Consideraciones de la protección de datosData-protection considerations

Workplace Analytics y protección de datos en su organizaciónWorkplace Analytics and data protection in your organization

Microsoft Workplace Analytics analiza los datos de correo electrónico, reuniones, llamadas e mensajes instantáneos de los datos de colaboración de Microsoft 365 y los datos de organización (RRHH) que proporciona.Microsoft Workplace Analytics analyzes email, meeting, call, and instant message data from Microsoft 365 collaboration data and organizational (HR) data that you provide. Estos datos pertenecen a personas que tienen derecho a comprender cómo se usan sus datos.This data pertains to individuals, who have a right to understand how their data is used. Los que controlan y procesan estos datos tienen la responsabilidad de comprender cómo se analizan y almacenan y de planear cuidadosamente cómo protegerlos.Those who control and process this data have a responsibility to understand how it is analyzed and stored and to carefully plan how to protect it.

Note

Para obtener información más detallada, consulte Consideraciones de protección de datos al usar Workplace Analytics .For more in-depth information, see Data-protection considerations when using Workplace Analytics .

Roles y responsabilidadesRoles and responsibilities

Los conceptos de controlador de datos, procesador de datos y interesado proporcionan un marco útil para pensar en la protección de datos al usar Workplace Analytics.The concepts of data controller, data processor, and data subject provide a useful framework for thinking about data protection when using Workplace Analytics.

  • Rol de la organización: controlador de datos.Your organization’s role: Data controller. El controlador de datos determina los propósitos y los medios para procesar los datos personales de un interesado.The data controller determines the purposes and means of processing a data subject’s personal data. Al usar Workplace Analytics, su organización es el controlador de datos, ya que determina si Workplace Analytics procesará datos personales, cómo y por qué.When using Workplace Analytics, your organization is the data controller because it determines whether, how, and why Workplace Analytics will process any personal data. Para obtener más información, vea Controlador de datos.For more information, see Data controller.

  • Rol de Microsoft: Procesador de datos.Microsoft’s role: Data processor. El procesador de datos es una parte que procesa datos personales en nombre del responsable del tratamiento.The data processor is a party that processes personal data on behalf of the data controller. Cuando su organización usa Workplace Analytics, Microsoft es el procesador de datos.When your organization uses Workplace Analytics, Microsoft is the data processor. Para obtener más información, vea Procesador de datos.For more information, see Data processor.

  • Datos personales y del interesado.Data subject and personal data. Un interesado es una persona que se puede identificar a través de datos personales.A data subject is an individual who can be identified through personal data. En el contexto de Workplace Analytics, el interesado es un empleado u otro usuario de la organización cuya información personal se está procesando.In the context of Workplace Analytics, the data subject is an employee or other user in your organization whose personal information is being processed. Los datos personales son cualquier información que identifique directa o indirectamente a una persona (el interesado).Personal data is any information that directly or indirectly identifies a person (the data subject).

Recomendaciones de privacidad de datosData-privacy recommendations

Considere la posibilidad de implementar las siguientes recomendaciones de privacidad de datos antes de empezar a usar Workplace Analytics.Consider implementing the following data-privacy recommendations before you begin using Workplace Analytics.

  • Decida qué tipos de datos incluir: Antes de iniciar un análisis en Workplace Analytics, tenga en cuenta si debe incluir datos personales o si podría usar otros datos que no se puedan usar para identificar individuos específicos.Decide which data types to include: Before you start an analysis in Workplace Analytics, consider whether you must include personal data or whether you could use other data that cannot be used to identify specific individuals. Para obtener más información, vea Tipos de datos para análisis en Workplace Analytics.For more information, see Types of data for analysis in Workplace Analytics.

  • Desarrollar un plan de análisis claro: Debe comprender claramente lo que desea analizar y por qué.Develop a clear analysis plan: You must understand clearly what you want to analyze and why. Después de determinar qué preguntas específicas sobre su organización desea responder, considere cómo Workplace Analytics puede ayudarle a encontrar esas respuestas.After you determine what specific questions about your organization you want to answer, consider how Workplace Analytics might help you find those answers. Para obtener más información, vea Desarrollar un plan de análisis claro.For more information, see Develop a clear analysis plan.

  • Considere la posibilidad de una PPPA: Si el uso propuesto de Workplace Analytics implica el procesamiento de datos personales de una manera que podría provocar riesgos elevados para los derechos de los empleados y otros usuarios de su organización, considere la posibilidad de completar una evaluación de impacto en la protección de datos (DPIA).Consider a DPIA: If your proposed use of Workplace Analytics involves processing personal data in a way that could lead to high risks to the rights of employees and other users in your organization, consider completing a data protection impact assessment (DPIA). Para obtener más información, vea Determine whether to complete a data protection impact assessment (DPIA).For more information, see Determine whether to complete a data protection impact assessment (DPIA).

  • Use datos agregados o sin identificar: Para minimizar el riesgo de privacidad, use los datos mínimos necesarios para realizar la investigación.Use aggregated or de-identified data: To minimize privacy risk, use the minimum data necessary to conduct your research. Tenga en cuenta la desventaja inherente: por ejemplo, puede adoptar una directiva estricta que nunca use datos personales, pero esto restringe los análisis que Workplace Analytics puede realizar.Note the inherent trade-off: You can, for example, adopt a strict policy that never uses personal data, but this restricts the analyses that Workplace Analytics can perform. Para obtener más información, vea Use aggregated or de-identified data whenever possible.For more information, see Use aggregated or de-identified data whenever possible.

Decidir qué datos usarDecide what data to use

Tiene control total sobre los datos que se deben incluir en el análisis mediante Workplace Analytics.You have full control over what data to include in analysis using Workplace Analytics. El origen de datos principal es Microsoft 365, pero se complementa con recursos humanos y otros datos de la organización para poder agrupar información por título de trabajo, ubicación u otros atributos.The primary data source is Microsoft 365, but you supplement it with HR and other data from your organization so that you can group information by job title, location, or other attributes.

  • Datos proporcionados por Microsoft 365: Workplace Analytics usa información de encabezado de elementos de calendario y correo electrónico de Microsoft 365.Data provided by Microsoft 365: Workplace Analytics uses header information from Microsoft 365 email and calendar items. Esta información incluye el remitente y los destinatarios, y las líneas de fecha y asunto del correo electrónico; organizador, asistentes y duración de las reuniones.This information includes sender and recipients and date and subject lines for email; and organizer, attendees, and duration of meetings. Para obtener más información, vea Data provided by Microsoft Microsoft 365.For more information, see Data provided by Microsoft Microsoft 365.

  • Capacidades de privacidad en el control: Decide qué buzones de usuarios incluir en su estudio de Workplace Analytics.Privacy capabilities in your control: You decide which users’ mailboxes to include in your Workplace Analytics study. Puede aplicar varios controles sobre estos datos para limitarlos aún más.You can apply multiple controls over this data to limit it further. Para obtener más información, vea Capacidades de privacidad en su control,Privacidad de Workplace Analyticsy acceso a datos y Asignar roles a administradores y analistas de Workplace Analytics.For more information, see Privacy capabilities in your control, Workplace Analytics privacy and data access, and Assign roles to Workplace Analytics admins and analysts.

  • Datos proporcionados por su organización: Controlas qué otra información quieres incluir en los análisis de Workplace Analytics.Data provided by your organization: You control what other information you want to be included in Workplace Analytics analyses. Debe equilibrar las ventajas del análisis a lo largo de las líneas organizativas con los riesgos de incluir los datos necesarios para realizar esos análisis.You must balance the benefits of analyzing along organizational lines with the risks of including the data required to make those analyses. Para obtener más información, vea Data provided by your organization.For more information, see Data provided by your organization.

  • Quién puede ver los datos: Controla quién obtiene para ver los datos y los resultados del análisis.Who can see the data: You control who gets to see the data and the results of the analysis. Al igual que otros productos que funcionan con datos confidenciales, como los sistemas de RRHH, Workplace Analytics no está diseñado para los trabajadores en general.Like other products that work with sensitive data, such as HR systems, Workplace Analytics is not meant for the general workforce. En su lugar, se espera que sus usuarios hayan recibido formación en el tratamiento de información confidencial.Rather, its users are expected to have been trained in the handling sensitive information. Para obtener más información, vea Quién puede ver los datos.For more information, see Who can see the data.

Controlar solicitudes de interesadosHandle data-subject requests

Según el Reglamento general de protección de datos (RGPD), los interesados pueden tener derechos para solicitar la exclusión del procesamiento, el acceso y la corrección, o la eliminación de sus datos personales.Under the General Data Protection Regulation (GDPR), data subjects may have rights to request exclusion from processing, access, and correction, or deletion of their personal data. Como controlador de datos, la organización debe evaluar si una solicitud del interesado en particular es válida y, si procede, tomar medidas para cumplirla.As the data controller, your organization must evaluate whether a particular data-subject request is valid and then, if appropriate, take action to fulfill it. Para obtener más información acerca de los siguientes tipos de solicitud y cómo cumplirlos, consulte Workplace Analytics support for handling data subject requests.For more information about the following request types and how to fulfill them, see Workplace Analytics support for handling data subject requests.

  • Exclusión del procesamiento: Los interesados tienen derecho a que su información personal se excluya del procesamiento.Exclusion from processing: Data subjects have the right to have their personal information excluded from processing.

  • Access: Los interesados tienen derecho a exigir qué información personal se está procesando y Workplace Analytics le ofrece la capacidad de exportar los datos sin procesar, que pueden contener datos personales.Access: Data subjects have the right to demand what personal information is being processed, and Workplace Analytics gives you the ability to export the raw data, which may contain personal data.

  • Corrección: Los interesados tienen derecho a rectificar sus datos personales.Correction: Data subjects have the right to rectify their personal data. Workplace Analytics solo realiza operaciones (principalmente aritméticas) en datos proporcionados desde otros orígenes, como correo electrónico y datos de reuniones de Microsoft 365 o los datos de la organización que se cargan.Workplace Analytics only performs operations (mostly arithmetic) on data provided to it from other sources, such as email and meeting data from Microsoft 365 or the organizational data that you upload. Estos datos no se corrigen a través de Workplace Analytics.This data is not corrected through Workplace Analytics.

  • Eliminación: Los interesados pueden solicitar que se borren sus datos personales.Deletion: Data subjects can ask for their personal data to be erased. Si un usuario desea que se quiten sus datos de un estudio una vez completado el estudio, puede extraer los datos personales de ese usuario de los conjuntos de datos sin procesar que se procesaron anteriormente.If a user wishes to have their data removed from a study after the study is completed, then you can expunge that user’s personal data from the raw datasets that were previously processed.

  • Transparencia con respecto al procesamiento: las descripciones de métricas analizan detalladamente las métricas calculadas por Workplace Analytics y lo que significan.Transparency regarding processing: Metric descriptions discusses in detail the metrics calculated by Workplace Analytics, and what they mean.

Recursos adicionalesAdditional Resources