a partir de datos procedentes de muchas personas, resulta casi imposible derivar información sobre la actividad de una persona específica.Since the averages are calculated from data sourced from many people, it becomes nearly impossible to derive information about a specific person’s activity. La probabilidad de identificar a alguien a partir de datos agregados depende del tamaño de la muestra.The likelihood of identifying someone from aggregated data depends on the size of the sample. Al implementar Workplace Analytics para su organización, debe seleccionar el umbral de tamaño de muestra para la agregación.When you implement Workplace Analytics for your organization, you must select the sample-size threshold for aggregation. Los tamaños de muestra más pequeños (como menos de diez personas) pueden revelar algunos conocimientos sobre la actividad individual, especialmente cuando se conocen los individuos, y otra información (por ejemplo, si el individuo estaba de vacaciones) se puede correlacionar con los cambios en los promedios con el tiempo.Smaller sample sizes (such as fewer than ten people) might reveal some insights about individual activity, especially when the individuals are known, and other information (for example, whether the individual was on vacation) can be correlated with changes in the averages over time.
LowestLowest Datos sin identificarDe-identified data Los datos sin identificar son información que no está relacionada con un individuo específico, que no aumenta la probabilidad de que se pueda identificar a un individuo específico o que se haya representado de manera que no se pueda usar para identificar a un individuo específico.De-identified data is information that does not relate to a specific individual, that does not increase the likelihood that a specific individual can be identified, or that has been rendered in a way so that it cannot be used to identify a specific individual. Al usar la configuración predeterminada en Workplace Analytics, todas las métricas calculadas que son el resultado de un análisis serán datos des identificados.When you use the default settings in Workplace Analytics, all the computed metrics that are the output of an analysis will be de-identified data.

Recomendaciones de privacidad de datosData-privacy recommendations

Considere la posibilidad de implementar las siguientes recomendaciones de privacidad de datos antes de empezar a usar Workplace Analytics.Consider implementing the following data-privacy recommendations before you begin using Workplace Analytics.

Desarrollar un plan de análisis claroDevelop a clear analysis plan

Al usar Workplace Analytics, puede procesar los datos de muchas maneras, por lo que antes de empezar, es importante tener un propósito claro sobre lo que desea analizar y por qué.By using Workplace Analytics, you can process data in many ways, so before you begin, it is important to have a clear purpose about what you want to analyze and why. Debes determinar qué preguntas específicas sobre tu organización quieres responder y, a continuación, considerar cómo Workplace Analytics puede ayudarte a encontrar esas respuestas.You should determine what specific questions about your organization you want to answer, and then consider how Workplace Analytics might help you find those answers.

Tener una pregunta clara y, a continuación, determinar cómo un análisis de datos de Workplace Analytics responderá a la pregunta cumple tres objetivos: en primer lugar, centra sus esfuerzos en ese propósito limitado y ayuda a evitar que su análisis de Workplace Analytics se convierta en una "expedición de pesca" con analistas que simplemente analizan los datos.Having a clear question and then determining how a data analysis from Workplace Analytics will answer the question serves three objectives: First, it focuses your efforts on that limited purpose and helps prevent your Workplace Analytics analysis from becoming a “fishing expedition” with analysts simply sifting through data. En segundo lugar, le ayuda a establecer el ámbito de los datos para usar y evitar problemas de privacidad, como incluir más datos de los necesarios, retener datos durante más tiempo del necesario y no ser transparentes con los empleados sobre cómo se podrían usar sus datos personales.Second, it helps you scope the data to use and avoid privacy pitfalls such as including more data than is necessary, retaining data for longer than is necessary, and failing to be transparent with employees about how their personal data might be used. Por último, en la medida en que su organización esté sujeta al RGPD, planear el análisis puede ser un paso clave para determinar y documentar su interés legítimo en procesar datos personales con Workplace Analytics.Finally, to the extent your organization is subject to GDPR, planning your analysis can be a key step in determining and documenting your legitimate interest in processing personal data with Workplace Analytics.

Determinar si se va a completar una evaluación de impacto de protección de datos (DPIA)Determine whether to complete a data protection impact assessment (DPIA)

El grado de riesgo de privacidad para los empleados y otros usuarios de la organización está en gran medida bajo su control.The degree of privacy risk to employees and other users in your organization is largely within your control. Ese riesgo depende principalmente del conjunto de datos de la organización que importará en Workplace Analytics y de cómo usará los datos.That risk depends primarily on the organizational dataset that you will import into Workplace Analytics and how you will use that data.

Después de desarrollar un plan de análisis, pero antes de empezar a procesar datos en Workplace Analytics, determine si necesita completar un DPIA.After you have developed an analysis plan but before you begin processing data in Workplace Analytics, determine whether you need to complete a DPIA. Si el uso propuesto de Workplace Analytics implica el procesamiento de datos personales de una manera que podría provocar riesgos elevados para los derechos de los empleados y otros usuarios de su organización, se podría justificar la finalización de una DPIA.If your proposed use of Workplace Analytics involves processing personal data in a manner that could lead to high risks to the rights of employees and other users in your organization, completing a DPIA might be warranted. Si no está seguro de si se requiere una DPIA, consulte a los expertos en temas de privacidad de su organización, como el personal legal o de recursos humanos.If you are unsure whether a DPIA is required, consult your organization’s privacy subject matter experts, such as legal or HR personnel.

Los datos de mayor riesgo incluyen datos demográficos confidenciales, como origen étnico o racial, sexo o género y pertenencia a sindicatos.Higher-risk data includes sensitive demographic data, such as racial or ethnic origin, sex or gender, and trade union membership. Entre los usos de mayor riesgo de Workplace Analytics se incluyen el uso del servicio para la generación de perfiles o para tomar decisiones o previsiones automatizadas sobre los empleados.Higher-risk uses of Workplace Analytics include using the service for profiling or to make automated decisions or predictions about employees. (Tenga en cuenta que Microsoft diseñó Workplace Analytics para ayudar a los usuarios de las organizaciones a tomar decisiones basadas en datos, no para automatizar esas decisiones). (Note that Microsoft designed Workplace Analytics to help people within organizations make data-driven decisions, not to automate those decisions.)

Si determina que es necesaria una DPIA para el uso propuesto de Workplace Analytics, deberá documentar varios aspectos de cómo usará el servicio para procesar datos personales, incluida la forma en que se recopilarán los datos; cómo se procesará; la necesidad del procesamiento en relación con la finalidad; qué riesgos presenta el procesamiento a los empleados; los flujos de datos dentro y fuera de Workplace Analytics; comentarios que recibió de los empleados sobre el procesamiento de datos propuesto; y cualquier otra información que el responsable de protección de datos (o equivalente) de su organización considere necesaria para la DPIA.If you determine that a DPIA is necessary for your proposed use of Workplace Analytics, you will need to document several aspects of how you will use the service to process personal data, including how the data will be collected; how it will be processed; the necessity of the processing in relation to the purpose; what risks the processing presents to employees; the data flows within and outside Workplace Analytics; feedback that you received from employees regarding the proposed data processing; and any other information that your organization’s data-protection officer (or equivalent) deems necessary for the DPIA. Como controlador de datos, su organización es totalmente responsable de determinar los propósitos de su organización para usar Workplace Analytics.As a data controller, your organization is entirely responsible for determining your organization’s purposes for using Workplace Analytics. Como procesador de datos, Microsoft le informa cómo el producto funciona y procesa los datos de acuerdo con la configuración de los servicios.As a data processor, Microsoft informs you how the product functions and processes data pursuant to your configuration of the services.

Usar datos agregados o sin identificar siempre que sea posibleUse aggregated or de-identified data whenever possible

Para minimizar el riesgo de privacidad, use los datos mínimos necesarios para realizar la investigación.To minimize privacy risk, use the minimum data necessary to conduct your research. Aunque la adopción de una directiva estricta de nunca usar datos personales y minimizar el uso de datos seudonimizados en combinación con la identificación de atributos puede ayudar a abordar muchos de los riesgos inherentes al uso de estos datos, dicha directiva puede restringir los tipos de análisis que Workplace Analytics puede realizar.While adopting a strict policy of never using personal data and minimizing use of pseudonymized data in combination with identifying attributes can help address many of the risks inherent in using such data, such a policy can restrict the types of analyses that Workplace Analytics can perform. La organización debe decidir cuál es el mejor enfoque y directiva para su organización.It is up to your organization to decide the best approach and policy for your organization.

Por ejemplo, muchas empresas ven la ventaja de comprender los patrones de colaboración agregados entre diferentes equipos o departamentos de su organización.For example, many companies see the benefit of understanding aggregate collaboration patterns between different teams or departments within their organization. Es posible que menos empresas se sientan cómodas analizando información altamente confidencial, como datos de estado, ubicación en tiempo real, contenido de documentos y determinados tipos de datos demográficos de diversidad.Fewer companies may be comfortable analyzing highly-sensitive information like health data, real-time location, document content, and certain types of diversity demographics.

Trabajar estrechamente con expertos en la materiaWork closely with subject matter experts

Consulte con los expertos en recursos humanos, privacidad y temas legales de su organización en los países donde quiera usar Workplace Analytics.Consult with your organization’s human-resources, privacy, and legal subject matter experts in the countries where you would like to use Workplace Analytics. Los análisis que pueden ser aceptables en un país pueden estar sujetos a requisitos adicionales (por ejemplo, obligaciones de notificación y consentimiento) o incluso ilegales en otros países.Analyses that might be acceptable in one country might be subject to additional requirements (for example, notice and consent obligations) or even illegal in other countries. La diligencia debida es especialmente importante en las jurisdicciones altamente reguladas como la Unión Europea.Due diligence is particularly important in highly regulated jurisdictions like the European Union.

Decidir qué datos usa Workplace Analytics y quién puede verlosDecide what data is used by Workplace Analytics and who gets to see it

Tiene control total sobre los datos que se deben incluir en el análisis mediante Workplace Analytics.You have full control over what data to include in analysis using Workplace Analytics. El origen de datos principal son los datos de colaboración de Microsoft 365.The primary data source is collaboration data from Microsoft 365. Esto se complementa con recursos humanos u otros datos de la organización que desee incluir para poder agrupar información por puesto de trabajo, ubicación u otros atributos.This is supplemented by human resources or other organizational data that you want to include so that you can group information by job title, location, or other attributes.

Datos proporcionados por Microsoft 365Data provided by Microsoft 365

Workplace Analytics usa información de encabezado de elementos de calendario y correo electrónico de Microsoft 365.Workplace Analytics uses header information from Microsoft 365 email and calendar items. Esta información de encabezado incluye el remitente y el destinatario, la fecha y las líneas de asunto del correo electrónico; organizador, asistente y duración de las reuniones.This header information includes sender and recipient, date and subject lines for email; and organizer, attendee, and duration of meetings. Workplace Analytics nunca incluye datos adjuntos y contenido en elementos de correo electrónico y calendario.Workplace Analytics never includes attachments and content in email and calendar items. Para obtener una descripción completa de lo que se incluye y se excluye, revise Privacidad y acceso a datos de Workplace Analytics.For a full description of what is included and excluded please review Workplace Analytics privacy and data access.

Es importante tener en cuenta que, aunque Workplace Analytics usa estos datos de Microsoft 365, la mayor parte de la información del encabezado nunca está disponible directamente para los usuarios del servicio.It’s important to note that while Workplace Analytics uses this Microsoft 365 data, most of the header information is never directly available to users within the service. En su lugar, Workplace Analytics proporciona cálculos y métricas basados en esta información.Rather, Workplace Analytics provides computations and metrics based on this information. Además, con la configuración del servicio, puedes decidir y configurar qué datos usar y quién puede verlos.Furthermore, using the settings within the service, you get to decide and configure what data to use and who can see it. Consulte la documentación de características de privacidad del producto para obtener detalles completos.Please review the product privacy features documentation for full details.

Funcionalidades de privacidad en el controlPrivacy capabilities in your control

En primer lugar, puede decidir qué buzones de correo de los usuarios deben incluirse en su estudio de Workplace Analytics.First, you get to decide which users’ mailboxes to include in your Workplace Analytics study. A continuación, puede usar varios controles para limitar aún más los datos.Then, you can use multiple controls to further limit the data.

  • Puede controlar si los analistas tienen acceso a las líneas de asunto de correo electrónico y calendario.You can control whether analysts have access to email and calendar subject lines.
  • Puede descartar todas las reuniones y el correo electrónico por palabras clave (en líneas de asunto) que considere confidenciales.You can rule out all meetings and email by keywords (in subject lines) that you deem sensitive.
  • Puede quitar todas las referencias a cualquier persona del conjunto inicial de buzones de usuario que haya incluido para su análisis.You can remove all references to any individual from the initial set of user mailboxes that you have included for analysis.
  • Puede descartar el correo electrónico confidencial o privado, o aquellos que son derechos protegidos mediante la tecnología de administración de derechos digitales de Microsoft.You can rule out confidential or private email, or those that are rights protected by using Microsoft's digital rights management technology.

Para obtener más información sobre la privacidad, consulte Privacidad y acceso a datos de Workplace Analytics y Asignar roles a administradores y analistas de Workplace Analytics.To learn more about privacy, see Workplace Analytics privacy and data access and Assign roles to Workplace Analytics admins and analysts.

Datos proporcionados por su organizaciónData provided by your organization

Controlas qué otra información quieres incluir en los análisis de Workplace Analytics.You control what other information you want to be included in Workplace Analytics analyses.

Para habilitar el análisis en líneas organizativas, puede proporcionar datos de recursos humanos como disciplinas, títulos, ubicaciones y administradores.To enable analysis along organizational lines, you can provide HR data such as disciplines, titles, locations, and managers. Workplace Analytics garantiza que las identidades individuales nunca se usan en el análisis de esta información.Workplace Analytics ensures that individual identities are never used in analyzing this information. Sin embargo, es importante tener cuidado de evitar la identificación incidental de los usuarios en función de datos personales, como nombres, números de identificación de empleados o ubicaciones de oficina específicas.However, it is important to take care to prevent incidental identification of users based on personal data, such as names, employee identification numbers, or specific office locations. Además, considere los riesgos de incluir atributos cuyos valores específicos pueden identificar a algunos individuos directamente (como el campo de título que contiene CEO) o puede reducir el conjunto de individuos por debajo de los umbrales de agregación que hacen que los individuos puedan identificarse fácilmente (por ejemplo, solo puede haber un número reducido de directores).Additionally, consider risks of including attributes whose specific values may identify some individuals directly (such as the title field containing CEO), or may reduce the set of individuals below the aggregation thresholds that make individuals easily identifiable (for example, there may only be only a small number of Directors).

Quién puede ver los datosWho can see the data

Controla quién obtiene para ver los datos y los resultados del análisis.You control who gets to see the data and the results of the analysis. Al igual que otros productos que funcionan con datos confidenciales, como los sistemas de RRHH, Workplace Analytics no está diseñado para los trabajadores en general.Like other products that work with sensitive data, such as HR systems, Workplace Analytics is not meant for the general workforce. En su lugar, se espera que los usuarios tengan formación sobre cómo gestionar información confidencial.Rather, its users are expected to have training regarding how to handle sensitive information. La formación debe ser específica para su organización.Training should be specific to your organization. Los temas sugeridos pueden incluir las directivas de recursos humanos de su organización, la directiva de privacidad de los empleados, cómo administrar y almacenar datos confidenciales y el comercio interno.Suggested topics may include your organization’s HR policies, employee privacy policy, how to handle and store sensitive data, and insider trading.

Hay dos formas de que los usuarios aprovisionados como analistas puedan acceder a la información de Workplace Analytics.There are two ways that users provisioned as analysts can access information within Workplace Analytics. Una vista, Analyst (Acceso limitado), simplemente proporciona una vista exploratoria de los datos y se rellena con vistas preestablecidas que solo ofrecen información agregada y no comparten datos personales o seudonimizados.One view, Analyst (Limited Access), simply provides an exploratory view into the data and is populated with preset views that only offer aggregated information and share no personal or pseudonymized data. Esta vista se recomienda para los analistas que no necesitan el poder completo de Workplace Analytics para comprender los datos.This view is recommended for analysts who do not need the full power of Workplace Analytics to understand the data. El análisis presentado en esta vista suprime cualquier posibilidad de exponer información específica del usuario.The analysis presented in this view suppresses any chance of exposing user-specific information.

El segundo tipo de acceso que Workplace Analytics proporciona es la vista completa del analista.The second kind of access Workplace Analytics provides is the full analyst view. Aquí, el analista puede ejecutar consultas con la información de reunión y correo electrónico para llegar a nuevas métricas, todas las cuales se en la categoría de datos sin identificar.Here the analyst can run queries with the meeting and email information to arrive at new metrics, all of which fall under the category of de-identified data. Sin embargo, si decide proporcionar datos personales, el analista podrá distinguir las métricas que se están calculando.However, if you choose to provide personal data, then the analyst can discern whose metrics are being computed. Por lo tanto, es importante que estos analistas reciben la formación necesaria antes de tener acceso a Workplace Analytics.Thus, it is important that such analysts are provided the requisite training before they are given access to Workplace Analytics. Además, Workplace Analytics registra todas las consultas que estos analistas son autores, lo que le permite auditarlas para que se ajusten a las directivas de la organización y a cualquier DPIA que haya completado.Additionally, Workplace Analytics logs all queries that such analysts author, therefore allowing you to audit them for consistency with your organizational policies and any DPIA that you completed.

Ambos roles los aprovisiona el administrador de inquilinos.Both of these roles are provisioned by the tenant administrator.

Compatibilidad con Workplace Analytics para el tratamiento de solicitudes de interesadosWorkplace Analytics support for handling data subject requests

En virtud del RGPD, los interesados pueden tener derechos para solicitar la exclusión del procesamiento, el acceso, la corrección o la eliminación de sus datos personales.Under the GDPR, data subjects may have rights to request exclusion from processing, access, correction, or deletion of their personal data. Es el rol de su organización como controlador de datos evaluar si una solicitud de interesado en particular es válida y, si procede, tomar medidas para cumplir la solicitud.It is your organization’s role as data controller to evaluate whether a particular data subject request is valid and, if appropriate, to take action to fulfill the request. Como procesador de datos, Microsoft proporciona mecanismos para que su organización como responsable del tratamiento de datos pueda respetar los derechos del interesado a través de controles integrados en Workplace Analytics.As a data processor, Microsoft provides mechanisms for your organization as the data controller to honor data subject rights through controls that are built into Workplace Analytics.

  • Exclusión del procesamiento: los interesados tienen derecho a que su información personal se excluya del procesamiento.Exclusion from processing - Data subjects have the right to have their personal information excluded from processing. En Workplace Analytics, puede excluir la información personal de un empleado para que no se procese simplemente no asignando una licencia de Workplace Analytics a ese empleado.In Workplace Analytics, you can exclude an employee’s personal information from being processed simply by not assigning a Workplace Analytics license to that employee.
  • Acceso: los interesados tienen derecho a exigir qué información personal se está procesando y Workplace Analytics le ofrece la capacidad de exportar los datos sin procesar, que pueden contener datos personales.Access - Data subjects have the right to demand what personal information is being processed, and Workplace Analytics gives you the ability to export the raw data, which may contain personal data. El ámbito de dicha información está restringido a lo que es personalmente asociable y no contiene métricas agregadas de las que no se pueda obtener información personal.The scope of such information is restricted to what is personally associable, and does not contain aggregate metrics from which no personal information can be gleaned.
  • Corrección: los interesados tienen derecho a rectificar sus datos personales.Correction - Data subjects have the right to rectify their personal data. Workplace Analytics solo realiza operaciones (principalmente aritméticas) en datos proporcionados desde otros orígenes, como correo electrónico y datos de reuniones de Microsoft 365 o los datos de la organización que se cargan.Workplace Analytics only performs operations (mostly arithmetic) on data provided to it from other sources, such as email and meeting data from Microsoft 365 or the organizational data that you upload. Estos datos no se corrigen a través de Workplace Analytics.This data is not corrected through Workplace Analytics.
  • Eliminación: los interesados pueden solicitar que se eliminen sus datos personales.Deletion - Data subjects can ask for their personal data to be erased. Si un usuario desea que se quiten sus datos de un estudio una vez completado el estudio, puede extraer los datos personales de ese usuario de los conjuntos de datos sin procesar que se procesaron anteriormente.If a user wishes to have their data removed from a study after the study is completed, then you can expunge that user’s personal data from the raw datasets that were previously processed. Tiene la opción de decidir si estos datos deben volver a procesarse sin las métricas sin procesar del usuario.You have the option of deciding whether such data needs to be reprocessed without the user’s raw metrics. Si así lo decide, todos los informes almacenados en Workplace Analytics se pueden eliminar y volver a calcular.If you so decide, all reports stored in Workplace Analytics can be deleted and recalculated.
  • Transparencia con respecto al procesamiento: consulta Descripciones de métricas para obtener información detallada acerca de las métricas calculadas por Workplace Analytics y lo que significan.Transparency regarding processing - See Metric descriptions for detailed information about the metrics calculated by Workplace Analytics, and what they mean.

Note

Los usuarios de Microsoft 365 pueden determinar si tienen una licencia de Workplace Analytics y, por lo tanto, si sus datos se están procesando.Microsoft 365 users can determine whether they have a Workplace Analytics license and, consequently, whether their data is being processed. Para obtener más información, vea Asignar licencias/ Los usuarios pueden ver su estado de suscripción.For more information, see Assign licenses / Users can view their subscription status.

Recursos adicionalesAdditional Resources