Privacidad y acceso a datos

Importante

Este artículo es para la aplicación de Workplace Analytics heredada y no refleja las funciones disponible en la plataforma de Viva Insights actualizada. Acceda a la documentación actual para las conclusiones avanzadas de Viva Insights aquí: documentación de conclusiones avanzadas.

Tener en cuenta los derechos de los empleados es un componente clave para garantizar un programa exitoso mediante Microsoft Viva Insights. Es importante tener en cuenta las leyes y regulaciones cambiantes sobre las relaciones entre empleadores y empleados, la privacidad, los datos personales y las directivas de la empresa, antes de usar las características web de Viva Insights.

Viva Insights no codifica ninguna directiva específica. En su lugar, proporciona control a los administradores para configurar el producto para que sea coherente con las leyes, regulaciones y directivas de empresa aplicables. Su organización elige qué datos usar en la aplicación.

Importante

Consulte con los equipos de recursos legales y humanos antes de habilitar Microsoft Viva Insights para su organización.

Decide quién puede ver qué datos

Las organizaciones deciden quién tiene acceso a Viva Insights datos. Los usuarios principales deben recibir una formación adecuada en privacidad, en las directivas de la empresa y en otras áreas temáticas aplicables, antes de que se les conceda acceso a los datos.

Los siguientes niveles de permisos proporcionan acceso a los datos de Viva Insights:

• El analista (acceso limitado) tiene acceso a la información de la organización en Microsoft Teams y Viva Insights con características de análisis en las que se aplica el tamaño mínimo del grupo.
• El analista tiene acceso total a todas las características del producto excepto a las características de administrador.
• El rol de administrador solo tiene acceso a las características de administrador (como algunas de la configuración del analista y el origen de datos en Viva Insights).
• El administrador de programas tiene acceso a Viva Insights en Teams y en Viva Insights, donde los administradores de programas también pueden explorar métricas en los casos en los que se aplica el tamaño mínimo del grupo. También tienen acceso a Los planes en Viva Insights y sus páginas Administrar y Realizar seguimiento, donde pueden configurar planes y realizar un seguimiento del progreso de los planes activos o finalizados.
• Personas los administradores que cumplen el tamaño mínimo del equipo pueden obtener acceso a Viva Insights en Teams y en Viva Insights a través de la configuración del administrador. También pueden explorar métricas sobre su equipo específico y acceder a los planes en Viva Insights, donde pueden configurar planes y realizar un seguimiento del progreso del plan.

Puede controlar los datos que usa Viva Insights

Tiene control total sobre qué datos se usan y cómo se usan en Viva Insights. Viva Insights usa correo electrónico de Microsoft 365, metadatos de calendario y datos externos exportados desde un sistema de RR. HH., para calcular cuánto tiempo dedican los grupos de su organización a reuniones, correos electrónicos, llamadas y chats.

Viva Insights procesa los datos organizativos del sistema de RR. HH. y los datos de colaboración de Microsoft 365 para proporcionar a los analistas un grupo unificado de datos para analizar.

Datos de la organización

Los datos organizativos son información contextual sobre los empleados (por ejemplo: puesto, nivel, ubicación) y pueden proceder de recursos humanos, sistemas de información u otros almacenes de datos de línea de negocio. Viva Insights combina metadatos de correo electrónico, calendario, llamada y mensaje instantáneo de Microsoft 365 con los datos de la organización que elija usar. Con estos datos, proporciona información enriquecida y accionable sobre las tendencias de comunicación y colaboración de su empresa para ayudarle a tomar decisiones empresariales más eficaces.

El conjunto de datos organizativo se combina con los metadatos de Microsoft 365 para generar el conjunto de datos completo que se analiza para obtener información detallada. Los conjuntos de datos se combinan mediante las direcciones de correo electrónico de los usuarios, pero las direcciones de correo electrónico nunca se muestran en Viva Insights a través de paneles o resultados de consultas.

Otra información proporcionada en el conjunto de datos organizativo se expone en Viva Insights y en Viva Insights. Tenga cuidado de asegurarse de que el conjunto de datos no incluya datos personales (como el identificador de empleado). Para obtener más información, consulte Preparación de datos de la organización.

Datos de colaboración de Microsoft 365

Los metadatos de correo electrónico, calendario, llamada y mensaje instantáneo de Microsoft 365 proporcionan la base para todos los análisis de Viva Insights. Por lo tanto, el primer paso es determinar qué usuarios desea incluir. Al elegir un usuario que se va a incluir, Viva Insights usa la siguiente información sobre los elementos del buzón y el calendario de ese usuario:

item	Originador	destinatario	subject	Cronología	status	Lugar
email	sender	destinatarios	línea de asunto	hora de envío
Reunión	organizer	Invitados	línea de asunto	hora programada	estado del asistente	ubicación programada
call	organizer	Invitados		hora programada, tiempo unido a llamadas, duración de la llamada	estado de llamada/unión
chat	remitente de mi inicial	destinatarios		Tiempo de envío de mensajería instantánea

Importante

Los datos adjuntos y el texto del cuerpo del correo electrónico y las reuniones nunca se usan en Viva Insights. Además, el correo electrónico y las reuniones privados, administrados por derechos y confidenciales se excluyen por completo.