Privacidad y acceso a datos de Workplace AnalyticsWorkplace Analytics privacy and data access

Conocer los derechos de los empleados es un componente clave para garantizar un programa correcto mediante Workplace Analytics.Being aware of employees' rights is a key component to ensuring a successful program using Workplace Analytics. Es importante tener en cuenta las leyes y normativas que cambian en cada momento en relación con las relaciones entre empleadores y empleados, la privacidad y los datos personales, así como las directivas de la empresa, antes de usar Workplace Analytics.It is important to consider ever-changing laws and regulations regarding employer-employee relationships, privacy, and personal data, as well as company policies, before using Workplace Analytics.

Workplace Analytics no codifica ninguna directiva específica, sino que proporciona controles que los administradores pueden usar para configurar el producto para que sea coherente con las leyes, reglamentos y directivas de la empresa aplicables.Workplace Analytics does not encode any specific policy, instead it provides controls that administrators can use to configure the product to be consistent with applicable laws, regulations, and company policies. Su organización elige qué datos usar en Workplace Analytics.Your organization chooses what data to use in Workplace Analytics.

Important

Consulte con los equipos legales y de recursos humanos antes de habilitar Workplace Analytics para su organización.Consult with your legal and human resources teams before enabling Workplace Analytics for your organization.

Este documento presenta los controles de privacidad disponibles para los administradores de Workplace Analytics.This document introduces the privacy controls available to Workplace Analytics administrators. Puede controlar los datos y el acceso a los datos en Workplace Analytics.You control both the data and access to the data in Workplace Analytics.

Usted decide quién obtiene para ver qué datosYou decide who gets to see what data

Las organizaciones deciden quién puede tener acceso a los datos en Workplace Analytics.Organizations decide who can have access to see the data in Workplace Analytics. Debe asegurarse de que los usuarios principales reciban una formación adecuada en privacidad, en las directivas de su empresa y en otras áreas de asunto aplicables, antes de obtener acceso a los datos.You should ensure that primary users receive suitable training in privacy, and in your company’s policies and other applicable subject areas, before being granted access to the data. Los siguientes niveles de permisos proporcionan acceso a los datos:The following levels of permission provide access to the data:

  • El analista (acceso limitado) tiene acceso a la página principal de Workplace Analytics y explora las características de métricas en las que se exige el tamaño mínimo del grupo.Analyst (Limited Access) has access to the Workplace Analytics Home page and explore metrics features where minimum group size is enforced.
  • El analista tiene acceso total a todas las características del producto excepto las características de administrador.Analyst has full access to all product features except the administrator features.
  • El rol de administrador solo tiene acceso a las características de administrador (páginas Configuración y origen de datos).Administrator role has access to administrator features only (Settings and Data Source pages).
  • El administrador de programas tiene acceso a la página principal de Workplace Analytics y permite a los jefes de programa explorar métricas en casos en los que se aplica el tamaño mínimo del grupo.Program manager has access to the Workplace Analytics Home page and lets program managers explore metrics in cases where the minimum group size is enforced. También tienen acceso a Planes y sus páginas Administrar y Realizar seguimiento, donde pueden configurar planes y realizar un seguimiento del progreso de los planes activos o finalizados. They also have access to Plans and its Manage and Track pages, where they can set up plans and track the progress of active or ended plans.
  • Los administradores de personas pueden obtener acceso a Workplace Analytics a través de la configuración del administrador.People managers can get access to Workplace Analytics through Manager settings. Si cumplen con el tamaño mínimo del equipo, pueden ver la página principal y explorar métricas sobre su equipo específico.If they meet the minimum team size, they can see the Home page and explore metrics about their specific team. También tienen acceso a Planes y sus páginas Administrar y Realizar seguimiento, donde pueden configurar planes y realizar un seguimiento del progreso de los planes activos o finalizados. They also have access to Plans and its Manage and Track pages, where they can set up plans and track the progress of active or ended plans.

Puede controlar los datos que Workplace Analytics usaYou control the data that Workplace Analytics uses

Conserva el control total sobre los datos que se usan y cómo se usan en Workplace Analytics.You retain full control over what data is used and how it is used within Workplace Analytics. Workplace Analytics usa metadatos de calendario y correo electrónico de Microsoft 365 y datos externos definidos por su organización (normalmente exportados desde un sistema de recursos humanos) para calcular cuánto tiempo pasan los grupos de su organización en reuniones, correos electrónicos, llamadas y chats, y con quién.Workplace Analytics uses Microsoft 365 email and calendar metadata and external data defined by your organization (usually exported from an HR system) to compute how much time groups within your organization spend in meetings, emails, calls, and chats, and with whom.

Workplace Analytics procesa datos de estos dos orígenes de datos de la organización de su propio sistema de recursos humanos y datos de colaboración de — Microsoft 365para proporcionar a los analistas un grupo unificado de datos en el que realizar — análisis.Workplace Analytics processes data from these two sources—organizational data from your own HR system and collaboration data from Microsoft 365—to provide your analysts with a unified pool of data on which to perform analyses. En las secciones siguientes se describen estos dos orígenes de datos:The following sections describe these two data sources:

Datos de la organizaciónOrganizational data

Los datos de la organización son información contextual sobre los empleados (por ejemplo: puesto de trabajo, nivel, ubicación) y pueden provienen de recursos humanos, sistemas de información u otros almacenes de datos de línea de negocio.Organizational data is contextual information about your employees (for example: job title, level, location) and can come from human resources, information systems, or other line-of-business data stores. Workplace Analytics combina los metadatos de correo electrónico, calendario, llamadas y mensajes instantáneos de Microsoft 365 con los datos de la organización que elija usar para proporcionar información enriquecible y útil sobre las tendencias de comunicación y colaboración de su empresa para ayudarle a tomar decisiones empresariales más eficaces.Workplace Analytics combines Microsoft 365 email, calendar, call, and instant message metadata with the organizational data that you choose to use to provide rich, actionable insights into your company’s communication and collaboration trends to help you make more effective business decisions.

El conjunto de datos de la organización se combina con los metadatos de Microsoft 365 para producir el conjunto de datos completo que se analiza para obtener información.The organizational data set is combined with the Microsoft 365 metadata to produce the complete dataset that is analyzed for insights. Los conjuntos de datos se combinan con las direcciones de correo electrónico de los usuarios, pero las direcciones de correo electrónico nunca se muestran en Workplace Analytics a través de paneles o resultados de consulta.The data sets are combined using the email addresses of the users, but the email addresses are never shown in Workplace Analytics through dashboards or query results.

Tenga en cuenta que otra información proporcionada en el conjunto de datos de la organización se expone en los paneles e informes de Workplace Analytics.Note that other information provided in the organizational data set is exposed in Workplace Analytics dashboards and reports. Asegúrese de que el conjunto de datos no incluya datos personales (como el id. de empleado).Take care to ensure that the data set does not include personal data (such as the employee ID). Para obtener más información acerca de los datos de la organización, vea Prepare organizational data.For more information about organizational data, see Prepare organizational data.

Datos de colaboración de Microsoft 365Collaboration data from Microsoft 365

Los metadatos de correo electrónico, calendario, llamada y mensajes instantáneos de Microsoft 365 proporcionan la base para todos los análisis de Workplace Analytics, por lo que el primer paso es determinar qué usuarios desea incluir.Microsoft 365 email, calendar, call, and instant message metadata provides the foundation for all Workplace Analytics analysis, so the first step is to determine which users you want to include. Al elegir un usuario que se va a incluir, Workplace Analytics usa la siguiente información acerca de los elementos del buzón y el calendario de ese usuario:When you choose a user to be included, Workplace Analytics uses the following information about items in that user's mailbox and calendar:

itemitem originatororiginator destinatariorecipient subjectsubject chronologíachronology statusstatus venuevenue
emailemail sendersender destinatariosrecipients línea de asuntosubject line hora de envíosent time
reuniónmeeting organizadororganizer invitadosinvitees línea de asuntosubject line hora programadascheduled time estado de los asistentesattendee status ubicación programadascheduled location
callcall organizadororganizer invitadosinvitees hora programada,scheduled time,
hora de llamada unida,call joined time,
duración de la llamadacall duration
estado de llamada/unióncall/join status
chatchat remitente desender of
MI inicialinitial IM
destinatariosrecipients Hora de envío de mensajería instantáneaIM sent time

Important

Workplace Analytics nunca usa datos adjuntos y texto en el cuerpo del correo electrónico y las reuniones.Attachments and text in the body of email and meetings are never used by Workplace Analytics. Además, el correo electrónico y las reuniones privadas, confidenciales y administrados por derechos se excluyen por completo.Furthermore, rights-managed, confidential, and private email and meetings are excluded altogether.

Configuración de privacidad de Workplace AnalyticsWorkplace Analytics privacy settings