Resumen del asistente de programación de Dynamics 365 Field Service

El asistente de programación es una función semiautomatizada en Dynamics 365 Field Service que ayuda a los distribuidores a asignar órdenes de trabajo y otros trabajos a los recursos más cercanos y apropiados.

Cuando lo activa un distribuidor, el asistente de programación recomendará recursos que cumplan requisitos relevantes, como las ventanas de tiempo o aptitudes necesarias. El sistema también mostrará el tiempo de viaje proyectado para los recursos recomendados, lo que ayuda a los distribuidores a planificar el trabajo en consecuencia.

Cuando el distribuidor identifica el recurso adecuado para el trabajo, puede reservar el trabajo al recurso, que luego puede verlo en su programación.

En este artículo, hacemos un recorrido del asistente de programación de Field Service.

Requisitos previos

El asistente de programación es parte de la solución Universal Resource Scheduling, que se incluye e instala con Dynamics 365 Field Service, Project Service Automation y Customer Service.

Asociar requisitos y recursos

El objetivo principal del asistente de programación es asociar trabajo a los recursos adecuados. En Field Service, el trabajo generalmente se representa mediante una orden de trabajo, que incluye información como:

• Ubicación
• Time
• Zona de ventas
• Ventanas de tiempo

Cuando se crea una orden de trabajo, se genera automáticamente un requisito de recursos. Desde el formulario de orden de trabajo, vaya a Relacionado > Requisitos. En el requisito puede agregar más detalles sobre el trabajo, como:

• Características
• Roles
• Unidades de negocio
• Preferencias de recursos

El asistente de programación utiliza estos detalles en las órdenes de trabajo y los requisitos para filtrar recursos.

Desencadenar el asistente de programación

Cuando su orden de trabajo o requisito tiene detalles relevantes y está listo para programar, hay algunas maneras de desencadenar el asistente de programación:

• Directamente desde el tablero de programación, como se ve en la siguiente captura de pantalla:

• Desde la parte superior del formulario de orden de trabajo
• Desde la parte superior del formulario de requisito
• Desde la lista después de seleccionar un registro de orden de trabajo

Filtros del asistente de programación

Una vez que se ejecuta el asistente de programación, los detalles de la orden de trabajo y el requisito son filtros en el panel izquierdo. Los distrbuidores pueden acotar los resultados ajustando los filtros de acuerdo con sus necesidades de programación.

El panel de filtro incluye opciones relacionadas con el trabajo, que incluyen:

• Ubicación de trabajo
• Inicio y finalización del trabajo
• Características
• Roles
• Zonas de ventas
• Unidades organizativas
• Tipos de recursos
• Tipos de grupos de recursos
• Recursos preferidos

Ubicación

Basándose en las ubicaciones de la orden de trabajo y del recurso que se puede reservar, el asistente de programación filtra los recursos fuera del radio definido y luego muestra el tiempo de conducción estimado para cada recurso.

Estas mismas estimaciones de tiempo de viaje se muestran en la vista de cuadrícula del asistente de programación, como se ve en la siguiente captura de pantalla.

Reprogramación de trabajo

¿Necesita volver a reservar trabajo? Desde el tablero de programación, simplemente haga clic con el botón derecho en el trabajo reservado y luego en Volver a reservar. Esto desencadenará el asistente de programación.

Reservar la misma orden de trabajo de nuevo

También puede programar el mismo trabajo para múltiples recursos con el asistente de programación.

Active el asistente de programación para una orden de trabajo determinada y resérvela en el intervalo de tiempo de un recurso; sin embargo, antes de salir de la búsqueda, seleccione el intervalo de tiempo de otro recurso y seleccione Reservar de nuevo.

Reservar entidades distintas de órdenes de trabajo

Puede reservar otros tipos de entidad a través del asistente de programación, por ejemplo, clientes potenciales de Dynamics 365 Sales.

Para obtener más información, consulte el artículo sobre cómo habilitar una entidad para programación.

Programación de múltiples recursos (grupos de requisitos)

¿Necesita un grupo de recursos para realizar el trabajo? Use el asistente de programación para reservar múltiples recursos a la vez utilizando grupos de requisitos. Vaya a la aplicación Field Service, luego a Grupos de requisitos.

Después de usar el formato de cuadrícula para crear múltiples requisitos, seleccione Reservar en la parte superior del formulario para activar el asistente de programación.

El asistente de programación encontrará diferentes combinaciones de recursos que cumplen los diferentes requisitos y que pueden llegar al lugar de trabajo al mismo tiempo.

Para obtener más información sobre cómo configurar grupos de requisitos, consulte el artículo Programación de recursos múltiples con grupos de requisitos.

Obtenga más información sobre asistente de programación

Para obtener más información sobre el asistente de programación y las muchas formas en que puede utilizarse, consulte los siguientes artículos.

• Programar con distancia y tiempo de viaje: Explorare cómo se calculan y visualizan el tiempo y la distancia de viaje para los distribuidores durante la programación manual, la programación semiautomatizada con el asistente de programación y la programación automatizada con la Resource Scheduling Optimization (RSO)

• Programar con limitaciones de tiempo: Al programar una orden de trabajo, caso, presupuesto o cualquier entidad habilitada para la programación, puede establecer parámetros de fecha y hora para controlar cuándo se reserva el requisito.

• Preferencias de recursos: Las preferencias de recursos permiten a los distribuidores dar preferencia a recursos específicos sobre otros al programar con el asistente de programación o Resource Scheduling Optimization.

• Programación rápida en Field Service: La programación rápida (en ocasiones denominada "reserva rápida") hace más sencillos los procesos del ayudante de programación; de este modo, podrá programar de forma más rápida y fácil.

• Programar trabajo durante varios días: Las órdenes de trabajo y los requisitos de programación se pueden programar a lo largo de varios días y semanas. Este artículo explora algunos escenarios comunes.

• Programación de equipo de recursos: Los equipos de recursos permiten a los distribuidores buscar y programar varios recursos a la vez. Esto puede incluir a un grupo de empleados, subcontratistas, equipamiento, instalaciones o cualquier combinación de lo anterior que realizarán el mismo trabajo durante un período de tiempo. Este artículo explica cómo configurar equipos de recursos.

• Programación de grupos de recursos: La programación del grupo de recursos te permite reunir grupos de recursos similares para administrar la capacidad y dar a los programadores la opción de asignar recursos específicos en otro momento. Este artículo explora dos escenarios comunes.

• Programación de instalaciones: Para escenarios en los que se espera que un cliente viaje a la ubicación de la empresa, la característica de programación de instalaciones puede coordinar espacios físicos y recursos relacionados.

Consideraciones de configuración

Zona horaria para los resultados de búsqueda del asistente de programación

Puede ver y editar la zona horaria en la que se muestran los resultados de búsqueda del asistente de programación activando el asistente de programación y seleccionando el icono de engranaje en la esquina superior derecha.

El valor de la zona horaria se deriva de la zona horaria del requisito que se programa. Vaya al requisito y luego a Modificar calendario para ver y editar la zona horaria del requisito.

La zona horaria requerida se deriva de los siguientes valores en el siguiente orden:

1. La zona horaria de la plantilla de horas de trabajo anotada tanto en el requisito como en la orden de trabajo relacionada, si corresponde.
2. La zona horaria del usuario (definida en Configuración de personalización) que creó el requisito.
3. La zona horaria de la pestaña del panel de programación predeterminada del sistema.

Eliminación de requisitos de recursos

Cuando se crea un registro de requisitos de recursos, se crea un registro de calendario. En Field Service v8.8.40 o posteriores, cuando se elimina un requisito de recursos, se agrega lógica adicional para verificar si el calendario lo usa alguna de las entidades listas para usar de Dynamics 365; si no se utiliza el calendario, también se elimina el registro del calendario. También se aplica un comportamiento similar para las plantillas de horas de trabajo. Esta eliminación de los calendarios mejora el rendimiento del asistente de programación.