Digitalizar oportunidadesOpportunities scan

A veces, un analista que usa Workplace Analytics tiene en mente un objetivo o un problema que quiere resolver.An analyst who uses Workplace Analytics sometimes has in mind a goal or problem that they want to solve. Por ejemplo, es posible que conozcan un problema para examinar y qué bolsillos de personas están sufriendo por ello, ya sea sobrecarga de colaboración, tiempo excesivo trabajado después del horario laboral o algo más.For example, they might know of a problem to examine and which pockets of people are suffering from it, whether it is collaboration overload, excessive time worked after work hours, or something else.

A veces, las oportunidades son menos obvias.Sometimes opportunities are less obvious. Para ello, es posible aprovechar las muchas métricas del lugar de trabajo que Workplace Analytics realiza.For this, it's possible to take advantage of the many workplace metrics that Workplace Analytics tracks. Estas métricas se calculan a partir de datos que Workplace Analytics extrae, de forma periódica, de los datos disponibles de Microsoft 365.These metrics are calculated from data that Workplace Analytics extracts, on a regular basis, from available Microsoft 365 data.

Workplace Analytics examina automáticamente para determinar si algún grupo muestra números inusuales en métricas concretas.Workplace Analytics automatically scans to determine whether any groups show unusual numbers in particular metrics. A continuación, señala qué grupos muestran actividad inusual en esas métricas, por ejemplo, un exceso de reuniones de baja calidad o una falta de tiempo de enfoque.It then points out which groups show unusual activity on those metrics – for example, an excess of low-quality meetings, or a lack of focus time.

A continuación, como usuario de Workplace Analytics con el rol de analista, analista limitado o PM, puede iniciar un plan para responder a esta actividad inusual.Then, as an Workplace Analytics user with the analyst, limited analyst, or PM role, you can start a plan to respond to this unusual activity. Para ello, usaría la característica Detección de oportunidades para crear un plan de este tipo para el grupo afectado.To do this, you'd use the Opportunities scan feature to create such a plan for the affected group.

Usar el examen de oportunidades para buscar oportunidades potencialesUse Opportunities scan to find potential opportunities

Workplace Analytics ejecuta la detección basada en IA cada semana como parte del procesamiento de datos semanal estándar.Workplace Analytics runs AI-based detection every week as part of the standard weekly data processing. Esta detección busca valores atípicos y anomalías en los datos; en particular, examina para determinar si algún grupo muestra números inusuales para las siguientes métricas:This detection seeks outliers and anomalies in the data – in particular, it scans to determine whether any groups show unusual numbers for the following metrics:

  • Horas de productividadFocus hours
  • Horas de reunión de los asistentesAttendee meeting hours
  • Horas de reunión en conflictoConflicting meeting hours
  • Horas de reunión multitareaMultitasking meeting hours
  • Horas de reuniones de baja calidadLow quality meeting hours
  • Horas de colaboración después del horarioAfter hours collaboration hours

Para encontrar una oportunidadTo find an opportunity

Los exámenes se ejecutan semanalmente como parte de las ejecuciones de procesamiento estándar de Workplace Analytics y las oportunidades recién detectadas se descubren tan pronto como están disponibles.Scans are run weekly as part of standard Workplace Analytics processing runs, and newly discovered opportunities are surfaced as soon as they are available. Para encontrar una o más oportunidades recién detectadas, consulte la página Oportunidades.To find one or more newly discovered opportunities, check the Opportunities page.

Rol: analista, analista limitado o jefe de programaRole: analyst, limited analyst, or program manager

  1. Abra Workplace Analytics.Open Workplace Analytics. Si se le solicita, inicie sesión con su cuenta de trabajo.If prompted, sign in with your work account.

  2. En la página Planes, seleccione Oportunidades.On the Plans page, select Opportunities.

    Seleccionar oportunidades

    Esta página muestra los resultados de análisis más recientes, que se presentan como oportunidades para uno o varios grupos.This page shows the most recent scan results, which are presented as opportunities for one or more groups.

    Note

    Si Workplace Analytics no puede detectar nada en los datos que presentarían una oportunidad, muestra un aviso que dice: "No se podrían cargar oportunidades.If Workplace Analytics cannot detect anything in the data that would present an opportunity, it displays a notice that reads, "No opportunities could be loaded. Vuelva más tarde".Please check back later."

  3. Ten en cuenta cuáles de las oportunidades te gustaría seguir.Consider which of the opportunities you would like to pursue. Después de decidir iniciar un plan desde una oportunidad, vaya a Crear un plan.After you've decided to start a plan from an opportunity, go to Create a plan.

Crear un planCreate a plan

En el siguiente tutorial de ejemplo, nos fijamos en aumentar la oportunidad de enfoque para ver cómo aprovechar una oportunidad para crear un plan para un grupo.In the following example walkthrough, we look at the Increase focus opportunity to see how to take advantage of an opportunity to create a plan for a group.

Para iniciar un plan desde una oportunidadTo start a plan from an opportunity

Rol: analista, analista limitado o jefe de programaRole: analyst, limited analyst, or program manager

  1. Busque y seleccione la oportunidad Aumentar foco.Locate and select the Increase focus opportunity.

    Área oportunidades

    Para esta oportunidad, esta página describe brevemente el propósito de la oportunidad (ganar tiempo para el trabajo que más importa) y destaca los posibles beneficios al aprovechar la oportunidad.For this opportunity, this page briefly describes the purpose of the opportunity (gain time for the work that matters most) and highlights possible benefits by taking advantage of the opportunity. En este ejemplo, Workplace Analytics identificó cinco grupos de la compañía que tienen horas de enfoque limitadas.For this example, Workplace Analytics identified five groups in the company that have limited focus hours.

    Al aprovechar esta oportunidad, los miembros del grupo podrían obtener hasta un agregado de 98,4 horas semanales de nuevo tiempo de enfoque.By taking advantage of this opportunity, the members of the group could gain up to an aggregate of 98.4 hours per week of new focus time. (Entre más tiempo de enfoque, mejor).(The more focus time, the better.)

  2. La página Planes > oportunidades > resultados tiene detalles sobre la oportunidad.The Plans > Opportunities > Result page has details about the opportunity.

    Aumentar el potencial de foco

    (Las otras oportunidades, como Mejor eficacia de la reunión, siguen este mismo modelo de presentación de datos).(The other opportunities, such as Better meeting effectiveness, follow this same model of data presentation.)

    Los grupos que se muestran en Seleccionar un grupo que se va a analizar se identifican como potencialmente beneficiosos de un plan.The groups that are shown under Select a group to analyze are identified as potentially benefiting from a plan. Si un grupo ha aparecido en esta lista durante varias semanas, recibe una notificación sobre esta oportunidad.If a group has appeared in this list for multiple weeks, they get a notification about this opportunity.

  1. (Opcional) Use los iconos de pulgar hacia arriba o hacia abajo en la parte derecha de la parte inferior de la página para indicar la relevancia de esta oportunidad para su organización.(Optional) Use the thumbs-up or thumbs-down icons at the right on the bottom of the page to indicate the relevance of this opportunity to your organization.

  2. Para crear un plan para el grupo que ha seleccionado, seleccione Iniciar plan.To create a plan for the group that you have selected, select Start plan.

    Crear plan

    Se abre el panel Configurar nuevo plan que muestra la configuración predeterminada de este plan.This opens the Set up new plan panel that shows the default settings for this plan.

    Configurar un nuevo plan

  3. (Opcional) Cambiar la configuración del plan.(Optional) Change the settings of the plan. Puede editar su nombre, la fecha de inicio y el destino.You can edit its name, the start date, and the target. Una vez que haya terminado con la configuración, seleccione Validar.Once you're finished with the settings, select Validate. Tenga en cuenta que no se puede editar el número de participantes.Note that the number of participants cannot be edited. Está determinado por los datos de la organización que el administrador ha cargado.It is determined by the organizational data that your admin has uploaded.

    Workplace Analytics indica si el grupo se validó correctamente y también muestra las advertencias que se generan.Workplace Analytics reports whether the group successfully validated, and it also displays any warnings that are generated. Para obtener más información sobre estas advertencias y sobre las opciones tras un error de validación, vea Validation.For more information about these warnings and about the options upon a validation failure, see Validation.

  4. Después de que el grupo se valide correctamente, ahora puede crear un plan.After the group validates successfully, you can now create a plan.

Para crear el planTo create the plan

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Una vez que el grupo seleccionado se valida correctamente, Workplace Analytics muestra información sobre el grupo.After the group that you've selected validates successfully, Workplace Analytics displays insights about the group. Le muestran cómo los números del grupo difieren de los promedios de la compañía para el contexto que eligió.They show you how the group's numbers differ from company averages for the context that you chose. Por ejemplo, si optó por crear un plan de tiempo de foco, Workplace Analytics muestra métricas como el número de horas en reuniones por semana que ilustran por qué las personas de este grupo podrían beneficiarse de más tiempo de — — enfoque.For example, if you chose to create a Focus time plan, Workplace Analytics displays metrics—such as the number of hours in meetings per week—that illustrate why the people in this group could benefit from more focus time. (Aunque estos conocimientos son informativos, no son interactivos).(Although these insights are informative, they are not interactive.)

Workplace Analytics también muestra la configuración predeterminada del plan, que puede editar de la siguiente manera:Workplace Analytics also displays default settings for the plan, which you can edit as follows:

  1. (Opcional) Cambie el nombre del plan por un nombre más significativo para usted que el valor sugerido.(Optional) Change the Plan name to a name more meaningful to you than the suggested value.

  2. (Opcional) Cambie el destino Plan a otro valor.(Optional) Change the Plan target to a different value. Tenga en cuenta que solo puede seleccionar destinos basados en porcentajes, como una disminución del 10 % en el trabajo después del horario laboral.Note that you can select only percentage-based targets, such as a 10% decrease in after-hours work.

  3. (Opcional) Establecer la duración del plan.(Optional) Set the Plan duration. Para ello, establezca la fecha de inicio.To do this, set the start date. (Debe elegir un domingo porque todos los planes comienzan los domingos). A continuación, se calcula y se muestra la fecha de finalización del plan.(You must choose a Sunday because all plans start on Sundays.) The plan's end date is then calculated and displayed.

  4. (Opcional) Desplácese hacia abajo hasta la sección How Plans will help, que contiene tarjetas para Book and protect, Stay focused y Track progress.(Optional) Scroll down to the How Plans will help section, which contains cards for Book and protect, Stay focused, and Track progress.

    Cómo ayudará el plan

    Para ver cómo aparecerá este plan para los participantes, seleccione Ver vista previa.To see how this plan will appear for participants, select See preview. Aquí, verá ejemplos de las sugerencias en línea, el panel personal y el resumen semanal que experimentarán los usuarios al participar en el plan.Here, you see examples of the inline suggestions, the personal dashboard, and the weekly digest that people will experience while participating in the plan. Al igual que las perspectivas, estas vistas previas son informativas pero no interactivas.Similar to the insights, these previews are informative but not interactive.

    En estas vistas previas, puede ver una breve descripción de los "hábitos" de los que los participantes aprenderán.In these previews, you can see a brief description of "habits" that participants will learn about. Seguir estos hábitos puede ayudarles a alcanzar el objetivo de su plan.Following these habits can help them reach their plan’s target. Por ejemplo, la reprogramación de reuniones que entren en conflicto con su tiempo de enfoque es un hábito que puede ayudar a un participante a alcanzar un objetivo de mayor tiempo de enfoque.For example, rescheduling meetings that conflict with their focus time is a habit that can help a participant reach a target of increased focus time. Se sugieren tres hábitos para cada tipo de plan.Three habits are suggested for each plan type.

  5. Seleccione Crear plan.Select Create plan. Esta programa el plan que eligió para el grupo que seleccionó para iniciar y finalizar en las fechas mostradas para la duración del plan.This schedules the plan you chose for the group you selected to start and end on the dates displayed for Plan duration.

Una vez que se inicia el plan programado, se recopilan datos sobre su progreso.After the scheduled plan starts, data about its progress is collected. Puede ver estos datos mediante el seguimiento del plan.You can view this data by tracking the plan. Consulte Seguimiento de planes.See Track plans.

Seguimiento de planesTrack plans

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Puede realizar un seguimiento de los planes en la página Administrar.You can track plans on the Manage page. Use esta página para medir el progreso en el destino desde que se inició el plan, así como el ROI del plan.Use this page to measure progress on the target since the plan started, as well as ROI for the plan.

Para realizar un seguimiento de un plan activoTo track an active plan

  1. La tabla de la página Planes > administrar muestra planes que pueden estar programados o activos.The table on the Plans > Manage page shows plans that can be either scheduled or active. Para ver los planes activos, seleccione Activo en la barra de herramientas encima de la tabla.To see active plans, select Active in the toolbar above the table.

  2. En la fila del plan que desea investigar, seleccione Realizar seguimiento para ver el panel de seguimiento, que muestra información sobre el progreso del plan hasta este punto.In the row of the plan you want to investigate, select Track to see the tracking dashboard, which shows information about the progress of the plan up to this point.

ConceptosConcepts

Las secciones siguientes proporcionan información que puede ayudarle a medida que usa la característica de examen oportunidades de Workplace Analytics:The following sections provide information that can help you as you use the Opportunities scan feature of Workplace Analytics:

¿Qué es un grupo?What is a group?

Asigna planes a grupos, pero ¿qué constituye un grupo?You assign plans to groups, but just what constitutes a group? Para el examen de oportunidades, un grupo es un equipo de colaboradores individuales que todos informan al mismo administrador.For Opportunities scan, a group is a team of individual contributors who all report to the same manager.

Los administradores se representan mediante el atributo ManagerId que los administradores cargan periódicamente en datos de organización (HR).Managers are represented by the ManagerId attribute that admins upload regularly in organizational (HR) data. ManagerId es uno de los cinco atributos obligatorios del archivo de datos de la organización.ManagerId is one of the five mandatory attributes in the organizational data file. A medida que Workplace Analytics procesa estos datos, genera una jerarquía de administración que representa toda la estructura organizativa.As Workplace Analytics processes this data, it generates a management hierarchy that represents the entire organizational structure.

Los grupos se definen a partir de esta estructura de datos de la organización y se representan con sus nombres de administrador.Groups are defined from this organizational data structure and represented by their manager names. Los nombres de administrador se obtienen de Active Directory mediante los valores proporcionados para el atributo ManagerID en el archivo de datos de la organización cargado.Manager names are obtained from Active Directory by using the values that you provided for the ManagerID attribute in the uploaded organizational data file. A continuación, estos nombres de administrador se muestran en la página Resultado para representar los grupos.These manager names are then displayed in the Result page to represent the groups.

Important

Los datos de un grupo solo incluyen los datos del equipo de un administrador.Data for a group includes only the data for a manager's team. No incluye los datos del administrador.It does not include the manager's data.

ValidationValidation

Durante la validación, Workplace Analytics comprueba lo siguiente sobre cada participante potencial:During validation, Workplace Analytics checks the following about each potential participant:

  • ¿Dirección válida?Valid address? ¿Su dirección de correo electrónico es válida?Is their email address valid? Esta comprobación ayuda a comprobar que la persona sigue trabajando para la empresa.This check helps verify that the person still works for the company. Una dirección de correo electrónico "no válida" significa que la dirección de correo electrónico se formateó incorrectamente o que la persona no es un empleado medido (no tienen licencia de Workplace Analytics o sus datos no se pudieron procesar).An "invalid" email address means that the email address was formatted incorrectly or that the person is not a measured employee (they have no Workplace Analytics license or their data could not be processed).
  • ¿Tiene licencias?Have licenses? ¿Tienen una licencia de MyAnalytics y una licencia de Workplace Analytics?Do they have a MyAnalytics license and a Workplace Analytics license? Para participar en un plan, deben tener ambos.To participate in a plan, they must have both.
  • ¿En un plan?In a plan? ¿Ya están inscritos en un plan?Are they already enrolled in a plan? Una persona puede estar en un solo plan a la vez.A person can be in only one plan at a time.
  • ¿No se ha optado por no participar?Opted out? ¿Han optado por no participar en MyAnalytics?Have they opted out of MyAnalytics? Si la persona ha optado por no participar, no puede participar en los planes.If the person has opted out, they cannot participate in plans.

Después de la validación, Workplace Analytics informa de los resultados, incluido el número de participantes cualificados.After validation, Workplace Analytics reports the results, including the number of qualified participants. Los resultados también muestran advertencias, que incluyen el número de participantes que han fallado las pruebas.The results also show any warnings, which include the numbers of participants who’ve failed any tests.

Advertencias de validación

Aquí se muestran tres de los posibles errores.Three of the possible errors are shown here. Si el número de participantes cualificados (25, en este caso) está por encima del tamaño mínimo del grupo, puede avanzar con el inicio de un plan.If your number of qualified participants (25, in this case) is above the minimum group size, you can move forward with starting a plan.

Si el número de participantes cualificados está por debajo del tamaño mínimo del grupo, no puede continuar con este grupo tal como está.If the number of qualified participants falls below the minimum group size, you cannot proceed with this group as it is. Para avanzar, debe realizar cambios fuera de Workplace Analytics.To move forward, you need to make changes outside of Workplace Analytics. Por ejemplo, podrías pedir a un administrador que asigne licencias a los que no las tienen, o podrías probar un grupo diferente.For example, you could ask an admin to assign licenses to those who are missing them, or you could try a different group.

En cuanto a los empleados que han optado por no participar o que ya están en un plan, no puede inscribirlos en un plan en este momento.As for employees who have opted out or are already in a plan, you cannot enroll them in a plan at this time.