Procedimientos recomendados para marketing por correo electrónico

Enviar correos electrónicos de marketing no es lo mismo que enviar correos electrónicos personales, como la mayoría de las personas los conocen. Puede que parezcan similares, pero existe una diferencia importante: los mensajes de correo electrónico personales se entregan a una o a varias personas, mientras que los correos electrónicos de marketing se entregan a miles de personas o más cada mes.

En respuesta a diversos abusos por correo electrónico, como correo no deseado y fraudes con numerosos destinatarios, la mayoría de las compañías y proveedores de correo electrónico ahora implementan mecanismos de filtrado y bloqueo para defender su ancho de banda y mantener limpias las bandejas de entrada de los usuarios. Por tanto, cuando alguien empieza a enviar grandes volúmenes de correo electrónico, Internet toma nota y podría poner en marcha mecanismos defensivos que pueden impedir que los mensajes lleguen a las bandejas de entrada de los contactos. Los clientes de correo electrónico individuales también aplican sus propios algoritmos de filtrado que, entre otras cosas, pueden filtrar en función del historial personal de interacciones de cada usuario, lo que puede suponer que un mensaje idéntico que se entrega a un destinatario podría ser bloqueado por el cliente de correo electrónico de otro destinatario.

Estos sistemas están pensados para detener todos los tipos legítimos de correo electrónico de marketing, sino para evitar el abuso. Dynamics 365 Marketing está diseñado para actuar correctamente (para facilitar el marketing de suscripción y colaborativo), pero debe saber cómo trabajar en el contexto de estrategias de filtrado comunes, leyes contra el correo no deseado y otros mecanismos anti abuso para asegurarse de que los mensajes de marketing se entregan a los contactos, en lugar de quedar bloqueados en los filtros de correo electrónico no deseado.

Crear y proteger su reputación como remitente

Cuando un mensaje pasa a través de Internet, la dirección IP que lo envió estará disponible para cada servidor que procesa ese mensaje. Las organizaciones de vigilancia independientes, como ReturnPath, controlan la actividad, el contenido de los mensajes y las denuncias asociadas a las direcciones de envío; además, generan una puntuación de reputación para cada dirección IP de envío y/o para el nombre del dominio. Cuanto más baja sea su puntuación de reputación, más probable será que sus mensajes se omitan o sean bloqueados por los filtros; si su puntuación es bastante baja, terminará en una lista de bloqueo y no se entregará ninguno de sus mensajes.

Los grandes proveedores de correo electrónico (como Hotmail o Gmail) y los sistemas privados de correo electrónico de las grandes organizaciones utilizan técnicas similares de generar sus propias reputaciones y puntuaciones internas del remitente, que establecen otro nivel más de filtrado.

Además de la reputación como remitente, la legislación de muchos países y regiones regula los mensajes de correo electrónico comerciales, y si estas leyes se incumplen puede verse sometido a costosos litigios. Ejemplos de esto son CAN-SPAM en Estados Unidos y CASL en Canadá. El nuevo Reglamento de RGPD de la Unión Europea también establece reglas estrictas para cómo se les permite a las empresas administrar datos y comunicarse digitalmente con los individuos.

¿Qué puede hacer para maximizar la posibilidad de entrega y cumplir la legislación, y cómo le puede ayudar Dynamics 365 Marketing? Lea las subsecciones siguientes para averiguarlo. Para obtener más información sobre las posibilidades de entrega y la reputación de remitentes, busque con Bing para consultar muchos otros artículos útiles acerca de este tema.

Crear contenido limpio, de colaboración y responsable

Los filtros de correo no deseado y los sistemas de reputación de remitentes analizan el contenido de los mensajes que intenta enviar. Estos filtros buscan señales de que trabaja junto con los destinatarios y de que usted se identifica con sinceridad. En esta línea, los requisitos comunes es incluir vínculos para cancelar la suscripción e incluir la dirección postal física de la organización en el cuerpo del mensaje. Los mensajes en formato HTML también deben incluir una versión en texto sin formato con la misma información. Dynamics 365 Marketing proporciona características para que resulte sencillo incluir estos elementos esenciales en los mensajes y ayuda a evitar que los abandone por error.

Tenga en cuenta el tamaño del contenido HTML

Limite el contenido HTML de los mensajes de correo electrónico a un tamaño máximo de 100 KB. Este límite de tamaño incluye todo el texto HTML, estilos, comentarios y gráficos incrustados (pero no gráficos externos anclados). Si el contenido HTML excede los 128 KB, recibirá una advertencia de tamaño, pero todavía puede seguir adelante con el correo electrónico y cualquier recorrido del cliente que incluya el correo electrónico.

El límite de tamaño de HTML es importante porque los proveedores de correo electrónico (como Gmail) "recortan" los mensajes de correo electrónico que están por encima de cierto tamaño (102 KB, en el caso de Gmail). En lugar de incluir el mensaje completo en la bandeja de entrada del destinatario, el proveedor de correo electrónico truncará el mensaje e incluirá un enlace para ver el mensaje completo. Además, algunos filtros de spam analizan más intensamente cuando ven grandes correos electrónicos.

Si realiza la puesta en marcha con un mensaje, Marketing procesa el contenido HTML para crear estilos en línea, comprimir espacios, etc., por lo que puede resultar difícil determinar el tamaño final exacto del mensaje. Si sospecha que un mensaje incumple el límite de tamaño HTML, haga lo siguiente:

1. Abra un explorador web y escriba una dirección URL del formulario: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Donde:

• <your_domain> es la raíz de su instancia Dynamics 365 Marketing (como "contoso.crm.dynamics.com").
• <email_id> es el ID del mensaje que desea comprobar. Para buscar este ID, abra el mensaje en Dynamics 365 Marketing y busque el valor del parámetro id= mostrado en la barra de direcciones del explorador.

2. Busque el valor del campo “msdyncrm_emailbody” en el JSON devuelto.

3. Copie el valor de ese campo en un programa de texto que pueda indicarle el tamaño exacto del contenido HTML.

Autenticar su dominio de envío

Dynamics 365 Marketing proporciona una característica que le permite configurar el DomainKeys Identified Mail (DKIM) para vincular el dominio de envío de Dynamics 365 Marketing con sus propio dominio de correo electrónico. Para ver todos los detalles acerca de por qué esto es importante y cómo se hace, vea Configurar el DKIM para su dominio de envío.

Evitar hacer envíos a direcciones de correo electrónico no válidas e inactivas

Si envía un mensaje a una dirección de correo electrónico no válida, inactiva o cancelada, el mensaje normalmente se devolverá en lo que se llama un "mensaje devuelto no válido". Los mensajes devueltos no válidos existen, pero los guardianes de la reputación, los proveedores públicos y los hosts privados se percatarán de ello, y cuantos más mensajes devueltos no válidos tenga asociados con su IP de envío, más baja será la puntuación de su reputación. Las direcciones asociadas con un mensaje devuelto no válido probablemente nunca volverán a conectarse, por tanto, es mejor evitarlas en la base de datos; Dynamics 365 Marketing detendrá automáticamente el envío a direcciones que rechazan los mensajes durante seis meses antes de volver a intentarlo.

Microsoft debe defender la reputación de las direcciones IP de envío, por lo que el Soporte técnico de Microsoft puede ponerse en contacto con las organizaciones que generan constantemente un gran número de devoluciones permanentes o quejas de correo no deseado para asesorarles sobre formas de mejorar las listas de envío o la mensajería. Las organizaciones que siguen generando devoluciones permanentes o quejas de correo no deseado se arriesgan a que les cierren las cuentas.

Dynamics 365 Marketing proporciona análisis detallados y KPI de cómo sus contactos interactúan con sus correos electrónicos de marketing (y otras iniciativas), incluidos recuentos de apertura, clics, devoluciones, y reenvíos. Use esta información para evaluar su éxito al contactar con sus contactos y para mantener su base de datos libre de direcciones que devuelven los mensajes. Más información: Analizar los resultados para obtener información

No use listas de distribución de correo compradas o alquiladas

Dynamics 365 Marketing está diseñado facilitar el marketing de suscripción, en el que todos los contactos han decidido recibir mensajes de marketing de su organización, y puede decidir con facilidad dejar de hacerlo en cualquier momento. La aplicación le ayuda a crear sus propias listas de distribución de correo de manera orgánica y en colaboración con sus clientes actuales y potenciales al proporcionar características, como suscripción doble, administración de suscripciones y administración del consentimiento conforme al RGPD. Las páginas de marketing y el sitio web del evento también proporcionan remedios para que nuevos clientes se unan a su base de datos y se registren para listas de distribución de correo.

Le recomendamos que no compre ni alquile listas de distribución de correo, ya que estas listas pueden infringir las leyes de consentimiento de RGPD y otras leyes locales en otros países y regiones. Las listas compradas y alquiladas también son ineficaces, ya que es probable que contengan muchas direcciones caducadas que se devolverán de forma permanente y también es probable que contengan muchos contactos que no están interesados en sus productos y que pueden que se quejen por recibir correo electrónico no solicitado (posiblemente a autoridades legales); las quejas y los mensajes devueltos de forma permanente disminuirán su reputación de envío, y con ella, su índice de capacidad de entrega.

Enviar volúmenes constantes

Las puntuaciones altas de reputación de remitente están asociadas con direcciones IP que envían volúmenes constantes de correos electrónicos. Un pico súbito bajará la puntuación, al igual que los volúmenes de envío intermitentes. Microsoft mantiene varias direcciones IP dedicadas para enviar mensajes desde Dynamics 365 Marketing en cada región, y equilibra la carga de envío entre ellas para seguir enviando un volumen uniforme a lo largo del tiempo para cada IP. Cada vez que agregamos una nueva dirección IP de envío a una región, la "preparamos" aumentando gradualmente el volumen que envía hasta que finalmente llega al mismo nivel que otras direcciones IP de esa región. Para la mayoría de los suscriptores de Dynamics 365 Marketing, esto se controla de manera automática e invisible, pero los nuevos suscriptores que tienen pensado enviar mensajes de marketing a un gran número de destinatarios (es decir, millones) quizá necesiten empezar poco a poco e ir aumentando con el tiempo antes de llegar al volumen completo. En tal caso, el soporte técnico de Microsoft Support le avisará y le ayudará durante este proceso.

Configuración el DKIM para el dominio de envío

Uno de los timos en línea más comunes, también conocido como suplantación de identidad (phishing), se produce cuando un mensaje fraudulento finge provenir de un servicio o entidad financiera en línea muy conocido. El objetivo es engañar a los destinatarios para que respondan al mensaje proporcionando datos privados como contraseñas o números de tarjetas de crédito. Una manera de evitar la suplantación de identidad es autenticar la dirección del remitente para que cada mensaje confirme que se envió realmente desde un dominio que pertenece a la empresa u organización a la que afirma pertenecer. Una tecnología denominada DKIM (DomainKeys Identified Mail) ayuda a lograr esto al incorporar los siguientes elementos:

• Una firma de clave pública/privada que prueba que el mensaje fue enviado desde un servidor propiedad de una organización conocida.
• Un registro central de firmas autenticadas que permite al DNS (Sistema de Nombres de Dominio) confirmar que cada firma es legítima y que el dominio de envío y la dirección de remitente reclamada pertenecen a la misma organización.

Cuando envía un correo electrónico desde Dynamics 365 Marketing, sus mensajes proceden de un dominio propiedad de Microsoft (como contosomarketing.onmicrosoft.com), pero la dirección de remitente pertenecerá probablemente a uno de sus propios administradores de marketing, ventas o cuentas usando un dominio más conocido que pertenece a su organización (como you@contoso.com). Esta discrepancia puede ser una señal de alerta cuando un servidor de correo electrónico entrante realiza una comprobación de DKIM en mensajes entrantes, razón por la cual una implementación completa de DKIM es tan importante para garantizar una alta capacidad de entrega, especialmente cuando utiliza un servicio de envío de terceros como Dynamics 365 Marketing.

Dynamics 365 Marketing ayuda a generar, registrar y confirmar las claves de DKIM para cada uno de los dominios de envío. Vea Autenticar sus dominios para obtener instrucciones.

Configurar un registro SPF

SPF (Marco de directivas de remitente) es un mecanismo de autenticación de correo electrónico que ayuda a prevenir la suplantación de correo electrónico. La configuración de un registro SPF permite que un remitente de correo electrónico enumere las direcciones IP que están autorizadas para enviar correos electrónicos en nombre del dominio del remitente.

El registro SPF se configura como un registro DNS de tipo TXT para el dominio de envío. Los destinatarios de correo electrónico pueden verificar el registro TXT cuando reciben un correo electrónico y rechazar correos electrónicos que se originan en direcciones IP no reconocidas. La implementación de un registro SPF para su dominio de envío mostrará a los destinatarios desde los que se enviaron sus mensajes de correo electrónico desde una fuente legítima. Un resultado de "SPF PASS" mejorará la puntuación de la reputación de su dominio en los filtros de spam de sus destinatarios.

Para obtener más información sobre los registros SPF y cómo configurar un registro SPF TXT para su dominio de envío, consulte Crear un registro SPF TXT

Pruebe su capacidad de entrega

Una vez que tenga todos los sistemas de autenticación de correo electrónico pertinentes en su sitio, le recomendamos encarecidamente que pruebe su capacidad de entrega en todos los hosts de correo electrónico principales (como Gmail, Outlook.com, Yahoo, etc.), y a tantos dominios privados como pueda (incluido el suyo propio). Para hacerlo:

1. Configure una cuenta de correo electrónico que puede leer todos los servicios y dominios que pueda.
2. Configurar un registro de contacto para cada una de estas direcciones en Dynamics 365 Marketing.
3. Ejecute una campaña de correo electrónico sencilla que se dirige a todos sus contactos de prueba.
4. Inspeccione la bandeja de entrada de cada cuenta para confirmar los mensajes que llegan a la bandeja de entrada y no se etiquetan como correo no deseado.

Directiva contra correo no deseado de Microsoft para el marketing por correo electrónico

En este tema, subrayamos la importancia de mantener listas de envío suscritas limpias combinadas con contenido valioso y un comportamiento de envío colaborativo. Son aspectos muy importantes a la hora de generar una reputación del remitente sólida y por tanto para conseguir una alta capacidad de entrega y entregas en la bandeja de entrada. Puesto que el correo electrónico enviado por Dynamics 365 Marketing se entrega desde dominios de envío compartidos, Microsoft supervisa constantemente todos los resultados de entrega, las quejas de correo electrónico no deseado y las listas de bloqueados para asegurarse de que nuestros dominios de envío mantienen su elevada reputación en beneficio de todos los clientes.

Para ayudar a protegerle, como vendedor responsable, contra el comportamiento de malos actores que escapan a nuestro control, hemos implementado una directiva contra correo no deseado que protege su reputación de envío. Así es como funciona:

Fase 1: Informar y advertir

Cuando nos damos cuenta de que un entorno de Dynamics 365 Marketing está generando un alto índice de devoluciones o quejas por correo no deseado, enviaremos un correo electrónico al administrador para informarle del problema y ofrecerle asistencia para solucionarlo. Si se necesita asistencia adicional, en la comunicación se instará al administrador a ponerse en contacto con el soporte técnico de Microsoft.

Fase 2: Pasar a un grupo de envío de riesgo alto

Si el problema del índice de devoluciones o de quejas por correo no deseado persiste durante más de unos pocos días, y si el administrador aún no se ha puesto en contacto con el soporte de Microsoft, trasladaremos el entorno de Marketing a un grupo de envío de alto riesgo. El grupo de envío de alto riesgo tiene una puntuación de reputación más baja que el grupo de envío estándar de alta capacidad de entrega.

Cuando un entorno de Marketing se mueve al grupo de envío de alto riesgo, enviaremos un correo electrónico al administrador para informarle del cambio del grupo de envío y para instarle a que se ponga en contacto con el soporte técnico de Microsoft para obtener ayuda. Es todavía posible que el entorno de Marketing vuelva al grupo de envío de correo electrónico de bajo riesgo, pero nunca antes de que el administrador se ponga en contacto con el soporte técnico de Microsoft para resolver el problema.

Utilizar un IP de remitente dedicado

En una configuración de Dynamics 365 Marketing estándar, todos los IP de remitente los administra Microsoft y se comparten entre clientes con puntuaciones de reputación similares. Esto nos permite administrar la reputación, equilibrar las cargas de envío y preparar nuevos IP según sea necesario. Sin embargo, algunas organizaciones prefieren usar una o más de sus direcciones IP de remitente dedicadas, especialmente si envían volúmenes muy grandes.

Aunque la obtención de un IP de remitente dedicado tiene sus ventajas, también hay desventajas y no es para todos. Tenga en cuenta lo siguiente:

• Un nuevo IP de remitente requiere tiempo para prepararse
  Cuando el nuevo IP de remitente se conecta, debe comenzar enviando unos pocos mensajes de cada vez y luego aumentar lentamente durante varias semanas hasta que alcance el volumen de envío deseado, el cual debe seguir manteniendo. Un pico súbito de correo electrónico procedente de una nueva dirección IP dañará gravemente su reputación de envío y podría hacer que pase directamente a una lista de bloqueados. Durante el período de calentamiento, también es importante que solo envíe a destinatarios válidos y comprometidos. Posteriormente, cuando haya establecido una reputación, puede empezar a agregar los destinatarios con menos grado de compromiso.
• Mantener un volumen de envío regular y constante
  Debe espaciar los envíos de correos electrónicos para asegurarse de que envía aproximadamente el mismo volumen cada semana. No intente enviar todos los mensajes al mismo tiempo al principio de cada mes, por ejemplo.
• Debe seguir configurando el DKIM
  El estándar de autenticación de remitente DKIM es esencial para optimizar la capacidad de entrega de su correo electrónico de marketing. Es tan importante cuando usa un IP dedicado como cuando usa un IP compartido, y se configura exactamente igual. Para ver todos los detalles acerca de por qué esto es importante y cómo se hace, vea Configurar el DKIM para su dominio de envío.
• Usted concentrará el riesgo en sí mismo y puede pagar un alto precio por los errores
  Cuando sea el único que usa la dirección IP de envío, cualquier equivocación que cometa afectará a su reputación de remitente directamente, sin que se atenúe por el gran volumen de mensajes correctos que envía un conjunto grande de otros usuarios.

Direcciones IP públicas utilizadas para enviar correos electrónicos

Dynamics 365 Marketing utiliza un conjunto de subredes de redes públicas IPv4 dedicadas para enviar correos electrónicos. Se espera que todos los correos electrónicos enviados por Marketing salgan de una dirección IP perteneciente a una de las subredes. Las subredes se asignan estáticamente a la plataforma de Marketing, pero pueden cambiar potencialmente en una fecha futura a medida que se introduzcan nuevas subredes.

Para asegurarse de tener siempre las direcciones IP correctas, debe consultar el documento Rangos de IP de Azure y etiquetas de servicio. El documento está en formato JSON y enumera todos los rangos de IP etiquetados de Azure. La etiqueta de servicio bajo la cual se enumeran las IP públicas de correo electrónico de Marketing es "Dynamics365ForMarketingEmail". La lista de rangos de IP se encuentra en "addressPrefixes".

El siguiente fragmento de código es una sección de ejemplo del documento de rangos de IP. Las subredes se enumeran en esta sección del archivo JSON:

      "name": "Dynamics365ForMarketingEmail",
      "id": "Dynamics365ForMarketingEmail",
      "properties": {
        "changeNumber": 1,
        "region": "",
        "platform": "Azure",
        "systemService": "Dynamics365ForMarketingEmail",
        "addressPrefixes": [
          "x.x.x.x/25",
          "x.x.x.x/25",
          ...
          "x.x.x.x/24",
          "x.x.x.x/24"
        ]
      }
    }

Vea también

Crear un correo electrónico de marketing y ponerlo en marcha
Información general del marketing por correo electrónico