Administración de solicitudes de interesados de RGPD en Yammer Enterprise

Como administrador superior, puede borrar un usuario de Yammer para cumplir con una solicitud de interesado del Reglamento general de protección de datos (RGPD). Cuando se borra un usuario, se quita su información de identificación personal. Esto no elimina los mensajes o archivos del usuario. Puede revisar los mensajes y archivos de un usuario para decidir cuáles eliminar. Se identificará el contenido restante asociado al usuario con un id., pero no con el nombre del usuario.

Elija el enfoque que tenga más sentido para su situación y siga los pasos en el orden en el que se muestran. El orden es importante: una vez que borre un usuario ya no podrá encontrar sus datos para eliminarlos.

Enfoque Pasos
Mantener todos los mensajes y archivos creados por el usuario. Quite el usuario mediante la opción Borrar el usuario. Esto quita el usuario de la red local y las redes externas a las que pertenece, pero no elimina ninguno de sus mensajes o archivos.
Eliminar todos los mensajes creados por el usuario y decidir qué archivos eliminar 1. Realice una exportación por usuario de los datos del usuario de la red local y otra para cada red externa a la que pertenece.
2. Quite al usuario de cada red mediante la opción Quitar permanentemente a este usuario y quitar sus mensajes.
3. En la red principal, use la opción Borrar el usuario.
4. En un plazo de 14 días, quite los archivos almacenados en Yammer en la red doméstica según sea necesario, así como cualquier información que no se incluya en la exportación por usuario.*
Revisar los archivos y mensajes creados por el usuario y decidir cuáles mantener y cuáles eliminar 1. Realice una exportación por usuario de los datos del usuario de la red local y otra para cada red externa a la que pertenece.
2. En la red principal, use la opción Borrar este usuario.
3. En un plazo de 14 días, quite los archivos o mensajes que sean necesarios de la red doméstica, así como cualquier información que no se incluya en la exportación por usuario.*

* Si prefiere disponer de más de 14 días para revisar y eliminar mensajes y archivos, puede hacerlo antes de borrar el usuario.

Importante

Cerrar una AAD no elimina al usuario ni a su información. Para eliminar la información del usuario, debe ir al Centro Yammer administración y completar las instrucciones que se indican a continuación.

Eliminar archivos o mensajes específicos

Use el id. de archivo de Yammer de la exportación para ir directamente al archivo en Yammer y eliminarlo.

Importante

Para archivos de Yammer almacenados en SharePoint, elimínelos de Yammer para quitar los metadatos de Yammer, así como los archivos.

Para buscar y eliminar un mensaje específico:

  1. En la exportación de datos, busque la dirección URL del mensaje en la columna gdpr_delete_url datos. La dirección URL tendrá esta sintaxis: https://www.yammer.com / network_name / # / Threads / show?threadId= thread_id. Por ejemplo, http://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/threads/show?threadID=135893.

  2. En el mensaje, haga clic en el icono Más más (...). Y, a continuación, haga  clic en Eliminar de forma permanente del RGPD.

Para buscar y eliminar un archivo específico de Yammer almacenado en SharePoint o en Yammer:

  • Use el cuadro de búsqueda en Yammer. Por ejemplo, para un archivo designado 12345678.pptx en la exportación, busque 1235678.pptx. En los resultados de búsqueda, haga clic en Ir al archivo y, luego, haga clic en Eliminar archivo.

  • También puede crear la dirección URL del archivo. Use https://www.yammer.com/network_name/#/files/file_number, por ejemplo https://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/files/12345678. En la página de Yammer del archivo, haga clic en Eliminar archivo.

Buscar y eliminar los datos de usuario que no se incluyen en la exportación por usuario

Hay algunos datos de usuario que no se incluyen en una exportación.

Para buscar estos datos para un usuario, vaya a Yammer configuración Yammer  icono de configuración. >Personas y haga clic en el nombre del usuario.

La siguiente tabla muestra cómo cambiar o eliminar estos datos, si es necesario.


Tipo de datos Cómo cambiar o eliminar datos
Mensajes en marcadores, pertenencia a grupos, usuarios seguidos o seguidores y temas seguidos
Si selecciona Borrar un usuario de su red local de Yammer y las redes externas para quitar un usuario de Yammer, esta información se elimina después del período de suspensión de 14 días.

Un usuario puede cambiar o eliminar esta información. Para conocer los pasos, vea Sugerencias para organizarse en Yammer.
Configuración de usuario, incluida la configuración de idioma, aplicación y notificaciones
Si selecciona Borrar un usuario de su red local de Yammer y las redes externas para quitar un usuario de Yammer, esta información se elimina después del período de suspensión de 14 días. Como administrador, no puede cambiar esta información para un usuario.

Un usuario puede cambiar su propia configuración. Para conocer los pasos, vea Cambiar mi perfil y configuración de Yammer.
Perfil de usuario
Si el usuario tiene una identidad de Yammer, existen dos opciones:

- Si selecciona Borrar un usuario de su red local de Yammer y las redes externas para quitar un usuario de Yammer, esta información se elimina de Yammer después del período de suspensión de 14 días.

- El usuario tiene pleno control acerca de su propio perfil y puede modificar los valores. Para obtener información, vea Editar el perfil y la configuración del usuario (hecho por el usuario).

Si el usuario tiene una identidad de Office 365, el perfil de usuario de Yammer se extrae automáticamente de Office 365, que obtiene la información del perfil de Azure Active Directory (AAD). Los usuarios de Yammer pueden cambiar temporalmente sus perfiles de Yammer, pero estos cambios se sobrescriben cuando se produce un cambio en AAD, por lo que para cambiar o eliminar permanentemente un perfil de usuario, debe cambiar o eliminar los datos del directorio en Office 365 y AAD. Vea Manage Yammer users across their lifecycle from Office 365 (Administrar usuarios de Yammer a lo largo de su ciclo de vida desde Office 365) y Adición o actualización de la información de perfil de un usuario mediante Azure Active Directory.

Editar el perfil y la configuración del usuario (hecho por el usuario)

Un usuario puede editar su propio perfil. Los administradores no pueden cambiar el perfil de usuario ni la configuración.

  • El usuario puede hacer clic en el icono Yammer configuración Yammer de configuración. Y, a continuación, haga clic  en Editar Configuración.

  • Seleccione la pestaña para el cambio que desea realizar:

    • Para cambiar el perfil, seleccione Perfil.

    • Para cambiar la contraseña, seleccione Contraseña.

    • Para editar las notificaciones, seleccione Redes.

    • Para ver la actividad de la cuenta, seleccione Actividad de cuenta.

    • Para ver las aplicaciones que ha instalado, seleccione Mis aplicaciones.

    • Para establecer las preferencias, seleccione Preferencias.

Quitar un usuario de un grupo, incluido un grupo externo

  1. En el grupo, seleccione Miembros.

  2. Seleccione el icono Configuración icono Yammer de configuración. junto al nombre de usuario.

  3. Seleccione Quitar del grupo.

Quitar a un participante externo de una conversación

  • En la conversación de Yammer, haga clic en Quitar participantes.

Borrar un usuario de su red local de Yammer y las redes externas

Importante

Cuando se borra un usuario, hay una ventana de 14 días para decidir qué archivos y mensajes desea guardar o eliminar en la red local antes de que se eliminen completamente de los datos de identificación del usuario. Si desea revisar y eliminar algunos o todos los mensajes y archivos del usuario, asegúrese de exportar los datos del usuario y realizar las eliminaciones antes de borrar la cuenta del usuario, o hágalo dentro del plazo de 14 días después de seleccionar Borrar el usuario. Después de la ventana de 14 días, los mensajes y archivos seguirán existiendo, pero se marcarán como pertenecientes a un antiguo usuario.

Una vez que una cuenta de usuario realiza la transición de desactivada a quitada, no puede asociar los datos de usuario con el usuario, lo que significa que no puede exportar ni revisar estos datos.

Importante

Si desea revisar y eliminar mensajes y archivos en grupos externos, subprocesos externos y redes en las que el usuario es miembro invitado, siga las instrucciones de Eliminar mensajes específicos o archivos Yammer almacenados en Yammer o SharePoint antes de borrar el usuario. Tan pronto como haga clic en Borrar este usuario, ya no podrá asociar al usuario con estos mensajes y archivos.

Importante

Al quitar un usuario de su red local de Yammer también se quita de todas las redes externas. Debe quitar los usuarios invitados por separado en cada red externa de la que sean miembros.

Cuando se borra un usuario, se eliminan los siguientes datos de usuario:

  • Los usuarios a los que sigue la persona, la conexión a conversaciones y temas que seguía y la conexión a usuarios que la seguían

  • Marcadores, preferencias de idioma, configuración de notificaciones y actividad de cuenta

  • Perfil

  • Pertenencia a grupos

  • La lista de redes de las que eran miembros

Como administrador, puede borrar un usuario de su red local y de las redes externas a las que pertenece.

Quitar un usuario (hecho por el administrador)

  1. En el Centro de administración de Yammer, vaya a Usuarios > Quitar usuarios.

  2. Escriba el nombre de un usuario existente. Después de seleccionar el usuario, se muestran las opciones para su eliminación.

    Después de seleccionar un nombre, se muestran las opciones de eliminación de usuario.

    • Si desea eliminar todos los mensajes de un usuario antes de borrarlo:

      1. Seleccione Quitar permanentemente el usuario y sus mensajes y después haga clic en Enviar.

      2. Cuando finalice el proceso, seleccione Borrar el usuario. Esto elimina el nombre y los datos de actividad del usuario.

        • Si desea conservar todos los archivos y mensajes del usuario, seleccione Borrar el usuario.

        • Si desea revisar los mensajes y archivos del usuario y si ya ha revisado y eliminado los mensajes o archivos de grupos externos, subprocesos o redes en los que el usuario es miembro invitado, haga lo siguiente:

      3. Seleccione Borrar el usuario. Borre el nombre y la información personal, pero deje sus mensajes (no se puede deshacer después de 14 días): de este modo el usuario se desactiva durante 14 días para que pueda exportar los datos de usuario y evaluar los mensajes y archivos de la red local antes de que el usuario se elimine permanentemente.

        Esta opción marca el usuario como desactivado. El usuario desactivado aparece en la página Quitar usuarios. Tras un plazo de 14 días, puede reactivar el usuario.

        Lista de usuarios desactivada.

        Después de 14 días, se envía un mensaje a todos los administradores de redes y administradores superiores para informarles de que se ha eliminado el usuario.

      4. Haga clic en Enviar.

      5. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí, eliminar permanentemente la cuenta.

      6. Dentro de los 14 días, siga las instrucciones de Eliminar mensajes o archivos específicos.

Reactivar una cuenta desactivada tras usar Borrar el usuario

Cuando la cuenta de un usuario se desactiva mediante la opción Borrar este usuario, tiene 14 días para reactivar el usuario.

  1. Vaya al centro de administración de Yammer.

  2. Haga clic en Quitar usuarios.

  3. Vaya a la sección Usuarios desactivados. Esta solo será visible cuando haya al menos una cuenta de usuario desactivada.

  4. Haga clic en Reactivar para cada usuario que desee reactivar.

    Después de 14 días, el usuario no se podrá reactivar.

Manage Yammer data compliance (Administrar el cumplimiento de datos de Yammer)

Administrar las solicitudes de interesado de RGPD en Yammer Basic

Exportar datos de Yammer Enterprise