Agregar una cuenta con cliente, ubicación y detalles relacionados a una orden de trabajo

Dynamics 365 Field Service utiliza cuentas y contactos en todo el proceso de orden de trabajo. Las cuentas representan quién recibe el servicio en el sitio (controlado por órdenes de trabajo), y qué cuenta del cliente se debe facturar para facturas generadas desde la orden de trabajo. Las ubicaciones son importantes en los escenarios de Field Service donde los técnicos de campo tengan que viajar a varias ubicaciones de clientes cada día.

Cuentas de servicio representa quién es la cuenta que recibe el servicio in situ (orden de trabajo), y dónde se envía al técnico de campo.

Cuentas de facturación representan qué cuenta debe recibir facturas, e identifica la cuenta primaria en caso de que muchas cuentas de servicio pertenezcan a una organización central (por ejemplo: varios viñedos son propiedad de una empresa vinícola).

Al seleccionar cuentas también se rellenarán automáticamente otros campos de una orden de trabajo.

Esto resulta útil en varios escenarios, entre ellos:

• pasar listas de precios de cuentas (clientes) a todas las órdenes de trabajo relacionadas.
• pasar la zona de ventas de la cuenta a todas las órdenes de trabajo relacionadas, lo que garantiza que los recursos dedicados a la zona de ventas se programen para realizar el trabajo in situ.

En este artículo, exploraremos crear y usar cuentas en órdenes de trabajo.

Requisitos previos

• Cualquier versión de Dynamics 365 Field Service
• Conectar con mapas de Bing y permitir visualizaciones de mapas. Para obtener más información, consulte este artículo.
• Habilitar y probar la geocodificación. Para obtener más información, consulte este artículo.

Crear una cuenta de servicio

Primero, creemos una cuenta de servicio que represente una ubicación específica del cliente donde se realizarán órdenes de trabajo. Tanto si es una cuenta de servicio como una cuenta de facturación, ambas son solo registros de cuenta. La diferencia más importante es que las cuentas de servicio tienen direcciones y están geocodificadas.

Vaya a Field Service > Cuentas > +Nueva.

Escriba un Nombre de cuenta y una dirección junto con cualquier otro detalle importante en función de las necesidades del negocio.

A continuación, seleccione Código geográfico en la parte superior del formulario. Si ha establecido Código geográfico automático como Sí en Configuración de Field Service (como se indicó en los requisitos previos), puede omitir este paso.

Confirme que la codificación geográfica es correcta por la ubicación visualizada en el mapa y los valores introducidos en los campos de la latitud y la longitud en la sección de la programación.

A continuación, vaya a la sección Field Service del formulario de cuenta y rellene los detalles en función de las necesidades del negocio. Los valores especificados aquí se pasan a órdenes de trabajo donde esta cuenta aparece como cuenta de servicio, pero los valores se pueden editar en cada orden de trabajo si es necesario.

Veamos lo que puede esperar de cada uno de estos campos.

Cuenta de facturación

El valor elegido aquí se introduce en el campo de cuenta de facturación de la orden de trabajo cuando esta cuenta se introduce como cuenta de servicio. Este campo no es obligatorio, y si no se selecciona ninguna cuenta, la cuenta de servicio mostrada en la orden de trabajo actuará como cuenta de servicio y como cuenta de facturación. En la captura de pantalla al final de esta sección, Winery Inc. es la factura de facturación para la cuenta de servicio, Coho Winery. Esto implica Coho Winery es una ubicación específica de Winery Inc. y las facturas se deben enviar a Winery Inc.

Lista de precios

Este valor aparece en órdenes de trabajo relacionados y todos los productos y servicios de órdenes de trabajo relacionados. Dicta el precio de esos productos y servicios en facturas resultantes. Si el campo de la cuenta de facturación del paso anterior tiene un valor, se usará la lista de precios del registro de la cuenta de facturación. Si no se especifica ninguna cuenta de facturación, la lista de precios especificada aquí se usará en las órdenes de trabajo y las facturas resultantes. Si los productos o servicios de la orden de trabajo no se muestran en la lista de precios, se usa el precio de venta del registro del producto.

Exención fiscal

Esto decide si se debe agregar impuesto sobre la venta al precio de órdenes de trabajo relacionadas. Establezca como Sí para no agregar el impuesto sobre venta. Establezca como No para especificar un código de impuesto sobre venta (porcentaje) que se debe agregar al precio y la factura de la orden de trabajo.

Zona de servicio

En este campo, decide la región geográfica en la cual esta cuenta se encuentra. Este valor se pasará a órdenes de trabajo relacionadas y requisitos de órdenes de trabajo, y se considera en el proceso de programación del tablero de programación, en el asistente para la programación, y con Resource Scheduling Optimization (RSO).

Tipo de gasto de viaje

Decide si se debe valorar y facturar el viaje de un técnico de campo a esta cuenta de servicio en órdenes de trabajo y cómo debe hacerse. Para más información, consulte las consideraciones de configuración de este artículo.

Instrucciones de la orden de trabajo

Este valor sirve como nota de texto y rellena el campo Instrucciones en todos las órdenes de trabajo relacionadas. Es una buena forma de asegurarse de que técnicos de campo siguen procesos específicos de esta cuenta. Consulte un ejemplo de la captura de pantalla siguiente.

Moneda

Los productos de orden de trabajo y los servicios de orden de trabajo heredarán el valor de la moneda anotado en las cuentas de servicio de orden de trabajo y las cuentas de facturación.

Crear una orden de trabajo para la cuenta de servicio

A continuación, vaya a Field Service > Órdenes de trabajo > +Nuevo.

Agregue la cuenta que ha creado como la cuenta de servicio.

Los siguientes valores se rellenan automáticamente:

• Cuenta de facturación: se rellena como cuenta de facturación especificada en el registro de la cuenta de servicio.

• Lista de precios: se rellena como lista de precios especificada en el registro cuenta de facturación.

• Contacto principal: el contacto principal de la cuenta de servicio mostrada en la orden de trabajo.

• Zona de ventas e instrucciones de servicio: representado en la captura de pantalla siguiente.

• Dirección: representada en la captura de pantalla siguiente.

• Ubicación: esta ubicación de la orden de trabajo se pasa al requisito de orden de trabajo y se refleja en el mapa del tablero de programación.

Consejo extra: puede seleccionar y arrastrar la chincheta del mapa para editar la ubicación de la orden de trabajo (latitud y longitud) según sea necesario. Esto es útil para escenarios donde la dirección apunta a una ubicación arbitraria --en un campus universitario, por ejemplo-- pero la orden de trabajo debe realizarse en un edificio o una ubicación específicos in situ.

Facturación a la cuenta de facturación

Cuando finalice la orden de trabajo y cambie el estado del sistema a Cerrado: registrado, se genera una factura con todos los productos y servicios utilizados de la orden de trabajo para la cuenta que aparece en la cuenta de facturación en la orden de trabajo.

Vaya a Field Service > Ventas > Facturas para ver la factura recién generada para la orden de trabajo cerrada. Observe que la cuenta en la factura es la cuenta de facturación en la orden de trabajo, y el nombre hace referencia al número de orden de trabajo. Consulte la siguiente captura de pantalla a modo de referencia.

Consideraciones de configuración

Gastos de trabajo, desmistificados

Si la cuenta de servicio de la orden de trabajo (no la cuenta de facturación) tiene un tipo de gasto de viaje establecido, se agregará un producto de la orden de trabajo para un gasto de viaje cuando Estado del sistema de orden de trabajo se convierta en Abierto-completado después de ser reservada.

Primero, vaya a Field Service > Configuración > Configuración de Field Service y especifique un producto en el campo Elemento de gasto de viaje.

Este es el producto que se mostrará más adelante como producto de orden de trabajo.

Aunque el precio del importe unitario del gasto de viaje esté dictado por la lista de precios, el precio listado y el gasto de viaje, la cantidad está dictada por Tipo de gasto de viaje en la cuenta de servicio. Esto es lo que significan las opciones de cantidad:

• Cada hora: la cantidad será la Duración del viaje real de la reserva durante 60 minutos. Por ejemplo, si el precio del importe unitario del Gasto de viaje se establece a $60 y la duración del real viaje es de 30 minutos, el producto de la orden de trabajo gasto de viaje tendrá un precio de $30.
• Kilometraje: la cantidad es las Millas recorridas de la reserva. Por ejemplo, si el precio del importe unitario del Gasto de viaje se establece a $1 y las millas viajas son 20, el producto de la orden de trabajo gasto de viaje tendrá un precio de $20.
• Fijo: la cantidad es 1. Por ejemplo, si el precio del importe unitario del Gasto de viaje se establece a $50, el producto de la orden de trabajo gasto de viaje tendrá un precio de $50, con independencia de las millas recorridas o el tiempo invertido en el viaje.
• Ninguno: No se agregará ningún coste a la orden de trabajo.

Notas adicionales

Problemas conocidos

Los valores de latitud y longitud no se actualizan como se esperaba

A veces, ocurre un problema donde los valores de latitud y longitud no se actualizan, o las sugerencias de direcciones no aparecen en la cuenta o en el formulario de contacto.

Una razón por la que ocurre este problema es que faltan bibliotecas de Field Service en el formulario. Para agregar las bibliotecas de Field Service y los controladores de eventos relevantes al formulario, siga estos pasos.

1. Seleccione el formulario Cuenta desde Personalización y abra Propiedades del formulario.

2. Agregar la biblioteca de formularios msdyn_/Account/Account.Library.js.

1. En la sección Controladores de eventos, seleccione Agregar y especifique la función como se ve en la siguiente captura de pantalla.

4. Guarde y publique la personalización.

Mapas de Bing no se puede agregar al formulario de orden de trabajo

Si el control de mapas de Bing se elimina manualmente del formulario de orden de trabajo listo para usar, no se puede volver a agregar.

Para habilitar el botón de mapas de Bing en el diseñador de formularios, al menos uno de los atributos de tipo de dirección debe tener la máscara ValidForMap añadida en el formulario.

A continuación se muestra el XML para el formulario de cuenta donde vemos ValidForMap agregado a su atributo de dirección.

<DisplayMask>ValidForAdvancedFind\|ValidForForm\|ValidForGrid\|ValidForMap</DisplayMask>

1. Cree una solución en el entorno de espacio aislado del cliente que incluya el formulario al que se debe agregar el control de mapas de Bing. Expórtela como solución administrada.

2. En el archivo customizations.xml de la solución, vaya a la parte formxml.

3. Agregue el siguiente control de mapas a <controlDescriptions>.

        <controlDescription forControl="{8b67ae03-1701-54d2-09be-35295876ca8a}">

        <customControl id="{4273EDBD-AC1D-40d3-9FB2-095C621B552D}">

        <parameters>

        <datafieldname>msdyn\_mapcontrol</datafieldname>

        </parameters>

        </customControl>

        <customControl formFactor="0" name="MscrmControls.Map.MapControl">

        <parameters>

        <value>msdyn\_mapcontrol</value>

        <mapSourceSwitch isGroup="true" static="true">CoordinatesGroup</mapSourceSwitch>

        <latitude>msdyn\_latitude</latitude>

        <longitude>msdyn\_longitude</longitude>

        <addressEditableSwitch isGroup="true" static="true">isAddressEditableYesGroup</addressEditableSwitch>

        <outputLatitude>msdyn\_latitude</outputLatitude>

        <outputLongitude>msdyn\_longitude</outputLongitude>

        </parameters>

        </customControl>

        <customControl formFactor="1" name="MscrmControls.Map.MapControl">

        <parameters>

        <value>msdyn\_mapcontrol</value>

        <mapSourceSwitch isGroup="true" static="true">CoordinatesGroup</mapSourceSwitch>

        <latitude>msdyn\_latitude</latitude>

        <longitude>msdyn\_longitude</longitude>

        <addressEditableSwitch isGroup="true" static="true">isAddressEditableYesGroup</addressEditableSwitch>

        <outputLatitude>msdyn\_latitude</outputLatitude>

        <outputLongitude>msdyn\_longitude</outputLongitude>

        </parameters>

        </customControl>

        <customControl formFactor="2" name="MscrmControls.Map.MapControl">

        <parameters>

        <value>msdyn\_mapcontrol</value>

        <mapSourceSwitch isGroup="true" static="true">CoordinatesGroup</mapSourceSwitch>

        <latitude>msdyn\_latitude</latitude>

        <longitude>msdyn\_longitude</longitude>

        <addressEditableSwitch isGroup="true" static="true">isAddressEditableYesGroup</addressEditableSwitch>

        <outputLatitude>msdyn\_latitude</outputLatitude>

        <outputLongitude>msdyn\_longitude</outputLongitude>

        </parameters>

        </customControl>

        </controlDescription>

4. Busque "Mapas de Bing" en el mismo archivo.

5. Agregue el control con el siguiente código a la fila y celda donde sea necesario.

    <control disabled="false" id="msdyn\_mapcontrol" classid="{F9A8A302-114E-466A-B582-6771B2AE0D92}" uniqueid="{8b67ae03-1701-54d2-09be-35295876ca8a}" datafieldname="msdyn\_mapcontrol"/>

6. Guarde el archivo y cree un nuevo archivo zip de solución administrada.

7. Importe la solución al entorno afectado.